Приложение 1. Инструкция по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству в государственных организациях i. Общие положения
 Скачать 135.78 Kb.
|
|
IX. Организация доступа к документам и их использования 9.1. Выдача дел, находящихся на хранении в Службе делопроизводства, структурных подразделениях организации работникам других подразделений для ознакомления и (или) для временного использования в работе производится по запросам, подписанным руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения, запрашивающего дело (документ) и с разрешения руководителя Службы делопроизводства или структурного подразделения, документы которого запрашиваются. 9.2. Дела, документы выдаются во временное пользование работникам организации на срок не более одного месяца. Государственным органам (судебным, правоохранительным, органам государственного контроля и надзора) дела и отдельные документы выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного им лица, по актам на срок не более шести месяцев. При необходимости срок использования документов может быть продлен. 9.3. В письменном запросе работников организации о выдаче документов (дел) во временное пользование излагаются причины, по которым запрашивается дело (документ) и цель использования документов, находящихся на оперативном хранении. 9.4. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для подписей в получении и приеме дела. На место изъятого подлинника документа работник Службы делопроизводства или делопроизводитель подразделения вкладывает в дело лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ и подписями в получении и приеме дела. При этом в дело помещается заверенная копия документа. После решения вопроса, для рассмотрения которого дела (документы) изымались по запросам государственных органов, подлинники документов должны быть возвращены в организацию и помещены в дело. 9.5. Электронные документы, находящиеся на оперативном хранении в базах данных информационных систем, выдаются для использования в виде копий электронных документов в соответствии с пунктом 2.51 Примерной инструкции. 9.6. Порядок доступа работников организации к документам, размещаемым в СЭД или иной информационной системе, устанавливается локальными нормативными актами организации, определяющими порядок эксплуатации информационной системы, и в соответствии с персональными учетными записями работников в СЭД или иной информационной системе. Работникам, не имеющим права доступа к соответствующей информационной системе, электронные документы выдаются в соответствии с пунктами 9.1 - 9.3 Примерной инструкции, на физически обособленном носителе, высылаются по электронному адресу работника, запрашивающего документ, или иным образом. 9.7. В Службе делопроизводства, структурном подразделении, выдавшем дело (документ) ведется учет выданных дел (документов) и контроль их своевременного возврата. Электронные дела (документы) возврату не подлежат. 9.8. Работники организации обязаны обеспечивать сохранность полученных во временное пользование документов (дел) на бумажном носителе и использовать полученную информацию в служебных целях в соответствии с требованиями локальных нормативных актов. Запрещается передача полученных документов или их копий работникам других подразделений или организаций. 9.9. Изъятие (выемка) документов, образовавшихся в деятельности организации, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации. 9.10. Изъятие (выемка) документов производится на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного им лица с извещением руководителя подразделения, документы которого изымаются. 9.11. Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями организации и соответствующего государственного органа. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел). 9.12. При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись работника, ответственного за формирование и/или хранение дела. 9.13. Подлинник документа, изъятый из дела на основе соответствующего решения, после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается. X. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов, бланков документов, носителей электронных подписей 10.1. Бланки организационно-распорядительных документов разрабатываются Службой делопроизводства. Виды бланков организационно-распорядительных документов, требования к их оформлению и использованию устанавливаются индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации. 10.2. Образцы бланков документов утверждаются в составе индивидуальной инструкции по делопроизводству или приказом руководителя в составе комплекта (альбома) бланков. 10.3. В организации для подготовки документов могут использоваться бланки документов, изготовленные типографским способом или средствами оперативной полиграфии. Организации вправе при подготовке документов использовать электронные шаблоны бланков. Электронные шаблоны бланков должны соответствовать образцам бланков, утвержденных руководителем организации. 10.4. Бланки организационно-распорядительных документов, применяемые в организации, не могут передаваться другим организациям, должностным и физическим лицам. 10.5. Служба делопроизводства организации: оформляет заказы на изготовление бланков организационно-распорядительных документов типографским способом или средствами оперативной полиграфии; осуществляет хранение бланков организационно-распорядительных документов и выдачу их в структурные подразделения организации; осуществляет контроль за правильностью использования бланков организационно-распорядительных документов <37>. -------------------------------- <37> Индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации может быть предусмотрено ведение учета бланков документов. 