ДОКУМЕНТООБОРОТ КАК СОСТАВНАЯ ЧАСТЬ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА. Документооборот как составная часть делопроизводства

• Название: Документооборот как составная часть делопроизводства
• Анкор: ДОКУМЕНТООБОРОТ КАК СОСТАВНАЯ ЧАСТЬ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
• Дата: 10.04.2022
• Размер: 84.91 Kb.
• Имя файла: kursovaya.docx
• Тип: Курсовая; #460627
• страница: 3 из 4

ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ПОСТРОЕНИЕ СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

2.1. Организационная структура службы документационного обеспечения управления

Термин «структура» обозначает каркас, основу. Любое предприятие имеет определенный каркас, связующий все его подразделения, службы, органы. Различают организационно-производственную структуру управления и организационную структуру управления.

Организационно-производственная структура отражает построение управляемой системы, структура управления — управляющей, а организационная структура предприятия — построение и взаимосвязь этих двух систем.

Структура управления должна отвечать назначению предприятия, его целям. Аппарат управления строится с учетом необходимого обоснования количества звеньев (по горизонтали) и ступеней или уровней управления (по вертикали). Звено управления — структурное подразделение или отдельные специалисты, выполняющие соответствующие функции управления. Звенья бывают ниже-, вышестоящие и равнозначные. Ступень (уровень) управления — совокупность равнозначных звеньев. Количество ступеней определяет тип структуры с точки зрения ее сложности. Структура может быть двух-, трех- и четырехступенчатой.

Количество звеньев на каждой ступени структуры управления зависит от объема работ по выполнению соответствующих функций. Тип структуры управления определяется типом организационной структуры предприятия.

Подразделения предприятия — элементы внутренней структуры предприятия, выполняющие определенные функции и занимающие определенное место в процессе его производственно-хозяйственной деятельности. Любое предприятие состоит из действующих на началах внутреннего хозяйственного расчета или арендного подряда подразделений — производств, цехов, отделений, участков, ферм, бригад, звеньев, бюро, лабораторий, отделов и др.

Сложные организации осуществляют четкое горизонтальное разделение за счет образования подразделений, выполняющих конкретные задания и добивающиеся достижения конкретных целей. Такие подразделения часто называют отделами или службами, но существуют и другие названия. В небольших организациях разделение труда может не прослеживаться достаточно четко.

Подразделения обычно классифицируют либо по основным видам деятельности, либо по географическому признаку. Классическим примером горизонтального разделения труда на производственных предприятиях, например, являются производство, маркетинг, финансы.

Помимо горизонтального разделения труда в управлении существует вертикальное разделение труда, которое отделяет работу по координированию действий от самих действий.

Эти две формы разделения труда органично связаны между собой. Основные структурные подразделения имеют следующие названия в соответствии со структурой организации и выполняемыми функциями: управление, отдел, сектор, департамент, функциональная группа. Причем в управление могут входить несколько отделов.

Количество звеньев, подчиненных одному руководителю, не должно превышать установленной нормы управляемости (Ну). В настоящее время ориентируются на следующие нормы управляемости. Для бригадиров производственных бригад Ну составляет 25—30 человек, для начальников цехов — 6—12 человек, а для руководителя предприятия — 5—8 человек. Соблюдение нормы управляемости на каждом уровне управления позволяет обеспечить нормальный психофизиологический режим работы каждому руководителю.

Документационное обеспечение — один из важнейших видов управленческой деятельности, выполнение которой возлагается на специальное подразделение — управление, отдел, департамент, сектор и Т.п.

В соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) данное подразделение должно действовать на правах самостоятельного структурного элемента и подчиняться непосредственно руководителю организации. Название данного подразделения, его должностной состав, структура устанавливаются вышестоящей организацией, а если такой нет, то руководством организации. Типовые наименования данного структурного подразделения: управление делами, общий отдел, канцелярия, секретариат имеют одно общее наименование — служба документационного обеспечения управления (ДОУ).

