ДОКУМЕНТООБОРОТ КАК СОСТАВНАЯ ЧАСТЬ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА. Документооборот как составная часть делопроизводства
 Скачать 84.91 Kb.
|
|
Государственное профессиональное образовательное учреждение «Усинский политехнический техникум» КУРСОВАЯ РАБОТА НА ТЕМУ: «ДОКУМЕНТООБОРОТ КАК СОСТАВНАЯ ЧАСТЬ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА» МДК 01.01 Документационное обеспечение управления Специальность: 46.02.01 Документационное обеспечение управление и архивоведение Форма обучения: очная Студент: Бабыкова Евгения Артуровна «__»________20____г. Оценка выполнения и защита курсовой работы ________ Руководитель: Лыжова Ольга Евгеньевна «__»________20____г. г. Усинск, 2021 г СОДЕРЖАНИЕ ПЕРЕЧЕНЬ СОКРАЩЕНИЯ…………………………………………………………..… ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………….…. ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА. РЕГИСТРАЦИЯ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 1.1. Понятие документооборота. Характеристики документооборота 1.2. Экспедиционная обработка поступающей корреспонденции 1.3. Предварительное рассмотрение документов 1.4. Рассмотрение корреспонденции руководителем 1.5. Передача документов в структурные подразделения 1.6. Обработка отправляемой корреспонденции 1.7. Документооборот исполнителя 1.8. Организация движения инициативных документов и их проектов 1.9. Подсчет и оптимизация документооборота 1.10. Регистрация и контроль исполнения документов 1.10.1. Регистрация документов. Формы регистрации документов 1.10.2. Цели и уровни контроля исполнения 1.10.3. Основные задачи службы контроля 1.10.4. Сроки исполнения документов. Постановка документа на контроль и снятие с контроля ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ПОСТРОЕНИЕ СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ 2.1. Организационная структура службы документационного обеспечения управления 2.2. Формы организации документационного обеспечения управления 2.3. Положение о службе документационного обеспечения управления 2.4. Регламентация деятельности работников службы документационного обеспечения управления 2.5. Инструкция по документационному обеспечению управления 1.1. Понятие документооборота. Характеристики документооборота. Совокупность перечисленных технологий, включая и специфические моменты, связанные с видом обрабатываемой документации, традиционно назывались термином «документооборот». Исходя из установленного термина (ГОСТ Р 7.0.8—2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»), что документооборот — это «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки» и из того, что это определение не претерпело изменений за последние 20 лет, следует, что полного тождества между понятиями «технологии документирования управленческой деятельности» и «документооборот» нет. Документооборот оперирует официальными, т.е. полностью оформленными документами и, как правило, рассматривает движение только отдельных документов, в то время, как на практике значительную часть деятельности по документационному обеспечению организации занимает работа с проектами и пакетами документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия. Но подобные содержательные расхождения не препятствуют использованию привычного и устоявшегося термина при описании конкретных технологических процессов обработки документов. Соответственно, по масштабам движения документов можно выделить документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации как юридического лица, корпорации с рядом филиалов, отрасли управления, государства в целом. Но для нормативно-методической разработки необходимо выбрать базовый объект, обладающий полным набором технологических процессов, с одной стороны, и достаточно простой для описания этих процессов — с другой. Основываясь на этом критерии, нормативные акты и методические пособия, в частности Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), рассматривают в качестве базового объекта документооборот организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента. Порядок движения документов в организации вторичен по отношению к структуре организации и внутреннему распределению обязанностей, в том числе неформальной системе субординационных отношений. Однако это не значит, что система организации документооборота не поддается самостоятельному регулированию и нормированию. Документооборот в организациях состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами содержательной обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др. Поступающие в организацию документы образуют поток входящей корреспонденции, которая, пройдя необходимые стадии обработки, разбившись на «ручейки» в виде конкретных поручений попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение. В подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками, также формируются документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток отправляемой корреспонденции. Кроме того, в организациях, как правило, циркулируют документы, созданные в ней и не предназначенные к выходу за ее пределы — потоки внутренней документации. Их путь начинается у одних сотрудников-авторов и заканчивается у других сотрудников-исполнителей. Так что, в начале их путь — это путь отправляемых документов, а продолжение — путь получаемых документов. Другой характеристикой документооборота может являться видовой состав документов, например: — распорядительные документы органов власти и вышестоящих организаций; — акты и справки проведения вневедомственных проверок; — статистическая отчетность; — письма-запросы о деятельности организации; — письма-ответы на инициативные запросы своих сотрудников; — материалы (приглашения, тезисы выступлений, решения, протоколы и др.) по участию в деятельности коллегиальных органов и научных, общественных мероприятий и т.