10.6. В организации в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" <38> и уставом организации используется печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - печать организации). -------------------------------- <38> Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации. 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2011, N 1, ст. 1; 2013, N 30, ст. 4022; 2014, N 11, ст. 1088; 2017, N 52, ст. 7916). В организации также могут использоваться печати подразделений, печати для пакетов и отдельных категорий документов, а также металлические выжимные печати для опечатывания помещений и удостоверения специальных пропусков. В организации может использоваться штамп (штампы) с факсимильной подписью руководителя и иных должностных лиц. Порядок использования штампов с факсимильной подписью руководителя и иных должностных лиц <39>, виды документов, подписываемых факсимильной подписью устанавливается локальным нормативных актом организации. -------------------------------- <39> С учетом положений пункта 2 статьи 160 части I Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации. 1994, N 32, ст. 3301; 2011, N 15, ст. 2038). 10.7. Печать организации с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должна соответствовать требованиям, установленным ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования" <40>. -------------------------------- <40> ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования". - М.: ИПК Изд-во стандартов, 2004, с изменениями N 1 - 4. 10.8. Печати и штампы организации изготавливаются в количестве, необходимом для осуществления подразделениями организации и ее работниками возложенных на них функций. Решение об изготовлении и количестве экземпляров печатей и штампов принимает руководитель организации по представлению руководителя Службы делопроизводства организации. Если печать организации используется в нескольких экземплярах, номер экземпляра печати указывается в клише печати при ее изготовлении. 10.9. Печатью организации заверяют подлинность подписи руководителя организации и иных уполномоченных им лиц, на документах и копиях документов в соответствии с пунктом 2.49 Примерной инструкции. 10.10. Печати и штампы выдаются для использования работникам, ответственным за их использование и хранение под подпись в журнале учета печатей и штампов. Учет печатей и штампов организации ведет Служба делопроизводства или иное подразделение организации. 10.11. При использовании в работе печати и штампы хранятся в запирающихся шкафах (сейфах) работников, ответственных за хранение и использование печатей и штампов. 10.12. Передача печатей и штампов посторонним лицам не допускается. Вынос печатей и штампов за пределы организации возможен в исключительных случаях по решению руководства организации (например, при подписании договоров). 10.13. Служба делопроизводства организации ежегодно проверяет соблюдение работниками условий использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях организации. 10.14. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в Службу делопроизводства или иное подразделение, на которое возложен учет печатей и штампов, для централизованного уничтожения. Печати уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета печатей и штампов. 10.15. Для обмена электронными документами посредством МЭДО в организации должны использоваться усиленные квалифицированные электронные подписи. Состав должностных лиц и работников организации - владельцев усиленных квалифицированных электронных подписей должен определять руководитель организации. 10.16. При передаче организацией электронных документов на электронный адрес другой организации, а также для обмена электронными документами посредством СЭД в организации и ее подразделениях могут использоваться усиленные неквалифицированные электронные подписи и/или простые электронные подписи (далее - электронная подпись) в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" <41>. -------------------------------- <41> Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; N 27, ст. 3880; 2012, N 29, ст. 3988; 2013, N 14, ст. 1668; N 27, ст. 3463, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1098; N 26, ст. 3390; 2016, N 1, ст. 65; N 26, ст. 3889). 10.17. Электронный документ в СЭД организации, подписанный электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и имеет одинаковую с ним юридическую силу при одновременном соблюдении следующих условий: ключ подписи, относящийся к конкретной электронной подписи, на момент подписания электронного документа является действительным (достоверным), не утратил силу (не отозван); подтверждена подлинность электронной подписи в электронном документе; дата и время создания электронной подписи зафиксированы в СЭД; электронная подпись используется в соответствии с установленным в организации распределением права подписи документов между должностными лицами и работниками. 10.18. Генерацию и хранение ключей неквалифицированной и простой ЭП в СЭД должен осуществлять администратор СЭД. 10.19. Служба делопроизводства или иное подразделение организации ведет учет ключей электронных подписей <42> в специальном журнале. Выдача материальных носителей электронной подписи и их возврат по истечении срока действия осуществляется под подпись работника в журнале. -------------------------------- <42> Виды электронных подписей, используемых в организации, устанавливаются организацией и закрепляются в локальном нормативном акте. 10.20. Создание паролей для простой электронной подписи осуществляется в порядке, установленном локальным нормативным актом организации, устанавливающим порядок эксплуатации СЭД и использования электронных подписей при работе с документами. 10.21 Ключ электронной подписи, используемой в СЭД, является конфиденциальной информацией и защищается в соответствии с законодательством Российской Федерации. Приложение N 1 рекомендуемый образец
