Этапы картирования процессов (п 6)1Шаг 1Шаг 2Шаг 3
 Скачать 0.57 Mb.
|
|
Этапы картирования процессов (п.1.6) 1 Шаг 1 Шаг 2 Шаг 3 Шаг 4 Шаг 5 ✓ Подготовительный этап ✓ Построение карты текущего состояния процесса ✓ Поиск и анализ проблем ✓ П остроение карты идеального состояния процесса ✓ П остроение карты целевого состояния процесса Шаг 6 ✓ Разработка плана мероприятий Стенд бережливого проекта (п.1.6, 9.1-9.7) 2 Карточка процесса, подписанная руководителем проекта и заказчиком Карта текущего состояния Пирамида проблем Результаты анализа проблем с приложением использованного для анализа метода Карта идеального состояния Карта целевого состояния Диаграмма Ганта Уголок решенных проблем Производственный анализ Стенд бережливого проекта формируется последовательно по мере применения соответствующих инструментов бережливого управления и сохраняется до момента картирования следующего процесса Стенд бережливого проекта (п.1.6, 9.1-9.7) 3 В течение одного календарного года после завершения бережливого проекта на стенде бережливого проекта сохраняются следующие элементы: ➢ разработанная и утвержденная в рамках реализации стандартная операционная процедура; ➢ производственный анализ, который заполняется кратно периодичности протекания процесса в течение календарного года в качестве апробации и проверки актуальности стандартной операционной процедуры в постпроектной деятельности. Архив бережливого проекта (п.1.7) 4 ➢ копию протокола экспертной комиссии по вопросам проектной деятельности, на которой был защищен бережливый проект; ➢ утвержденные паспорт и план управления проектом; ➢ результаты анкетирования потребителей; ➢ кейс по итогам реализации бережливого проекта; ➢ стандартную операционную процедуру процесса; ➢ производственный анализ апробации стандартной операционной процедуры процесса; ➢ копии разработанных в рамках проекта правовых актов, шаблонов, форм, перечней и иных документов, направленных на оптимизацию процесса. Хранится в отраслевом проектном офисе не менее двух лет Формируется руководителем бережливого проекта в электроном виде в течение 30 календарных дней с даты защиты итогов реализации проекта на экспертной комиссии . Включает: Карточка процесса 5 Приложение № 1 к методическим рекомендациям по проведению картирования процессов в органах исполнительной власти, государственных органах Белгородской области Карточка процесса «…» Общие данные: Заказчик: (руководитель структурного подразделения/ руководитель организации, курирующий орган власти) Процесс: (наименование проблемного процесса) Границы процесса: (от «первая операция в процессе» до «последняя операция в процессе») Руководитель проекта: (сотрудник, который несет ответственность за процесс во всех его аспектах) Команда картирования: Обоснование: Необходимо указать причины возникновения потребности в улучшении процесса в числовых показателях: - периодичность повторения процесса; - количество участников процесса; - количество обрабатываемых в процессе документов; - наличие нарушения сроков; - наличие ошибок, возвратов на доработку документов; - необходимость повторного, дополнительного запроса информации; - иные причины, характеризующие процесс; -удовлетворенность потребителей до начала реализации проекта Цели: Наименование цели, ед. изм. Текущий показатель Целевой показатель 1. Сокращение времени протекания процесса, мин. 2. Изменение качественных характеристик процесса: 2.1. Сокращение доли некорректно подготовленных документов, % 2.2. Сокращение количества возвратов на доработку, раз. 2.3.-2.n Иные качественные характеристики процесса Эффекты: 1. Эффект для населения. 2. Экономический эффект. 3. Удовлетворенность потребителей по итогам реализации проекта Сроки: 1. Разработка карточки процесса (дата). 2. Картирование процесса: 2.1. Разработка текущей карты процесса (дата начала – дата окончания). 2.2. Поиск и выявление проблем (дата начала – дата окончания). 2.3. Разработка идеальной карты процесса (дата начала – дата окончания). 2.4. Разработка целевой карты процесса (дата начала – дата окончания). 2.5. Разработка плана мероприятий (дата начала – дата окончания). 2.6. Защита проекта на экспертной комиссии/«дорожной карты» перед заказчиком (дата). 3. Внедрение улучшений (дата начала – дата окончания). 4. Производственный анализ. Подготовлено Руководитель проекта __________________ Ф.И.О. (подпись) тверждаю Заказчик __________________ Ф.И.