Документирование деятельности коллегиальных органов. Протоколы: их виды, составление, оформление.. Документирование деятельности коллегиальных органов 4

• Название: Документирование деятельности коллегиальных органов 4
• Анкор: Документирование деятельности коллегиальных органов. Протоколы: их виды, составление, оформление
• Дата: 16.02.2022
• Размер: 0.57 Mb.
• Имя файла: Doc2.docx
• Тип: Литература; #363737
• страница: 4 из 6

Раздел 2. Специфические особенности группировки в дела отдельных категорий документов

2.1. Признаки формирования в дела

Документы формируются в дела по следующим признакам:

1. Номинальный - соединение в дела документов, имеющих одно и то же название вида (приказы, протоколы, отчеты, акты и др.). Например: "Приказы директора предприятия по основной деятельности", "Протоколы заседания экспертной комиссии предприятия", "Акты проверок кассы".

2. Предметно-вопросный - объединение в дело документов одного содержания, то есть при формировании документов в дело за основу берут их содержание. Например: "Документы по инвентаризации материальных ценностей (инвентарные описи, акты, сличительные ведомости и др.)".

3. Авторский - формирование в деле документов одного автора. Например: "Протоколы заседаний квалификационной комиссии предприятия", "Протоколы заседаний аттестационной комиссии предприятия", "Правила внутреннего трудового распорядка предприятия", "Планы предприятия по труду".

4. Хронологический - формирование в деле документов за определенный период. Например: "Отчеты предприятия о работе с кадрами за 2001 год", "Штатное расписание предприятия на 2002 год".

5. Корреспондентский - объединение в одном деле переписки с определенным корреспондентом (или с несколькими корреспондентами). При этом необходимо учитывать некоторые требования.

При переписке с несколькими разнородными корреспондентами (более трех) их названия в заголовке дела не перечисляются. "Переписка о резерве кадров на выдвижение по должности и о замещении вакантных должностей", "Переписка по вопросам основной деятельности".

При переписке с группой однородных корреспондентов их названия в заголовке дел указываются обобщенно: "Переписка с иностранными фирмами о сотрудничестве", "Переписка с финансовыми органами о ведении оперативно-бухгалтерского учета".

При формировании в деле переписки с одним - тремя корреспондентами они все перечисляются в заголовке: "Переписка с Министерством по налогам и сборам Республики Беларусь о применении налогового законодательства".

6. Географический - формирование в одном деле переписки или другой группы документов, содержание, авторы, корреспонденты которых связаны с определенной территорией: "Отчеты предприятий Тюменской области о работе с кадрами за 2001 год", "Переписка с предприятиями-поставщиками Курганской области о поставке комплектующих изделий", "Документы об участии в торгово-промышленной выставке в г. Москве (переписка, программы, обзоры и др.)".

Дело, сформированное по одному какому-либо из вышеназванных признаков, будет ограничено только обозначением этого одного признака. В практике при формировании дел пользуются, как правило, не одним, а несколькими признаками.

В организации в дело сформированы такие документы, как отчеты. Сразу же возникают вопросы: чьи отчеты? о чем они? за какой период?

Если при формировании документов в дела используется авторский признак (чьи отчеты?), предметно-вопросный (о чем?), хронологический (за какой период?), то сформированное дело и его заголовок позволят получить более полное представление о составе и содержании этих отчетов.

Так будет выглядеть заголовок дела, сформированного по номинальному признаку в сочетании с корреспондентским, предметно-вопросным и географическим признаками: "Переписка с филиалом предприятия в г. Молодечно об утверждении и уточнении балансов и отчетов". Чем больше вышеназванных признаков используется при формировании документов в дела, тем легче и результативнее вся последующая работа с документами не только в делопроизводстве, но и в архиве организации. Это связано с тем, что в архив передаются дела структурных подразделений, сформированные с соблюдением требований номенклатуры дел. Сформированные в делопроизводстве дела в последующем включаются в архиве в соответствующие описи дел без дополнительной работы по проведению экспертизы их ценности.

2.2. Основные требования к формированию дел

При формировании дел в делопроизводстве организации необходимо также соблюдать и определенные правила.

1. Помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию дела по номенклатуре.

