Информационные технологии для менеджеров - Грабауров В. А.. Информационные

• Название: Информационные
• Анкор: Информационные технологии для менеджеров - Грабауров В. А..doc
• Дата: 16.09.2017
• Размер: 18.31 Mb.
• Имя файла: Информационные технологии для менеджеров - Грабауров В. А..doc
• Тип: Документы; #8551
• Категория: Экономика. Финансы
• страница: 7 из 42

Глава 2. Организации, информационные системы и менеджеры

Вы не можете всегда, получив

по отдельности результаты

деятельности подразделений,

ожидать их согласованности.

Вы должны построить организацию,

которая обеспечивает координацию

в процессе выполнения работ. Нить

должна быть соразмерна с нитью,

с тем чтобы потом не пришлось

решать трудную задачу соединения

вместе клочков законченной ткани.

М. Фоллет

Прежде чем рассматривать деловые решения, основанные на использовании информационных технологий и информационных систем, уделим внимание взаимосвязи между организациями и информационными системами. В организациях имеются различные уровни управления, для которых нужны свои типы информационных систем. В свою очередь, соотношение ролей менеджеров и компьютеров в принятии решений также зависит от типов информационных систем.

2.1. Взаимосвязь организаций и информационных систем

Организации и информационные системы

Позвольте нам начать с простой предпосылки, основанной на наблюдениях и многих исследованиях: информационные системы и организации имеют взаимное влияние друг на друга. С одной стороны, информационные системы должны присоединиться к организации, чтобы обеспечить необходимой информацией важные группы внутри организации. В то же время организация должна сознавать и открывать себя влияниям информационных систем, чтобы извлечь выгоду из новых технологий.

Взаимодействие между информационными технологиями и организациями очень комплексно и подвержено влиянию большого числа факторов, включая структуру организации, стандартную технику эксплуатации, политику, культуру, окружающую среду и решения управления (рис. 2.1). Менеджеры должны сознавать, что информационные системы могут заметно изменять жизнь в организации. Они не в состоянии успешно проектировать новые системы или управлять существующими системами без понимания организации. Менеджеры решают, какие системы будут построены, что они будут делать, как они будут выполнены и т. д. Однако иногда эти результаты - чистая случайность и могут быть удачи и неудачи.

Рис. 2.1. Двусторонняя связь между организациями и информационными технологиями
Рассмотрим воздействие информационных систем на организацию [4], а также воздействие организаций на информационные системы, поскольку мы исследуем приложения и технологию, которые организации выбирают, чтобы обслужить свои деловые потребности.

Что такое организация?

Перед описанием воздействия информационных систем на организацию рассмотрим различные элементы организаций. Организация - это устойчивая формальная социальная структура, которая берет ресурсы из окружающей среды и обрабатывает их, чтобы произвести продукцию. Техническое представление сосредоточивается на трех элементах организации: капитал и рабочая сила - первичные факторы производства, окружённые внешней средой. Организация (фирма) преобразовывает их в изделия и услуги посредством производства. Изделия и услуги используются окружающей средой, которая поставляет дополнительный капитал и рабочую силу как входы в цепи обратной связи (рис.2.2). Организация более устойчива и долговечна, чем неформальная группа. Она имеет внутренние правила и процедуры, должна соблюдать законы. Организации - также социальные структуры, потому что они представляют собой собрание многих социальных элементов, так же, как машина, имеет структуру - определенное расположение клапанов, кулачков, валов и других частей.


Рис. 2.2. Техническое микроэкономическое представление организации
Более реалистическое поведенческое представление организации - то, что она является совокупностью прав, привилегий, обязательств и ответственностей, которые тщательно сбалансировались за какое-то время посредством конфликтов и разрешения противоречий (рис. 2.3). В этом поведенческом взгляде фирмы персонал, который работает в организации, совершенствует общепринятые способы работы, он приспосабливается к существующим связям и заключает соглашения с подчиненными и руководителями относительно того, как работа будет выполнена, сколько и на каких условиях.

Как эти представления организаций касаются информационных систем? Технический взгляд на организацию поощряет нас сосредоточиваться на способе, которым входы превращаются в выходы, когда технологические изменения внедряются в компанию. Фирма видится как бесконечно гибкая, с капиталом и рабочей силой, замещающими друг друга совершенно легко. Но более реалистическое поведенческое представление организации предполагает, что создание новых информационных систем или переоборудование старых влияет намного больше, чем техническая перестановка машин или рабочих, что некоторые информационные системы изменяют организационный баланс прав, привилегий, обязательств, ответственностей и чувств, который установился за длительный период времени.

