Документооборот и его основные этапы, дать им характеристику и привести примеры.. КРдок. оборот. Документооборот и его основные этапы, дать им характеристику и привести примеры. Документооборот
 Скачать 18.2 Kb.
|
|
Документооборот и его основные этапы, дать им характеристику и привести примеры. Документооборот –это путь прохождения документа в учреждении (организации) с момента его создания до завершения исполнения или отправки (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28). Документооборот организации можно представить в виде отдельных этапов: Составление и оформление документов. Прием и регистрация документов. Контроль за исполнением документов. Передача документов в архив. Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционном, так и автоматизированном режиме. Чтобы документы могли служить достоверным основанием для бухгалтерских записей и иметь юридическую силу, они должны быть правильно составлены и оформлены, к их созданию предъявляются определенные требования. Документ составляется по определенной форме, установленной для документов данного вида, с обязательным заполнением всех необходимых реквизитов. Содержание документа следует излагать точно и ясно, чтобы давать правильное отражение операций в полном соответствии с действительностью. Текст и цифры документа требуется писать четко и разборчиво, так, чтобы не допускать возможности различного их понимания и толкования. В документе не следует допускать подчисток, помарок и других дефектов, вызывающих сомнения в его подлинности и правильности. Документ должен быть снабжен всеми подписями, необходимыми для оформления регистрируемой операции и придания документу юридической силы. Подписывать документ следует разборчиво, чтобы можно было прочесть фамилию подписавшего. Перед каждой подписью указывается должность дающего подпись. Прием поступающей корреспонденции осуществляются экспедицией, канцелярией или секретарем (в зависимости от категории учреждения), в функции которых входят проверка правильности доставки и целостности вложений, фиксация факта поступления документа в учреждение и подготовка корреспонденции, и подготовка корреспонденции к передаче по назначению. Регистрация документов позволяет вести точный учет корреспонденции, контролировать прохождение документа, обеспечивает возможность нахождения документа на любой стадии документооборота. Регистрация как важнейший этап работы придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Если документ не зарегистрирован, учреждение за него не несет ответственности, так как факт получения не подтверждён. Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам. Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации – это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определённую регистрационную форму для создания базы данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации создаётся информационно-поисковая система по всем документам организации. Контроль исполнения документов обеспечивает своевременное и качественное решение содержащихся в документе вопросов, охват всех контролируемых документов. Контроль исполнения – это непосредственная проверка и регулирование хода исполнения приказа или распоряжения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки. Контроль исполнения документов охватывает несколько групп вопросов. Контроль исполнения документов по существу содержащихся в них заданий или поручений предполагает оценку документа в целом, то есть ответ на вопрос, насколько правильно и полно решен вопрос. Контроль за соответствием документов формам составления и требованиям ГОСТов осуществляет помощник, специальная контрольная служба или технический работник бухгалтерии. Суть этого контроля сводится к проверке правильности оформления документа, наличия определенного бланка, полноты реквизитов, наличия всевозможных сопутствующих материалов. Кроме того, осуществляется контроль исполнения документов в указанные сроки. Для подавляющего большинства документов устанавливаются сроки их исполнения, которые регламентируются законами и другими нормативными актами. Хранение исполненных учетных документов осуществляется путем передачи их в архив. Хранение документов играет важную роль в деле правильной постановки бухгалтерского учета. Рациональная система хранения обеспечивает не только целостность и сохранность документов в течение установленных законом сроков, но и возможность пользования ими в любой момент. Что обозначает и как оформляется реквизит «отметка о приложении»? Приведите примеры. Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам). В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом: если приложение названо в тексте:
если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:
если приложение (приложения) сброшюровано:
если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:
если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):
|