этапы разрработки инструкции по делопроизводству. Этапы разработки Инструкции по делопроизводству для средней обще. Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы).

Название	Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы).
Анкор	этапы разрработки инструкции по делопроизводству
Дата	06.04.2022
Размер	38.86 Kb.
Формат файла
Имя файла	Этапы разработки Инструкции по делопроизводству для средней обще.docx
Тип	Инструкция #446161

Этапы разработки Инструкции по делопроизводству для средней общеобразовательной школы

Делопроизводство представляет собой одну из типовых управленческих функций, свойственных каждой управленческой структуре.

Требования к системе управления документами в Российской Федерации установлены национальным стандартом ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», с введением которого в нашей стране система управления документами рассматривается как элемент системы управления качеством [12]. В соответствии с данным стандартом любая организация должна сформулировать и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Инструкция по делопроизводству может способствовать созданию рациональной системы управления документами [29].

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) - основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы).

Источниками для составления Инструкции по делопроизводству для средней общеобразовательной школы служат:

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Приказом Росархива от 23 декабря 2009 года №76.

Письмо Минобразования РФ от 20 декабря 2000 г. №03-51/64 О «Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях»

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения от 25.08.2010 №558.

Инструкция по делопроизводству устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации [29].

Существует множество вариантов по составлению Инструкции по делопроизводству. Далее рассмотрим обобщенные этапы создания инструкции и состав основных ее частей.

В процедуре разработки инструкции можно выделить несколько этапов:

сбор и анализ материала;

разработка проекта инструкции, ее согласование и утверждение;

работа по ознакомлению сотрудников с положениями Инструкции, внесением в Инструкцию необходимых изменений;

внедрение инструкции в школе.

Инструкция по делопроизводству обычно подразделяется на 3 основные части: вводная (общие положения), основная часть (тематические разделы) и приложения [29].

Общие положения.

В разделе «Общие положения» устанавливается сфера действия инструкции, ответственность за несоблюдение ее положений; указывается должность работника, ответственного за делопроизводство в организации; приводится перечень законодательных и нормативных правовых актов, нормативно-методических документов межотраслевого действия, которые были использованы при разработке инструкции по делопроизводству, а также внутренние организационные и распорядительные документы, на основе которых подготовлена инструкция.

Основная часть.

Инструкция по делопроизводству должна отражать весь процесс документирования, все технологические операции с документами в логической последовательности их выполнения.

В связи с этим составителями инструкции определяется структура текста и состав ее разделов. Количество и названия разделов основной части инструкции зависит от организации-разработчика.

Основная часть инструкции может включать три раздела: «Правила составления и оформления документов», «Организация работы с документами», «Документация по личному составу».

Раздел «Правила составления и оформления документов», может включать в себя несколько подразделов[11]:

«Виды и разновидности документов, используемых в организации для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности»;

«Виды бланков организации и порядок их использования»;

«Общие правила подготовки и оформления документов»;

«Правила подготовки распорядительных документов» (включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания);

«Правила подготовки писем, докладных записок, иных информационных документов»;

«Порядок изготовления и размножения документов»;

«Правила оформления и заверения копий и приложений»;

«Порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов»;

«Порядок работы исполнителей с документами»;

«Оформление документов, передаваемых по факсимильной связи».

Раздел «Организация работы с документами» традиционно начинают с подраздела «Организация документооборота», в котором отражают следующие вопросы:

порядок приема, обработки, распределения входящих документов, организация их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое (от одного исполнителя к другому);

основные инстанции движения документов;

порядок подготовки и отправки исходящих документов (включая все виды связи, которые используются в организации (почтовая; телеграфная, факсимильная, курьерская и др.));

порядок учета объема документооборота.

В подразделе «Регистрация документов» описываются процедура регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, а также приказов по личному составу и трудовых договоров, сроки, формы и методы регистрации, технология и порядок индексации документов. Как правило, в небольших организациях используется журнальная форма регистрации. В инструкцию по делопроизводству обязательно следует включить описание формы журналов (книг), используемых для регистрации каждой категории документов, порядок их ведения.

В подразделе «Организация контроля за сроками исполнения документов» перечисляются виды документов, подлежащих обязательному контролю, приводятся порядок постановки документов на контроль, технология контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов, порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине, использования форм и отметок на документах.

В подразделе «Оперативное хранение документов» содержатся общие правила хранения документов, определяется порядок разработки и использования номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел, устанавливаются ответственность за сохранность документов. В данном подразделе инструкции должны содержаться также принципы систематизации таких документов, как личные карточки, трудовые книжки и др.