Рис. 2.3. Поведенческое представление организации
Технологическое изменение требует изменений в том, кто обладает и управляет информацией, кто имеет право на доступ и модернизацию, кто принимает решения относительно кого, когда и как.

Технические и поведенческие представления организаций непротиворечивы. Техническое представление сообщает нам, как тысячи фирм в конкурентных рынках объединяют капитал, рабочую силу и информационные технологии, в то время как поведенческая модель позволяет видеть, как эта технология воздействует на внутреннюю работу организации.

Меняющаяся роль информационных систем

Рассмотрим меняющуюся роль информационных систем внутри организаций, прежде чем мы исследуем эффект, который информационные системы оказывают на организации.

Так же как в больших организациях, существуют отделы финансов и людских ресурсов, чтобы управлять финансовыми и людскими ресурсами организации, отделу информационных технологий обычно даются полномочия на управление ресурсами информационных технологий фирмы. В связи с огромными изменениями в информационных технологиях роль отделов ИТ радикально изменилась [5].

Чтобы лучше понять это историческое изменение роли ИС-организации, представим весь период использования ИТ в управлении в виде четырех эпох, или эр (табл. 2.1).
Таблица 2.1

Четыре эры информационных технологий в управлении

Бухгалтерская эра	Пакеты транзакций
Эксплуатационная эра	Интерактивные эксплуатационные системы
Информационная эра	Индивидуальная поддержка решения
Взаимосвязанное общество	Участие в стратегических системах

В первой бухгалтерской эре (с 50-х до начала 60-х годов) внимание было сосредоточено на бухгалтерских приложениях типа платежных ведомостей, счетов к оплате и других документов, которые проводили "пакеты" транзакций. Штат ИС был исключительно занят развитием и внедрением этих приложений. Согласно Rockart (1988) "Штат информационных систем несся в отдел, интервьюировал клерков и разрабатывал системы, большинство которых было понятно любому извне компьютерной иерархии".

Во второй эксплуатационной эре (от середины 60-х до середины 70-х годов) надежность компьютера увеличилась и пакетные системы были заменены интерактивными системами. Это создало возможности развития компьютеризированных систем реального времени для серьезных эксплуатационных транзакций типа обновления товаров и планирования производства. Штат ИС все еще доминировал в развитии и выполнении этих приложений. Однако так как эти системы играли серьезную роль поддержки для фирмы, деловые менеджеры стали больше вовлекаться в их развитие.

Прикладным акцентом в третьей информационной эре (с конца 70-х до начала 80-х годов) было использование информации для принятия решения. Реляционные базы данных и более удобные для пользователя программирующие языки четвертого поколения привели к началу вычислений для конечного пользователя и развитию приложений для непрофессионалов ИС. Для облегчения введения и непрерывного использования этих инструментальных средств ИС-организации взяли на себя новую роль: поддержку и управление вычислениями для конечного пользователя. Начало налаживаться партнерство между ИС-организацией и менеджерами.

В четвертой эре (начавшейся в середине 80-х годов) во взаимосвязанном обществе фирмы начали поддерживать развитие систем, которые давали им конкурентоспособное преимущество. Это новое стратегическое объединение деловой стратегии и ИТ-приложений потребовало не только участия деловых менеджеров, но и лидерства среднего звена руководства на производстве. Многие из этих стратегических приложений использовали значительно улучшенные возможности связи: фирмы получили возможность связывать вместе географически отдаленные внутренние подразделения, развивать электронные связи с клиентами, поставщиками и другими деловыми партнерами. Взаимосвязанность является важной особенностью организаций в 90-х годах.

Сейчас наступает пятая эра - глобальное взаимосвязанное общество, в котором фирмы могут использовать ИТ, чтобы работать с многонациональными и многоязычными деловыми партнерами. В некоторых фирмах действуют новые интегрированные системы, которые обеспечивают перевод языков и валюты, выполняют это на глобальной основе; эти системы могут обеспечивать единый контакт для глобальных клиентов, удовлетворять их запросы. Фирмы также пользуются сетью Интернет для того, чтобы они могли связаться в любое время, в любом месте со своими клиентами в мировом масштабе.