В небольших учреждениях, с незначительным объемом документооборота, создание данного структурного подразделения нецелесообразно, достаточно ввести в штат сотрудника, выполняющего всю работу по документационному обеспечению управления. Это может быть секретарь, секретарь-референт, инспектор по делопроизводству, документовед, делопроизводитель.

Основными задачами службы ДОУ являются:

— постановка и ведение информационно-документационного обеспечения управленческой деятельности;

— совершенствование форм и методов работы с документами;

— обеспечение единого порядка документирования;

— организация работы с документами;

— построение информационно-поисковых систем;

— контроль исполнения документов;

— подготовка дел к передаче в архив;

— сокращение документооборота;

— унификация форм документов;

— разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организациях, их структурных подразделениях;

— внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

В соответствии с поставленными задачами служба документационного обеспечения управления выполняет следующие функции:

— осуществление первоначальной обработки документов;

— регистрация документов;

— ведение информационно-справочной работы по документам;

— организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству;

— осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

— регулирование хода исполнения документов;

— контроль прохождения, оформления и исполнения документов;

— обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов;

— систематическое информирование руководства по вопросам исполнения документов в срок;

— организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов;

— разработка и проектирование бланков документов;

— разработка номенклатуры дел организации;

— обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

— организация работы по обращениям граждан;

— организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

— разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

— осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

— проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

— организация работы ведомственного архива;

— повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архивов;

— проведение совещаний и консультаций по вопросам делопроизводства;

— организация рабочих мест;

— подготовка предложений по автоматизации рабочих мест;

— улучшение условий труда работников.

Должностной состав службы ДОУ включает три категории работников:

— руководители;

— специалисты;

— технические исполнители.

2.2. Формы организации документационного обеспечения управления

Для эффективного выполнения возложенных на службу ДОУ функций разрабатывается соответствующий пакет организационных и нормативных методических документов — положение о службе ДОУ, должностные инструкции работников, инструкция по документационному обеспечению управления, правила работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан и т.п. Таким образом, в нормативных правовых документах службы ДОУ закрепляется, прежде всего, выбранная в учреждении организационная форма постановки делопроизводства, ее должностной состав, технология работы с документами.

Существуют три формы организации документационного обеспечения управления:

— централизованная;

— децентрализованная;

— смешанная.

Централизованная форма документационного обслуживания используется в фирмах и небольших учреждениях. Такая форма постановки документационного обеспечения управления предполагает сосредоточение в одном подразделении всей работы с документами: от получения до сдачи в архив. Преимущества централизованной обработки документов заключаются в рационализации делопроизводственных работ.

Децентрализованная форма постановки документационного обеспечения управления предполагает, что каждое структурное подразделение имеет свою службу делопроизводства и самостоятельно ведет все виды работ с документами. Данная форма используется в территориально распределенной организации, когда выполнение делопроизводственных работ в одном месте невозможно.

В крупных организациях устанавливается смешанная форма документационного обеспечения управления — когда часть операций ведется централизованно, а часть в структурных подразделениях. Например, регистрация документов, поступивших на имя руководства, проводится централизованно службой ДОУ, а бухгалтерских, кадровых, финансовых — в соответствующих структурных подразделениях.

Структуру службы ДОУ устанавливают в зависимости от объема работ и принадлежности к определенной группе организаций. В министерствах и ведомствах — управление делами, в научно-исследовательских институтах, заводах, на других государственных и негосударственных предприятиях создается отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, в исполнительных органах власти и местного самоуправления — общий отдел.

Каждое из вышеперечисленных структурных подразделений включает в себя специализированные структурные элементы: отдел, бюро, группу, сектор. Каждое подразделение выполняет одну или несколько функций. Управление делами включает в себя:

— инспекцию при министре или руководители ведомства;

— отдел писем;

— канцелярию;

— протокольное бюро;

— секретаря коллегии;

— бюро учета и регистрации;

— экспедицию;

— компьютерный центр обработки текстовых документов;

— копировально-множительное бюро;

— бюро правительственной переписки;

— отдел писем;

— отдел совершенствования работы с документами;

— центральный архив.

