решение. Информация в современном мире превратилась в один из наиболее важных ресурсов, а информационные системы ис
 Скачать 0.78 Mb.
|
|
Информационные системы Информация в современном мире превратилась в один из наиболее важных ресурсов, а информационные системы (ИС) стали необходимым инструментом практически во всех сферах деятельности. Разнообразие задач, решаемых с помощью ИС, привело к появлению множества разнотипных систем, отличающихся принципами построения и заложенными в них правилами обработки информации. Теория систем впервые была применена в точных науках и в технике. Применение теории систем в управлении в конце 50-х годов явилось важнейшим вкладом школы науки управления. При системном подходе организация рассматривается как система. Системный подход это не набор каких-то руководств или принципов для управляющих– это способ мышления по отношению к организации и управлению. Чтобы осознать, как системный подход помогает руководителю лучше понять организацию и более эффективно достичь целей, давайте сначала определим, что такое система. Машины, компьютеры, телевизоры - все это примеры систем. Они состоят из множества частей, каждая из которых работает во взаимодействии с другими для создания целого, имеющего свои конкретные свойства. Эти части взаимозависимы. Если одна из них будет отсутствовать или неправильно функционировать, то и вся система будет функционировать неправильно. Например, телевизор не будет работать, если неправильно установлена настройка. Все биологические организмы представляют собой системы. Ваша жизнь зависит от правильного функционирования многих взаимозависимых органов, которые все вместе представляют уникальное существо, каким являетесь вы. Примеры систем Все организации являются системами и представляют собой совокупность взаимозависимых элементов, таких как люди, структура, задачи и технология, которые ориентированы на достижение различных целей в условиях меняющейся внешней среды. Поскольку люди являются, в общем смысле, компонентами организаций (социальные компоненты), наряду с техникой, которые вместе используются для выполнения работы, они называются социотехническими системами. Под системой управления понимается совокупность взаимосвязанных элементов, предназначенных для целенаправленного воздействия управляющего органа на управляемый объект. Информационное обеспечение управления осуществляется посредством функционирования информационной системы. Информационная система (ИС) -- это средство организации информационного обеспечения процесса управления, способствующее своевременному поступлению необходимой и достоверной информации во все звенья системы управления, нуждающиеся в ней. К информационным системам относятся и автоматизированные системы управления технологическим процессом, предприятием, корпорацией. Информационная система представляет собой совокупность трех элементов: технологии, управления, функциональных подсистем. Если организация управляется неэффективно, то никакая информационная технология ей не поможет. В информационной системе, также как и в организации необходимо учитывать внешнее окружение в целом, поскольку и та, и другая являются системами, зависящими от взаимообмена вводимыми ресурсами и результатами деятельности с внешним миром. Между организацией и ее окружением, между выше и ниже расположенными уровнями, между подразделениями организации необходим обмен информацией. Обмен информацией в организации можно улучшить, внедрив ИС, которая позволит создать системы обратной связи, регулировать информационные потоки, предпринимая управленческие действия, способствовать формированию восходящих и боковых ветвей информационного обмена, развертывать системы сбора предложений, печатать материалы информативного характера для использования внутри организации. Информационная система (ИС) - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. Экономическая информационная система (ЭИС) - это совокупности внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений. Автоматизированной информационной системой (АИС) называется комплекс, включающий вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства, информационные ресурсы, а также персонал, обеспечивающий поддержку динамической информационной модели предметной области для удовлетворения информационных потребностей пользователей. Информационные системы можно классифицировать по целому ряду различных признаков. В основу рассматриваемой классификации положены наиболее существенные признаки, определяющие функциональные возможности и особенности построения современных