Сущность информационных систем

Информационные системы начала 50-х годов развивались как системы с эксплуатационным уровнем, разработанные для выполнения элементарных, но жизненно важных операций типа контроля платежей. В 60-х годах ИС использовались для контроля и управления, а в 70-х годах -для планирования и моделирования. К 80-м годам информационные системы развились в изготавливаемые по заказу системы поддержки принятия решений и ранние стратегические системы планирования. Сегодня информационные системы помогают создавать и распространять знания и информацию в организации через новые системы работы знания, приложения, обеспечивающие компаниям доступ к данным и системам коммуникаций, связывающим разветвленное предприятие по всему миру. Изменение концепции ИС показано на рис.2.4. Организации теперь жизненно зависят от систем и не могут пережить даже случайную их аварию.

Положение и роль специалистов информационных систем с течением времени также менялись. Раньше группа информационных систем состояла обычно из программистов, которые писали программное обеспечение для компьютера. Сегодня большая доля сотрудников - аналитики систем, которые осуществляют связь между группой информационной системы и остальной частью организации. Менеджеры информационных систем –лидеры групп программистов и аналитиков, руководителей проекта, менеджеров физических средств, менеджеров передачи данных и глав групп автоматизации делопроизводства. Они - также менеджеры обеспечения работой компьютеров и штата ввода данных. Конечные пользователи - представители отделов, для которых приложения созданы, за исключением группы информационных систем. Эти пользователи играют все большую и большую роль в создании и развитии информационных систем.

Рис. 2.4. Изменение концепции информационных систем

Почему организации создают информационные системы

Организации создают информационные системы, чтобы стать более эффективными и сохранять деньги. Информационные системы стали жизненно необходимыми и могут даже быть источником конкурентоспособного преимущества. Однако это не единственная причина для создания систем.

Рис. 2.5. Процесс развития системы
Рис. 2.5 поясняет модель процесса развития систем, которая включает много соображений, отличных от экономических. Эта модель объясняет, почему организации делят системы на две группы: внешнюю, относящуюся к факторам окружающей среды, и внутреннюю.

Относящиеся к окружающей среде факторы, внешние по отношению к организации, влияют на создание и структуру информационных систем. Примерами внешних воздействий являются возрастающие затраты рабочей силы или других ресурсов, конкурентоспособные действия других организаций и изменения в правительственных нормах.

Как информационные системы влияют на организации

Рассмотрим следующий вопрос: "Как информационные системы влияют на организации?" Чтобы ответить на него, мы должны рассмотреть большой объем исследований и теории. Некоторые исследователи базируют свою работу на экономике, другие используют поведенческий подход.
Экономические теории
С экономической точки зрения информационные технологии систем могут рассматриваться как средства производства, которые могут свободно заменять капитал и рабочую силу. Так как стоимость информационных технологий падает, они заменяют рабочую силу, которая исторически имеет возрастающую стоимость. Следовательно, в микроэкономической теории информационные технологии должны привести к снижению числа средних менеджеров и служащих, так как информационные технологии заменяют их.

Информационные технологии также изменяют размеры контрактов фирм, потому что они могут уменьшать операционные затраты. Информационные технологии, особенно использование сетей, снижают стоимость рыночного участия (операционные затраты) и делают их заслуживающими внимания для фирм, чтобы заключить контракт с внешними поставщиками вместо того, чтобы использовать внутренние источники поставки.

Другое финансовое воздействие информационных технологий заключается во внутренних затратах управления. Согласно теории организации фирмы зависят от затрат организаций, стоимости контролирующих и руководящих служащих. Поскольку размеры фирмы растут, затраты организации повышаются, потому что владельцы должны расходовать все больше усилий на контроль за служащими. Информационные технологии, уменьшая затраты на приобретение и анализ информации, дают возможность организациям снижать затраты фирмы, потому что с их помощью менеджерам проще наблюдать за большим числом служащих.
Поведенческие теории
Исследование поведенческой теории нашло несколько доказательств, что информационные системы автоматически преобразовывают организации. Исследователи изучали запутанные сложные связи, с помощью которых организации и информационные технологии взаимно влияют друг на друга.