д. Каждый вид документа имеет свой путь движения, который можно проследить, описать и закрепить за ним. Большое значение в организации документооборота имеет авторство документов. Предложения, заявления и жалобы граждан, докладные и объяснительные записки, трудовые контракты, документы, полученные из органов власти, и другие имеют разные технологии обработки. Одной из основных характеристик документооборота является не только объем документопотоков, но и их цикличность. С учетом этих факторов организуется вся работа служб документационного обеспечения управления, определяется количественный состав сотрудников, режим труда руководителей, непосредственно участвующих в организации прохождения документов в учреждении, оснащение необходимыми техническими средствами. Значительно различаются методы и этапы обработки документации в зависимости от способа пересылки, срочности исполнения, степени ограничения доступа к составу информации. Критерии различий между группами документов могут быть и иными, но их поиск и выделение имеют смысл только при одном условии — существенное влияние на технологии обработки и прохождения документации. В настоящее время параллельно применяется несколько способов передачи документов от одного адресата другому. Документы, как и в прошедшие времена, посылаются с официальными курьерами или фельдъегерской связью, передаются неофициальными посыльными «с оказией», пересылаются по почте, телеграфу. Для передачи документной информации используются: телефонные аппараты, аппараты факсимильной связи, информационно-вычислительные сети. Если относительно недавно подавляющее большинство документов поступало и обрабатывалось централизованно в специальном подразделении — экспедиции и сам процесс обработки получаемых и отправляемых документов назывался экспедиционной обработкой, то в настоящее время все большее количество информации поступает непосредственно в структурные подразделения, конкретным сотрудникам на рабочие места, оснащенные терминалами информационно-вычислительной сети (в том числе персональными компьютерами), минуя экспедицию. Сдерживающим фактором массового перехода к таким способам пересылки корреспонденции в данном случае выступают не технические сложности, а скорее проблемы обеспечения юридической значимости пересылаемой корреспонденции. Поэтому не только быстрое доведение документов до конечных пользователей (исполнителей), но и четкая организация, фиксация самого факта получения и отправки документов приобретает важнейшее значение для всей организации документооборота. В документообороте, или порядке движения документов в организации, выделяется несколько этапов: — экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию, и фиксация самого факта их поступления; — предварительное рассмотрение документов службой ДОУ; — организация движения документов внутри организации, включая доведение документов до исполнителей и придание юридической силы проектам документов; — обработка исполненных и отправляемых документов. 1.2. Экспедиционная обработка поступающей корреспонденции Целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку, т.е. независимо от адресата корреспонденция должна передаваться должностным лицам для внесения в регистрационные базы данных — зафиксировать сам факт (и время) поступления документов. Этот этап достаточно традиционен и, как правило, не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил. Так, корреспонденция, доставляемая курьерами (в том числе и выступившими в роли курьера сотрудниками), поступающая по почте, по факсимильной связи, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным лицом (лицами): секретарем фирмы, работником службы ДОУ (канцелярии, общего отдела и др.), секретарями структурных подразделений. В небольших фирмах такое должностное лицо должно быть одно. При необходимости сотрудник, принимающий информацию, расписывается в разносной книге, журнале или квитанции в приеме документов и отмечает дату их получения При наличии в организации дежурных сотрудников получение документов от курьеров в нерабочее время должно входить в их обязанности, а вот проведение полной экспедиционной обработки поступающих документов может проводиться сразу по их получении или в первый рабочий день, исходя из характера деятельности организации, корреспондента и других факторов. Если на конверте имеются надписи «Срочно», «Вручить немедленно» и др., то отмечается, как и в документах, полученных по проводной связи, точное время их получения, например: 26.09.201410:05. До вскрытия корреспонденции должна быть проверена правильность ее доставки и целостность упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция работниками экспедиции без задержки должна быть отправлена адресату. При поврежденной упаковке особенно тщательно проверяются механические повреждения и полнота присланных материалов, фиксируются выявленные дефекты, в серьезных случаях составляется справка (докладная записка, акт), которая присоединяется к полученным документам для принятия руководством решения по данному факту, например: Упаковка корреспонденции от ООО «Сыры» содержит явные