Документирование хозяйственных операций и ведение бухгалтерского учета имущества организации. Область применения программы
 Скачать 0.51 Mb.
|
Содержание номенклатурыСодержательная часть номенклатуры представляет собой таблицу, состоящую из 5 граф. В первой графе указывается индекс дела. Он состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-02, где 01 — наименование структурного подразделения (канцелярия), а 02 — порядковый номер заголовка дела («Положение о канцелярии и должностные инструкции сотрудников»). Во вторую графу включается важнейший элемент номенклатуры — заголовок дела. Заголовок должен максимально точно отражать содержание и состав документов, включенных в дело. Заголовок обычно состоит из следующих элементов:
Набор элементов не всегда будет полным и будет определяться характером документов, сгруппированных в дело. Заголовки дел не должны содержать неконкретные, расплывчатые формулировки («разные материалы, входящие документы» и т.п.). Подумайте, в какой папке легче найти нужный документ: «Общая переписка» или «Переписка со средними школами Восточного округа по вопросам организации работы школьных библиотек»? В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в заголовок может выноситься название «Документы», но в конце в скобках указываются виды документов. Например: «Документы о проведении конференций (программы, списки, доклады)». Также термин «документы» применяется в заголовках дел, содержащих документы-приложения. Внутри разделов заголовки дел располагаются по степени их важности. В начале располагают дела, содержащие учредительные, организационные и распорядительные документы. Заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих органов, располагают перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Затем следуют заголовки дел содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, переписку, документы, отражающие специфику деятельности структурного подразделения. Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту названий. Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. В ней указываетсяколичество единиц хранения. В одну папку помещают не более 250 листов. Если документов образуется больше, заводится следующая папка с этим же заголовком и индексом. Для их идентификации обычно применяется дополнительная нумерация по томам. Поэтому информация о том, сколько томов дела с данным заголовком было заведено, может быть получена в конце года. В четвертой графе указываетсясрок хранения дела, номера статей по перечню. Одним из основных справочников для определения сроков хранения является Перечень типовых документов. Также источниками для определения сроков хранения являются типовые и примерные номенклатуры. Сроки хранения электронных документов соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. В одно дело не могут объединяться документы, имеющие временный и постоянный сроки хранения. При включении в дело документов, имеющих различные временные сроки хранения, в номенклатуре указывается наибольший срок. Пятая графа«Примечания» служит для проставления отметок о заведении дел, о переходящих делах, о передаче дел, о выделении дел на уничтожение и т.п. Для дел, состоящих из электронных документов и баз данных, в этой графе проставляется отметка «в электронном виде». Таблица в готовой номенклатуре должна быть заполнена полностью, за исключением графы 3, которая заполняется по окончании календарного года, когда становится ясно, сколько документов отложилось в деле. Если дело с постоянным и долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) превышает 250 страниц, то его необходимо делить на тома (части). В графе 3 напротив таких дел проставляется количество томов, т.е. количество единиц архивного хранения. Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается с архивом и подписывается руководителем структурного подразделения.  Рис. Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке, визируется руководителем архива, подписывается руководителем службы документационного обеспечения управления, согласовывается с экспертной комиссией организации. Организации, передающие документы на государственное хранение, передают проект номенклатуры на согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архива. Необходимость согласований номенклатур дел федерального органа исполнительной власти с архивом установлена Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем организации. В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. В конце календарного года каждое структурное подразделение в выписке номенклатуры дел организации составляет итоговую запись (рис 5.3). Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются в службу ДОУ организации и архиву, о чем в номенклатуре делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи. Оформление первичных бухгалтерских документов для передачи в текущий и постоянный бухгалтерские архивы. Оформление дел – это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами. Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, уточнению на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка дела и т.д. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений. Дела подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись. Наиболее ценные документы (например, рукописи и т.п.) не подшивают, а вкладывают в папки или коробки. Для дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают их содержание, рекомендуется составлять внутреннюю опись документов. Внутреннюю опись помещают в начале дела. Заверительную надпись (лист-заверитель) помещают в конце дела. Обложки дел оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72. Надписи на обложке следует писать четко, тушью. После завершения года на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения лицами, ответственными за работу с документами в структурных подразделениях, составляются описи дел для последующей передачи в архив. Отдельная опись составляется надела по личному составу организации. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Описи утверждает руководитель организации. Перед утверждением описи должны получить одобрение ЭК организации. Если документы передаются в госархив, то описи по таким делам согласованы (утверждены) ЭПК архивной организации. Годовые разделы описей дел, предназначенные для передачи в государственный архив, печатают в четырех экземплярах. Описи дел, остающиеся в архиве организации, печатают в двух экземплярах. В архив организации передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу через год после завершения работы с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства организации (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и т.д.). Документы, как уже говорилось, принимают в архив после проведения экспертизы ценности и оформления дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) по описям, одобренным экспертной комиссией организации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) принимают по номенклатурам дел. Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на сдаваемые документы для пополнения ими справочного аппарата архива. До передачи в государственные архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архивах организаций и предприятий в течение сроков, установленных Главаархивом России. По истечении установленных сроков документы, подлежащие государственному хранению, передаются по акту их архивов организаций и предприятий в государственные архивы. Расходы по хранению бухгалтерских документовКак правило, большинство бухгалтерских документов хранятся не больше 10 лет. В течение всего срока они находятся в структурных подразделениях организации, которые их «произвели», а затем уничтожаются. Никаких расходов, связанных с их хранением, у организации, обычно, нет. Вместе с тем многие документы по созданию общества и его деятельности должны храниться постоянно. Например, учредительные документы акционерных обществ. Они составляют так называемую негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации, и должны храниться в собственных архивах обществ. Однако на практике такие архивы имеются не на всех предприятиях. Некоторые из них пользуются услугами специализированных архивов (государственных или частных). В зависимости от того, где хранятся документы (на фирме или в архиве), бухгалтерам приходится по-разному отражать затраты. Документы хранятся в собственном архивеВ таком случае организация несет ряд расходов. Во-первых, это могут быть средства, потраченные на аренду помещения, и коммунальные услуги. Во-вторых, нужно оборудовать архив – установить стеллажи и т.п. И, наконец, деньги потребуются и на то, чтобы содержать штат сотрудников, необходимый для работы архива. Как же учесть данные расходы? В бухгалтерском учете их следует отнести к общехозяйственным расходам, то есть на счете 26 «Общехозяйственные расходы». Что же касается налогообложения, то указанные суммы учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством реализацией. Это следует из подпункта 18 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Пример 1: ООО «Бригантина» хранит документы в собственном архиве. В январе 2004 года на содержание архива организация потратила следующие суммы: - 5900 руб. (в том числе НДС – 900 руб.) - оплачены коммунальные услуги; - 10 000 руб. - начислена заработная плата работникам архива. Предположим, что в архиве работают только женщины 1956 года рождения и старше. Стандартные вычеты по налогу на доходы физических лиц в данном примере рассматривать не будем. В бухгалтерском учете ООО «Бригантина» делает такие записи: ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 60 - 5000 руб. (5900 - 900) - получен счет на оплату коммунальных услуг; ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60 - 900 руб. - учтен НДС по коммунальным услугам; ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51 - 6000 руб. - оплачен счет за коммунальные услуги; ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19 - 900 руб. - принят к вычету из бюджета НДС по коммунальным услугам; ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70 - 10 000 руб. - начислена заработная плата сотрудникам архива; ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц» - 1300 руб. (10 000 руб. х 13%) – удержан налог на доходы физических лиц; ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с федеральным бюджетом» - 2800 руб. (10 000 руб. x 28%) - начислен ЕСН в части, уплачиваемой в федеральный бюджет; ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с фондом социального страхования» - 400 руб. (10 000 руб. x 4%) - начислен ЕСН в части, уплачиваемой в фонд социального страхования; ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с федеральным фондом обязательного медицинского страхования» - 20 руб. (10 000 руб. x 0,2%) - начислен ЕСН в части, уплачиваемой в федеральный фонд обязательного медицинского страхования; ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с федеральным фондом обязательного медицинского страхования» - 340 руб. (10 000 руб. x 3,4%) - начислен ЕСН в части, уплачиваемой в территориальный фонд обязательного медицинского страхования; ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты с федеральным бюджетом» КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с пенсионным фондом» - 1400 руб. (10 000 руб. x 14%) – начислены пенсионные взносы, приходящиеся на их страховую часть. Налогооблагаемый доход ООО «Бригантина» может уменьшить на 18 560 руб. (5000 + 10 000 + 2800 + 400 + 20 + 340). Документы хранятся в специализированном архивеСразу отметим, что необходимо разделять те документы, которые имеют историческую ценность и передаются госархивам по соответствующим соглашениям. И