ДО логистичекого процесса. Документационное обеспечение управления

• Название: Документационное обеспечение управления
• Дата: 27.11.2021
• Размер: 0.68 Mb.
• Имя файла: ДО логистичекого процесса.doc
• Тип: Методические указания; #283570
• страница: 2 из 4

2 Бланки документов и их виды. Требования к бланкам служебных документов

Для предприятия, его структурного подразделения, должностного лица рекомендуется использовать бланки. Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба РФ.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Гербовый бланк – бланк документа с воспроизведением герба РФ, герба субъекта РФ или муниципального образования.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие виды служебных бланков для организационно-распорядительных документов [5]:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа;

- бланк должностного лица.

Применение бланков сокращает трудоемкость составления документа, повышает эстетическую сторону его оформления.

Продольный бланк предполагает расположение реквизитов заголовочной части документа вдоль верхней части листа с их центровкой, то есть равным удалением каждой строки от левого и правого поля (см. рисунок 1).

Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, т.к. правый верхний угол используется для указания адресата. (см.рисунок 2).

Продольное расположение реквизитов чаще применяется при оформлении общих бланков, а угловое – для бланков писем.

Бланки конструируются на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. Бланки с угловым расположением реквизитов выгоднее, поскольку позволяют экономить до 20 % площади листа бумаги.

Хотя стандарт признает оба варианта расположения постоянных реквизитов на бланке организации равноправными, т. е. организация может выбрать любой из них, в пользу угловой формы расположения реквизитов можно приве­сти следующие аргументы:

- позволяет вашим бланкам выглядеть в большей степени соответствующими международному стандар­ту ИСО;

- ближе нам исторически: в годы советской власти бедные организации типа сельсоветов не могли себе по­зволить заказать бланки в типографии, поэтому изготавливали так называемый «угловой штамп», на котором размещались по­стоянные реквизиты. Разместив оттиск углового штампа в углу любого листа бумаги, например из обычной школьной тетради, этот листок превращали в бланк документа;

- постоянных реквизитов создает возмож­ность использовать конверты с прозрачным окошком, прорезан­ным напротив реквизитов 06 и 07 (наименование организации-автора документа и ее почтовый адрес), при этом расположение этих реквизитов на конверте будет соответствовать требованиям почтовых Правил.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

- 20 мм - левое;

- 10 мм - правое;

- 20 мм - верхнее;

- 20 мм - нижнее.

Допускается реквизиты «Герб РФ», «Герб субъекта РФ», «Эмблему организации» и «Гриф ограничения доступа к документу» располагать на верхнем поле документа (на расстоянии не менее 3 мм от верхнего края листа) [6].

Для бланков применяют бумагу форматов А4 (210х297) и А5 (148х210 мм).

Бланки следует изготавливать на бумаге, предназначенной для работы с печатающими устройствами (лазерными и струйными), копировальным оборудованием, факсимильными аппаратами. Поэтому бумага для бланков должна обладать такими качествами, как несворачиваемость при перегревах или смачивании и отсутствие пыления с поверхности листа, а также соответствовать требованиям по плотности – от 80 г/м² до 200 г/м² и по белизне от 88 % до 98 %.

Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими изготавливать качественные копии документов с помощью копировальных аппаратов.

2.1 Общий бланк

Общий бланк – стандартный лист бумаги с общими данными организации.

Общий бланк может быть использован для составления любых видов документов, кроме писем.

Общий бланк содержит следующие реквизиты:

- Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или города);

- эмблему организации (при наличии герба не проставляется);

- наименование вышестоящей организации (если она имеется);

- наименование организации (предприятия);

- наименование структурного подразделения.

На общих бланках допускается указывать трафаретные части таких реквизитов, как дата и регистрационный номер документа, например:

______ № ________

На общих бланках рекомендуется проставлять ограничительные уголки для следующих реквизитов документа:

- гриф утверждения;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле.

Общий бланк приведен на рисунке 6.

2.2 Бланк письма

Бланк письма – бланк документа, используемый для ведения переписки.

Бланк письма содержит следующие реквизиты:

- Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или города);

- эмблему организации (при наличии герба не проставляется);

- код организации (предприятия) по ОКПО;

- наименование вышестоящей организации (если она имеется);

- наименование организации (предприятия);

- справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также, по усмотрению организации, номера телефаксов, адрес электронной почты, банковские реквизиты, номер и дату лицензии).