Исследователи поведенческих теорий оценили то, что информационные технологии могут изменять иерархию принятия решений в организациях, снижая затраты на приобретение информации и расширяя ее использование. Информационные технологии могли принимать информацию непосредственно от операционных служащих и старших менеджеров, игнорируя средних менеджеров и конторских служащих. Информационные технологии позволяли старшим менеджерам входить в контакт с операционными служащими низшего уровня с помощью передачи данных в сети и компьютеров, устраняя средних посредников управления. В качестве альтернативы информационные технологии могли направлять информацию работникам низшего уровня, которые могли затем принимать собственные решения, основанные на их собственном знании и информации без вмешательства управления. Некоторые исследователи полагают, что компьютеризация увеличила количество информации, даваемой средним менеджерам, уполномочив их принимать более важные решения, чем в прошлом и уменьшая таким образом потребность в количестве работников низшего уровня. Таким образом, информационные системы могут влиять на то, кто делает, для кого, когда, где и как в организации.

Об изменяющейся роли менеджеров в организации см. в разд. 2.3 и 2.4.

Расширяющаяся область действия информационных систем

Рис. 2.6 поясняет новую связь между организациями и информационными системами. Имеется возрастающая взаимозависимость между деловой стратегией, правилами и процедурами, с одной стороны, и информационным программным обеспечением систем, оборудованием, базами данных и передачей данных - с другой. Изменение в любом из этих компонентов часто требует изменений в других компонентах. Эта связь становится критической, когда планируется управление на перспективу. То, что бизнес хотел бы делать через пять лет, часто зависит того, что системы будут способны делать. Увеличение доли на рынке, движение в сторону повышения качества или удешевления производства при выпуске новых изделий и при увеличении производительности труда служащих все более зависят от видов и качества информационных систем в организации.

Рис. 2.6. Взаимозависимость между организациями и информационными системами
Еще одно изменение в связи информационных систем и организаций следует из возрастающей степени интеграции и области действия системы и приложений. Построение систем сегодня затрагивает большую часть организации, чем это было в прошлом. В то время как ранние системы производили в значительной степени технические изменения, которые влияли на часть персонала, современные системы вызывают управленческие изменения (кто владеет какой информацией, относительно кого, когда и как часто) и установленные изменения "сущности" (какие изделия и услуги произведены, при каких условиях и для кого).
Системный взгляд
Что такое система?
Система - набор взаимосвязанных компонентов, которые должны работать вместе, чтобы достигнуть некоторой общей цели. Даже если каждый компонент хорошо разработан, система будет неисправна, если компоненты не работают вместе. Изменения в одном компоненте могут влиять на другие компоненты. Например, предположим, что маркетинг (один компонент системы, которая является организацией) продает больше, чем ожидалось. Тогда производство (другой компонент) должно изготовить материалы по специальным заказам или оплачивать сверхурочное время, чтобы произвести больше запланированного количества. Вероятным результатом было бы повышение затрат на продаваемые товары, и компания могла бы фактически терять деньги от этого вроде бы успешного увеличения продажи.

Информационная система - сочетание оборудования (компьютеров), программного обеспечения, процедур, документации, форм и персонала, ответственного за ввод, движение, управление и дистрибуцию данных и информации. Как в любой системе, важно, чтобы компоненты ИС работали вместе. Компоненты должны быть совместимы, минимально избыточны, полны и хорошо согласованы друг с другом.
Организации как системы
Существует несколько полезных схем, чтобы осмыслить, как информационные системы вписываются в организационные системы. На рис. 2.7 графически представлены четыре основных компонента в организации: персонал, технологии, задачи (методики) и организационная структура, которые должны работать вместе, чтобы давать экономический эффект.

Если изменилась технология в организации (например, программное обеспечение), это изменение влияет на три других компонента. Могут быть кадровые перестановки, изменение методов работы (задачи/методики), преобразование структуры организации.

Рис. 2.7. Взаимосвязь между компонентами организации

Новые возможности для преобразования организаций

Информационные системы могут стать мощными инструментами для создания более конкурентоспособных и эффективных организаций. Информационные технологии могут использоваться, чтобы перепроектировать организации, трансформируя их структуру, область действия, средства сообщения и механизмы управления работой, трудовыми процессами, изделиями и услугами. Опишем некоторые из главных возможностей преобразования организаций, которые сделали доступными информационные технологии.
Отделение работы от месторасположения
В настоящее время стало возможным организовать глобальную работу в отдельных рабочих местах. Информационные технологии, такие, как электронная почта, Интернет и видеоконференции, создают хорошую координацию географически рассеянных сотрудников в различных часовых поясах и культурах. Совместная бригадная работа через тысячи километров стала реальностью, поскольку проектировщики могут работать над проектом нового изделия вместе, даже если они расположены на различных континентах. Так, двигатель Форда был разработан совместно с сотрудниками разных континентов (например, проект 1994 г. - Ford Mustang).