те, что такой ценности не представляют, однако хранить их где-то надо, в то время как организация не располагает необходимыми помещениями, поэтому сдает такие документы в государственный или частный архив. Так вот если первые хранятся за счет государства, то за вторые организации придется платить. Прежде чем сдать документы на хранение в государственный или частный архив, предприятие заключает с этим учреждением специальный договор. В нем указывается срок, в течение которого архив обязуется хранить документы фирмы. В бухгалтерском учете расходы на хранение документов в госархивах учитываются следующим образом. Если в договоре указан срок хранения документов, то плату за хранение надо отражать как расходы будущих периодов. Их нужно включать в себестоимость в течение срока хранения документов. В бухучете указанные операции отражаются такими проводками: ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 76 - отражена стоимость услуг архива по хранению документов; ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 51 - оплачены услуги архива по хранению документов. Ежемесячно в затраты включается часть расходов будущих периодов, относящаяся к текущему месяцу. При этом делается следующая проводка: ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 97 - списана часть затрат по услугам на хранение документов, относящаяся к текущему месяцу. Чтобы избежать длительного периода, в течение которого должны списываться затраты, в договоре с архивом не надо указывать конкретный срок хранения документов. Достаточно ограничиться условием, что бумаги будут храниться «до востребования». Этот пункт в контракте может выглядеть, например, так: «...Архив обязуется хранить принятые от акционерного общества документы до того момента, пока они не будут востребованы организацией. Если документы не будут востребованы в течение __ лет, то они уничтожаются...». В налоговом учете затраты на обработку и хранение документов включаются в состав прочих расходов и уменьшают налогооблагаемую прибыль (подпункт 18 пункт 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ). Обратите внимание: услуги, оказываемые архивными учреждениями, НДС не облагаются (подпункт 6 пункт 1 статья 149 Налогового кодекса РФ). Поэтому облагаемую налогом прибыль уменьшит вся сумма, перечисленная архиву. Пример 2 В январе 2004 года ОАО «Парус» сдало в архив документы, которые, согласно Постановлению N 03-33/пс, должны храниться постоянно (годовую и консолидированную бухгалтерские отчетности фирмы, протоколы заседания совета директоров и описи к ним). В договоре с архивом написано, что документы будут храниться "до востребования". За эти услуги фирма заплатила архиву 6000 руб. (НДС не облагается). Директор ОАО «Парус» выпустил приказ, в котором указано, что затраты компании на хранение документов в архиве должны списываться в течение года (с января по декабрь 2004 г.). В бухгалтерском учете ОАО «Парус» делает такие проводками: в январе 2004 г. ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 76 - 6000 руб. - отражена стоимость услуг архива по хранению документов; ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 51 - 6000 руб. - перечислены архиву деньги за оказанные услуги; ежемесячно (с января по декабрь 2004 г.) ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 97 - 500 руб. (6000 руб. : 12 мес.) - списана часть затрат по услугам на хранение документов, относящаяся к текущему месяцу. В состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в 2004 году ОАО «Парус» спишет 6000 руб. Характеристика рабочего плана счетов организации и его анализ. План счетов бухгалтерского учета представляет собой схему регистрации и группировки фактов хозяйственной деятельности, активов. обязательств в бухгалтерском учете. В Плане счетов приведены наименования и номера (коды) синтетических счетов (счетов первого порядка), перечень которых обязателен для применения организациями, и субсчетов (счетов второго порядка). Синтетические счета имеют двузначный номер (от 01 до 99), разбиты на восемь разделов, в каждом из которых имеются свободные номера на случай дополнительного введения счетов. Практически в настоящее время используются 62 синтетических счета, остальные номера пока свободны. Субсчета отдельных синтетических счетов кодируются по порядку в пределах каждого счета. Забалансовые счета нумеруются по порядку тремя знаками (от 001 до 011), даны в приложении к Плану счетов. На основе общего Плана счетов организации учетной политикой хозяйствующего субъекта предусматривается рабочий План счетов, предназначенный для детального описания процессов деятельности организации, отражения специфических хозяйственных фактов, удовлетворения в учетной информации внутренних потребностей управленческого персонала для проведения анализа, контроля и составления отчетности. Организации при необходимости могут вводить в рабочий План счетов по согласованию с Минфином России дополнительные синтетические счета, используя свободные номера. Субсчета, предусмотренные в Плане счетов, могут объединяться, исключаться и вводиться организациями самостоятельно. В России, Франции, Германии и в ряде других стран используются единые унифицированные национальные планы бухгалтерских счетов, которые применяются всеми организациями независимо от форм собственности. Применение Плана счетов и кодирование хозяйственных операций в системах международного бухгалтерского учета в США, Великобритании и других странах более свободное, чем в российском учете. В частности, там каждая организация имеет право создавать и использовать конкретный собственный учетный план, обосновывая свой выбор стандартами и рекомендациями, разработанными специальными негосударственными национальными профессиональными организациями бухгалтеров. Так, в организациях бухгалтерским счетам присваиваются коды и кодовые серии, обеспечивающие высокий уровень компьютерной обработки учетной информации. При этом используются различные кодовые системы. Простейший план счетов, применяющийся в небольших фирмах. предполагает двузначное кодирование. Счета активов в системе международных бухгалтерских стандартов трактуются как результаты прошлых событий и источники будущих выгод. Они отражают увеличение или уменьшение различных видов ценностей (имущества). Сюда относятся: касса, векселя полученные, счета к получению, авансом оплаченные расходы, земля, здания, оборудование и т.