Если документы, образующиеся в течение делопроизводственного года, не могут быть включены в имеющиеся дела, необходимо заводить новые дела с внесением их в номенклатуру дел.

2. Документы постоянного и временного хранения формируются в отдельные дела.

Наиболее наглядно это требование прослеживается на примере формирования дел с приказами. В номенклатуру дел организации, как правило, включается несколько дел с приказами в зависимости от сроков их хранения. Так, предусматривается отдельное формирование дел с приказами руководителя по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам. Это требование относится и к приказам по личному составу (срок хранения которых 75 лет или 3 года).

В этих же целях при формировании приказов, распоряжений, указаний, поступивших от вышестоящих организаций, рекомендуется отдельно группировать документы, относящиеся непосредственно к деятельности данной организации, и те, которые присланы для сведения.

С учетом данного требования подлинники документов необходимо формировать в дела отдельно от их копий. В связи с этим при составлении номенклатуры дел предусматриваются самостоятельные дела для этой категории документов. Если, например, в отделе кадров предусмотрено формирование подлинников приказов по личному составу, то в бухгалтерии может быть заведено аналогичное дело с копиями этих приказов: "Приказы директора предприятия по личному составу. Копии".

В порядке исключения допускается временное формирование в течение делопроизводственного года в одном деле документов с различными сроками хранения, если они связаны с решением одного вопроса. В этом случае по окончании года документы расформировывают в отдельные дела по срокам хранения согласно номенклатуре дел.

3. Рабочие варианты (проекты) документов формируются в самостоятельные дела отдельно от их подлинников.

Вместе с проектами приказов в дело подшиваются и отдельные листы, на которых излагаются все замечания, дополнения, предложения к проектам приказов. Это требование относится и к формированию других категорий дел. Так, утвержденные штатные расписания формируются отдельно от их проектов и переписки по утверждению штатов.

4. В дело формируется только по одному экземпляру каждого документа.

Не допускается включение в дело не относящихся к нему документов, а также черновиков, вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату.

5. В деле формируются документы только одного делопроизводственного (календарного) года.

Исключение составляют так называемые переходящие дела. Такие дела могут вестись в течение нескольких делопроизводственных лет. К ним относятся учетно-регистрационные книги, журналы, которые ведутся до окончательного их заполнения.

При формировании переходящих дел по окончании делопроизводственного года в номенклатуре дел в графе "Примечания" делается отметка "переходящее". Количество таких дел учитывается затем при заполнении по окончании года, итоговой записи о количестве и категориях заведенных дел. Заведующий архивом должен при приеме дел в архив организации учесть количество заведенных переходящих дел. Эти данные затем будут необходимы для включения таких дел в описи дел, так как переходящие дела включаются в описи дел по году заведения.

6. В каждом деле должно быть сформировано не более 250 листов. Допустимая толщина дела - 30-40 мм. В том случае, если включенное в номенклатуру дело будет иметь более 250 листов, заводится второй, третий, а при необходимости - и последующие тома этого дела. При этом все тома данного дела будут иметь один и тот же индекс по номенклатуре дел.

7. Приложения к документам, независимо от их дат, присоединяются к документам тех дел, к которым относятся.

Приложения большого объема могут составлять отдельный том. В этом случае на документе, подшитом в деле, делается отметка, что приложение к нему сформировано в отдельное дело.

8. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с действующими в стране правилами оформления документов. Заведующий архивом организации при приеме дел в архив проверяет правильность оформления документов, наличие подписей, даты и других необходимых реквизитов документов. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для оформления в соответствии с действующими требованиями.

9. В дела должны формироваться только исполненные документы.

Для этого на каждом документе оформляется реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело". Если вопросы, изложенные в документе, решены в ходе личных или телефонных переговоров, об этом также делается на документе соответствующая отметка об исполнении.

При формировании документов в деле следует учитывать, что документы внутри дел располагаются в определенном порядке.

2.3. Основные принципы расположения документов в деле

1. Вопросно-логический - когда документы в деле располагаются в логической последовательности решения того или иного вопроса.

В связи с этим в деле вначале помещают основной документ (инициативный) и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологической последовательности располагаются документы, возникающие по мере решения вопроса.