Компании не ограничены физическим расположением для обеспечения производства изделий и услуг. Информационные системы с сетевой структурой дают возможность компаниям координировать их географически распределенные подразделения как виртуальные корпорации (или виртуальные организации), иногда называемые организациями с сетевой структурой. Виртуальные организации используют сети, чтобы связать людей, имущество и идеи, соединяя с поставщиками и клиентами, чтобы создавать и распределять новые изделия и услуги без ограничения традиционными организационными границами или физическим расположением. Одна компания может пользоваться возможностями другой компании без физического соединения с ней. Например, одна компания могла бы отвечать за конструкцию изделия, другая за сборку и производство и третья за администрацию и продажи. Рис. 2.8 поясняет концепцию виртуальной корпорации.

Информационные системы с сетевой структурой позволяют различным компаниям соединиться, чтобы обеспечить производство товаров и услуг. Например, компания "Calyx and Corolla", которая имеет штаб-квартиру в Сан-Франциско, создала организацию с сетевой структурой, чтобы продать цветы непосредственно клиентам взамен традиционного цветочного магазина. Компания получает заказы через бесплатный номер телефона и входит в центральный компьютер, который передает их непосредственно к хранилищам производителя. Фермеры выбирают цветы и складывают их в ожидании рефрижераторов. "Calyx and Corolla" поставляет цветы в течение дня или двух к их конечному месту назначения. В результате клиент получает более свежие цветы, чем купленные в цветочном магазине.



Финансовая компания
Рис. 2.8. Виртуальная корпорация
Увеличение гибкости организаций
Современная технология передачи данных предоставила многим организациям возможность организовать работу более гибкими способами, повышая способности этих организаций реагировать на изменения в рынке. Информационные системы могут придавать большим и маленьким организациям дополнительную гибкость, чтобы преодолеть некоторые ограничения, вытекающие из их размеров. Маленькие организации могут использовать информационные системы, чтобы приобрести часть сил и возможностей больших организаций. Они могут координировать действия типа выполнения заказов или слежения за инвентарем, имея небольшой кадровый состав клерков и менеджеров. Большие организации могут использовать информационные технологии, чтобы достигнуть части маневренности и чувствительности маленьких организаций.
Переопределение организационных границ и электронная торговля
Информационные системы, основанные на передаче данных, позволяют выполнять работу типа платежей и заказов на товары с помощью электроники среди различных компаний. Организации могут также разделять деловые данные, каталоги или отправлять сообщения через такие системы. Системы, связывающие компанию с клиентами через распределительные элементы, названы межорганизационными системами, потому что они автоматизируют поток информации через организационные границы. Межорганизационные системы, которые обеспечивают доступ ко многим организациям, связывая вместе покупателей и продавцов, создают электронный рынок. Через компьютеры и передачу данных эти системы функционируют, подобно электронным посредникам, но с пониженными затратами для типичных рынков. Покупатели и продавцы могут закончить закупку и продажу в цифровой форме независимо от их места расположения.

Интернет создает глобальный электронный рынок, где крупный массив товаров и услуг объявляется, покупается и обменивается во всем мире. Коммерческое использование Интернета является возможным благодаря World Wide Web (Всемирная паутина сетей), которая допускает, чтобы компании объединили графику, текст и звук в привлекательные электронные страницы, рекламные объявления, руководства, изделия и бланки заказа (см. разд. 7.3).
Реорганизация трудовых процессов
Начиная с первых использований информационных технологий в бизнесе с начала 50-х годов, информационные системы прогрессивно заменили процедуры ручного труда на автоматизированные действия в трудовых и технологических процессах. Электронные трудовые процессы уменьшили стоимость эксплуатации во многих компаниях, заменяя бумажные документы и установившуюся практику ручного труда.

Изменяющийся процесс управления

Информационные технологии реорганизуют процесс управления, обеспечивая мощные новые возможности помощи менеджерам в стратегии, планировании и управлении. Например, стало возможно получать информацию для менеджеров относительно организационного выполнения вплоть до уровня определенных изделий из любой организации в любое время. Новая интенсивность информации делает возможными точное планирование, предсказание и контроль. Распределяя информацию через электронные сети, новый менеджер может эффективно связываться с тысячами служащих и даже управлять обширными целевыми группами и группами, задачи которых были бы невозможны в традиционных организациях. Более подробно о влиянии информационных систем на процесс управления см. в разд. 2.4.