систем. Информационные системы делятся на ряд групп (классов): в зависимости от объема решаемых задач; используемых технических средств; организации функционирования и др. По типу хранимых данных ИС делятся на фактографические и документальные. Фактографические системы предназначены для хранения и обработки структурированных данных в виде чисел и текстов. Над такими данными можно выполнять различные операции. В документальных системах информация представлена в виде документов, состоящих из наименований, описаний, рефератов и текстов. Отобранные документы предоставляются пользователю, а обработка данных в таких системах практически не производится. Основываясь на степени автоматизации информационных процессов в системе управления фирмой, информационные системы делятся на ручные, автоматические и автоматизированные. Ручные ИС характеризуются отсутствием современных технических средств переработки информации и выполнением всех операций человеком. В автоматических ИС все операции по переработке информации выполняются без участия человека. Автоматизированные ИС предполагают участие в процессе обработки информации и человека, и технических средств, причем главная роль в выполнении рутинных операций обработки данных отводится компьютеру. Именно этот класс систем соответствует современному представлению понятия "информационная система". В зависимости от характера обработки данных ИС делятся на информационно-поисковые и информационно-решающие. Информационно-поисковые системы производят ввод, систематизацию, хранение, выдачу информации по запросу пользователя без сложных преобразований данных. (Например, ИС библиотечного обслуживания, резервирования и продажи билетов на транспорте, бронирования мест в гостиницах и пр.) Информационно-решающие системы осуществляют, кроме того, операции переработки информации по определенному алгоритму. По характеру использования выходной информации такие системы принято делить на управляющие и советующие. Управляющие ИС - результирующая информация трансформируется в принимаемые человеком решения. Для этих систем характерны задачи расчетного характера и обработка больших объемов данных (например, ИС планирования производства или заказов, бухгалтерского учета). Советующие ИС вырабатывают информацию, которая принимается человеком к сведению и учитывается при формировании управленческих решений, а не инициирует конкретные действия. Эти системы имитируют интеллектуальные процессы обработки знаний, а не данных (например, экспертные системы). В зависимости от сферы применения различают следующие классы ИС. Информационные системы организационного управления - предназначены для автоматизации функций управленческого персонала как промышленных предприятий, так и непромышленных объектов (гостиниц, банков, магазинов и пр.). Основными функциями подобных систем являются: оперативный контроль и регулирование, оперативный учет и анализ, перспективное и оперативное планирование, бухгалтерский учет, управление сбытом, снабжением и другие экономические и организационные задачи. ИС управления технологическими процессами (ТП) - служат для автоматизации функций производственного персонала по контролю и управлению производственными операциями. В таких системах обычно предусматривается наличие развитых средств измерения параметров технологических процессов (температуры, давления, химического состава и т.п.), процедур контроля допустимости значений параметров и регулирования технологических процессов. ИС автоматизированного проектирования (САПР) - предназначены для автоматизации функций инженеров-проектировщиков, конструкторов, архитекторов, дизайнеров при создании новой техники или технологии. Основными функциями подобных систем являются: • инженерные расчеты, • создание графической документации (чертежей, схем, планов), • создание проектной документации, • моделирование проектируемых объектов. Интегрированные (корпоративные) ИС - используются для автоматизации всех функций фирмы и охватывают весь цикл работ от планирования деятельности до сбыта продукции. Они включают в себя ряд модулей (подсистем), работающих в едином информационном пространстве и выполняющих функции поддержки соответствующих направлений деятельности. Типовые задачи, решаемые модулями корпоративной системы, приведены в таблице. Таблица Функциональное назначение модулей корпоративной ИС. Подсистема маркетинга Производствен- ные подсистемы Финансовые и учетные подсистемы Подсистема кадров (человеческих ресурсов) Прочие подсистемы (например, ИС руководства) Исследование рынка и прогнозирован ие продаж Планирование объемов