1. Общие положения 1.1. Отдел научно-технической информации (далее - ОНТИ) является самостоятельным структурным подразделением ФБУ "Наименование организации", осуществляющим информационное обслуживание научно-исследовательских и проектных подразделений и организаций научно-методической информацией по науке и научно-технической политике... 1.2. ОНТИ возглавляется заведующим и непосредственно подчиняется заместителю директора ФБУ "Наименование организации", курирующему деятельность ОНТИ. 1.3. Заведующий ОНТИ назначается на должность и освобождается от должности приказами директора ФБУ "Наименование организации" в соответствии с заключенным трудовым договором по представлению заместителя директора ФБУ "Наименование организации", курирующего деятельность ОНТИ. 1.4. ОНТИ состоит из четырех структурных подразделений: сектора информационного обеспечения и ведения справочно-информационного фонда, сектора зарубежной научно-технической информации в сфере инноваций, сектора электронных ресурсов научно-технической информации и редакционно-издательского сектора. 1.5. Реорганизация и ликвидация ОНТИ проводится приказами директора ФБУ "Наименование организации" ... Приложение N 2 рекомендуемый образец Наименование органа государственной власти Федеральное бюджетное учреждение "НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ЦЕНТР "НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ" (ФБУ "НИЦ ...") ПРИКАЗ
Москва О создании экспертной комиссии и утверждении положения о ней В целях улучшения организации делопроизводства и архивного хранения документов, образующихся в деятельности ФБУ "Наименование организации", соблюдения требований законодательства Российской Федерации в сфере архивного дела ... приказываю: 1. Создать экспертную комиссию ФБУ "Наименование организации" в составе: председатель - зам. генерального директора Фамилия И.О.; секретарь - делопроизводитель Фамилия И.О.; члены: начальник общего отдела Фамилия И.О., заместитель заведующего планово-экономическим отделом Фамилия И.О., заместитель главного бухгалтера Фамилия И.О., заведующий отделом кадров Фамилия И.О., заведующий отделом инновационных технологий Фамилия И.О., заведующий отделом экспериментальных исследований Фамилия И.О. 2. Утвердить Положение об экспертной комиссии (приложение). 3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Фамилия И.О.
Приложение N 3 рекомендуемый образец Наименование органа государственной власти Федеральное бюджетное учреждение "НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ЦЕНТР "НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ" (ФБУ "НИЦ ...") РАСПОРЯЖЕНИЕ
Москва О подготовке предложений к плану НИОКР на 2018 г. В связи с формированием Плана НИОКР на 2018 год, финансируемых из государственного бюджета: 1. Руководителям научно-исследовательских подразделений (Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.) подготовить и представить ученому секретарю предложения к плану НИОКР на 2018 год в срок до 15.06.2017. 2. Ученому секретарю (Фамилия И.О.) обеспечить формирование проекта плана НИОКР на 2018 год, финансируемых из государственного бюджета, в срок до 01.07.2017. 3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя директора по научной работе Фамилия И.О.
Приложение N 4 рекомендуемый образец Наименование органа государственной власти Федеральное бюджетное учреждение "НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ЦЕНТР "НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ" (ФБУ "НИЦ ...") ПРОТОКОЛ
Москва заседания дирекции Председательствующий - Фамилия И.О. Секретарь - Фамилия И.О. Присутствовали: 17 человек (список прилагается) ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О мерах по реализации федеральной целевой программы ... Доклад заместителя директора Фамилия И.О. 2. ... 1. СЛУШАЛИ: Петров П.П. - текст доклада прилагается. ВЫСТУПИЛИ: Фамилия И.О. - краткая запись выступления. Фамилия И.О. - краткая запись выступления. РЕШИЛИ: (ПОСТАНОВИЛИ) 1.1. Сформировать временные творческие коллективы по реализации проектов федеральной целевой программы ... 1.2. Подготовить и утвердить планы работы по проектам федеральной целевой программы ... 2. ...
Приложение N 5 рекомендуемый образец Наименование органа государственной власти Федеральное бюджетное учреждение "НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ЦЕНТР "НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ" (ФБУ "НИЦ ...") ПРОТОКОЛ
Москва оперативного совещания у заместителя директора центра Заместитель директора - Фамилия И.О. Секретарь - Фамилия И.О. Присутствовали: Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О. ... 1. Об организации обследования по теме НИОКР ... _______________________________________________ (Фамилия И.О. <*>, Фамилия И.О., Фамилия И.О.) 1. Установить, что ... 2. Руководителю темы (Фамилия И.О.) обеспечить контроль .... 2. Об участии в заседании рабочей группы по ... _______________________________________________ (Фамилия И.О. <*>, Фамилия И.О., Фамилия И.О.) 1. Подготовить к заседанию рабочей группы материалы о ....
