Курсовая работа. Специфика и особенности оформления служебного документа по дисциплине Документационное обеспечение управления
 Скачать 63.92 Kb.
|
|
Требования к оформлению документов, в том числе и документов деловой переписки, установлены: ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (далее - Стандарт). Стандартом определяются: состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего Стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях; ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) (далее - ГОСТ Р 7.0.8-2013), которым устанавливаются термины, в том числе рекомендуемые для применения во всех видах документации по делопроизводству. В силу п. 48 ГОСТ Р 7.0.8-2013 под бланком документа понимается лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Бланк на бумаге и электронный шаблон должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта. Электронные шаблоны бланков должны быть защищены от изменений (п. 6.2 Стандарта). Стандарт также приводит образцы бланков документов (Приложение В к Стандарту). Среди особенностей оформления документов деловой переписки следует выделить (п. 5.18 Стандарта): форму их изложения: от первого лица множественного числа ("просим направить...", "представляем на рассмотрение..."); от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает...", "общество считает возможным..."); от первого лица единственного числа ("считаю необходимым...", "предлагаю рассмотреть..."), если письмо оформлено на должностном бланке; вступительное обращение: "Уважаемый господин Председатель! Уважаемый господин Прохоров! Уважаемая госпожа Захарова! Уважаемый Николай Петрович! Уважаемая Ольга Николаевна! Уважаемые господа!"; в обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются; заключительная этикетная фраза: "С уважением...". Рекомендуется разработать бланки (шаблоны) документов для ведения деловой переписки, которые будут содержать все необходимые реквизиты. При этом форму документов и необходимый шаблон необходимо выбирать исходя из уровня деловой переписки и типа информации, которую организация (должностное лицо) хочет донести (предоставить) адресату. В ГОСТе Р 6.30-2003 указано: «В письмах используют следующие формы изложения: от 1 лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»), от 1 лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»), от 3 лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»). Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами и конструкцией: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т.п. Уважение к адресату помогает выразить деепричастные обороты типа: «внимательно рассмотрев Ваши предложения…», «тщательно изучив ваши замечания Ваши замечания…». Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: «В порядке обмена…», «В порядке исключения…», «В связи…», «В соответствии…» и т.п. Причины принятия решений также формулируются с помощью деепричастных оборотов: «учитывая», «считая», «принимая во внимание», «рассматривая», «руководствуясь» и т.д. Так как служебные письма оформляются на бланках, текст не следует начинать с указания наименования учреждения-автора, оно уже имеется в самом бланке. Составитель документа, кроме текста, должен сформулировать заголовок письма (для формата А4), отвечающий на вопрос «О чем», указать адресат, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию, имя, отчество и номер телефона (отметка об исполнителе), проверить наличие приложений (если они есть). |