работ и разработка календарных планов Управление портфелем заказов Анализ и прогнозировани е потребности в трудовых ресурсах Контроль за деятельностью фирмы Управление продажами Оперативный контроль и управление производством Управление кредитной политикой Ведение архивов записей о персонале Выявление оперативных проблем Рекомендации по производству новой продукции Анализ работы оборудования Разработка финансового плана Анализ и планирование подготовки кадров Анализ управленческих и стратегических ситуаций Подсистема маркетинга Производствен ные подсистемы Финансовые и учетные подсистемы Подсистема кадров (человеческих ресурсов) Прочие подсистемы (например, ИС руководства) Анализ и установление цены Участие в формировании заказов поставщикам Финансовый анализ и прогнозирова- ние Обеспечение процесса выработки стратегичес- ких решений Учет заказов Управление запасами Контроль бюджета, бухгалтерский учет и расчет зарплаты Продолжение таблицы Анализ современного состояния рынка ИС показывает устойчивую тенденцию роста спроса на информационные системы организационного управления. Причем спрос продолжает расти именно на интегрированные системы управления. Автоматизация отдельной функции, например, бухгалтерского учета или сбыта готовой продукции, считается уже пройденным этапом для многих предприятий. В таблице приведен перечень наиболее популярных в настоящее время программных продуктов для реализации ИС организационного управления различных классов. Таблица 1.2. Классификация рынка информационных систем Локальные системы Малые интегрированные системы Средние интегрированные системы Крупные интегрированные системы (IC) БЭСТ Инотек Инфософт Супер- Менеджер Турбо-Бухгалтер Инфо-Бухгалтер Concorde XAL Exact NS-2000 Platinum PRO/MIS Scala SunSystems БЭСТ-ПРО 1C-Предприятие БОСС- Корпорация Галактика Парус Ресурс Эталон Microsoft- Business Solutions - Navision, Axapta J D Edwards (Robertson & Blums) MFG-Pro (QAD/BMS) SyteLine (COKAП/SYMI X) SAP/R3 (SAP AG) Baan (Baan) BPCS (ITS/SSA) OEBS (Oracle E- Business Suite) Существует классификация ИС в зависимости от уровня управления, на котором система используется. ИС оперативного уровня; ИС специалистов; ИС уровня менеджмента; Стратегическая ИС. Информационная система оперативного уровня - поддерживает исполнителей, обрабатывая данные о сделках и событиях (счета, накладные, зарплата, кредиты, поток сырья и материалов). Является связующим звеном между фирмой и внешней средой. Задачи, цели, источники информации и алгоритмы обработки на оперативном уровне заранее определены и в высокой степени структурированы. Информационные системы специалистов - поддерживают работу с данными и знаниями, повышают продуктивность и производительность работы инженеров и проектировщиков. Задача подобных информационных систем - интеграция новых сведений в организацию и помощь в обработке бумажных документов. Информационные системы уровня менеджмента - используются работниками среднего управленческого звена для мониторинга, контроля, принятия решений и администрирования. Основные функции этих информационных систем: • сравнение текущих показателей с прошлыми; • составление периодических отчетов за определенное время, а не выдача отчетов по текущим событиям, как на оперативном уровне; • обеспечение доступа к архивной информации и т.д. Стратегическая информационная система - компьютерная информационная система, обеспечивающая поддержку принятия решений по реализации стратегических перспективных целей развития организации. ИС стратегического уровня помогают высшему звену управленцев решать неструктурированные задачи, осуществлять долгосрочное планирование. Основная задача - сравнение происходящих во внешнем окружении изменений с существующим потенциалом фирмы. Они призваны создать общую среду компьютерной телекоммуникационной поддержки решений в неожиданно возникающих ситуациях. Используя самые совершенные программы, эти системы способны в любой момент предоставить информацию из многих источников С точки зрения программно-аппаратной реализации можно выделить ряд типовых архитектур ИС: традиционные архитектурные решения основаны на использовании выделенных файл-серверов или серверов баз данных. Существуют также варианты архитектур корпоративных информационных систем, базирующихся на технологии Internet (Intranet-приложения). архитектура информационной системы основывается на концепции "хранилища данных" (DataWarehouse) - интегрированной информационной среды, включающей разнородные информационные ресурсы. для построения глобальных распределенных информационных приложений используется архитектура интеграции информационно-вычислительных компонентов на основе объектно-ориентированного подхода. 