2. Хронологический - при соблюдении этого принципа в деле формируются документы, относящиеся к определенному хронологическому периоду (год, квартал, месяц). Как говорилось выше, в деле группируются, как правило, документы одного делопроизводственного (календарного) года, за исключением переходящих дел.

Не допускается обратный хронологический порядок расположения документов в делах постоянного хранения.

3. Нумерационный - данный принцип используется в том случае, когда в деле группируются однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (приказы, протоколы, квитанции, накладные и др.).

Поскольку регистрация документов осуществляется в течение делопроизводственного года, в наступившем году заводятся дела, в которых документы вновь располагаются с первого номера. Особо следует обратить внимание на формирование документов, в основном приказов (распоряжений), протоколов, состоящих из нескольких томов. В заголовках таких дел указываются номера документов, сформированных в данном томе.

4. Алфавитный - при использовании этого принципа документы в деле группируются в алфавитном порядке - по фамилиям авторов документов, организаций-корреспондентов и др. Этот принцип применяется при формировании в дела, прежде всего лицевых счетов работников на выдачу заработной платы, обращений граждан.

Так, обращения граждан могут располагаться в делах в алфавитном порядке по фамилиям заявителей. Повторные обращения или дополнительные документы подшиваются к данной группе документов. В течение года дела с обращениями граждан можно формировать и по фонологическому принципу. По окончании года их переформировывают по алфавитному принципу, что облегчает в дальнейшем поиск документов, поступивших от конкретного заявителя.

2.4. Систематизация в делах отдельных видов документов

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и др.) формируются в дела по видам и по хронологическому принципу с относящимися к ним приложениями.

Так, если приказами были утверждены инструкции, положения, правила, они формируются в деле с приказами руководителя по основной деятельности вслед за этими приказами. Протоколы заседаний располагаются в делах в хронологическом порядке, по номерам. Документы к заседаниям, являющиеся приложениями к протоколам, при значительном их количестве формируются в отдельные дела и систематизируются в деле по номерам протоколов заседаний. Заголовок такого дела может быть сформулирован следующим образом: "Приложения к протоколам заседания Совета директоров объединения".

Предложения, заявления, жалобы граждан и все документы по их рассмотрению и разрешению группируются в самостоятельные дела. В этих целях номенклатурой дел в организации предусматривается формирование дела в том или ином структурном подразделении (канцелярии, отделе кадров и др.). Хранение документов и формирование обращений у исполнителей в различных структурных подразделениях запрещается. При этом предложения граждан по улучшению работы данной организации хранятся постоянно и, соответственно, формируются в отдельное дело. Обращения граждан по личным вопросам, срок хранения которых "5 лет ЭПК", также формируются отдельно.

Плановые и отчетные документы формируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от даты их составления или поступления. Например, план на 2002 год, составленный в 2001 году, должен быть отнесен к 2002 году, а отчет за 2001 год, составленный в 2002 году, - к 2001 году.

Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в деле первого года действия. Отчеты по выполнению перспективных планов - в деле последнего года.

Переписка формируется в дела за период делопроизводственного (календарного) года. В дело с перепиской помещаются все документы, возникающие в ходе решения вопроса.

В зависимости от специфики деятельности организации переписка может формироваться, например, в пределах учебного года, срока полномочий и т. д.

При формировании личных дел документы располагаются в них в следующей последовательности:

• 
  внутренняя опись документов, имеющихся в деле;
  
• 
  дополнение к личному листку по учету кадров;
  
• 
  личный листок по учету кадров;
  
• 
  автобиография;
  
• 
  копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
  
• 
  заявление о приеме на работу;
  
• 
  копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
  

Далее в процессе ведения личного дела документы включаются в него в хронологической последовательности.

При этом проверяется правильность оформления документов, наличие подписей, индексов, дат и других необходимых реквизитов документов. В личное дело материально ответственного работника включается договор о материальной ответственности. В личное дело не включаются копии приказов о предоставлении отпуска, о наложении взысканий, справки о местожительстве, медицинские справки и др., так как они группируются отдельно от личных дел и хранятся три года.

Личные карточки работников (форма Т-2) группируются в отдельной картотеке и систематизируются по алфавиту. После увольнения работников их личные карточки из картотеки изымаются и систематизируются в отдельном деле в алфавитном порядке по фамилиям уволенных работников. Например: "Личные карточки уволенных работников (форма Т-2) с буквы "Д" по букву "Ю".

