архивная работа. Архивное хранение в системе электронного документооборота. Государственное автономноепрофессиональное образовательное учреждение педагогический колледж Г. Бугуруслана
 Скачать 157.07 Kb.
|
|
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ» Г.БУГУРУСЛАНА Архивное хранение в системе электронного документооборота РЕФЕРАТ
Бугуруслан, 2022 Введение Система электронного документооборота организует работу сотрудников с документами в электронном виде и позволяет обеспечить их полноценное архивное хранение. Переход на электронный документооборот стал реальностью для большинства современных организаций, сейчас он уже регламентируется на уровне федеральных законов. Но электронные документы, также, как и созданные на бумажных носителях, должны надежно храниться. Технология подразумевает, что документы либо создаются сразу в электронном виде, либо бумажная «первичка» сканируется, оцифровывается и размещается в базу данных электронной системы документооборота (далее СЭД). Документы в электронном виде всегда обрабатываются пользователями информационной системы. Они для этого и появляются в СЭД. Например, входящие документы: создаются, регистрируются, отправляются на рассмотрение к адресату, потом в зависимости от полученной резолюции, документ идет на исполнение или на ознакомление. И после полной отработки входящего документа он должен попасть на архивное хранение.Та же самая история происходит с исходящим документом: он создается, прорабатывается его текст (обычно это происходит в режиме исполнения), затем исходящий документ согласовывается с ответственными компетентными лицами, утверждается руководителем организации и отправляется по назначению. После окончания полного цикла обработки исходящего документа он должен быть размещен на архивное хранение. Практически не существует документов, которые после их обработки и завершения цикла, более не нужны. Исключение, может быть, это «пропуск в офис для посетителей», но и здесь при наличии всех этих документов, мы всегда может поднять «историю посещений». Получается, что любой документ, с которым люди работают в организации, желателен в виде архивного документа. Есть обязательные к архивному хранению документы, которые все еще используются в бумажном виде. К ним, например, относятся кадровые или бухгалтерские документы, организационно-распорядительные, договорные документы, документы, связанные с фиксацией деятельности предприятия. Архивное хранение документов – это организация хранения электронных (или бумажных) документов. Это важная функция, которую обязана обеспечивать любая организация. Основная часть Требования к хранению электронных документов Обратимся к требованиям ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов». Документ должен быть читабельным на протяжении всего срока хранения. Из-за быстрого устаревания компьютерной техники и программного обеспечения возможна ситуация, когда документ созданный много лет назад будет невозможно прочитать, из-за отсутствия необходимого ПО или устройства. Необходимо перезаписывать документы для устранения проблемы устаревания носителей. Например уже сегодня сложно прочитать информацию с 3,5 дюймовой дискеты, которые 10 лет назад были распространенным носителями информации. Решением этой проблемы законодатели видят периодическую перезапись информации с устаревающих носителей на более современные. Документ должен содержать атрибуты, позволяющие его идентифицировать. Имея гипотетическое хранилище электронных документов, необходимо хранить документы таким образом, чтоб не открывая каждый документ пользователь мог найти нужный. Тут помогут уникальные идентификаторы и различные методы группировки и сортировки. Документ должен быть доступен для чтения, независимо от появления новых версий редакторов и ридеров. Не зря на сегодняшний день все крупные разработчики ПО при разработке новых версий продукта поддерживают форматы и технологии предыдущих версий. Должна быть обеспечена возможность установки логических связей между документами, для правильной интерпретации текста документа. Например суть договора, в котором идет ссылка на приложение к договору, будет не понята в полной мере без прочтения приложения. Поэтому визуально и физически эти два документа должны быть связаны для быстрого и удобного поиска. Согласно другого документа - Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций, организации должны разработать внутренние нормативные документы по комплектованию, учету, хранению и использованию электронных документов. Часть рекомендаций приведена в этом же документе, что существенно облегчает формирование внутренних нормативных документов. Прием документов в архив организации и информационные системы В рекомендациях говорится о том, что «технические аспекты приема электронных документов в архив организации, операции учета, отбора, обеспечения сохранности и