50-е гг. В эти годы ИС были предназначены для обработки счетов и расчета зарплаты, а реализовывались на электромеханических бухгалтерских счетных машинах. Это приводило к некоторому сокращению затрат и времени на подготовку бумажных документов. 60-е гг. Информация стала применяться для периодической отчетности по многим параметрам. Для этого организациям требовалось компьютерное оборудование широкого назначения, способное обслуживать множество функций, а не только обрабатывать счета и считать зарплату, как было ранее. Этапы развития ИС 70-е - начало 80-х гг. ИС используются в качестве средства управленческого контроля, поддерживающего и ускоряющего процесс принятия решений. Конец 80-х гг. ИС становятся стратегическим источником информации и используются на всех уровнях организации любого профиля. Помогают организации достичь успеха в своей деятельности, создавать новые товары и услуги, находить новые рынки сбыта, обеспечивать себе достойных партнеров, организовывать выпуск продукции по низкой цене и многое другое. 1980-е – 2000-е гг. Применяются стратегические информационные системы, автоматизированные офисы для выживания и процветания фирмы. Структуру информационной системы составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами. Подсистема - это часть системы, выделенная по какому-либо признаку. Общую структуру информационной системы можно рассматривать как совокупность подсистем независимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признаке классификации, а подсистемы называют обеспечивающими. Таким образом, структура любой информационной системы может быть представлена совокупностью обеспечивающих подсистем. Среди обеспечивающих подсистем обычно выделяют: информационное, техническое, математическое, программное, организационное правовое обеспечение. Структура информационной системы Применение информационных систем для получения конкурентных преимуществ ИС используют для поддержки стратегии конкуренции, получения конкурентных преимуществ. Стратегическими называют такие ИС, которые могут изменять цели деятельности, изделия, сопутствующие услуги для получения конкурентных преимуществ. Фирма использует ИТ на трех различных уровнях конкурентной стратегии: ·уровень бизнеса; · уровень фирмы; · уровень отрасли. Для каждого уровня бизнес-стратегии существует стратегия использования ИС, и для каждого уровня существует модель для анализа и оценки использования ИС. Уровень Стратегия Модель Информационные технологии Отрасль кооперация, лицензия, стандарт модель конкурентных сил, сетевая экономика телекоммуникации, информационное партнѐрство Фирма синергетика, центр компетенции центр компетенции системы знаний, системы организационного управления Бизнес снижение затрат дифференциация, анализ конкуренции цепочка добавления потребительской стоимости Custom Relationship Management (CRM), Supply Chain Мaanagement (SCM), Datamining Уровни конкуренции, стратегии, модели и информационные технологии Синергетика - такое объединение бизнесов, которое даѐт не аддитивный, а мультипликативный эффект. Синергетический эффект: информационные технологии и информационные системы позволяют так соединить функционирование различных бизнесов, чтобы увеличить совокупную прибыль и уменьшить совокупные расходы. Более подробно остановимся на стратегии бизнес- уровня и цепочке добавления потребительской стоимости. Ключевой вопрос стратегии бизнес - уровня это «Как мы можем эффективно конкурировать на отдельном рынке?» Это может быть рынок кабельного телевидения, автомобильных пассажирских перевозок, туризма и т.д. Основными конкурентными стратегиями этого уровня являются следующие: стратегия преимущества по издержкам производства; стратегия дифференциации; стратегия изменения сферы конкуренции. Фирма, реализующая стратегию преимущества по издержкам, ориентируется на широкий рынок и производит товары в большом количестве. При помощи массового производства она может минимизировать удельные издержки и предлагать низкие цены. Это позволяет иметь более высокую долю прибыли по сравнению с конкурентами, лучше реагировать на рост себестоимости и привлекать потребителей, ориентирующихся на уровень цен. Фирма, реализующая стратегию дифференциации, нацеливается на большой рынок, предлагая товар, который рассматривается как выделяющийся. Компания выпускает привлекательный для многих товар, который, тем не менее, рассматривается потребителями как уникальный, в силу его