Звіт О. Артюх. Дослідження інформаційної системи підприємства (організації)

• Название: Дослідження інформаційної системи підприємства (організації)
• Дата: 05.05.2022
• Размер: 106.34 Kb.
• Имя файла: Звіт О. Артюх.docx
• Тип: Документы; #513482

Міністерство освіти і науки України

Національний університет «Острозька академія»

Кафедра економіко-математичного моделювання та інформаційних технологій


Звіт

про виконання самостійної роботи

з курсу «Інформаційний менеджмент»

на тему:

«Дослідження інформаційної системи підприємства (організації)»

на прикладі управління праці і соціального захисту населення Березнівської райдержадміністрації

Виконала

Артюх О.М.

Перевірив:

д.е.н., професор Аверкина М.Ф.
Острог,

2020

Зміст

1. Структура й зміст інформаційних потоків, що надходять в установу й циркулюють усередині 3

2. Схема підрозділу 4

3. Схема бізнес-процесу, схема інформаційних потоків 6

4. Аналіз раціональності інформаційних потоків 9

5. Оцінка рівня інформаційної безпеки на підприємстві та економічна ефективність 10

Висновки 11

1. Структура й зміст інформаційних потоків, що надходять в установу й циркулюють усередині

Інформаційне забезпечення є базою, на якій ґрунтується управлінська діяльність. Інформацію слід розглядати як деяку сукупність різних повідомлень, відомостей, даних про відповідні предмети, явища, процеси, відношення та ін. Ці відомості, систематизовані і перетворені у придатну для використання форму, відіграють в управлінні надзвичайно важливу роль. Як відомо, інформаційний потік – це сукупність повідомлень, які циркулюють у системі, і необхідні для здійснення процесів управління. Інформаційний потік характеризується: джерелом виникнення, напрямом, періодичністю, ступенем сталості, структурою, обсягом і щільністю, видом носія інформації, інформаційною ємністю окремих повідомлень, ступенем використання.

Розвиток апаратно-програмного забезпечення інформаційних технологій створює умови інформаційного насичення робочих місць в організації з інтеграцією різних видів інформаційних повідомлень.

Розрізняють чотири види інформаційних потоків у організації:

1. Обмін між організацією та зовнішнім середовищем. Оскільки це є державна неприбуткова організація, то не потребує ні маркетингових заходів, ні реклами. Основним видом обміну інформацією із зовнішнім середовищем є зв’язки з громадськістю (прийом документів, зустрічі з громадянами на місцях).

2. Міжрівневий обмін інформацією в організації:

- нисхідні потоки інформації, якими повідомляють персоналу про поточні завдання, конкретні доручення, зміну пріоритетів та ін.;

- висхідні потоки інформації – звіти про виконання завдань, пропозиції з удосконалення технології та ін., за допомогою яких керівництво інформують про поточні та можливі проблеми, про можливі варіанти рішень.

Також до міжрівневих інформаційних потоків варто додати обмін інформацією та подання звітів до над системи організації – департаменту соц..захисту населення.

3. Горизонтальний обмін інформацією:

- наради керівників суміжних підрозділів, задіяних у виконанні спільних завдань;

- наради керівників підрозділів, які мають схожі виробничі завдання.

4. Неформальний обмін інформацією:

- обговорення виробничих питань під час неформальних зустрічей (під

час обідньої перерви, святкових заходів та ін..).

Отож, можна зробити висновки про наявність та типи інформаційних потоків у організації.

2. Схема підрозділу

Управління праці та соціального захисту населення Березнівської райдержадміністрації складається з декількох відділів. На рис. 1 зображено структурну схему відділу соціальних допомог і компенсацій.