На бланках письма допускается указывать трафаретные части следующих реквизитов: дата, регистрационный номер документа и ссылка на регистрационный номер и дату, например:

_________ № ___________

На № ____ от ___________
Бланк письма приведен на рисунках 2 и 3.
2.3 Бланк конкретного вида документа

Бланк конкретного вида документа – бланк, предназначенный для составления документов определенного вида.

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа, например: ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, СПРАВКА и т.п. Бланк конкретного вида документа приведен на рисунке 5.

2.4 Бланк должностного лица
В деловой практике все чаще используются бланки руководителей предприятий, организаций, ведомств – бланки должностных лиц. Бланк должностного лица – бланк документа на котором воспроизведена должность автора. На таком бланке вместо наименования предприятия указывается должность, например «Директор Федеральной пограничной службы Российской Федерации». Бланк должностного лица приведен на рисунке 4.

Бланки должностных лиц разрабатываются в том случае, если руководитель подразделения (должностное лицо) само ведет переписку с другими предприятиями и имеет право подписи документов.
3 Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов
01 - «Государственный герб РФ» помещают на бланках документов только тех организаций, которым это разрешено в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе РФ». Это, как правило, учреждения государ­ственного управления, правоохранительные органы, организации федерального подчинения и принадлежащие государству.

Изображение герба следует выполнять на бланках ориентировочно в пределах квадрата со стороной 20 мм., над серединой строки с наименованием организации.

02 - «Герб субъекта РФ» помещают на бланках докумен­тов в соответ­ствии с правовыми актами субъектов РФ. Порядок использования на бланках документов изображения герба субъекта Российской Федерации. Определяется нормативными актами органов государственной власти республик, автономных областей, городов Москвы и Санкт-Петербурга, автономных округов, городов Российской Федерации. На рисунке 7 изображен герб Оренбургской области.


Рисунок 7 – Герб Оренбургской области
03 - «Эмблему организации, или товарный знак» помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят, если на бланке помещен герб РФ или субъекта РФ. Эмблему организации, ее товарный знак необходимо зарегистрировать в установленном порядке, иначе может оказаться, что ваша организация использует чужой товарный знак, а это – нарушение прав законного владельца эмблемы, и он имеет право на компенсацию за использование его эмблемы.

Эмблему или товарный знак располагает на верхнем поле бланка над серединой наименования организации – автора документа, как показано на рисунке 8.

Рисунок 8 – Бланк с продольным расположением реквизитов и эмблемой организации
04 – «Код организации» по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Этот код ваша организация получает в процессе ее регистрации.

Код является элементом электронной идентификации документа. Примеры нанесения кода изображены на образцах оформления бланков (см. рисунки 2-4).

05 – «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица» проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Примеры нанесения ОГРН юридического лица приведены на образцах оформления бланков (см.рисунки 2-4).

06 – «Идентификационный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Примеры нанесения реквизита показаны на образцах оформления бланков (см.рисунки 2-4).

07 – «Код формы документа» проставляют по Общероссийскому клас­сификатору управленческой документации (ОКУД) на документы, входящие в состав той или иной Унифицированной системы документации (УСД). При на­личии унифицированной формы документа, применяемой в некоторой сфере деятельности, никакую иную форму документа в этой сфере деятельности применять нельзя. Одной из распространенных унифицированных форм документов является приходный кассовый ордер (код по ОКУД 0308001), применяемый во всех организациях для оформления факта поступления в кассу организации денег от физического лица, работника.

08 – «Наименование организации» должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Над ним помещается сокращен­ное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации. Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским в каче­стве государственного языка еще и национальный язык, печатают на двух язы­ках – русском и национальном. Сокращенное наименование организации приводят, если оно закреплено в учредительных документах; в этом случае его помещают ­за полным наименованием, в скобках. Наименование на иностранном языке приводят, если оно закреплено в уставе, и тогда оно должно располагаться ниже наименования на русском языке. Еще раз обращаем внимание: наименование организации должно быть полным и полностью соответствую­щим уставным документам, поскольку изменение хотя бы одной буквы в на­звании организации по сравнению с ее уставным наименованием превращает документ в фиктивный. Эта нота названия особенно важна при оформлении коммерческой сделки посредством обмена документами, называемыми офертой и акцептом. По оформлению оферта и акцепт — служебные письма, но право­мерность сделки требует указания полного наименования ее сторон.