хранения, конвертирования в новые форматы и миграции на новые носители устанавливаются в специальных инструкциях, разрабатываемых в организации», а так же что «архив организации осуществляет администрирование информационных систем организации в части соблюдения требований к хранению созданных и/или включенных в них электронных документов». Также определено, что в архив организации должны передаваться документы со сроком хранения более 10 лет. Документы со сроком хранения менее 10 лет должны храниться в информационной системе организации, в которой были созданы. «При этом они должны быть систематизированы в соответствии с существующей на предприятии номенклатурой дел и проиндексированы в соответствии с правилами для дел бумажных документов». Требования к документам, передаваемым в электронный архив Не менее важны вопросы по формату передаваемых документов в архив: •При сдаче документов в архив их необходимо сконвертировать в формат архивного хранения, которым назван формат - PDF/A-1. Учетной единицей электронных документов в архиве организации является единица хранения – контейнер электронного документа. Контейнер электронного документа представляет собой zip-архив, который содержит сам документ и его метаданные, включая ЭП. Систематизация документов в дела и распределение в контейнеры проводится в подразделении, в котором ведется дело. Контейнеры на хранение могут передаваться по сети или на обособленном носителе информации однократной записи в двух экземплярах –основной и рабочий. Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации электронные документы и описи электронных документов, дел. Учет производится путем присвоения единицам хранения электронных документов учетных номеров, которые являются составной частью их архивного шифра, понятно, что если документы передаются обособленных носителях, то шифр необходимо проставлять на футляре носителя. При хранении электронного документа в информационной системе шифр включается в метаданные контейнера документа Архивный шифр единицы хранения электронных документов включает те же элементы, что и архивный шифр хранения бумажных документов и дополнительно указывается отметка о статусе экземпляра электронных документов: (осн.) –основной, (раб.) – рабочий. Требования к сохранности электронных документов Описаны процедуры для обеспечения сохранности ЭД и требования для хранения боксов с обособленными носителями информации: «Должна проводиться проверка наличия и состояния документа при сдаче в архив, раз в три года и при перемещении архива в другое место, при смене руководителя архива, при переносе документов на другие носители и перед передачей документов в государственный архив. В документе описаны правила и цели проведения проверки». Выдача документов Для выдачи электронного документа из архива документ копируется, а его достоверность должна подтверждаться отсоединенной ЭП. Факт выдачи фиксируется в журнале. Архив организации может предоставлять электронные документы по локальной сети организации. В этом случае ведется электронный журнал учета выдачи электронных документов из архива, в котором фиксируется: дата выдачи, фамилия, инициалы запросившего документ сотрудника, название структурного подразделения, заголовок и учетный номер выданного документа Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов I. Общие положения 1.1. Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов (далее – Типовые требования) разработаны в соответствии с подпунктом 4 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 (далее – Положение о Федеральном архивном агентстве). 1.2. Типовые требования предназначены для использования при создании систем электронного документооборота и систем хранения электронных документов в архивах государственных органов, а также для оценки функциональных возможностей уже применяемых систем в целях их развития. 1.3. Типовые требования определяют: а) общие функциональные требования к системам электронного документооборота (далее – СЭД) и системам хранения электронных документов (далее – СХЭД) в архивах государственных органов; б) функциональные требования к СЭД в государственных органах; в) функциональные требования к СХЭД в архивах государственных органов. Типовые требования не распространяются на процессы создания автоматизированных систем, на требования к информационной безопасности, а также к интерфейсу автоматизированных рабочих мест пользователей СЭД и СХЭД (далее – пользователи). Типовые требования не распространяются на работу с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. 1.4. СЭД должна обеспечивать работу с входящими, исходящими и внутренними документами государственного органа. Функциональные возможности СЭД должны обеспечивать работу с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, имеющими пометку «Для служебного пользования». 