О. (подпись) (подпись) Анкетирование потребителей (п.2.3, 2.9) 6 АНКЕТИРОВАНИЕ ПРОВОДИТСЯ Целями анкетирования являются: определение удовлетворенности потребителей состоянием процесса, выявление проблемных зон в процессе На подготовительном этапе картирования (включается в обоснование) По итогам оптимизации процесса (включается в эффекты) Карта текущего состояния процесса (п.3.1-3.5) 7 Время всех операций и время ожиданий необходимо указывать: - в единых единицах измерения - в диапазоне от минимального до максимального значения. Потери в виде ожидания, наносятся на карту между операциями с указанием времени ожидания. Время протекания процесса рассчитывается по варианту протекания, включающему максимальное количество операций, и учитывает возвраты и повторное выполнение операций. В верхней части карты указывается ее вид В верхнем правом углу карты указывается дата ее составления Поиск первопричин проблем (п.4.1.2) 8 МЕТОДЫ ПОИСКА ПЕРВОПРИЧИН ПРОБЛЕМ «5 почему?» «Метод Киплинга» «Диаграмма Исикавы» заключается в изучении причинно- следственных связей, лежащих в основе той или иной проблемы. Основной задачей техники является поиск первопричины возникновения проблемы с помощью повторения вопроса – «Почему?». Каждый последующий вопрос задаётся к ответам на предыдущий вопрос заключается в последовательной постановке вопросов: «Кто?», «Что?», «Когда?», «Где?», «Как?», «Почему?» и подробных ответов на них в рамках поставленной задачи представляет собой график, на основании которого исследуются и определяются ключевые причинно-следственные связи факторов и последствий рассматриваемой проблемы Таблица «Анализ проблем» (п.4.1.3-4.1.5) 9 Для каждой первопричины необходимо разработать не менее 2 (двух) решений. Необходимо провести оценку вклада каждого варианта решения в достижение цели мероприятий по повышению эффективности Карта идеального состояния (п.5.1-5.3) 10 Карта идеального состояния процесса – это графическое представление последовательности операций, позволяющее смоделировать идеальное состояние процесса, к которому необходимо стремиться. Характеризуется : минимально возможными: временем протекания и количеством задействованных ресурсов, отсутствием брака Разработка плана мероприятий (п.7.1.-7.4) 11 При составлении плана мероприятий необходимо детализировать решения, предложенные в рамках анализа проблем. Решения, необходимость которых не обоснована в рамках анализа проблем, в план мероприятий не включаются. № п/п Мероприятие Ответственный Срок начала Срок окончания Критерии разграничения (п.8.1.-8.2) 12 № п/п Критерий Бережливый проект Дорожная карта по улучшениям 1. Длительность 3 месяца – 1 год до 3-х месяцев 2. Количество и уровень выявленных проблем 8 и более разноуровневых проблем, для каждой из которых предлагается отдельное решение менее 8 проблем 3. Результат создана новая модель или механизм, оптимизация процесса не менее чем на 30 % мелкие улучшения 4. Эффект для населения выражен или выражен опосредованно не обязателен 5. Экономический эффект просчитывается экономия денежных средств, трудовых ресурсов отсутствует 6. Участие не менее 2-х подразделений в рамках одного структурного подразделения 7. Тиражирование возможно не требуется Диаграмма Ганта (п. 9.3) 13 Рабочие совещания у Диаграммы Ганта проводятся ежедневно : ➢ - если в течение дня, на который было запланировано выполнение определенного объема, выполнялись поставленные в рамках выполняемой работы задачи, то день закрашивается зеленым цветом; ➢ - если в течение дня, на который было запланировано выполнение определенного объема, не выполнялись поставленные в рамках выполняемой работы задачи, то день закрашивается красным цветом. Уголок решенных проблем (п. 9.4) 14 По мере реализации бережливого проекта/дорожной карты: ➢ проблемы из пирамиды проблем необходимо перемещать в уголок решенных проблем в столбец «Проблема»; ➢ в столбце «Решение» указать мероприятия, которые были реализованы для их устранения данной проблемы ➢ в столбце «Визуализация решения» визуализировать разработанные материалы ➢ в столбце «Вклад в цель» указать фактически достигнутую экономия времени по итогам проведения контрольных замеров времени для участка процесса, на котором внедрялись улучшения Производственный анализ (п.9.5) 15 Проводится по итогам внедрения всех мероприятий по улучшениям и представляет собой итоговые замеры общего времени протекания процесса ➢ В колонке «План» указывается время протекания процесса, которое планировалось достичь ➢ В колонке «Факт» указывается фактическое время протекания процесса по итогам замера времени. ➢ В колонке «Расхождение» указывается разница между плановой и фактически достигнутой длительностью процесса. ➢ В колонке «Причина расхождения» указывается причина отклонения от плановых значений: - если фактическая длительность процесса превышает запланированную, необходимо указать причины отклонения и корректирующие действия, которые будут направлены на обеспечение достижения плановых значений; - если фактическая длительность процесса меньше запланированной, необходимо указать, что позволило обеспечить перевыполнение плановых значений. |