Наименование филиала, территориального отделения, представительст­ва, структурного подразделения организации указывают в том случае, если они яв­ляются автором документа, и располагают ниже наименование организации. Автором может быть должностное лицо, представляющее организацию (глав­ный инженер, коммерческий директор и т. п.).

09 – «Справочные данные об организации» включают: почтовый адрес со­гласно правилам, установленным почтовым ведомством); номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Не следует без особой надобности размещать на бланках документов банковские реквизиты организации, чтобы не провоцировать мошенников, которым иногда достаточно только этих данных, чтобы сфальсифицировать платежное поручение, авизо и разорить вашу организацию. Расположение справочных данных при использовании углового бланка показано на рисунке 2.

Расположение справочных данных в продольном варианте оформления бланка показано на рисунке 3.

10 – «Наименование вида документа»,составленного или изданного орга­низацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренных УСОРД («Протокол», «Акт», «Приказ», «Номенклатура дел», «Должностная инструкция» и т.п.). В деловом письме наименование вида документа («Письмо») не указывают. Пример оформления реквизита приведен на рисунке 5.

11 – «Датой документа» является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата оформляется следующим образом: двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, - число и месяц, полностью – год (5 января 2001 г. как 05.01.2001). Допускается и такая последовательность: год, месяц, день месяца.

Для нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ без кавычек: 1 марта 2001 г. По-видимому, в целях избежания возможности фальсификации даты, исполненной словесно-цифровым способом (действительно, число 1 легко превратить в 11, в 21, приписав перед единицей соответствующую цифру, или в 12,13 и т. п., приписав цифру за единицей), целесообразно день месяца всегда изображать парой цифр: 01, 02 и т. д., заняв свободный разряд.

В «Инструкции по делопроизводству», разрабатываемой организацией быть установлен порядок исполнения даты на документе, единый для всей организации.

12 – «Регистрационный номер документа»состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя ор­ганизациями или более, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе [7].

Грамотно исполненный регистрационный номер превращается в уни­кальный идентификационный код документа (в сочетании с годом его регист­рации) и позволяет обеспечить быстрое нахождение документа, снизить воз­можность его утери и обеспечить такой «порядок в делах», какой имеется в об­разцовых библиотеках. При этом обеспечиваются четкая классификация и сис­тематизация документов, прозрачность документопотоков, легкость установле­ния факта потери документа.

13 – «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» включает регистрационный номер и дату того документа, на который данный документ является ответом. Ссылка используется только в тех видах документов (например, письмо), которые являются ответами на запрос, включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Реквизит состоит из трафаретной части: «На №_____от______», которая заполняется от руки.

14 – «Место составления или издания документа» указывают в том слу­чае, если затруднено его определение из реквизитов «Наименование организа­ции» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения (например «г.Волхов», «Санкт-Петербург»). Обычно этот реквизит помещается на внутренних доку­ментах организации; при этом на внутренних документах не исполняется рек­визит 09 («Справочные данные об организации»).

15 – «Адресат». В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Во всех случаях (в адресе, в расшифровке подписи, в резолюции и т. д.) инициалы должностного или физического лица предшествуют фамилии, т.е. следует писать не «Петрову П.П.», а «П.П.Петрову».

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
Минюст России

Управление систематизации

законодательства
Должность лица, которому адресован документ, указывают в Д.п., например:
Президенту АОЗТ

«Ломоносовский

фарфоровый завод»

В.И. Петрову
или
АОЗТ «Ломоносовский

фарфоровый завод»

Бухгалтерия

Старшему экономисту

А.П. Васильеву
Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Колледжам по

Оренбургской области
В состав реквизита «Адресат», при необходимости, может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Допускается центровать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:
Председателю садового общества «Родные просторы»

В.А.Букрееву
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа (лист адресования).

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Университетский колледж ОГУ

ул.Одесская, д.148,

г.Оренбург, 460026
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Калинину И.П.

ул.Садовая, д.5, кв.18,

г.Липки, Тульская обл., 301264
При адресовании внутренних документов указывается только название структурного подразделения и/или должность, инициалы и фамилия руководителя.

16 – «Гриф утверждения документа».Документ утверждается должност­ным лицом (должностными лицами) - УТВЕРЖДАЮ или специ­ально издаваемым документом - УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕ­НА или УТВЕРЖДЕНЫ. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. Элементы (строки) этого реквизита можно центрировать относительно самой длинной строки [8].

