Власова Н.. Электронный документооборот и рекомендации по его совершенствованию на примере деятельности клиентской службы в г. Чернушка Государственного учреждения отделения пфр рф по Пермскому краю
 Скачать 5.31 Mb.
|
|
Электронный документооборот и рекомендации по его совершенствованию на примере деятельности клиентской службы в г. Чернушка Государственного учреждения отделения ПФР РФ по Пермскому краю Автор работы: студентка 3 курса группы ДО-199 Власова Н.С. Цель работы – проанализировать организацию электронного документооборота в обслуживании клиентов Задачи исследования Изучить сущность, принципы и значение электронного документооборота. Изучить виды и проанализировать основные задачи электронного документооборота. Описать организацию электронного документооборота в клиентской службе и выявить их преимущества и недостатки. Изучить организационную характеристику и нормативно-правовую базу деятельности ПФР в г. Чернушки. Проанализировать организацию работы с электронными документами в клиентской службе ПФР г. Чернушки. Описать меры ответственность за несоблюдение норм и правил ведения электронного документооборота в ПФР г. Чернушки. Составить рекомендации по совершенствованию электронного документооборота в ПФР г. Чернушки. База исследования Клиентская служба в Пенсионном фонде России г. Чернушки. Объект дипломной работы Предмет дипломной работы Электронный документооборот в клиентской службе организации. Организация работы с электронными документами в клиентской службе. Сбор теоретической информации из литературных источников, методы системного и сравнительного анализа, а также экономико-математические методы. Методы исследования Электронный документооборот основные термины и определения Электронный документ – это документ, информация которого представлена в электронной форме. Электронный документооборот – комплекс автоматизированных процессов по работе с документами, показанными в цифровом виде без применения бумажных носителей. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – это своего рода аналог рукописной подписи. Она осуществляет ту же функцию, что и рукописная, то есть гарантирует юридическую значимость для документов. Электронной подписью (ЭП) подписывают электронные документы. Виды электронных документов Внутренние электронные документы Внешние электронные документы Законодательно значимые электронные документы Виды электронных документов в организации Основные задачи электронного документооборота в организации оснащение оперативного управления и прозрачности деятельности организации на всех ступенях деятельности; обеспечение системы проверки качества; сбор информации, управление данными и регулирование доступа; формализация деятельности каждого сотрудника; оптимизация бизнес-процессов в организации; экономия средств за счет уменьшения затрат на управление бумажной документацией Основные преимущества электронного документооборота Хранение документов организации становится централизованным и структурированным. Сократятся расходы на печать, почтовые рассылки. Не будет необходимости хранить бумажные экземпляры документов. Процедуры формирования, согласования и утверждения будут регламентированы единым бизнес-процессом. Сократится время работы с документами, а время подписания ускорится. Находить документы будет проще и быстрее. Организации работы с электронными документами
Организационная характеристика деятельности ПФР г. Чернушки Пенсионный фонд в г. Чернушка Пермского края – это государственная организация, созданная в 22.12.1990 году в ходе принятия Постановления Верховного Совета № 442-1. Основная функция – обеспечение социальных гарантий граждан РФ. Пенсионный фонд России имеет статус внебюджетного государственного фонда и создавался для надзора за использованием денег из пенсионной системы для реализации конституционных прав россиян на социальные пенсии, выплаты пенсионерам в г. Чернушка. Основные задачи Пенсионного фонда России в г. Чернушки
Клиентская служба в Пенсионном фонде России г. Чернушки Специалисты клиентской службы осуществляют свою деятельность в соответствии с технологией работы по приему застрахованных лиц и страхователей, назначению и выплате пенсий и регламентом работы по приему и обработке документов по назначению и выплате пенсий. Клиентская служба создавалась в целях оптимизации работы территориальных органов Пенсионного Фонда России, как система организации работы по ежедневному обслуживанию населения. Для эффективного функционирования клиентской службы специально оборудовано помещение, позволяющее организовать прием пенсионеров, застрахованных лиц организаций и страхователей по системе «клиент-специалист» направленной на повышение качества работы с клиентом, соблюдения конфиденциальности информации и обеспечения комфортных условий для посетителей. Рабочие места службы организованы из расчета 2,5 тысяч пенсионеров и 5 тысяч застрахованных лиц на одного специалиста клиентской службы. Виртуальная клиентская служба Пенсионного фонда:
На информационных стендах размещена информация об предоставляемых государственных услугах, разъяснительная информация для работодателей, информация о социальных выплатах и т.д. Организация электронного документооборота в Пенсионном фонде г. Чернушка Организация работы с электронными документами с ПФР – это механизм сдачи отчетности и предоставления пояснений через интернет. Установив специальную программу и купив электронную подпись, предприятия могут направлять любые документы в ПФР и получить ответ в течение 2-3 часов. Состав участников при организации работы с электронными документами в ПФР г. Чернушка: - Страхователь; -Территориальный орган ПФР, то есть орган находящиеся в г. Чернушка; - Удостоверяющие центры ЭЦП. Объем электронного документооборота в клиентской службе ПФР г. Чернушка Обращение граждан с использованием электронных документов в ПФР г. Чернушка на 2021 г. Недостатки и проблемы электронного документооборота в ПФР г. Чернушки 1. Нормативные акты не требуют обязательного применения метки времени при подписании документа, процесс проставления такой метки не регламентирован. В случае подписания документа не усиленной подписью внутри информационной системы ПФР г. Чернушки, невозможно установить время подписания. 2. В ПФР г. Чернушки, часто бывает, что электронный документ создается в формате, который поддерживается только определенные ПО. Если ПО перестает использоваться или перестает работать по техническим проблемам — прочитать документ становится невозможно. Похожая ситуация возникает, когда документ нужно передать внешнему пользователю (гражданину обратившемуся в ПФР г. Чернушки) — на устройстве пользователя может не быть ПО, необходимого для чтения файла. 3. Невозможно установить действительность ЭЦП на момент подписания и неизменность документа, если ПФР г. Чернушки передает гражданину обратившемуся в распечатанном виде. 4. Не установлены требования к форматам электронных документов для передачи их в Росархив. Рекомендации по совершенствованию электронного документооборота в ПФР г. Чернушки 1. Утвердить требования по хранению электронных документов в ПФР г. Чернушки, которые будут обеспечивать:
2. Разрешить ПФР г. Чернушки оказывать услуги хранения электронной документации наряду с операторами ЭДО, но необходимо будет пройти процедуру аккредитации. В ходе работы, было определено, что главная цель Пенсионного фонда г. Чернушка, заключается в обеспечении социальных гарантий граждан. В внебюджетном фонде действует система электронной документации, в результате проведенного анализа, можно сделать вывод, что многие физические лица, предприятия, организации, ИП пользуются данной возможностью. В заключении можно отметить, что электронные документы занимают важное место в работе предприятий, государственных учреждений и физических лиц. Заключение |