Особого внимания заслуживает вопрос о ведении личных дел работников образовательной организации. Решение о необходимости их ведения принадлежит руководству организации (если нет решения вышестоящей организации). Если такое решение принято, то личные дела следует вести по всем правилам, а порядок их формирования и работы с ними необходимо закрепить в специальном подразделе «Правила формирования личных дел». В этом подразделе устанавливают категории работников, в отношении которых ведение личных дел обязательно (например, все работники образовательной организации или только материально ответственные лица). Необходимо установить также состав документов личного дела, порядок их подшивки в личное дело, периодичность проверок личных дел и порядок их подготовки для сдачи в архив [29].

В подразделе «Подготовка документов к сдаче в архив» закрепляется порядок проведения экспертизы ценности документов (отбора документов для хранения и уничтожения). Отбор дел для хранения и уничтожения должен осуществляться в пределах организации по единым правилам. Следовательно, в инструкции необходимо установить ответственность отдельных должностных лиц за сдачу документов в архив.

В данном подразделе приводятся также правила подготовки дел к архивному хранению (включая оформление дела (подшивку или переплет), нумерацию листов дела, составление итоговой записи, внутренней описи, оформление обложки дела), закрепляются требования к составлению описей документов постоянного срока хранения и описей документов по личному составу, акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, устанавливается порядок передачи дел в архив и уничтожения документов.

При составлении третьего раздела «Документация по личному составу» следует учесть, что документирование трудовых отношений имеет специфику, определяемую профилем работы организации. Например, оформление трудовых отношений в научном учреждении и на промышленном предприятии, в медицинском учреждении или государственном учреждении будет различно, прежде всего, по составу необходимых документов.

Исходя из логики возникновения и развития трудовых отношений данный раздел может иметь следующую структуру:

«Порядок оформления приема на работу»;

«Порядок оформления перевода на другую работу»;

«Порядок оформления увольнения»;

«Порядок оформления отпусков»;

«Порядок оформления командировок»;

«Порядок оформления поощрений»;

«Порядок оформления дисциплинарных взысканий»;

«Порядок оформления и ведения трудовых книжек»;

«Учет кадров».

В каждом подразделе инструкции необходимо закрепить:

виды и разновидности документов, используемых в организации для документирования деятельности по установлению трудовых отношений, учету и движению кадров;

правила подготовки распорядительных документов (приказов (распоряжений), включая порядок подписания, визирования, согласования, утверждения;

правила оформления документов - оснований к приказам по личному составу (заявление, уведомление, докладная записка, представление, объяснительная записка и др.);

порядок изготовления, размножения и рассылки приказов (распоряжений).

В подразделе «Учет кадров» дается описание применяемых учетных форм, справочных массивов, приводится порядок составления, ведения, систематизации и классификации справочной информации, ее хранения [29].

Состав тематических подразделов может быть дополнен в зависимости от условий работы организации. В инструкцию могут быть включены разделы по оформлению документов воинского учета, учета и использования рабочего времени, оформления аттестации работников и др.

В раздел «Приложения» необходимо включать максимально возможное количество справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В каждом разделе (подразделе) по тексту, как правило, делаются ссылки на приложения. Например, излагая в инструкции правила оформления протокола, в приложении приводят пример оформления этого документа. В приложение можно включать схемы документопотоков, образцы бланков документов, оттисков печатей и штампов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, документов, подлежащих утверждению или заверяемых печатью, формы используемых в организации журналов, номенклатуры дел, описей, акта на выделение документов к уничтожению [29].

Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом.

Инструкция является документом длительного действия. Пересмотр и обновление инструкции необходимы при изменениях в технологии подготовки документов, порядке их подписания, согласования, утверждения. Это часто происходит, когда образовательная организация начинает активно развиваться, меняется как ее организационная структура, так и структура руководящих органов. Необходим пересмотр инструкции и в случаях коренных изменений в действующем законодательстве о труде, нормативно-методических документах межотраслевого действия, государственных стандартах.

Разрабатывая инструкцию по делопроизводству, следует уделить особое внимание формулировке каждого ее пункта. Инструкция не должна содержать неопределенных положений. В инструкции по делопроизводству необходимо конкретно указать виды документов, которые подлежат утверждению руководителем организации, ее коллегиальным органом. Текст инструкции должен быть максимально конкретным и не допускать различные толкования.

Кто должен разрабатывать инструкцию?

В крупных образовательных организациях инструкцию разрабатывает служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. В небольших образовательных организациях, где нет такой службы, данная задача может быть поручена секретарю. В этом случае секретарь использует все нормативно-методические документы межотраслевого действия, а также методические рекомендации научных учреждений Росархива.

