Курсовая работа. Специфика и особенности оформления служебного документа по дисциплине Документационное обеспечение управления

• Название: Специфика и особенности оформления служебного документа по дисциплине Документационное обеспечение управления
• Дата: 02.03.2023
• Размер: 63.92 Kb.
• Имя файла: Курсовая работа.docx
• Тип: Курсовая; #964909
• страница: 1 из 5

Департамент образования и молодежной политики

Ханты-Мансийского автономного округа - Югры

Автономное учреждение профессионального образования

Ханты-Мансийского автономного округа - Югры

ХАНТЫ-МАНСИЙСКИЙ ТЕХНОЛОГО-ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ

КУРСОВАЯ РАБОТА
На тему: Специфика и особенности оформления служебного документа

по дисциплине: Документационное обеспечение управления

Выполнила

Обучающаяся 1 курса 322 группы

специальности 032002 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»
Бесчастных Ксения Евгеньевна
Работу проверил

(оценка)

Гизатуллина С.Х

Ханты-Мансийск 2021

Оглавление

ВВЕДЕНИЕ 4

ТЕОРЕТИЧЕСКИЙ РАЗДЕЛ 5

1.1 Понятие служебного письма 5

1.2 Виды служебных писем 7

Рассмотрим основные виды служебных писем, которые используются в современном делопроизводстве. 7

Служебные письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы инициативные и ответные. Если письмо является ответом, составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает (реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа»). 7

Сопроводительное письмо – часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допустимо лишь в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т. д. Начинаются письма этой разновидности словами: «Посылаем», «Направляем», «Возвращаем», «Прилагаем» и т.п., далее указываются заголовки и поисковые признаки (дата и номер) направляемого документа. Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет заголовка к тексту. 7

Пример служебного письма: 7

Направляем Вам «Инструкцию по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий». Текст инструкции дается с учетом изменений, внесенных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 28 декабря 2004 г. № 173. Учитывая, что Инструкция вводится в действие с 1 января 2005 г., предлагаем ознакомить с ней всех заинтересованных работников финансовых служб. Приложение: на 10 л. 7

Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем. 7

Пример служебного письма: 7

17-18 октября 2006 г. фирма «Метатехнология» и издательский дом «Открытые системы» проводят семинар «Информационные технологии в проектировании систем и управлении бизнесом». Для участия в семинаре необходимо перечислить 100 (в рублях по курсу на день оплаты) плюс налог на добавленную стоимость (20%) на счет № … и подтвердить свое участие в семинаре по телефонам: … 7

Информационное письмо – сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность каких-либо организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу. 7

Пример служебного письма: 7

АО «Бизнес-школа «Интел-синтез» подготовила к изданию книгу «Делопроизводство в бухгалтерии». В книге освещаются требования к составлению и оформлению служебных документов и правила работы с ними. Заказать книгу можно по телефону: … 8

Рекламное письмо – разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержат подробное описание рекламируемых товаров или услуг. Этот вид писем получил распространение с созданием хозрасчетных и кооперативных организаций. Его цель – побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указываются отдельно. 8

Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам-приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос. Начинается словами: «Извещаем», «Сообщаем», «Ставим Вас в известность» и т.п., далее излагаются какие-либо факты. 8

Пример служебного письма: 8

Сообщаем, что Ваш заказ принят к исполнению 26.10.2006 и будет выполнен в трехмесячный срок с отгрузкой контейнером равными партиями в ноябре, декабре 2006 г. и январе 2007 г. Точные даты отправки и номера партий будут сообщены дополнительно. 8

Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола «подтверждать». Например: «Подтверждаем получение Ваших предложений, изложенных в письме № …от … Решение Исполкома Фонда будет принято не позднее … и сообщено Вам.» 8

Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправки позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку им писем-напоминаний. 8

Письмо-напоминание содержит указание на приближение какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть. Начинается, как правило, словом «Напоминаем». Например: «Напоминаем Вам, что в соответствии с договором 26/16 от 20.10.2006 Вы должны завершить разработку проекта до 20.01.2007. Просим Вас сообщить о состоянии работы.» 8

Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Имеют обычно две подписи (руководителя и бухгалтера), на них проставляется печать. 8

Пример служебного письма: 9

Просим Вас провести модернизацию компьютеров института с объединением в сеть с выделенным файл-сервером. 9

Оплата гарантируется со счета № …в … 9

1.3 Правила оформления документов 9

1.4 Общие требования к созданию документов 11

1.5 Оформление реквизитов документов 12