информационные технологии. 104- Информационные технологии_Корнеев, Ксандопуло, Машурцев_Уче. Информационные технологии И. К. Корнеев, Г. Н. Ксандопуло, В. А. Машурцев

• Название: Информационные технологии И. К. Корнеев, Г. Н. Ксандопуло, В. А. Машурцев
• Анкор: информационные технологии
• Дата: 16.10.2022
• Размер: 6.61 Mb.
• Имя файла: 104- Информационные технологии_Корнеев, Ксандопуло, Машурцев_Уче.doc
• Тип: Учебник; #736457
• страница: 3 из 18

Глава 3
СРЕДСТВА ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ТЕХНИКИ

1. 
   Общая характеристика, классификация и критерии выбора средств организационной техники.
   

Офисная деятельность связана не только с созданием, переда­чей и использованием массивов документированной информации, но и с организацией справочно-информационной работы, плани­рованием рабочего времени, созданием и ведением архива и т. д. Сокращение трудозатрат, связанных с обработкой информации, повышение качества работы с документами достигаются различ­ными путями. Один из наиболее эффективных — внедрение в практику деятельности персонала офиса технических средств информационных технологий, в том числе и средств организацион­ной техники (оргтехники).

Средства оргтехники должны максимально механизировать или автоматизировать (в зависимости от типа технических средств) практически всю работу персонала с документами в офисе.

Большая часть операций обработки документов носит техни­ческий и формально-логический характер, хотя современные средства организационной и информационной техники предпола­гают и более сложные процедуры. При этом обрабатывается как смысловая часть документа, так и собственно его физический носитель.

Исключительно прогрессивное развитие средств информацион­ных технологий, в том числе и средств оргтехники, позволяет вне­дрять в практику работы офиса элементы «безбумажной» техно­логии. При этом информационный обмен будет осуществляться с помощью электронных коммуникационных средств, хранение, поиск и обработка информации — с помощью средств вычисли­тельной техники, копирование и тиражирование офисной доку­ментации — с помощью современного копировального оборудо­вания, позволяющего, кроме процедур копирования и тиражиро­вания, выполнять целый комплекс вспомогательных операций по электронному монтажу документов, их последующей («финишерной») обработке и т. д.

К средствам оргтехники относится достаточно большой пере­чень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.

Средства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем ме­сте, называют малой оргтехникой. В настоящее время данное опре­деление не соответствует действительному положению вещей, по­скольку практически большая часть средств изменила свои габа­риты, технические характеристики и прочее, появились новые устройства и приспособления, размещаемые на рабочем столе и используемые индивидуально. По современной классификации к таким средствам можно отнести: персональные компьютеры и их периферийные устройства, копировальную технику индивидуаль­ного использования, средства коммуникационной техники, сред­ства составления и изготовления текстовых и табличных докумен­тов и т. д. Поэтому принято считать, что малая оргтехника — это вся «канцелярская мелочь» (карандаши, ручки, степлеры, клей и прочее), которая применяется персоналом офиса (и, естественно, секретарем) для своего повседневного труда.

Персонал офиса должен иметь представление о практической применимости оргтехники, знать ее основные функциональные возможности и с учетом этого оптимально организовывать рабочий процесс.

Однако многообразие средств оргтехники, представленной на российском рынке, создает определенные проблемы в плане выбо­ра соответствующих устройств для применения их в повседневной деятельности.

Во-первых, в силу целого ряда причин персонал офиса часто не имеет соответствующей подготовки, во-вторых, он не всегда пред­ставляет, какая техника того или иного назначения предлагается на рынке оргтехники, в-третьих, необходимо знать критерии вы­бора того или иного устройства, той или иной модели, в-четвертых, знать, как и где искать соответствующую информацию. Для того чтобы облегчить, упорядочить процедуры поиска и выбора конк­ретной модели технических средств, необходимо вначале выпол­нить некоторые предварительные работы, в частности провести классификацию существующих средств оргтехники, а затем опре­делить общие критерии ее выбора, а потом и частные для каждой конкретной модели.

Многообразие средств организационной техники предполагает ее определенную классификацию в соответствии с выбранным признаком. Наиболее распространенной является классификация ни функциональному признаку, которая однозначно связывает процедуры технологического процесса обработки документов в офисе техническими характеристиками и возможностями средств орг­техники. Однако это не исключает применение других классифи­цирующих признаков.