При утверждении документа должностным лицом реквизит «Гриф утверждения документа» должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения документа, например:

Например:
УТВЕРЖДАЮ

Заместитель директора по

научно-методической работе

__________ С.А. Соловьев

18.01.2017
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом реквизит «Гриф утверждения документа» состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в Творительном падеже, его даты и номера:
УТВЕРЖДЕН

Решением общего собрания

акционеров от 15.08.2016 г. № 14
или
УТВЕРЖДЕНО

Приказом директора колледжа от 13.05.2016 г. № 8
17 – «Резолюция».По результатам рассмотрения документа руководитель отражает свое решение в резолюции на документе. Резолюция должна быть четкой, конкретной, краткой и содержать принятое руководителем решение. Резолюция содержит указание относительно решения (подготовки решения) вопроса, изложенного в документе.

Задача руководителя при наложении резолюции — чтобы у исполнителей была полная ясность, что, когда и как следует делать по существу документа, чтобы у них не было необходимости отрывать руководи­теля от работы, требуя пояснений. Поручение должно быть в пределах компе­тенции работника. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Иванову В.В. Подготовить проект соглашения с фирмой «Гермес» к 12.03.2016 и представить мне. Подпись. 01.03.2016.

Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резо­люции. При этом один из исполнителей назначается ответственным за всю ра­боту по документу, его должность и фамилия либо указываются первой в спи­ске без пометки «ответственный», либо подчеркиваются руководителем.

Резолюция на входящем письме проставляется в правом верхнем углу, между реквизитами «Адресат» и «Текст». При необходимости написания вто­рой и последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Реквизит оформляется чернилами, отличающимися по цвету от основного текста, чтобы резолюция руководителя была хорошо заметна, ее оформляют наискосок к основному тексту.

18 – «Заголовок документа». Заголовок к тексту включает краткое содержание документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

1) о чем (о ком)?, например: О порядке взимания налога на добавленную стоимость (таким образом строится заголовок к письмам);

2) чего (кого)?, например: Должностная инструкция секретаря-референта (заголовок секретаря-референта, в этом случае согласовывается с наименованием вида документа ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ).

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Заголовок располагается от левого поля над текстом документа, точка в конце не ставится. Объем заголовка не должен превышать 5 строк, каждая длиной в 28 знаков. Если длина заголовка превышает 150 знаков, то заголовок оформляется от левого поля до правого.

19 – «Отметка о постановке документа на контроль» свидетельствует о том, что испол­нение документа будет контролироваться (буква «К» или слово или штамп «Контроль»). На контроль, как правило, ставятся входящие документы, имеющие резолюцию руководителя организации, и внутренние распорядительные документы. Суть контроля в делопроизводстве – обеспечить своевременность реакции исполнителя на указание руководителя. Контролируемый параметр – срок исполнения документа. Качество исполнения контролирует сам руководи­тель. Поэтому для обеспечения контроля исполнительской дисциплины необхо­дим четко указанный руководителем срок исполнения документа. Контроль включает этап напоминания о приближающемся сроке исполнения документа, предполагает возможность корректировки срока руководителем, если исполни­тель представляет убедительные аргументы для переноса сроков. При этом о корректировке исполнитель должен позаботиться заблаговременно, а не после окончания срока исполнения. Контроль исполнения может осуществляться с использованием журналов регистрации, регистрационно-контрольных кар­точек, упорядоченных в соответствующих картотеках по срокам и ис­полнителям, и с использованием вычислительной техники, например электрон­ных таблиц Ехсеl. Отметка о контроле проставляется в верхнем правом углу (см.приложение В).

20 – «Текст» составляется на русском или национальном языке в соот­ветствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках. Текст документа и его представление (анкета, таблица, связанный текст, соче­тание этих форм) определяются содержанием документа и накопленными в на­шей стране традициями. Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбы без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установили»).

В письмах используются следующие формы изложения»

- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

- от третьего лица единственного числа («министерство вносит изменения», «колледж не возражает»).

Переписка в сфере обслуживания и коммерческой деятельности ведется на русском языке и иных языках, предусмотренных договорами между деловыми партнерами [9].