Рис. 1. Структурна схема відділу соціальних допомог і компенсацій управління праці та соціального захисту населення Березнівської райдержадміністрації
Загалом у відділі працює 14 спеціалістів, які виконують різні обов’язки, залежно від того, в якому секторі працюють. Відповідно, різняться інформаційні потреби та інформаційні потоки. Начальник управління виконує такі функції:

1) здійснює керівництво управлінням, несе персональну відповідальність за організацію та результати його діяльності, сприяє створенню належних умов праці в управлінні;

2) подає на затвердження голові районної держадміністрації положення про управління;

3) затверджує посадові інструкції працівників управління та розподіляє обов’язки між ними;

4) планує роботу управління, вносить пропозиції щодо формування планів роботи районної державної адміністрації;

5) вживає заходів щодо удосконалення організації та підвищення ефективності роботи управління;

6) звітує перед головою районної держадміністрації про виконання покладених на управління завдань та затверджених планів роботи;

7) представляє інтереси управління у взаємовідносинах з іншими структурними підрозділами районної держадміністрації, з департаментом соціального захисту населення обласної держадміністрації, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями – за дорученням керівництва районної державної адміністрації;

8) видає у межах своїх повноважень накази, організовує контроль за їх виконанням

9) подає на затвердження голови районної державної адміністрації проекти кошторису та штатного розпису управління в межах визначеної граничної чисельності та фонду оплати праці його працівників;

10) розпоряджається коштами у межах затвердженого головою районної держадміністрації кошторису управління;

11) здійснює добір кадрів;

12) організовує роботу з підвищення рівня професійної компетентності державних службовців управління;

13) призначає на посаду та звільняє з посади у порядку, передбаченому законодавством про державну службу, державних службовців управління, присвоює їм ранги державних службовців, приймає рішення щодо їх заохочення та притягнення до дисциплінарної відповідальності;

14) проводить особистий прийом громадян з питань, що належать до повноважень управління;

15) забезпечує дотримання працівниками управління правил внутрішнього трудового розпорядку та виконавської дисципліни, а також здійснює інші повноваження, визначені законом.

Загалом відділ соціальних допомог і компенсацій приймає заяви, інші документи, на підставі яких призначає різні види соціальних допомог:

- допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами;

- допомоги при народженні дитини;

- допомоги на дитину, яка перебуває під опікою чи піклуванням;

- допомоги на дітей одиноким матерям;

- державної соціальної допомоги малозабезпеченим сім'ям;

- державної соціальної допомоги інвалідам з дитинства та дітям-інвалідам;

- тимчасової допомоги на дітей, батьки яких ухиляються від сплати аліментів;

- державної соціальної допомоги особам, що не мають права на пенсію та інвалідам;

- компенсацій фізичним особам, що надають соціальні послуги;

- допомоги на догляд за інвалідами І чи ІІ групи внаслідок психічного розладу;

- допомога при усиновленні дитини;

- одноразової винагороди жінкам, яким присвоєно почесне звання України „Мати – героїня”;

- державної соціальної допомоги на дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування та грошового забезпечення батькам-вихователям і прийомним батькам за надання соціальних послуг у будинках сімейного типу та прийомних сім’ях;

- субсидій на житлово-комунальні послуги, скраплений газ, тверде та рідке пічне побутове паливо.

Для призначення будь-якого виду допомоги необхідно звернутися до відділу соціальних допомог із заявою, що складається за формою, затвердженою Мінпраці та надати певний перелік документів, необхідних для призначення. Прийомом документів займаються спеціалісти відповідного сектору. На основі наявної інформації, спеціалісти відділу прийому документів формують справу та передають у сектор прийняття рішень. Відповідно спеціалісти цього сектору перевіряють справу та вносять дані в програму, яка визначає розмір допомоги. Після цього справу відправляють на перевірку Центр по нарахуванню.

Отож, можна зробити висновки про відповідну схему підрозділу та службові обов’язки осіб, що беруть участь у обміні інформацією.

3. Схема бізнес-процесу, схема інформаційних потоків

Бізнес-процес являє собою сукупність бізнес-операцій, певну кількість внутрішніх видів діяльності, що починаються з одного або більше входів і закінчуються створенням продукції (чи послуги), необхідної клієнту. Призначення кожного бізнес-процесу полягає у задоволенні клієнта, або споживача послуг управління. Тому схема бізнес-процесу управління праці та соц. захисту населення може бути представлена наступним чином:


Рис. 2. Схема бізнес-процесу управління праці та соц. захисту населення Березнівської райдержадміністрації
Попри відносну схожість бізнес-процесу (надання послуг) усіх відділів організації, варто зазначити суттєву різницю у схемі інформаційних потоків та власне інформаційних повідомлень, що циркулюють у кожному відділі окремо та в організації в цілому.