дизайна, доступности, надежности и других характеристик. В результате цена не играет столь важной роли, и потребители приобретают достаточную лояльность к товарной марке. Фирма, реализующая стратегию изменения сферы конкуренции, расширяет рынок, включаясь в глобальные рынки, или сужает рынок с фокусированием на небольших нишах, еще не освоенных или недостаточно удовлетворенных другими конкурентами. Продвижение на мировые рынки порождает изменение масштабов фирмы. Продвижение в узкие ниши рынков обеспечивается высоко прибыльным продуктом. На уровне бизнеса наиболее общим аналитическим инструментом является анализ цепочки добавления потребительской стоимости . Величина добавленной стоимости вычисляется как стоимость проданной продукции за вычетом ее себестоимости. Цепочка добавления стоимости представляет собой описание основных процессов, приводящих к добавлению стоимости продукции предприятия. Потребительская стоимость –это полезность продукта или услуги, способность удовлетворять какую-либо человеческую потребность. Цепочка добавления потребительской стоимости (ЦДС) представляет собой совокупность работ, которые увеличивают потребительскую стоимость. Добавление потребительской стоимости означает, что потребитель желает или готов оплачивать затраты на выполнение тех работ и задач, которые добавляют потребительскую стоимость продукта. Данная концепция была предложена профессором Гарвардской школы бизнеса Майклом Портером и широко используется в области консультационных услуг, направленных на совершенствование деятельности компаний для обеспечения их конкурентоспособности. Этот подход базируется на предположении, что конкурентоспособность достигается путем оптимизации большого числа отдельных процессов, которые выполняет компания при разработке, производстве, маркетинге, поставке и поддержке своих продуктов и услуг. Модель ЦДС позволяет определить критические точки, в которых фирма может использовать ИТ, позволяющие продвинуть ее конкурентные позиции. Особенно те, где можно получить наибольшую прибыль от стратегических ИС для создания новых продуктов и услуг, продвижения их на рынок, для понижения операциональных издержек, за счет взаимодействия с ИС клиентов и поставщиков. Модель ЦДС представляет фирму как цепочку элементов базисных действий, добавляющих потребительскую стоимость к продуктам и услугам фирмы. Эти элементы можно разделить на основную и вспомогательную деятельность. Основная деятельность непосредственно связана с производством и реализацией продуктов и услуг фирмы, созданием потребительской стоимости. Она включает входящую логистику, производство, выходящую логистику, продажи и маркетинг, послепродажное обслуживание. Входящая логистика: получение и хранение материалов для производства. Операции преобразуют входящие материалы в конечный продукт. Выходящая логистика: хранение и распределение готовой продукции. Продажи и маркетинг: включают раскрутку и продажу продукции. Послепродажное обслуживание: поддержка и ремонт продукции (услуг) фирмы. Вспомогательная деятельность включает организационную инфраструктуру (администрирование и управление, управление персоналом, подбор кадров, обучение), технологическое обеспечение производства, приобретение оборудования. Модель ЦДС выявляет элементы основной и вспомогательной деятельности, которые могут быть оптимизированы за счет применения ИС, и таким образом может быть достигнуто конкурентное преимущество. Есть элементы, которые добавляют ценность продукту, а есть такие, которые не добавляют. В процессе реинжиниринга число последних сокращают. ИС могут иметь стратегическое воздействие, если они помогают фирме обеспечить снижение стоимости продукции и услуг по сравнению с конкурентами, или обеспечить ту же потребительскую стоимость, что и у конкурентов, без увеличения издержек. Например, это возможно за счет более быстрого предоставления высококачественной информации при очень низкой цене. В таблице представлены новые продукты и услуги, основанные на новых информационных технологиях. Новые продукты и услуги ИТ, лежащие в их основе Онлайновый банкинг Частные вычислительные сети, Интернет Управление денежными счетами Корпоративные пользовательские системы счетов Электронные биржи Автоматизированные рабочие места менеджера и (трейдера) биржевого маклера. Системы резервирования мест на международных и национальных авиалиниях, в отелях Системы резервирования, основанные на международных телекоммуникациях Электронная коммерция Интернет, корпоративные базы данных заказчиков Голосовая почта Цифровые сети и коммуникационные системы Изготовление