В настоящее время состав функциональных групп средств орг­техники претерпел существенные изменения, что связано с про­никновением на российский рынок ведущих фирм — производите­лей различного рода техники и программных продуктов для офисных технологий. Появились средства оргтехники, выполняющие универсальные функции обработки документов при минимальных затратах физического труда, средства и системы подготовки и про­ведения презентаций в офисе, расширились возможности средств и систем электронной передачи документов, но в то же время уделя­ется внимание разработке новых и совершенствованию традици­онных механических средств оргтехники.

Переход от традиционных методов хранения, поиска, обработки и передачи документов к новым способам и технологиям, основан­ным на современных средствах организационной техники, требует иного подхода к ее классификации. Это связано с тем, что су­ществовавший перечень технических средств в настоящее время подвергся изменениям как в части элементной базы, так и в части технологических, эргономических и прочих характеристик.

Рассмотрим классификацию средств оргтехники, применяемой при создании и обработке документов в офисе.
Классификационные группы и подгруппы

средств организационной техники

1.0. Средства подготовки текстовых и табличных документов:

1. 
   Ручные пишущие средства.
   
2. 
   Пишущие машины.
   
3. 
   Диктофонная техника.
   
4. 
   Печатающие устройства для персональных компью­теров.
   

2.0. Средства копирования документов:

1. 
   Средства электрофотографического копирования.
   
2. 
   Средства ризографии.
   

3.0. Средства микрографии.

4.0. Средства обработки и хранения документов в офисе:

1. 
   Фальцевальные, биговальные, перфорирующие и реза­тельные машины (фольдеры).
   
2. 
   Конвертовскрывающие машины.
   
3. 
   Машины для нанесения защитных покрытий на доку­менты (ламинаторы).
   
4. 
   Адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины (франкингмашины).
   
5. 
   Машины для уничтожения документов (шредеры).
   
6. 
   Первичные и вторичные средства хранения документов.
   
7. 
   Картотечное оборудование.
   

5.0. Средства коммуникационной техники:

5.1. Средства и системы телефонной связи.

5.2. IР-телефония.

5.3. Электронная почта.

5.3. Пневматическая почта.

6.0. Офисная мебель и оборудование.
Охарактеризуем основные группы средств организационной техники, причем более подробно будут рассмотрены те техниче­ские средства, которые наиболее часто и эффективно используют­ся или могут быть использованы на конкретных рабочих местах.

Рынок средств организационной техники весьма многообразен и разносторонен. Очень часто, желая приобрести то или иное устрой­ство, пользователь сталкивается с трудноразрешимой задачей: что приобрести, в каком количестве, на какие характеристики устройства обратить внимание, сколько заплатить и т. д. Для опти­мизации процесса выбора технических средств офиса необходимо учесть ряд факторов, влияющих на процедуру выбора. Основными являются:

• 
  объем документооборота;
  
• 
  временные характеристики документопотоков;
  
• 
  средняя информационная емкость документов;
  
• 
  количество форм документов, изготовленных на типограф­ски напечатанных бланках;
  
• 
  тип изображения, содержащегося в документе (полутоновое, штриховое, комбинированное, цветное, монохромное);
  
• 
  объем документов, передаваемый и принимаемый по техни­ческим каналам связи (дифференцированно по каждому типу устройств связи);
  
• 
  первичный объем копируемых документов (с использовани­ем и без использования масштабирования);
  
• 
  вторичный объем копируемых документов (с использовани­ем и без использования масштабирования);
  
• 
  вид используемых документов (сброшюрованные, полистовые);
  
• 
  имеющаяся в наличии в офисе организационная и вычисли­тельная техника;
  
• 
  способ организации эксплуатации технических средств, в том числе оргтехники (централизованный, децентрализованный, сме­шанный);
  
• 
  наличие в офисе специально приспособленных помещений для размещения и эксплуатации техники, отвечающих требовани­ям соответствующих нормативно-методических документов;
  
• 
  фирма — производитель данной техники и страна сборки;
  
• 
  наличие фирменного сервиса в регионе, городе;
  
• 
  технологические и эксплуатационные характеристики обо­рудования;
  
• 
  наличие инструкции по эксплуатации на русском языке;
  
• 
  соответствие соединительных электрических кабелей пара­метрам и соединительным разъемам электросети;
  
• 
  стоимость оборудования;
  
• 
  стоимость расходных материалов и ЗИП, частота их замены;
  
• 
  стоимость эксплуатации, обслуживания и т. п.;
  
• 
  эргономические характеристики оборудования и устройств, в том числе безопасность работы на устройствах;
  
• 
  квалификация обслуживающего персонала и пользователей;
  
• 
  наличие сертификата Ростеста;
  
• 
  срок службы оборудования.
  