1.5. СХЭД в архиве государственного органа должна обеспечивать прием электронных архивных документов, переданных из СЭД, их учет, управление их хранением, а также доступ к ним до выделения к уничтожению или передачи на постоянное хранение в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган. Электронный архив –какие плюсы имеет? Цифровой архив можно сравнить с хранилищем, в которое из системы электронного документооборота и других виртуальных источников поступают документы. Поток документации архивируется и упорядочивается, разбивается в соответствии с определенными нормами. Нормы устанавливаются предприятием и его нормативами, а также ГОСТом Р 54989-2012. Организовать электронный архив можно следующими способами: Хранилище архива и системы документооборота – хранение осуществляется со стороны провайдера ЭДО. Условия доступа и другие подробности обсуждаются с поставщиком услуги; Облачное хранилище – хранение документации в электронном формате проводится на стороннем сервере, доступ к которому на заранее согласованных условиях предоставляется через интернет; Локальный архив – хранение электронной документации выполняется с помощью пользовательского сервера. Независимо от выбранного метода организации, вы получите ряд преимуществ: Подтверждение ставки НДС 0% Удостоверять право на льготное налогообложение, включая нулевую ставку налога на добавленную стоимость, будет легче. Высокий уровень безопасности Электронный архив работает так, что изменить файлы и получить доступ к ним может лишь автоматизированная система. Пользователи могут только читать документацию. Документы хранятся на информационном носителе, с помощью которого можно выполнять резервные копии на иных носителях. Сервера будут располагаться на различном физическом оборудовании. При проблемах одного сервера, например, при затоплении машины, с восстановлением документов с помощью резервных копий не возникнет никаких сложностей. Опасность несанкционированного доступа к информации отсутствует. Так как права по доступу можно разграничивать так, как это необходимо. Возможность быстрого ответа на вопросы налоговиков Отыскать нужные документы для предоставления в налоговую службу можно будет действительно быстро и просто. Широкие возможности масштабирования С расширением предприятия увеличивается объем документов и, как следствие, необходимое под эти документы пространство. Если ваш архив существует в электронном формате, для его увеличения потребуется купить еще один носитель данных и подсоединить его в общей системе архива. Еще один плюс – возможность указания периода годности документации. По истечению заданного срока, документ будет стираться самой системой автоматически. Эффективность и простота использования архива Нужная электронная бумага будет доступна после пары щелчков мышкой. Вся документация станет располагаться в одной масштабной системе. Архив даст возможность структурирования, сортировки документов по определенным признакам, например, по названию, по дате занесения в базу. Отсутствие необходимости в аренде или покупке площади Реальное помещение под архив документов вам не потребуется.  Как работать с электронными документами в цифровом архиве? Перед тем, как документация будет передана в цифровой архив, осуществляется оценка ее ценности – также по регламентированным нормам. Критериями оценки являются: Степень сохранности; Метод содержания; Возможность длительного хранения и т.д. Главная стадия формирования электронного архива – внесение упорядоченной документации на цифровые носители. В данном вопросе также есть ряд требований – они предъявляются к соответствию носителей стандартам ГОСТа, к программному обеспечению (должно быть лицензированным), к шифрованию и форматам записи файлов, и т.д. Завершающая стадия – проверка носителей, на которых уже находятся документы, формирование и отправка файлов в систему на хранение.  Заключение Формализация рабочих процессов, повышения уровня безопасности информации, ускорение процессов делопроизводства. А также обеспечение: Эффективной системы хранения информации, основанной на правилах внутреннего документооборота. Унификации и консолидации учетных бизнес-процессов предприятия, оперативное получение информации по учетной деятельности корпорации. Формирования системы ведения документированного учета производства, запасов, закупок, продаж, складской логистики, бухгалтерского и налогового учета. Автоматизации учета взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины, организация эффективного взаимодействия между подразделениями. Ускорения процессов рассмотрения и согласования документов. Архивации информации по каждой сделке, ее автонумерация по регламентированным правилам. Ведения финансовой составляющей в разрезе каждого договора, заключенного в рамках сделки, отчеты по исполнению сделки в разрезе каждого договора Автоматизации службы контроля исполнения сделок и автоматизация службы согласования крупных сделок. |