следы вскрытия. Общее количество листов вложения в сопроводительном письме не указано. Заведующий канцелярией _ П. Н. Дубова (подпись) 26.09.2014 Но инцидент не должен вызывать прекращения или замедления обработки поступающих документов. В экспедиции при обработке не вскрывается корреспонденция, имеющая отметку «Лично», документы на машинных носителях, а также адресованная общественным организациям (профсоюзным, студенческим и др.). При вскрытии корреспонденции упаковка (конверты) уничтожается, исключения делаются только в следующих случаях: — в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке; - в документе не проставлена дата и ее приходится устанавливать, но почтовому штемпелю; - если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) отметки «Лично» не было; — при необходимости взыскать с корреспондента доплату почтовой службе. На поступающих документах проставляется отметка (штампом или от руки), включающая порядковый номер поступления, дату поступления и, при необходимости, количество листов. Иногда для повышения исполнительской дисциплины в дополнение к требованиям ГОСТов руководители организации обязывают сотрудников ставить при обработке почты свою подпись. Ее ставят без расшифровки. Регистрационные штампы принято ставить на первом листе документа, в правом верхнем углу: ПАО «ТПП» 26.09.2014 № 4876 на 6 листах Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп может ставиться на конвертах и упаковке пакетов; при позднейшей регистрации эти штампы должны быть продублированы и на документах, содержавшихся в этих упаковках. При получении документов с сопроводительным письмом целесообразна перестановка (дублирование) регистрационных штампов на письме и его дублирование на первом листе приложения, так как сотрудники работают не с сопроводительными письмами, а с приложениями к ним. Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года в общем валовом порядке или раздельно по видам корреспонденции. Нередко при большом количестве телеграмм их нумеруют только в течение месяца, начиная следующий месяц с единицы. На документах, подлежащих централизованному хранению в службе ДОУ, может ставиться на полях первого листа дополнительная отметка (добавляется штампом): «Подлежит возврату». Если документ присылается повторно, то следует установить по информационно-поисковой базе данных местонахождение ранее присланного документа и отметить это на поступившем экземпляре, например: Первичный документ от 10.09.2014 в Службе персонала. Удобнее для этого также использовать правый верхний или левый нижний угол первого листа документа. Экспедиционная обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции после его окончания, а также в нерабочие дни. Корреспонденция, не вскрывавшаяся для экспедиционной обработки, сразу же сортируется по адресатам. После внесения в регистрационные базы данных сведений о поступивших документах к ним добавляется корреспонденция, имеющая точный адресат: структурное подразделение или конкретный сотрудник. Порядок и срочность экспедиционной обработки документов должны зависеть в первую очередь от их содержания, а не от вида почтового отправления. Так, телеграммы и телефонограммы, не требующие, исходя из их содержания, срочного исполнения, следует обрабатывать вместе с остальной корреспонденцией. При необходимости срочного исполнения любого документа, в том числе телеграммы, письма и др., службе ДОУ должно быть вменено в обязанность знакомить предполагаемого исполнителя с его содержанием до прохождения документом всех стадий обработки. Установлен в ГСДОУ и срок ответов на такую корреспонденцию — двое суток. 1.3. Предварительное рассмотрение документов Для диспетчеризации (распределения по исполнителям) большинства документов недостаточно знакомства с заголовком, требуется хотя бы бегло ознакомиться с их содержанием. В этом случае значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения поступающих документов является рекомендуемое ГСДОУ предварительное рассмотрение. Оно может производиться в службе ДОУ на основе делегирования руководителем прав и заключается в самостоятельном распределении доверенным сотрудником документов на потоки — для обязательного рассмотрения руководителем и направляемые непосредственно в структурные подразделения исполнителям. При диспетчеризации поступивших документов учитывается: — важность содержания; — вид документа (закон, распоряжение, письмо, отчет и т.д.); — сложность и новизна поставленных вопросов; — авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества; — реальная срочность исполнения документа. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении корреспонденции оказывает использование внутренних справочных материалов: — примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством; — перечня должностных лиц и их обязанностей; — технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д. Руководству следует направлять только документы, полученные из администрации Президента, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц. Руководитель, как правило, не должен лично принимать документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций. В любом случае служба ДОУ должна быть уведомлена, кому документ определен на исполнение и какое решение руководителем принято и зафиксировано в резолюции, а сами документы должны быть зарегистрированы, в том числе и для последующего информирования заинтересованных организаций по их запросам о ходе исполнения документов. |