С.Ибадулла Электронные архивы Тесты. Гост р исо 1548912007
 Скачать 18.67 Kb.
|
|
Базовые требования по управлению документами, ориентированные на внедрение современных систем автоматизации документооборота, содержатся в: ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 В правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти под документооборотом понимается движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки В состав непосредственных участников электронного документооборота в организации входят все подразделения и должностные лица, задействованные в документируемых процессах управления В условиях применения современных информационных технологий управленческий документооборот рассматривается как управляемая документальная коммуникация, осуществляемая с применением современных информационных технологий, внутри организации и во взаимодействии с внешней средой Виды электронного документооборота определяется видами деятельности, в которой внедрен электронный документооборотпод сомнением Внедрение технологий электронного документооборота является верны оба утверждения Выберете верное высказывание Делопроизводство – это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами Выберете наиболее полное определение. Документооборот – это: система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа. Выберете наиболее полный ответ, отражающий преимущества электронного документооборота экономия времени; адекватное использование физического пространства; повышение прозрачности внутренней работы предприятия; ведение личной истории каждого файла и сопутствующей документации; больше гибкости в отношении физического местонахождения сотрудников; повышение безопасности информации и документов; снижение затрат на распечатку и пересылку корреспонденции; повышение уровня удовлетворенности служащих и руководителей Выделяют следующие стадии развития систем автоматизации документооборота: автоматизация процессов работы службы ДОУ; автоматизация документооборота в рамках организации в целом; применение элементов электронного документооборота в рамках корпоративной системы одной организации и в территориально-распределенной системе учреждений; взаимодействие автономных систем автоматизации документооборота при передаче документов в электронной форме; создание комплексных технологий электронного документооборота и хранения документов, в том числе технологий межведомственного взаимодействия и других форм внешнего документооборота Документооборот в традиционном делопроизводстве рассматривался как движение документов в рамках одной организации К внешнему электронному документообороту относится переписка в связи с обращениями граждан в государственные или муниципальные органы или иные организации в электронной форме К новым техническим возможностям СЭД относятся: верны оба варианта ответа К системам, не обладающим сбалансированными показателями цены и функциональности, относятся все вышеперечисленное К функциям документационных служб при электронном документообороте относятся верны оба ответа К функциям информационной безопасности относятся поддержка различных способов аутентификации; назначение прав пользователям; поддержка пользовательских ролей К функциям поддержки бумажного документооборота относятся подготовка бумажных документов по шаблону; вывод на печать формы документа; подготовка бумажных отчетов по шаблону К функциям поиска и анализа информации относятся атрибутивный поиск; полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка; подготовка журналов регистрации документов К функциям работы с документами относятся формирование списка рассылки; изменение прикрепленных файлов; работа с проектами документов; регистрация документа на основе утвержденного проекта К функциям регистрации и ввода документов относятся: присоединение файлов, создание документа по шаблону; регистрация из web-формы К функциям управления потоками работ относятся возможность расширения маршрутов движения документов; поддержка в маршрутах ветвлений; возможность отсрочки исполнения На технологии управления и организации документооборота матричные и другие адаптивные структуры оказывают влияние Наибольшую оценку функциональных возможностей имеет ЕВФРАТ Областью внутреннего документооборота являются процедуры работы с обращениями граждан в организации с использованием системы электронного документооборота Общепринятые стандарты в области электронного документооборота отсутствуют Одним из требований, которому должны отвечать организация и технология управленческого документооборота (как бумажного, так и электронного) является все вышеперечисленное Одно из главных требований, предъявляемых к разработчикам современной СЭД предложить адекватное по цене, качеству и срокам внедрения решение, удовлетворяющее любой специфике работы заказчика Одно из фундаментальных положений современного документоведения состоит в том, что документооборот является отражением системы управления Оптимальное соотношение по критерию «оптимальная цена/функциональность» имеют системы ЕВФРАТ; МОТИВ; DocsVision, Directum Организационно-технологические формы документооборота: оказывают воздействие на эффективность системы управления Процессы документооборота в современном делопроизводстве рассматриваются с момента подготовки и согласования проекта Прямоточность, т. е. сокращение возвратных перемещений документов в организации характерна для традиционного бумажного документооборота Различают следующие виды электронного документооборота производственный документооборот; управленческий документооборот; архивное дело (совокупность процедур архивного документооборота); кадровый документооборот (процедуры кадрового учета); бухгалтерский документооборот; складской документооборот; секретное и конфиденциальное делопроизводство; технический и технологический документооборот и др. Регистрация, прием и отправка электронных документов могут выполняться децентрализованно Сервис управления связями с клиентами реализован в: СЭД, имеющих развитые дополнительные сервисы Системами, которые не предлагают комплексного подхода для автоматизации работы с документами, а являются нишевыми предложениями, ориентированными на решение лишь определенного класса задач электронного документооборота, являются GlobusProfessional, PayDox, 1С:Документооборот, Босс-референт, ДЕЛО Системы электронного документооборота (СЭД) в разных учреждениях и предприятиях могут применяться с различной степенью эффективности Системы электронного документооборота с развитыми средствами workflow (WF) ориентированы на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам Системы электронного документооборота, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний – это "гибридные" системы, которые обычно сочетают в себе элементы СЭД с развитыми средствами workflow (WF) и электронные архивы Следует различать внутренний и внешний электронный документооборот. Это утверждение верно Стандартными средствами настроек в СЭД являются средства проектирования РРК; средства разработки типовых маршрутов, средства настройки шаблонов документов Унифицированная система организационно-распорядительной документации утверждена ГОСТ Р 6.30-2003 Управленческий документооборот является чисто механическим процессом, сводимым только к движению документов неверно, так как многие процессы работы с документами связаны с восприятием информации человеком, ее оценкой, принятием решений Утверждение, что принципы электронного (или смешанного электронно-бумажного) документооборота не отрицают базовые принципы традиционного бумажного документооборота, а представляют результат их развития и модификации верно Электронный архив-это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации Электронный документ (ЭД) — это документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата. Электронный документооборот (ЭДО) — это совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства» |