Отож, схема інформаційних потоків в управлінні праці та соц. захисту населення Березнівської райдержадміністрації представлена на рис. 3. Варто зазначити, що надсистемою представленої організації виступає одночасно і Департамент соц..захисту, і Березнівська райдержадміністрація. Інформація, що надходить до установи, має вигляд розпоряджень облдержадміністрації, райдержадміністрації та голови райдержадміністрації, а також Законів України, Актів і т.п. Інформація вихідна з системи у над систему представлена у вигляді звітів начальника, а також відправлення справ на перевірку в Центр по нарахуванню.


Рис. 3. Схема інформаційних потоків у організації

Іншим джерелом надходження інформації до системи є інформація з зовнішнього середовища (позначено білими стрілками на схемі). Проте не всі відділи приймають документи безпосередньо у громадян, а лише відділи персоніфікації, соціальних допомог та чорнобильський відділ.

Інформаційні потоки від над системи до власне системи представлені у вигляді резолюцій та наказів начальника управління, що передаються його заступникам та начальникам відділу. Каналами зворотного зв’язку надходить відповідно звіти начальників відділу. Відповідно начальники відділів передають інформацію до спеціалістів своїх відділів. Окрім відділу соціальних допомог, де наявні сектор прийому документів та сектор прийняття рішень.

Інформаційні потоки, що функціонують всередині організації наведені в таблиці 1.
Таблиця 1

Опис інформаційних зв’язків організації

Джерело інформації	Одержувач інформації	Тип інформації
Відділ персоніфікації	Чорнобильський відділ	Статистичні дані
Відділ персоніфікації	Відділ бух обліку	Нарахування пільг
Відділ соц. допомог	Відділ бух обліку	Нарахування допомог, субсидій
Відділ соц. допомог	Відділ соц. Інспекторів	Нарахування, призначення, справи для проведення актів перевірок
Чорнобильський відділ	Відділ бух обліку	Статистичні дані

Отож, можна зробити висновки про наявність відповідних інформаційних потоків в організації, а також типів інформаційних повідомлень, що циркулюють як в середині управління, так і за його межами.

4. Аналіз раціональності інформаційних потоків

Існуюча схема документообігу та інформаційних потоків зумовлена необхідністю дотримання державних інструкцій щодо надання послуг громадянам. Структура і функції відділів організації є відносно чіткою. Перелік вхідних, вихідних та проміжних документів кожного відділу регламентує держава, дотримання цього порядку є обов’язковим.

Оскільки робота держслужби є досить структурованою, то не важно визначити основні форми документів, а також їх склад і траєкторію руху всередині організації. Також чітко визначеними є процеси формування документів та прийняття рішень.

Попри це, така чітка регламентованість має ряд недоліків. Наприклад, при впровадженні нових послуг і сервісів у сфері надання соціальних послуг, виникає необхідність створення нових відділів. Ця необхідність не завжди може бути задоволена, внаслідок чого здійснюється перевантаження спеціалістів наявних відділів.

Також значним недоліком є необхідність «паперового» оформлення кожної справи, тобто відсутність електронної системи, що цілком могла б бути розроблена, зважаючи на чіткі вимоги щодо вхідних документів. Попри наявність в управлінні ІС (АСПД, ЄДАРП, Наш дім), що виконують функції зберігання та видачі інформації, а також визначення розміру допомоги, їх функціонал далекий від оптимального. Враховуючи зв'язок управління з іншими державними інституціями (Пенсійний фонд, фіскальна служба) виникає необхідність розробки такого ПЗ, що забезпечить безперебійний обмін даними між цими структурами в єдиному форматі та з можливістю додавання сервісів, а також з врахуванням попередніх змін у законодавстві. Це призведе до автоматизації багатьох процесів та усунення дублювання інформації, що необхідна для роботи усіх вищеназваних установ.

Отож, можна зробити висновки про відносну раціональність інформаційних потоків, проте наявну потребу їх вдосконалення.

