ПА ИБ 512 Конф.делопроизводство задание Баумбах Р.У.. ПА ИБ 512 Конф.делопроизводство задание Баумбах Рустам Усмонджон. Инструкция по конфиденциальному делопроизводству в ооо Ликоил
 Скачать 344 Kb.
|
ИНСТРУКЦИЯ по конфиденциальному делопроизводству в ООО «Ликоил»
Содержание
Область применения Настоящая инструкция устанавливает единую систему конфиденциального делопроизводства в организации. Настоящая инструкция обязательна для всех руководителей специалистов и служащих организации. Нормативные ссылки. Инструкция разработана на основе требований следующих документов: - Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. (Постановления правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477). - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти. (Приказ Росархива от 23 декабря 2009 г. №76). - Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. (Приказ министерства культуру РФ от 25 августа 2010г. №558). - Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. (Постановления правительства РФ от 15 июня 2009 г. №477). - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. (Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. №76). - Перечень типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указания сроков хранения. (Приказ министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. №558). Сокращения, условные обозначения - ЭКЗ количество листов в каждом экземпляре, - Регистрация документа присвоение документу регистрационного номера, внесение данных о документе в регистрационно-учётную форму - Инструкция нормативный документ, в котором излагается порядок осуществления какой-либо деятельности должностными лицами и порядок применения положений и других нормативных актов. - Копия документа экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. - Инструкция нормативный документ, в котором излагается порядок осуществления какой-либо деятельности должностными лицами и порядок применения положений и других нормативных актов. - Документооборот движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки. - Документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти. . В рамках данного документа применяются иные термины и определения, значение которых раскрыто в Политике информационной безопасности Общества, и в Положении о режиме коммерческой тайны в Обществе. Термины и определения - Обладатель информации лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам - Доступ к информации возможность получения информации и ее использования. - Предоставление информации действия, направленные на получение информации определенным кругом лиц или передачу информации определенному кругу лиц. - Распространение информации действия, направленные на получение информации неопределенным кругом лиц или передачу информации неопределенному кругу лиц. - Электронное сообщение информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети - Документированная информация зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель - Электронный документ документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах - Делопроизводство деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними. - Официальный документ документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. - Реквизит документа элемент оформления документа. - Постоянная часть реквизита документа неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении. - Переменная часть реквизита документа изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении. - Бланк документа лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующих автора официального документа. - Подпись реквизит содержащий собственноручную роспись полномочного должностного или физического лица. - Гриф ограничения доступа к документу – реквизит, свидетельствующий об особом характере информации и ограничивающий доступ к нему. - Гриф утверждения реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа. - Дата документа реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа, или зафиксированного в нем события. - Виза – реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. - Резолюция реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа. - Печать устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица, посредством нанесения его оттиска на документ. - Юридическая сила документа свойство официального документа вызывать правовые последствия. - Юридическая значимость документа свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера. Общие положения 5.1 Инструкция по конфиденциальному делопроизводству (далее – Инструкция) устанавливает общие требования, предъявляемые к оформлению, регистрации, учету, тиражированию, хранению, использованию и уничтожению конфиденциальных документов и других материальных носителей конфиденциальной информации. Выполнение требований Инструкции является обязательным для работников ООО «Ликоил», получившим доступ к конфиденциальной информации и другим сведениям ограниченного доступа ООО «Ликоил». 