документооборот. Документооборот как часть системы информационного обеспечения ло. Документооборот как часть системы информационного обеспечения логистики на примере Пятерочка
 Скачать 3.92 Mb.
|
|
2.2.Оценка эффективности документооборота как части системы информационного обеспечения логистики «Пятёрочка» В таким управление логистического документационного являются обеспечения «основана Пятёрочка» программа входят управлению следующие которая отделы: видеофиксации курьерский уровень отдел, складирование отдел таким документооборота, витрины отдел заключением архивного оплата хранения продаже документов. С систем января 2015 г. «рационализация Пятёрочка» предприятий работает в шагом режиме осуществлять оперативного красный информирования бухгалтерского поставщиков о стало корректности информационных данных в свойств ответных информационных документах, жизнь отправленных в части торговую документов сеть (поставщиком заказ увеличение на объединение поставку и маркетинговой уведомление современные об современное отгрузки). организационно Документы, информации используемые в будет организации, собираемость представлены в развития таблице 4. В 2020г. оформления по вопрос сравнению с 2018 г. ускоряются доля отдел заказов спрос на пандемии поставку кадров увеличилась бизнес на 873 смена тыс. деятельности штук, малые информация о товары заказе складированием увеличилась налогообложения на 480 результат тыс. региональными штук, решающая уведомления логистики об останавливаться отгрузки прямой товаров обеспечения увеличилось пройти на 90 через тыс. законодательства штук, первое уведомления о retail доставке этой товаров формата увеличилось операционной на 90 уровнем тыс. автотранспорт штук, разные электронная служит счет-сохранность фактура система увеличилась кассе на 250 накладные тыс. первичных штук, внедряемые электронный принятия торг-12 логистических увеличился коренным на 35 особенно тыс. управленческого штук. используемые Наибольшую автоматически долю сырья среди системы входящей и быстрее исходящей более информации представляет занимают движения заказы внедрения на транспортных поставку методы товаров. практическую Таблица 4 - сети Типы полно документов в «большой Пятёрочка»
«стремится Пятёрочка» образована применяет операционной обмен данных документами, миссия используемыми в логистической совместной возможностями коммерческой пятерочка деятельности, функционирования на поставщиком основе компании технологии информационного электронного расходов документооборота цифровизация EDI. сумму Суть и коммерческо цель персонала работы территориальным системы - вторая стандартизация пятёрочка процесса обеспечения передачи объекта цифровых характеристик данных магазинов по таблице единому системы регламенту, образом благодаря покупателей которому разрывы гарантируется документированной возможность объявлена обмена лист сведениями федерации между устава организациями.(требований ElectronicDataInterchange) - марка технология достижения автоматического одной обмена себя коммерческими информация документами системы между несколько контрагентами ответных по уполномоченным безопасным управленческого каналам. перевозку Система признания представляет каждая собой декларирует обмен целью данными целях между логистической бизнес-эффективности партнерами в форме стандартизированных электронных сообщений (рисунок 4).  Рисунок 4 - Технология автоматического обмена коммерческими документами Передачу EDI-данных характеризуют: конфиденциальность информации - гарантия безопасности передачи коммерческой информации обеспечивается благодаря шифрованию данных и применению интернет - стандартов для EDI - AS; достоверность - обеспечивается использованием MDN для контрольных сумм, поэтому полностью исключена возможность внесения изменений в документ получателя; гарантии доставки - отрицать получение сообщения невозможно, так как система автоматически оповещает отправителя о доставке; оперативность - около 49 видов сообщений, наиболее популярные (посредством их можно описать практически все бизнес-процессы) обрабатываются и передаются в течение 10 минут; точность - система выступает в качестве контролера: встроенные интеллектуальные механизмы гарантируют обработку содержания передаваемых документов, и при совершении ошибки в заполнении формы она мгновенно об этом сообщает. Следовательно, достигается полное устранение ошибок уже при вводе сведений, что существенно уменьшает время на обмен информацией между контрагентами. Обмен документами в системе EDI происходит следующим образом: Поставщик направляет ритейлеру свой каталог товаров с ценами (PRICAT). На основании каталога покупатель формирует заказ на поставку продукции (ORDERS). ORDERS - официальный документ, содержит номер заказа, дату и время поставки, номер договора поставки, реквизиты сторон договора, наименования заказа со ссылками на каталог товаров. Документ позволяет контролировать статус заказа. После этого, поставщик посылает ответ на заказ (ORDRSP), где подтверждает или отказывается от него. Когда заказ сформирован и отгружен, поставщик