5. Оцінка рівня інформаційної безпеки на підприємстві та економічна ефективність

Інформаційна безпека відіграє надзвичайно важливу роль у будь-якій державній структурі, оскільки йдеться про конфіденційну інформацію громадян. Для оцінки рівня інформаційної безпеки використовується ряд методів і показників. Також важливо класифікувати і попередити можливі загрози для організації.

Будь-який доступ до файлів та даних щодо громадян є строго обмеженим і регламентованим. Захист даних забезпечується перш за все на юридичному рівні, тобто на рівні законів та норм, що передбачаються в Законах України «Про інформацію», «Про державну таємницю», «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах», та ін.. Також дотримуються Правила забезпечення захисту інформації в інформаційних, телекомунікаційних та інформаційно-телекомунікаційних системах.

Працівники організації не мають права втручатись в роботу ПЗ (ІС), якими користуються. Їх обслуговування і перевірка відбуваються у відділі автоматизації Департаменту, тобто ця функція належить над системі. Інформаційне забезпечення на різних рівнях відповідає інформаційним потребам, крім зазначених вище випадків.

В організації проводиться розробка методології та методик аналізу загроз та системи забезпечення інформаційної безпеки на всіх рівнях. Здійснюються організаційні, правові заходи, а також технічне забезпечення із захисту інформації. Також варто зазначити, що проводиться аудит і контроль функціонування системи інформаційної безпеки на всіх рівнях та за допомогою фізичних, програмних, законодавчих та організаційних методів.

Економічна ефективність полягає у відношенні витрат до результатів. Відповідно, витратами є витрати людських ресурсів, часу та витрат державного бюджету. Вигода від використання ІС є очевидною і полягає у автоматизації процесів нарахування та зберігання інформації. Це є ефективним, проте є широкі можливості для подальшої автоматизації цих процесів, та, відповідно, підвищення ефективності роботи організації.

Отож, можна зробити висновки про інформаційну безпеку організації, що гарантується на рівні держави.

Висновки

Отож, варто відзначити високу потребу аналізу інформаційних потоків будь-якої організації. На прикладі управління праці і соціального захисту населення Березнівської райдержадміністрації було проведено дослідження видів інформаційних потоків. Аналіз вертикальних та горизонтальних інформаційних потоків дозволяє чітко структурувати джерело та отримувача необхідних інформаційних повідомлень у певному визначеному форматі. Окрім того було зазначено доцільність використання ІС в роботі організації. Основними перевагами їх використання є економія часу та людських ресурсів, надійність та збереження даних, проте недоліками є незначна гнучкість та тенденція до морального зносу. Тому, основною рекомендацією можна назвати підвищувати технологічність та автоматизацію процесів від вищого рівня (рівня над системи) до власне організації з подальшою можливістю внесення нових технологій відповідно до змін законодавства.

У роботі проведено аналіз схеми підрозділу, а саме відділу соціальних допомог і компенсацій. Варто зазначити особливість цього відділу – наявність двох секторів, що зумовлене бізнес-процесом організації та відповідною різницею вхідних та вихідних повідомлень. Аналіз посадових обов’язків посадових осіб дає більше розуміння процесів та відповідної інформації, яка циркулює в самій організації.

Детальний аналіз схеми інформаційних потоків управління праці та соціального захисту населення Березнівської райдержадміністрації дозволяє чітко зрозуміти направленість та тип інформації, що передається в середині організації, а також за її межі. Так, наприклад, чітко виділені відділи, які приймають інформацію та документи безпосередньо з зовнішнього середовища, та які саме інформаційні повідомлення необхідні для роботи того чи іншого відділу.

Варто зазначити, що проведений аналіз наявних інформаційних потоків дає можливість дослідити їх раціональність та можливості вдосконалення. У роботі надано відповідну інформацію, а також зазначені певні проблеми та можливі способи їх вирішення. Серед можливих методів покращення інформаційних потоків та інформаційного середовища, а також більшого впровадження автоматизації та нових ІС, варто зазначити відповідну ускладненість цього процесу у зв’язку з необхідністю координування подібних дій з вищими органами державного управління.

Аналіз інформаційної безпеки та економічної ефективності свідчить про достатній їх рівень, проте необхідно впроваджувати нові заходи безпеки відповідно до розвитку технологій, а так і загроз.