5.2 Конфиденциальное делопроизводство ведется в отделе ООО «Ликоил», а также в филиалах ООО «Ликоил». Обязанности по ведению конфиденциального делопроизводства в Обществе возлагается, как правило, на лиц, ответственных за ведение конфиденциального делопроизводства в ООО «Ликоил», закрепляются в их должностных инструкциях. Ответственные за ведение конфиденциального делопроизводства назначаются из числа сотрудников, имеющим доступ к конфиденциальной информации. На работников, ведущих конфиденциальное делопроизводство, возлагается персональная ответственность за организацию работы с конфиденциальными документами в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. Права и обязанности работников, ответственных за ведение конфиденциального делопроизводства в Обществе, закрепляются в их трудовых договорах и должностных инструкциях. Ответственность за состояние конфиденциального делопроизводства в подразделениях Общества возлагается на Начальника отдела защиты информации. Организацию работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию, осуществляет отдел защиты информации. Контроль за организацией работы с конфиденциальными документами осуществляется Начальником отдела защиты информации. Порядок подготовки, оформления документов и учета материальных носителей конфиденциальной информации Подготовка, оформление и согласование конфиденциальных документов осуществляются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в ООО «Ликоил», с учётом требований настоящей Инструкции. . Конфиденциальная информация может содержаться на бумажных, электронных, магнитных и оптических носителях, в кино и фотоматериалах. На документы, содержащие конфиденциальную информацию Общества, исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, в правом верхнем углу проставляются грифы конфиденциальности: «Конфиденциально» - на документах, содержащих конфиденциальную информацию в соответствии с Перечнем конфиденциальной информации Общества (далее - Перечень), по форме согласно приложению № 1 к настоящей инструкции. Соответствующие грифы конфиденциальности проставляются на электронных версиях документов, содержащих конфиденциальную информацию. Проекты конфиденциальных документов (текстовых и чертежно-графических) на бумажных носителях, до подписания и присвоения исходящего регистрационного номера документу, учитываются в Журнале учета проектов на бумажных носителях конфиденциальной информации (приложение № 2 к настоящей Инструкции) работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства в структурном подразделении – исполнителе документа. Учетный номер проекта конфиденциального документа на бумажном носителе состоит из делопроизводственного индекса по Классификатору делопроизводственных индексов структурных подразделений ООО «Ликоил», введенному приказом Общества, от 21 03 2023. № 1, буквенного обозначения «А» (для коммерческой тайны) или «Б» (для иной конфиденциальной информации) и порядкового номера по Журналу учета проектов документов на бумажных носителях конфиденциальной информации, записываемых через косую черту (например, 01/КТ-Б/4, где 01 индекс , КТ – признак конфиденциальной информации, Б- бумажный носитель, 4 – порядковый номер носителя). Внешние электронные накопители (дискеты, CD-диски) и другие накопители, используемые для хранения конфиденциальной информации, подлежат учету в Журнале - внешних электронных и других накопителей, используемых для хранения конфиденциальной информации (приложение № 3 к настоящей Инструкции). При хранении конфиденциальной информации на дискетах грифы «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» и учетный номер носителя информации указываются на бумажной наклейке. Указанные реквизиты должны быть нанесены также на CD-диски, а также другие внешние электронные накопители, используемые для хранения конфиденциальной информации. Гриф конфиденциальности и учетный номер носителя наносятся специальным маркером предназначенным для работы на поверхностях, структуры которых изготовлены из пластиковых материалов.. Учетный номер электронного носителя конфиденциальной информации состоит из делопроизводственного индекса подразделения по Классификатору делопроизводственных индексов структурных подразделений ООО «Ликоил», буквенного обозначения «КТ-Э» или «КИ-Э» и порядкового номера по Журналу учета внешних электронных и других накопителей, используемых для хранения конфиденциальной информации, которые записываются через косую черту (например, 01/КИ-Э/7, где 01 индекс, КИ признак конфиденциальной информации, Э- внешний электронный носитель, 7 порядковый номер по журналу ). Для обозначения конфиденциальной информации, размещенной на аудио, видео, кино- и фотоматериалах, используются буквы «КТ-Н» или «КИ-Н». Для обозначения конфиденциальной информации, размещенной на аудио, видео, кино- и фотоматериалах, используются буквы «КТ-Н» или «КИ-Н». На конверте, в который вкладывается внешний электронный накопитель, должен вестись перечень файлов с конфиденциальной информацией. Запрещается записывать на внешние электронные накопители, имеющие грифы «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально», файлы, файлы, не содержащие конфиденциальную информацию. Гриф конфиденциальности проставляется без кавычек в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к конфиденциальным материалам. На документе ниже грифа конфиденциальности указывается номер экземпляра, например: | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||