отправляет уведомление об отгрузке товара (DESADV). DESADV - это технически товарно-транспортная накладная с информацией о факте отгрузки, самих товарах, транспортировке. В момент приемки заказа, ритейлер высылает сформированное уведомление о приёмке (RECADV) с актуальными данными по принятой продукции. На основании уведомления о приёмке поставщик своевременно выставляет правильный счет, счет-фактура. Требования к провайдеру фиксируют в соглашениях об уровне сервиса. В нем время работы службы технической поддержки, время отклика на запрос клиента, время устранения различных неполадок, и другие параметры. Зачастую, провайдеры услуг предлагают своим клиентам не только различные способы подключения к EDI, но и различные тарифные планы, которые непосредственно находятся в зависимости от уровня сервиса. Услуги EDI доступны 365 дней в году, 7 дней в неделю и 24 часа в сутки. Время, за которое сообщение проходит от одного пользователя к другому, согласно требованиям ECR-Rus не должно превышать 10 мин. Провайдер отвечает за скорость сервиса, обеспечивает доставку сообщений и их проверку на предмет ошибок. При этом провайдеры EDI гарантируют связь через открытые сети (Интернет), прямые соединения между клиентами и связь через сети с дополнительными услугами (VAN). При этом должны быть учтены дублирующие (резервные) решения и план восстановления работоспособности сети. Разрешаются перерывы для планового технического обслуживания в сроки, согласованные с клиентами. Сервис-провайдер обязан немедленно уведомить клиента о появлении проблем с доставкой и приемом сообщений. При этом перерыв в оказании сервиса не должен превышать 4 часов. В ситуации задержки работы сети, управляемой Исполнителем, свыше этого времени, на сервис-провайдера налагаются штрафные санкции, размеры которых определяются в контрактах с клиентами. При передаче сообщений клиента должна быть обеспечена сохранность и конфиденциальность передаваемых сведений. Подтверждение благополучной доставки каждого сообщения должно быть осуществлено без дополнительной оплаты. Плата за доставку сервисных и служебных сообщений не взимается. Все сообщения, вне зависимости от их происхождения должны в течение 30 минут передаются. Гарантируется соединение с другими сервис-провайдерами при передаче или приеме сообщений общепринятого формата.  Рисунок 5 - Основные сообщения системы EDI Независимо от подключения, данные EDI шифруются при передаче, поэтому простой обмен документами совершенно безопасен. Сертификация проводится 1 раз в 2 года. Разработаны стандартные сообщения: заказ (ORDERS); счет, счет-фактура (INVOIC); ответ на заказ (ORDRSP); отчет об инвентаризации (INVERT); уведомление об отгрузке (DESADV); уведомление о приеме (RECADV). Разрабатываются сообщения: каталог товаров (PRICAT), уведомление о возврате (RETANN). При работе в системе электронного документооборота EDI выявлены следующие недостатки: нет отображения данных из внутрикорпоративного представления в EDI-совместимый формат; согласование способа формирования EDI-пaкетов; отсутствие собственного локального архива файлов; нет транспортного статуса, который бы информировал, был ли документ доставлен партнеру. 2.3. Рекомендации по внедрению информационных систем логистики в целях повышения эффективности организационных и управленческих процессов в «Пятёрочка» Система электронного обмена данными выступает гарантом подлинности всей проходящей через нее документации в «Пятёрочка» . Право проведения операций с документами в электронной, а не в бумажной форме закреплено на законодательном уровне. Применение автоматических процедур повышает скорость и точность сбора данных и предоставляет компаниям возможность сконцентрироваться на ключевых моментах продаж, а не на вопросах оформления и отправки бумажной документации. С ростом количества участников электронного обмена данными эта цифра возрастает экспоненциально. Кроме того, необходимо учесть, что коммуникационное оборудование и протоколы, используемые каждым партнером, могут значительно отличаться. Поэтому организация и обслуживание схемы электронного обмена данными «каждый с каждым», ее корректная и надежная работа могут стать трудновыполнимой задачей даже при небольшом числе партнеров и потребовать значительных ресурсов (финансовых, кадровых, организационных, административных). Внедрение автоматизированной системы электронного документооборота складывается из двух основных частей. К первой группе эффектов относятся: экономия средств на расходные материалы (бумагу), на оборудование (копировально-множительную технику), на доставку информации в бумажном виде; на хранение бумажных документов. Ко второй группе эффектов (неисчисляемых) можно отнести: ускорение прохождения документов и оказания услуг, сопряжено со своевременностью и оперативностью принятия решений в случаях, когда ситуация находится в зависимости от информации, которая содержится в документе. Значительно ускоряются процессы коллективной работы с документами (согласования и утверждения); оптимизация бизнес-процессов, сопряженных с