При большом объеме приказов по личному составу, касающихся приема на работу, увольнения, перевода, командирования, премирования и т. п. (как правило, более двухсот по каждому виду приказов), их целесообразно формировать в самостоятельные дела. При этом осуществляется порядковая нумерация в пределах календарного года по каждой группе приказов.

Документы, явившиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников, на которых эти дела заводятся. Эти же документы образуют самостоятельные дела, если они не подлежат включению в состав личных дел в соответствии с требованиями.

В инструкции по делопроизводству организации должен отражаться существующий порядок формирования дел - централизованный, децентрализованный, смешанный.

При централизованном порядке дела формируются службой документационного обеспечения управления - ДОУ (в канцелярии, у секретаря руководителя организации). Такой порядок формирования дел используется в организациях с небольшим объемом документооборота. В организациях со сложной структурой и большим объемом документооборота формирование дел может осуществляться в децентрализованном порядке, в пределах каждой структурной части. Применяя смешанную систему, документы формируют как в структурных подразделениях, так и в службе ДОУ.

Следует иметь в виду, что в любом случае распорядительные документы и переписка с вышестоящими организациями по основной деятельности группируются в дела в службе ДОУ. Организационно-методическое руководство и контроль за правильностью группировки документов осуществляет служба ДОУ организации (канцелярия, секретарь и др.). В работе по контролю за правильностью формирования дел в структурных подразделениях организации принимает участие заведующий архивом (лицо, ответственное за архив).

Формирование дел в строгом соответствии с номенклатурой дел поможет заведующему архивом в последующем обеспечить прием документов в архив, их учет и составление описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу в соответствии с действующими требованиями.

2.5. Нумерация листов в деле, составление листа-заверителя дела

В течение делопроизводственного (календарного) года исполненные документы, образующиеся в деятельности организации, группируются (формируются) в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет включительно) хранения, в том числе дела по личному составу, подлежат передаче в архив организации. По окончании делопроизводственного года эти дела хранятся в структурных подразделениях еще один год, в течение которого происходит их подготовка к последующему хранению, что предполагает их полное оформление и описание. Дела временного (до 10 лет) срока хранения в архив не передаются и подлежат частичному оформлению при их заведении в делопроизводстве.

Оформление дел, принимаемых в архив организации, представляет собой комплекс работ по их технической обработке. Эта работа проводится в структурных подразделениях организации под непосредственным контролем заведующего архивом (лица, ответственного за архив). Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) и других структурных подразделений, в обязанности которых входит заведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел организации. Для этого в номенклатуре дел в графе 5 "Примечание" могут быть указаны фамилии лиц, ответственных за ведение дел.

Полное оформление дела предусматривает:

• 
  нумерацию листов в деле;
  
• 
  составление листа-заверителя;
  
• 
  составление в необходимых случаях внутренней описи документов;
  
• 
  подшивку или переплет дел;
  
• 
  оформление реквизитов обложки дела и внесение соответствующих уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса дела по номенклатуре дел, крайних дат дела, заголовков дела).
  

Документы подшивают и хранят в твердых папках (скоросшивателях). Различают две формы брошюровки документов в скоросшиватели: правую и левую. При правой форме брошюровки документы располагают в порядке поступления, т.е. последний документ подшивают сверху. Эта форма брошюровки пригодна только для временного хранения, так как архивные правила запрещают расположение документов постоянного и долговременного хранения в порядке, обратном хронологическому.

Прямая хронологическая последовательность возможна при использовании левой формы брошюровки. В этом случае первый по времени поступления документ находится в начале, а документ, поступивший последним, в конце подшивки. Такой способ брошюровки наиболее целесообразен.

Для брошюровки документов постоянного и долговременного хранения используют папки-регистраторы со специальными механическими устройствами (замками), которые позволяют без затруднений вкладывать и изымать документы. Таким образом, появляется возможность "соединения" нескольких дел в одной папке. При подготовке к сдаче в архив остается только изъять документы из регистратора и подшить их в другие папки, а освобожденную от документов папку-регистратор можно вновь использовать в делопроизводстве [15].