Канцелярия или Отдел документационного обеспечения управления

могут включать:

— группу по приему и обработке входящих и исходящих документов;

— группу по учету и регистрации документов;

— группу по работе с обращениями граждан;

— архив;

— секретарей руководителей и структурных подразделений;

— групп по контролю;

— копировально-множительное бюро.

Структура общего отдела включает следующие подразделения:

— канцелярия;

— группа контроля;

— протокольный отдел;

— группа совершенствования работы с документами;

— группа обращений граждан;

— копировально-множительное бюро;

— архив.

2.3. Положение о службе документационного обеспечения управления

Положение о службе ДОУ — это документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности службы и определяющий ее роль и место в системе управления организацией. Положение должно разрабатываться совместно с руководителем службы ДОУ, им подписываться, согласовываться с юрисконсультом (если он есть) и утверждаться руководителем организации. Основанием для внесения изменений в Положение является приказ руководителя организации.

Положение должно быть разработано в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 15489.1—2007 «Управление документами» и Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). Текст положения должен состоять из следующих основных разделов.

— Общие положения.

— Основные задачи.

— Функции.

— Права.

— Ответственность.

— Взаимоотношения. Связи.

В разделе «Общие положения» указываются: полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.

В разделе «Основные задачи» перечисляются основные задачи, решаемые подразделением и определяющие характер и направления деятельности подразделения.

В разделе «Функции» указываются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

В разделе «Права» перечисляются права, которыми наделяется подразделение в лице его руководителя.

В разделе «Ответственность» устанавливаются виды дисциплинарной, административной, при необходимости — и уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им, а также указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами данного вида документов являются наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения, утверждаются руководителем организации.

2.4. Регламентация деятельности работников службы документационного обеспечения управления

Наименования должностей и квалификационные требования к работникам службы ДОУ установлены в «Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистом и других служащих».

Квалификационные характеристики на предприятиях, в учреждениях и организациях могут применяться в качестве нормативных документов прямого действия или служить основой для разработки внутренних организационно-распорядительных документов должностных инструкций. При необходимости обязанности, включенные в характеристику определенной должности, могут быть распределены между несколькими исполнителями.

Квалификационная характеристика каждой должности имеет три раздела. В разделе «Должностные обязанности» установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих.

В разделе «Должен знать» содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных правовых актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей.

В разделе «Требования к квалификации» определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и требования к стажу работы. Уровни требуемой профессиональной подготовки приведены в соответствии с Федеральным законом «Об образовании» от 29.12.2012 № 273-ФЗ.

В Справочник не включены квалификационные характеристики производных должностей (старших и ведущих специалистов, а также заместителей руководителей подразделений). Должностные обязанности этих работников, требования к их знаниям и квалификации определяются на основе содержащихся в Справочнике характеристик соответствующих базовых должностей. Приведем два примера.

Пример квалификационной характеристики заведующего канцелярией.

Заведующий канцелярией

Должностные обязанности. Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их передаче на хранение. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии.
Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства: ГСДОУ, стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; структуру предприятия, учреждения, организации; организацию делопроизводства; схемы документооборота; порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив, системы организации контроля за исполнением документов; правила обращения с оргтехникой и другими техническими средствами управленческого труда; основы экономики, организации производства, труда и управления, законодательство о труде правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее трех лет.

Пример квалификационной характеристики документоведа.

Документовед

Должностные обязанности. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа). Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Организует внедрение систем ведения документации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе бумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации без и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативные методические документы но вопросам документационного обеспечения. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

Должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления; порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления; методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем; порядок оформления, классификации, хранения и экспертизы ценности документов; организацию архивного дела; нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; основы программирования; методы проектирования и актуализации баз и банков данных; основы эргономики, социальной психологии, социологии, документообразование; отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления; основы экономики, организации труда и управления, законодательство о труде, правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.