документооборотом, повышение их прозрачности и улучшение контроля за всеми информационными потоками и процессами в организации. Современные технологии позволяют централизованно отслеживать ход всего процесса работы с документами, реализовать контроль исполнительской дисциплины, систематизировать и исследовать результаты контроля и тем самым определять проблемы и принимать меры для улучшения системы управления; повышение качества работы с информацией, возможность выполнения новых типов или способов выполнения работ; создание единого информационного пространства в масштабах распределенных организаций. Отсутствие статуса приложения, который показывает информацию из системы получателя, при условии, что данная информация была доступна (например, документ был импортирован, документ учтен, документ отклонен). Из-за существующих проблем можно потерять цифровые данные, которые соответственно не будут учтены предприятием «Пятёрочка» . Также можно потерять клиента, который отправит документ на заказ, а вследствие указанных недостатков документ будет потерян и не учтен, что ведет к потере прибыли организации. Использование «Списка приложений» - это путь решения проблем и может быть интегрирован в существующей EDI системы путем разработки форм для приложений пользователя, способных передавать EDI сообщения; создания форматов EDI сообщения для их передачи между компьютерами по Интернет, или через сети с добавленными услугами. Использование «Списка приложений» облегчит работу персонала в поиске информации о заказчиках, что немаловажно для предприятия. Разработки пользовательских шаблонов для интерпретации согласованных правил на компьютере получателя с помощью стандартных программ просмотра (браузеров). Эффективность новой функции «Система приложений» в «Пятёрочка»: уменьшаться затраты на обработку информации о заказах; повысится качество обслуживания заказчиков, то есть все заказы будут учтены, что приведет к повышению доходов «Пятёрочка» ; увеличится скорость реагирования на запрос сокращение времени заключения договоров, что увеличит оборот заказчиков и соответственно отпускаемой продукции «Пятёрочка» ; новая функция «Список приложений» даст возможность контролировать все происходящие бизнес-процессы в режиме реального времени; обеспечивается лучшая управляемость - можно планировать и контролировать исполнение планов и быстрее реагировать на изменения внешней среды. Объем инвестиций за собственные средства, которые окупятся за счет увеличения скорости реагирования на запрос сокращение времени заключения договоров с клиентами. В основе обмена документами лежат транспортные протоколы, используемые в Интернет. С помощью заранее определенных тэгов определяется объектная модель данных, которая в последствии заполняется данными и передается в качестве электронного документа. Для установления «Списка приложений» в систему EDI «Пятёрочка» рассчитаем экономическую эффективность от новой функции «Списка приложений». Сотруднику компании «Пятёрочка» в среднем требуется 20 минут (набор, отправка по факсу/электронной почте подтверждение получения), используя новую функцию «Систему приложения» сотрудник может сформировать за 5 минут, экономя 15 минут рабочего времени с каждого заказа. При том, что обрабатывается 4 000 заказов в месяц, при введении «Системы приложения» будет экономия времени в 2500 часов в месяц. На один заказ уходит 20 мин. времени, при на 4 000 заказов, уходит 80 000 мин. времени. 4 000 ∙ 20 = 80 000 (мин) = 1333,3 (часов) в месяц. При введении «Системы приложения» будет затрачиваться на один заказ 5 мин., то есть при обработке 4 000 документов будет затрачено 333,3 часов. 4 000 ∙ 5 = 20 000 (мин) = 333, 3 (часов) в месяц. 80 000 - 20 000 = 60 000 (мин) или 1 000 (часов) в месяц. Следовательно, при введении «Системы приложения» в «Пятёрочка» в месяц будет сэкономлено 60 000 минут или 1 000 часов в месяц (рисунок 9).  Рисунок 6 - Экономия времени до введения новой функции «Списка приложений» в систему электронного документооборота EDI «Пятёрочка» и после, минуты Из рисунка 6 видно, что после введения новой функции «Списка приложений» в систему электронного документооборота EDI «Пятёрочка» экономия времени составляет 1000 часов в месяц. В то же время, если заказчик во время не оформит договор на поставку товара, то предприятие может предъявить к заказчику штрафные санкции. Штрафные санкции начисляются исключительно по письменному требованию заинтересованной Стороны. Сторона, к которой предъявлено требование об уплате неустойки (штрафов, пеней), обязана ее заплатить. За нарушения, выставленные Исполнителем, Заказчик выплачивает Исполнителю штраф в размере 0,1% от суммы счета за каждый день просрочки. Например, сумма счета договора на 17 000 руб., следовательно, штрафные санкции за 1 день просрочки составит: 17 000 ∙ 0,1% = 17 руб. Штрафные санкции за просрочку оформления договора представлены в таблице 5. Таблица 5 - Штрафные санкции за просрочку оформления договора, руб.
Таким образом, организация в случае оформления документов не в срок за 10 дней просрочки составит 170,0 руб. |