Однако если секретарь не обладает достаточной квалификацией, не имеет специального образования, подготовка инструкции может осуществляться и сторонними организациями (например, научно-исследовательские учреждения), а также работниками государственных и муниципальных архивов, специалистами в области документоведения. Такие работники на основе проведенного обследования организации, с учетом специфики ее работы, структуры, объема документооборота разработают инструкцию, соответствующую современным требованиям к этому документу.

Библиографический список

1. Федеральный закон от 22.10. 2004 №125 - ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». // Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. №43 ст. 4169.
2. Федеральный закон Российской Федерации от 6 декабря 2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
3. Федеральный закон от 29.12.2012 №273-ФЗ (ред. от 31.12.2014, с изм. от 02.05.2015) «Об образовании в Российской // Собрание законодательства РФ, 31.12.2012, №53 (ч. 1), ст. 7598.
4. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей») Интернет-ресурс КонсультантПлюс http://www.consultant.ru/.
5. Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 №558 (с изм. от 04.02.2015) «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 №18380).
6. Письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 №03-51/64 <О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях>
7. «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 №76).
8. Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 23.12.2009 г. №76. // Собрание законодательства Российской Федерации от 23 декабря 2009 г. №76, ст. 307.
9. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. // Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, №50, ст. 4901.
10. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от 15.06.2009 г. №477. // Собрание законодательства Российской Федерации от 22 июня 2009 г. №25, ст. 3060.
11. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (введен в действие с 1 июля 2003 года) // Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации».
12. «ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 №28-ст).
13. ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» М.: Стандартинформ, 2014 год официальное издание.
14. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник. Под ред. Т.В. Кузнецовой. - 3-e изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2012, 364 с., CD-ROM. (Высшее образование) ISBN 978-5-16-004923-6.
15. Давыдова Э.Н. Делопроизводство: Учеб.-практич. Руководство - 8-е изд., стереотип. - Мн.: ТетраСистемс, 2004. - 240 с.
16. Дик Н.Ф. Делопроизводство и локальные акты в школе и лицее. Книга современного руководителя. - М.: ФЕНИКС, 2008. - 320 с.
17. Журавлева И.В., Журавлева М.В. Кадровику приказах. Унифицированные формы. - М.: ИНФРА-М, 2013. - 182 с. - (Б-ка журн. «Трудовое право Российской Федерации». Вып. 16 (230)).
18. Журавлева И.В., Журавлева М.В. Оформляем документы на персональном компьютере грамотно и красиво. - М.: ИНФРА - М, 2014. - 187 с.
19. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 6-е изд., испр. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2010. - 367 с.
20. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. Пособие. - 4-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2014. - 312 с.
21. Кузнецов И.Н. Делопроизводство. Учебно-справочное пособие. - 6-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2013. - 520 с.
22. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство. - М.: Издательство Юрайт; ИД Юрайт, 2013. - 576 с.
23. Кузнецова И.В., Хачатурян Г.А. Документационное обеспечение управления персоналом. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2014. - 220 с.
24. Мишина Л.А. Документация. Делопроизводство. - 3-е изд. - Минск: Амалфея, 2010.
25. Никифорова Н.А. Приказы по кадрам и сопроводительные документы. Учеб. пособие. - 2-е изд., стер. - М.: Издательство «Омега-Л», 2014. - 219 с.
26. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. М., 2005. - 304 с.
27. Песецкая Е.В., Русецкая О.В., Трофимова Л.А. Менеджмент. Учебник для бакалавров. Под редакцией профессора Петров А.Н. СПб: Юрайт, 2012. - 641 с.
28. Публичный отчет. Муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения средней общеобразовательной школы имени С.Е. Кузнецовас. Чемодановка Бессоновского района Пензенской области 2014 год
29. Санкина Л.В., /Инструкция по делопроизводству в небольшой организации // Санкина Л.В., доцент РГГУ «Секретарь-референт» №8 2008
30. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления: Учебник / В.С. Соколов. - 2-е изд. - М.: Форум, 2009. - 176 с.
31. Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учебное пособие. - М.: Издательство «Омега-Л», 2014. - 207 с.
32. Тихомирова Л.В., Тихомиров М.Ю. Документы в трудовых правоотношениях. М.: Изд-во Тихомирова М.Ю., 2011, 188 с.
33. Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. - М.: МЦФЭР, 2004. - с. 308.
34. Янковая В.Ф., Белая Т.Г., Бельдова М.В. и др. Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации: Рекомендации PDF. М.:ВНИИДАД, 2007. - 264 с.