Курсовая работа. Специфика и особенности оформления служебного документа по дисциплине Документационное обеспечение управления
 Скачать 63.92 Kb.
|
ВВЕДЕНИЕДля курсовой работы мною была выбрана тема «Cпецифика и особенности оформления служебного письма». Актуальность темы состоит в том, что правильность составления и оформления текстов служебных документов играет большую роль в управленческой деятельности и формирует имидж организации или предприятия в целом. Цель работы - изучение и анализ предъявляемых требований к разработке и оформлению текста служебных документов более подробно рассмотреть методические рекомендации по составлению текстов служебных документов, выработанные на основе передового опыта, сложившихся традиций и новейших достижений в области лингвистики, а также использование полученных навыков в практической деятельности в будущем. Объект курсовой работы – организационно – распорядительная документация. Предмет курсовой работы – знание и умение правильно оформлять текст ОРД. Задачи работы: – рассмотрение требований к организационно-распорядительной документации, предъявляемых современной нормативно-правовой и нормативно-методической базой; – анализ технологии разработки организационно-распорядительной документации; – изучение порядка оформления реквизитов организационно-распорядительных документов; – проанализировать особенности текста ОРД;. – формирование выводов, направленных на дальнейшее совершенствование ОРД. Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) ОРД систематизированы по следующим функциям: создание организации, предприятия; реорганизация организации, предприятия; ликвидация организации, предприятия; приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий; распорядительная деятельность организации, предприятия; организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия; оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия. Исходя из перечисленных функций ОРД классифицируют на три группы: организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания); распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания); информационно-справочная документация (письма, телеграммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки и т.п.). Управленческая документация на сегодня составляет собой основу управления любой организации. Качество управленческой документации, обеспечивающей осуществление организационно-распорядительной деятельности, является важнейшим фактором, определяющим саму возможность и эффективность процесса управления. Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Оформление организационно – распорядительной документации осуществляется в соответствии с нормами и требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. В государственном стандарте определено 30 реквизитов. Стандарт жёстко не оговаривает перечень ОРД, на которые он распространяется. Стандартом установлены: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ. ТЕОРЕТИЧЕСКИЙ РАЗДЕЛ1.1 Понятие служебного письмаОдин из самых распространенных видов деловой переписки - деловые (служебные) письма. Служебные письма должны побудить к действию, убедить, показать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста. Слова должны точно отражать смысл. Многословие мешает выделить суть документа. Приводимые факты должны быть объективны, обязательно проверены, цифровые данные – точны. Тон письма должен быть нейтрален Документы деловой переписки могут группироваться по различным признакам, в частности: по назначению и содержанию; по срочности и важности; по материальному носителю и т.д. Документы деловой переписки могут классифицироваться и по видам деловой переписки: 1) официальная деловая переписка: внешняя переписка - адресатом является внешний контрагент (информационное письмо, рекламация, коммерческий запрос и т.п.); внутренняя переписка - адресатом является работник организации (заявление, служебная записка и т.п.); 2) неофициальная деловая переписка: внешняя переписка - адресатом является внешний контрагент (благодарность, приглашение, поздравление, соболезнование и т.п.); внутренняя переписка - адресатом является работник организации (благодарность, приглашение, рекомендательное письмо и т.п.). Выделяют следующие виды деловых писем: 1) по функционалу: инициативные письма - составляются по инициативе адресанта с определенной целью. Они бывают двоякого рода: письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение); письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение); письма-ответы - это служебные письма, которые составляются как ответы на письма-запросы, и письма-просьбы; 2) по структуре - стандартные (составляются по установленному образцу) и нерегламентированные (содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца, в них реже используются стандартные фразы); 3) по тематике - деловые (решающие экономические, правовые, другие вопросы, касающиеся деятельности организации (информационное письмо, письмо-запрос и др.)) и коммерческие (письмо-предложение (оферта), рекламация и т.д.); 4) по месту составления: внешние (поступающие, отправляемые) и внутренние; 5) по виду адресата - обычные (одному адресату), циркулярные (отправляемые сразу на несколько адресов); 6) по композиции - одноаспектные (отражающие одну проблему), многоаспектные (описывающие несколько проблем).
|