изделий на заказ CAD/CAM системы Стратегическими ИС для бизнес уровня являются информационная система управления взаимоотношениями с клиентами (Custom Relationship Management, CRM), информационная система управления цепочками поставок (Supply Chain Мanagement, SCM), система «добычи» знаний (Datamining). Управление на основе бизнес-процессов и цепочка наращивания потребительской стоимости. Экономическая ситуация в России и складывающиеся рыночные отношения требуют пересмотра принципов и механизмов управления на уровне каждого предприятия. Сегодня система управления практически всех предприятий имеет ярко выраженную функциональную (иерархическую) направленность. Функционально-ориентированная организация не стимулирует заинтересованность работающих в конечном результате, поскольку системы оценки их деятельности оторваны от результативности работы предприятия в целом. При функциональном подходе главным потребителем результатов труда работника является его вышестоящий начальник. Это означает, что каждый сознательно или подсознательно старается удовлетворить (или угодить) начальнику, а не коллеге из соседнего подразделения, а тем более клиенту. При современных тенденциях, когда удовлетворение потребностей клиента первоочередная задача, такой подход сразу отбрасывает предприятие на последние роли в конкурентной борьбе за доли рынка. Деятельность, приносящая дополнительное качество не осуществляется вдоль линейно-функциональной иерархии, т.к. здесь имеют место только разрешения и приказы. Она пронизывает предприятие в виде набора бизнес-процессов, которые в большинстве своем никем не управляются и никто за них не отвечает, потому что бизнес-процессы не описаны и не документированы. Бизнес-процессы - это связанный набор повторяемых действий (функций), которые преобразуют исходный материал и/или информацию в конечный продукт (услугу) в соответствии с предварительно установленными правилами. Различают основные и вспомогательные бизнес-процессы. Основные процессы - это те, которые добавляют качество. Вспомогательные процессы формируют инфраструктуру организации. Примерами могут быть процессы сбыта и снабжения, разработки нового изделия и вывода его на рынок, обслуживания клиентов. Лозунг нефтяных компаний “от скважины до бензозаправки” означает ничто иное как бизнес-процесс макро-уровня, охватывающий весь технологический цикл. Элементы бизнес-процесса: Показатель эффективности: величины, используемые для количественной оценки результатов процесса, обычно выражаются в единицах стоимости, времени и качества Выход: результат выполнения процесса, предоставляемый “получателю” процесса (вне/внутри организации) Процесс: действия, работы или процедуры, которые необходимо предпринять для превращения “входа” в “выход” Вход: информация, данные, материалы и т.д., используемые процессом для формирования “выхода” Владелец процесса: организационная единица, которая отвечает за результаты в Примерами элементов бизнес-процесса могут служить: Вход: данные, информация, знания, материалы. Процесс: выставление счетов, выполнение заказа, доставка продукции. Выход: данные, информация, знания, продукты, услуги. Владелец процесса: отделы, руководитель. Показатели эффективности: стоимость продукта, производительность, процент брака, время предоставления счета-фактуры. Идея представления организации в виде набора бизнес-процессов и управление ее деятельностью как управление бизнес-процессами стала распространяться в конце 80-х годов 20 века. Лучшие компании мира начали решать для себя эти задачи и на практике доказали важность, эффективность, экономичность и прогрессивность перехода на клиенто-ориентированное производство и процессно-ориентированную структуру управления производством. При использовании информационных систем возникает возможность охватить всю систему целиком, рассмотрев составляющие ее процессы как единое целое. В этом случае, человек как исполнительный ресурс системы оказывается непосредственно вовлечен в процесс, подчиняясь его законам и логике, и отчитываясь не конкретному человеку со своими слабостями и проблемами, а процессу, наполненному равнозначными и равноответственными элементами людьми-исполнителями. Среди основных преимуществ такого подхода можно выделить простоту проведения оптимизации как самих процессов (их организации, синхронизации, согласованности), так и ресурсов, потребляемых процессами, особенно это касается человеческих ресурсов. Кроме того, становится очевидной необходимость управления, нацеленного на конечный результат, который оценивается потребителем -клиентом процесса. |