ИД. Информационно-справочные документы. Информационносправочный документ
 Скачать 74.74 Kb.
|
|
Информационно-справочный документ — документ, который сообщает сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициирует управленческие решения, позволяет выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам и не содержат поручений. Задачей является передача сведений, на основании которых принимаются управленческие решения для осуществления производственно-хозяйственной деятельности. То, какие документы относятся к информационно-справочным, определяют двумя основными признаками: документ не требует обязательного исполнения; документ используют для передачи информации от вышестоящих органов и подразделений к нижестоящим. Всю документацию информационно-справочного характера подразделяют на три блока: входящая, в том числе информационные письма и отчеты от вышестоящих, дочерних организаций и обособленных подразделений, документы от остальных организаций, заявления и предложения граждан; исходящая, в том числе отчеты о выполнении и ответы на запросы от внешних респондентов, инициативные и информационные документы, разработанные в организации; внутренняя, в том числе служебная переписка, а также акты, отчеты, протоколы, сопровождающие и подтверждающие деятельность предприятия. К информационно-справочным документам относятся: докладная записка ; объяснительная записка ; справка; акт ; протокол.  Порядок оформления, регистрации и обработки всех видов информационно-справочных документов устанавливает Инструкция по делопроизводству и документообороту – локальный нормативный акт организации. Этим регламентом определяют и то, какие виды входящей справочно-информационной документации не подлежат регистрации. К таким документам, например, могут быть отнесены рекламные предложения, поздравительные письма, бухгалтерские и финансовые документы. После первичной обработки и регистрации остальные входящие информационно-справочные документы поступают на рассмотрение руководителя организации или тех его заместителей, которые курируют отдельные направления ее деятельности. Они расписывают поступившие документы исполнителям. Внимание! Данные и сведения, представленные в информационной документации, учитываются при формировании управленческих решений только на основании резолюции руководителя предприятия или его замов. Внутренние и исходящие справочно-информационные документы регистрируются в обязательном порядке. Для их учета целесообразно использовать отдельные журналы, если учет ведется в бумажном виде. Это исключит утрату важных внутренних документов, на основании которых зачастую принимаются кадровые решения. В случае утери первичных информационных документов эти решения легко могут быть оспорены работником в судебном порядке. Обязательные реквизиты информационно-справочных документов должны соответствовать требованиям, установленным ГОСТ Р 7.0.97-2016. В соответствии с данным регламентом предприятию необходимо разработать формуляры и бланки форм для наиболее часто используемых в практике работы видов информационно-справочных документов. Как приложение к Инструкции по делопроизводству составьте альбом форм с примерами их заполнения. Это позволит избежать ошибок при составлении и гарантирует наличие всех реквизитов, которые являются обязательными для разных видов документации этого типа. |