21 – «Отметка о наличии приложений»,названных в тексте, оформля­ется следующим образом:
Приложение на 5 л. в 2 экз.
Отметка о наличии приложения оформляется от левого поля.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например.

Приложение: 1. Контракт от 20.07.2016 № 21/3 на 5 л. в 3 экз.

2. Акт приема работ от 15.09.2016 № 17 на 1 л. в 4 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: гарантийное письмо ОАО «Луч» от 09.09.2016 г.

№ 3-2/122 и приложение к нему, всего на 4 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

«Приложение 2»

к приказу директора колледжа

от 15.06.2005 № 126
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центровать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ 2

к приказу директора колледжа

от 15.06.2005 № 126
Приложения к документу печатаются на стандартных листах бумаги и подписываются исполнителем или руководителем организации.

22 – «Подпись». Реквизит «Подпись» располагают после текста и отметки о наличии приложений, отупив на 3-4 межстрочных интервала. Реквизит печатают от левого поля.

В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, без организации, если документ оформлен на бланке), личная подпись, расшифровка фамилии). Например:
Генеральный директор

ОАО «Луч» Подпись О.А.Градов
Если документ составлен на бланке предприятия, то должность указывается сокращенно, например:
Генеральный директор Подпись О.А.Градов
Допускается в реквизите «Подпись» центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:
Генеральный директор

ОАО «Луч» Подпись О.А.Градов
Взаимное расположение реквизита «Подпись» и других реквизитов продемонстрировано на примере письма (см. приложение В).

При оформлении документа на должностном бланке наименование должности лица, подписывающего документ, в реквизите «подпись» не указывается. Гражданским кодексом РФ допускается не указывать первую букву отчества лица, подписавшего документ, например:
Мэр Подпись Ю.Соколов



При подписании несколькими должностными лицами их подписи рас­полагают одну под другой в соответствии с должностным статусом: чем статус ниже, тем ниже и место расположения подписи. Например:
Генеральный директор Подпись А.В.Зорин
Главный бухгалтер Подпись Л.Ф.Потапова
При подписании документа лицами, должности которых равны по ста­тусу, их подписи располагают на одном уровне, например:

Директор колледжа Директор индустриально-

статистики педагогического техникума

Подпись В.С.Фролов Подпись В.С.Кириллов
При подписании документов представителями различных организаций
их должности располагаются на одном уровне, например:

Генеральный директор Президент фонда

завода «Энергия» социальной защиты

Подпись И.П.Трушин Подпись И.С.Силаев
В документах, составленных комиссиями, указывают не должности лиц,
а распределение обязанностей в составе комиссии (Председатель комиссии,
Члены комиссии). Фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке, например:
Председатель комиссии Подпись Л. С.Догилев
Члены комиссии: Подпись А.П.Андреев

Подпись Л.В.Горбань
Подпись А.А.Дедловский
Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на копиях документов, остающихся в делах организации – автора документа.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности долж­ностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту пе­ред наименованием должности.

При отсутствии руководителя организации де­ловые письма подписывает его первый заместитель, наделенный соответст­вующими полномочиями, но при этом указывает свою фактическую должность и фамилию: Заместитель директора по производству и т. п.

Если руководитель перед отъездом составил и подписал приказ о назначении на исполняющего обязанности директора кого-то из своих подчиненных с переда­чей ему всех полномочий, права подписи на финансовых документах и соответствующей денежной компенсацией, это лицо подписывает документы как Исполняющий обязанности директора. При такой постановке дел у делового партнера есть основания доверять документу, поскольку элементы подписи со­ответствуют друг другу. Если же партнер видит название должности «Дирек­тор», расшифровку подписи «И.И.Иванов», а сама подпись явно не принадлежит Иванову, причем перед наименованием должности стоит косая черта или нацарапано «За», у него возникает законное сомнение в легитимности данного документа [10].

23 – «Гриф согласования документа» (внешнее согласование - со сторон­ней организацией) состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должност­ного лица, с которым согласовывается документ (включая наименование орга­низации), личная подпись, расшифровка подписи и дата согласования, напри­мер:
СОГЛАСОВАНО

Начальник

Департамента образования

Подпись О.И.Трофимов

03.04.2016
Зона реквизита «Гриф согласования документа» размещается ниже реквизита «Подпись» через три интервала.