-------------------------------- <*> Первой указывается фамилия и инициалы основного докладчика, затем - фамилии и инициалы лиц, участвовавших в обсуждении вопроса. Приложение N 6 рекомендуемый образец
Уважаемый Имя, Отчество! Предлагаем Вам принять участие в анкетировании образовательных организаций, осуществляющих подготовку специалистов по инженерным специальностям. Анкетирование проводится нами в целях сбора информации о вузах, выпускающих специалистов необходимых нам специальностей, которых в дальнейшем можно было бы привлекать для прохождения производственной практики и пополнения штата специалистов на предприятиях отрасли. Заполненную анкету просим выслать в наш адрес. Приложение: Анкета на 2 л. в 1 экз. С уважением,
Фамилия, имя, отчество, референт директора (495) 934-23-23; mail@techno.ru Приложение N 7 рекомендуемый образец
Основание: приказ ФБУ "НИЦ ..." от 30.07.2017 N 89 "О проверке технического состояния оргтехники, используемой отделом делопроизводства". Составлен: зам. начальника информационно-технического отдела Фамилия И.О.; начальником административно-хозяйственной службы Фамилия И.О., зав. отделом делопроизводства Фамилия И.О. В ходе проверки технического состояния оргтехники отдела делопроизводства, проведенной 04.08.2017, установлено ... Проверкой признаны непригодными для эксплуатации: ...
Приложение N 8 рекомендуемый образец
Уважаемый Имя Отчество! В связи со значительным увеличением объемов обрабатываемой корреспонденции, поступающей в связи с .... прошу Вас изыскать возможность увеличить штатную численность отдела на одну должность специалиста 2-й категории. С уважением,
Приложение N 9 рекомендуемый образец Кому: Руководителям управлений и отделов От: Фамилия И.О., руководитель административно-хозяйственной службы Дата: 17 апреля 2017 г. Тема: Подача заявок на автотранспорт СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА В целях повышения эффективности использования и сокращения простоев автотранспортных средств центра прошу руководителей подразделений подавать заявки на автотранспортные средства не позднее 15:00 дня, предшествующего поездке.
Приложение N 10 ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ УТВЕРЖДАЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ 1. Акты (проверок, ревизий; списания; экспертизы; ликвидации организаций). 2. Графики работ, отпусков, сменности. 3. Инструкции, должностные инструкции. 4. Классификаторы информации, документов. 5. Методические рекомендации, методические указания и методики. 6. Номенклатура дел организации. 7. Нормы и нормативы (времени, численности работников, расхода сырья и материалов, электроэнергии). 8. Описи дел (постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу). 9. Перечни (должностей, организаций, видов информации, документов). 10. Политики. 11. Положения (о подразделениях, премировании, аттестации). 12. Порядки. 13. Правила. 14. Регламенты (в том числе регламенты бизнес-процессов). 15. Стандарты организации. 16. Уставы. 17. Унифицированные формы документов. 18. Штатное расписание. Приложение N 11 ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ЗАВЕРЯЕМЫХ ПЕЧАТЬЮ ОРГАНИЗАЦИИ 1. Архивная справка. 2. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы). 3. Копии и выписки из документов, выдаваемых для представления в другие организации. 4. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершать финансово-хозяйственные операции. 5. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные, инкассовые в банк на получение инвалюты со счетов, перевод валюты). 6. Представления и ходатайства (о награждении государственными наградами и премиями). 7. Реестры (чеков, поручений, представляемых в банк). 8. Справки (о доходах физических лиц, о выплате страховых сумм, о балансовой стоимости основных фондов, по персонифицированному учету, оформлению страховых свидетельств, по запросам организаций, по документам, предоставляемым в суд, - по необходимости). 9. Удостоверения работников. Приложение N 12 ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ НЕРЕГИСТРИРУЕМЫХ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ <43> -------------------------------- <43> Если указанные документы поступили с сопроводительным письмом, письма регистрируются в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству организации. 1. Анкеты (резюме), направляемые в целях трудоустройства. 2. Бухгалтерские документы (бухгалтерская отчетность, счета, счета-фактуры, акты сверки взаиморасчетов, акты приемки-передачи основных средств, товарные накладные). 3. ГОСТы, технические регламенты, руководящие и другие документы по техническому регулированию и стандартизации. 4. Графики, наряды, заявки, разнарядки. 5. Документы (проекты документов), требующие подписания (согласования, утверждения) и последующего возврата. 6. Конкурсная документация. 7. Научно-техническая и проектная документация. 8. Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой "Лично". 9. Печатные издания (книги, журналы, газеты), каталоги, техническая литература, тематические и специальные сборники, плакаты. 10. Поздравительные письма и телеграммы, благодарственные письма и телеграммы, пригласительные билеты. 11. Прейскуранты. 12. Пригласительные билеты, приглашения. 13. Программы конференций, совещаний. 14. Рекламные материалы (письма, листовки, проспекты, буклеты). 15. Учебные планы, программы. 16. Формы и бланки, в том числе формы статистической и иной отчетности. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||