По определению, документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

Документооборот, или порядок движения документов в органи­зации, фирме, можно разделить на следующие этапы:

• 
  экспедиционная обработка и регистрация входящих доку­ментов;
  
• 
  предварительное рассмотрение документов и первичное ко­пирование;
  
• 
  исполнение документов и вторичное копирование;
  
• 
  передача документов на архивное хранение;
  
• 
  экспедиционная обработка исполненных и отправляемых до­кументов (в том числе по техническим каналам связи).
  

Немаловажным критерием является выбор формы эксплуата­ции оборудования: централизованный, децентрализованный, сме­шанный. Выбор формы зависит от целого ряда факторов, в том чис­ле типа технических средств, их количества, размера организации, ее внутренней структуры и размещения подразделений, организа­ции способа и форм обслуживания оргтехники.

Иногда определяющим фактором при приобретении техниче­ских средств является выбор фирмы-производителя. Известно, что, несмотря на их многообразие, существует определенная специализация у каждого из производителей средств организацион­ной техники, что влияет на выбор пользователем конкретного устройства.

Особое внимание следует уделять расчету потребного коли­чества расходных материалов. Это связано с тем, что, например, расход тонера или черной краски в картриджах принтеров рассчи­тывается исходя из примерно 25% наполненности текстом листа формата А4, а расход цветных чернил - из расчета 6% каждого оттенка на листе. При покупке техники необходимо обратить вни­мание на Количество дозаправок, которое выдерживает картридж устройства.

Пример классификации и выбора конкретной модели определенного вида оргтехники

Рассмотрим подробнее классификацию аппаратов электрофо­тографического копирования и критерии выбора конкретной моде­ли, поскольку данные устройства наиболее популярны среди поль­зователей.

Основными характеристиками копировальных аппаратов явля­ются следующие:

• 
  скорость копирования;
  
• 
  производительность;
  
• 
  рекомендуемый объем копирования;
  
• 
  формат оригинала и копии.
  

Классификацию копировальных аппаратов можно произвести по следующим параметрам:

• 
  по габаритам: портативные, настольные, офисные;
  
• 
  по принципам сканирования: аналоговые (более старые мо­дели всех фирм) и цифровые (более новые модели фирм CANON, RICOH, SHARP, MINOLTA, MITA, TOSHIBA);
  
• 
  по цветности: одноцветные и цветные;
  
• 
  стандартные (для бумаги А4, A3) и специальные (для изда­тельских комплексов), широкоформатные (для изготовления чер­тежей);
  
• 
  по скорости копирования: до 6 копий/мин, до 20 копий/мин, до 40 копий/мин, более 40 копий/мин;
  
• 
  по объему копирования (в день, месяц, год).
  

При покупке нового копировального аппарата пользователь должен обратить внимание:

• 
  на стоимость копировального аппарата, стоимость и наличие на рынке расходных материалов, запасных блоков, узлов, деталей, компонентов;
  
• 
  гарантийный срок работы копировального аппарата;
  
• 
  производительность;
  
• 
  трудоемкость обслуживания, ремонтопригодность;
  
• 
  наличие технической документации;
  
• 
  подбор копировальных аппаратов одной фирмы-производи­теля (при покупке нескольких копиров);
  
• 
  получение информации о надежности работы копироваль­ных аппаратов из данных сервис-центров.
  

Наиболее популярные модели копировальных аппаратов в Рос­сии следующие:

1. 
   Портативные копировальные аппараты (portable copiers): формат А4, скорость копирования — до 6 копий/мин, объем копи­рования -— до 500 копий в месяц. Они предназначены в основном для индивидуального пользования, имеют минимум сервисных возможностей и используют бумажные носители формата А4.
   