д. Счета пассивов рассматриваются как результаты прошлых событий и источники будущих изъятий. На них учитывается увеличение или уменьшение денежных обязательств (долгов), которые делятся на краткосрочные и долгосрочные. К счетам пассивов относят: векселя выданные, счета к оплате, прочие краткосрочные и долгосрочные обязательства и др. Приведенные формулировки практически не противоречат нынешнему представлению об активных и пассивных счетах в российском Плане счетов бухгалтерского учета. Счета капитала предназначены для отражения средств собственника, вложенных в фирму. Собственный капитал имеет постоянный характер, сальдо по его счетам отражается в балансе. Исключение составляют счета «Изъятие капитала» и «Вложение капитала», которые могут закрываться при реформировании баланса. Счета доходов и расходов носят название временных средств: в конце отчетного периода они закрываются и определяется финансовый результат работы организации (прибыль либо убыток). Эти счета соответствуют счетам 90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы» российского бухгалтерского учета. Сальдо по счетам учета налогов на прибыль фиксируется в балансе аналогично отражению на счете 68 «Расчеты по налогам и сборам» в российском бухгалтерском учете и показывает задолженность либо переплату организации по налоговым платежам. Вместе с тем российский План счетов несколько отличается от применяемых в системе международных бухгалтерских стандартов. Сравнительный анализ бухгалтерского учета России и США позволяет сделать следующее заключение. В США, где капитал находится в частной собственности, распределение ресурсов осуществляется как при участии государства, так и через рынок свободных капиталов. Разработка здесь счетных планов каждой фирмой оправдана, так как отражает национальные особенности экономики страны. В России практически ликвидирована система директивного планирования; значительное количество бывших государственных организаций приватизировано. Однако в период перехода к рыночной экономике требуется вмешательство государства в решение хозяйственных вопросов хозяйствующих субъектов. Применяемый План счетов бухгалтерского учета должен отражать особенности современною состояния национальной экономики России. Следует отметить, что единый унифицированный План бухгалтерских счетов, применяемый в России, имеет свои преимущества, поскольку обеспечивает:
Анализ учета денежных средств организации и наличии видов счетов в банке. Основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются: точный, полный и своевременный учет этих средств и операций по их движению; контроль за наличием денежных средств и денежных документов, их сохранностью и целевым использованием; контроль за соблюдением кассовой и расчетно - платежной дисциплины; выявление возможностей более рационального использования денежных средств. Порядок хранения и расходования денежных средств в кассе установлен Инструкцией Центрального Банка Российской Федерации. В соответствии с этим документом организации независимо от организационно - правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. Организации производят расчеты по своим обязательствам с другими организациями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в соответствии с законодательством РФ. Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Прием наличных денег организациями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно - кассовых машин. Наличные деньги, полученные организациями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке. Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несёт полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. В кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение 3 рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам организации, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий и премий. Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Суммы операций записывают в ордерах не только цифрами, но и прописью. Приходные ордера подписывает главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, а расходные - руководитель организации и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления. Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным и расчетно - платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером. По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен: а) в платежной ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»; б) составить реестр депонированных сумм; в) в конце платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации. Руководители организации обязаны оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается. Денежные средства, хранящиеся в кассе, учитывают на активном синтетическом счете50 «Касса». В дебет его записывают поступление денежных средств в кассу, а кредит - выбытие денежных средств из кассы. В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяют с данными учета по кассовой книге. Для осуществления ревизии кассы приказом руководителя назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывают их сумму и обстоятельства возникновения. Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров и кассиров. Порядок ведения кассовых операций систематически проверяют банки. Оформление и учет кассовых операций, денежных документов и переводов пути в организации. |