Если согласование документа проводится другим документом (протоко­лом, письмом и т.п.), гриф согласования проставляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО

Протоколом Правления АКБ

«Автобанк» от 03.04.2016 № 54
Если документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном уровне – слева и справа. При большом количестве грифы размещают двумя вертикальными рядами.

24 – «Визы согласования документа» (внутреннее согласование документа) включает: подпись визирующего, расшифровка подписи, дата при необходимости - наименование должности визирующего.
Юрисконсульт

Подпись А. С. Орлов

27.02.2016
Виза необходима для проверки специалистами целесообразности или своевременности составления документа. Как правило, виза ставится при со­гласовании документа внутри организации до подписания документа руководителем.

Если у визирующего есть замечания и дополнения к проекту он оформляет их следующим образом:

Замечания прилагаются
Начальник отдела кадров

Подпись А. С. Орлов

27.02.2016
При наличии у работника, визирующего проект документа, возражений виза не проставляется. В этом случае на отдельном листе излагаются предло­жения визирующего и направляются вместе с проектом документа его состави­телю.

Визы проставляются:

- на оборотной стороне последнего листа подлинника тельного документа (приказа, распоряжения);

- на лицевой стороне последнего листа (ниже реквизита «подпись») ко­пии отправляемого документа (письма).

Возможно расположение виз распорядительного документа на отдельном листе.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложений.

25 – «Печать» заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Документы заверяют печатью организации.

Чтобы печать не затрудняла восприятие элементов подписи, она ста­вится таким образом, чтобы ее ободок касался трех последних букв в наимено­вании должности лица, подписавшего документ. Если наименование должности состоит из двух слов и более, ободок печати может касаться последнего слова в наименовании должности.

26 – «Отметка о заверении копии». Заверение копии документа производят в необходимых случаях для придания ему юридической силы.

При заверении соответствия копии подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего документ; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заве­рения, например:
Верно

Менеджер по персоналу Подпись Л.И.Краснова

09.02.2016
Если копия документа выдается на руки или пересылается в другое учреждение, заверительную отметку удостоверяют печатью.

27 – «Отметка об исполнителе» включает фамилию (или фамилию, имя, отчество полностью) исполнителя и номер его телефона. Ее располагают на ли­цевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем уг­лу, например:
Устинов

65-56-76
или
Устинов Николай Петрович

65-56-76
В данном случае исполнитель – лицо, составившее исходящий или внутренний документ и располагающее полной информацией по его существу. Например, организация предлагает некие материалы для реализации. Естест­венно, такой документ подписывает лицо, представляющее организацию, т.е. директор, но составляет документ специалист, отвечающий за реализацию ма­териалов. Вряд ли директор точно знает все характеристики предлагаемых ма­териалов, поэтому потенциальный покупатель, желая уточнить детали предложения, должен иметь возможность обратиться к лицу, владеющему исчерпывающей информацией, например к товароведу, начальнику ОМТС, склада и т.п. Это и есть исполнитель, к которому можно обратиться по указанному теле­фону и имени-отчеству.

При отправке документов в другой город следует дополнять номер телефона междугородным кодом, например [phone].
28 – «Отметка об исполнении документа (входящего или внутреннего) и направлении его в дело».Реквизит проставляется на исполненных согласно резолюции руководителя документах, подлежащих подшивке в дело для хранения и дальнейшего использования в качестве информационно-справочного материала.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка проставляется на первом листе документа слева внизу, ниже реквизита «Отметка об исполнителе».
В дело № 01-02. Запрос направлен

05.03.2016 исх.№ 21 И.П.Кабанова
29 – «Отметка о поступлении документа в организацию» содержит номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию про­ставлять в виде штампа. Это, по сути дела, регистрационный номер, присваи­ваемый входящему документу вашей организацией согласно принятой у вас системе регистрации документов, и дата поступления. Этими сведениями вы включаете «чужой» по происхождению документ в ваше информационное по­ле, например:
Вх. № 1123

Дата 08.12.2016
30 – «Идентификатором электронной копии документа» является ко­лонтитул или иная отметка, проставляемая в левом нижнем углу каждой стра­ницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые ор­ганизацией для поиска документа в базе компьютера.

Например:
LETTER27.DОС
Где Letter – вид документа, 27 – порядковый номер письма.

Такая отметка необходима для:

- исключения повторного ввода документа в ПК;

- быстрого поиска документа по имени файла;

- установления лица, осуществившего ввод документа в ПК [10].