2. 
   Низкоскоростные офисные настольные копировальные ап­параты (low-volume copiers): формат А4 (A3), скорость копирова­ния— 10—20 копий/мин, объем копирования — до 1500—3000 ко­пий в месяц. Этот класс аппаратов является самым многочисленным. Они предназначены для небольших офисов. По своим возможно­стям они значительно превосходят копировальные аппараты в ма­логабаритном исполнении и уже обеспечивают масштабирование изображения; у аппаратов значительно увеличена производитель­ность, предусмотрена возможность работы с бумажными носителя­ми формата как А4, так и A3. Также на пользовательскую панель этих копировальных аппаратов выведена расширенная индикация о возникновении конфликтных ситуаций.
   
3. 
   Офисные копировальные аппараты среднего класса (middle-volume copiers): формат A3, скорость копирования — 15—-40 ко­пий/мин формата А4 или 10—20 копий/мин формата A3, рекомен­дуемый объем копирования — до 1500 копий в месяц. Этот класс аппаратов предназначен для средних учреждений. В данных копи­ровальных аппаратах предусмотрены следующие дополнитель­ные возможности: подачи бумаги (формата от А5 до A3) с двух и более лотков; автоматического двухстороннего копирования; воз­можность установки механизма сортировки и сшивания копий: по отношению к предыдущим классам значительно увеличен их ре­сурс. Стоимость копии также значительно ниже. Расширен набор специальных пользовательских и сервисных функций.
   
4. 
   Копировальные аппараты для больших офисов и бизнес­ центров (high-volume copiers): формат до А2, скорость копирова­ния — 40—85 копий/мин формата А4, черно-белое копирование с возможностью выделения цветом, объем копирования — 1500— 30000 копий в месяц. Эти копировальные аппараты дополнительно способны производить копирование цветного изображения, осу­ществлять печать оригиналов большого формата, получать отпе­чатки с фотопленок, осуществлять печать с предварительно запи­санных заданий копирования на специальных карточках и др.
   

В середине 1990-х гг. в России появилось новое поколение циф­ровых копировальных аппаратов, где вместо электростатического переноса изображения используется лазерный или светодиодный перенос изображения. Технология цифрового копирования обеспе­чивает многократную распечатку копии единожды просканированного оригинала. Выбор цифрового или аналогового аппарата при его покупке теперь определяется не только ценой, но и эффек­тивностью копировальных аппаратов или необходимостью исполь­зования дополнительных предоставляемых возможностей.

В последнее время практически все ведущие фирмы — произ­водители копировальной техники осуществляют переход к новому ряду моделей, так называемых цифровых копировальных аппара­тов, использующих при нанесении изображения на светочувстви­тельный барабан не световой, а лазерный луч. При этом резко рас­ширяются их возможности. Они могут выполнять в зависимости от комплектации функции копира, лазерного принтера, сканера и фак­са. При наличии сетевой карты такие машины могут быть включе­ны в локальную сеть на правах самостоятельного устройства. Ко­пировальные аппараты с полным набором функций целесообразно использовать в небольших офисах.

О цветных копировальных аппаратах. По сути это цифровые аппараты. Разница между изготовлением черно-белой и цветной копии такая же, как и при печати черно-белой и цветной фотогра­фии. Отсюда можно сделать вывод о сложности устройства таких копиров. Соответственно выше и цена. Цветные копировальные ап­параты низкоскоростные и не предназначены для изготовления больших тиражей. Ресурс светочувствительных барабанов низок, расходные материалы дороги. Однако существует возможность подключения таких машин к компьютеру через отдельно постав­ляемое устройство типа ColorPASS, и тогда такой копир приобре­тает свойства, присущие любому цифровому аппарату.

На рынке средств копирования в России представлены изделия таких фирм, как CANON, RICOH, SHARP, XEROX и др. Выбор до­статочно широк, хотя рынок копировальной техники в России нельзя считать насыщенным: из-за высокой стоимости спрос на копировальные аппараты пока еще невелик. Поэтому, прежде чем вложить деньги в дорогостоящую технику, следует четко оценить потребности офиса. Наряду с оценкой объемов копирования необ­ходимо решить задачу: кто, где и как будет осуществлять сервис­ное обслуживание вашего аппарата.