Титульный лист (1). Дисциплина Организация работы с электронными документами и электронными архивами
 Скачать 0.92 Mb.
|
|
Заказ № _________ на изготовление копий документов Заказчик: (Наименование, индекс организации, адрес, телефон) Прошу изготовить копии перечисленных ниже документов в указанном количестве экземпляров. Требования к записи ЭК на носитель: (Например: одна ед.хр. – только на один диск CD-R или DVD-R – в зависимости от объёма; если не входит на DVD – сжимать файлы.) Дополнительные требования: (Например: негативные МФ-49; кратность уменьшения изображений на МФ – не более 29,7х.)
Обозначения: ед. хр. единицы хранения; ЭК электронные копии; МФ микрофиши; ДК диазокопии. Примечания: Режим указывает режим цветности (цв. цветной, сер. оттенки серого, ч/б чёрно-белый) и/или разрешение (dpi) отсканированных изображений. Например: «300цв», «600сер», «75ч/б» и т.п. Формат указывает расширения файлов с отсканированными изображениями (jpg, tif, pdf или др.). Quality показатель качества изображения после сжатия, выражается в % от несжатого изображения. 100% означает отсутствие сжатия. Параметры Режим, Формат, Quality могут заполняться только один раз в строке «Всего по заказу», если они одинаковы для всех документов заказа. Графы 9…11 могут не заполняться, если выбор этих параметров предоставляется исполнителю. В графе 8 указывается сумма лицевых и оборотных страниц всех листов, подлежащих копированию. Если это число неизвестно, графу 8 можно не заполнять. Представитель Заказчика: (Должность) (Подпись) (ФИО) 20 (Дата) Приложение 2.1. Система обозначений файлов, каталогов, дисков при создании ЭК архивных документов Каждому файлу присваивается уникальное имя, содержащие основные поисковые данные, разделяемые знаком «_» (слэш), которые включают в себя: индекс архива, номер фонда, номер дела, номер тома (через «-»), специальный символ (спецзнак), номер листа, номер вложенного листа, обозначение фотографии («фото»), обозначение оборота листа («об»), обозначение увеличенного фрагмента изображения («ув»), номер вариантного исполнения изображения (через «-»), точку и расширение (формат файла). Спецзнак предназначен для обеспечения правильности сортировки файлов, так как в архивных делах может присутствовать несколько нумераций: нумерация обложек, нумерация дополнительных листов («плюсовая» нумерация), вспомогательная нумерация листов, основная нумерация листов и нумерация листов-заверителей. Спецзнаки обозначают: # нумерация обложек (пример 1), + нумерация дополнительных листов (пример 2), ¤ вспомогательная нумерация основных листов (пример 3), · основная нумерация листов (пример 3), ·лист-заверитель нумерация листов-заверителей (пример 4 – когда лист-заверитель единственный, пример 5 – когда листов-заверителей несколько). При наличии литерных листов правильность сортировки их файлов регулируется добавлением пробелов между номером листа и точкой расширения (пример 6). Нумерации основных листов используют три знака при количестве листов в деле менее 1000 или четыре знака при количестве листов от 1000 до 9999. Остальные нумерации используют столько знаков, сколько имеет наибольший номер в каждой из них. Нумерация обложек начинается с нуля, остальные нумерации – с единицы. Все буквенные символы, используемые в именах файлов (кроме расширения), принадлежат кириллице. Причём, после спецзнака применяются строчные буквы (кроме расширения), а в номерах фонда, описи, дела, тома используются буквы (прописные или строчные) в точном соответствии с обозначениями, применёнными к оригиналам документов (пример 7). Для расширений размер букв не имеет значения. Компьютерные программы сами автоматически добавляют расширения к именам файлов. Нумерации основных листов могут иметь многоуровневую структуру. Например, в деле подшит большой конверт, нумерованный как лист 345а. В конверте находится ряд документов с собственной нумерацией (начиная с единицы), в том числе под номером 13 значится ещё один (маленький) конверт с фотографиями. Фотографии тоже имеют собственную нумерацию (начиная с единицы). Кроме того, в маленьком конверте под номером 8 имеется заграничный паспорт на 20 страницах, нумерованных типографским способом. У заграничного паспорта есть обложка, не входящая в нумерацию её страниц. На второй странице помимо имеющегося текста вклеена фотография владельца. Фотография некачественная, частично накрытая бледной размытой круглой печатью. На этой же странице поставлен нечёткий прямоугольный штамп. Для качественного отображения второй страницы загранпаспорта потребуется создать изображения, во-первых, общего вида страницы, во-вторых, три вариантных исполнения фотографии, в-третьих, увеличенный фрагмент печати и, в-четвёртых, увеличенный фрагмент штампа (пример 8). Количество знаков в нумерациях второго и последующих уровней может быть различным и зависит от количества знаков в наибольшем номере в каждой конкретной нумерации. Если вложенные или какие-либо другие листы документа не имеют никакой нумерации, то они считаются литерными и имена их файлов обозначаются литерами (буквами) согласно русскому алфавиту. При этом за основу принимается имя файла предыдущего нумерованного листа. Например, в деле между листами 035 и 036 подшит конверт без номера, в котором находятся три ненумерованных листа документов и фотография (пример 9). В случае, когда документ представляет собой печатное издание с номерами страниц, проставленными типографским способом, рекомендуется после номера листа в скобках указывать номер страницы (пример 10). Если же печатное издание отсканировано разворотами (по две страницы на одном изображении), то номера страниц будут следовать через один (пример 11). | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||