ПА ИБ 512 Конф.делопроизводство задание Баумбах Р.У.. ПА ИБ 512 Конф.делопроизводство задание Баумбах Рустам Усмонджон. Инструкция по конфиденциальному делопроизводству в ооо Ликоил
 Скачать 344 Kb.
|
Конфиденциально ООО «Ликоил»Адрес учреждения Экз. № __ Адресат На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу указывается учетный номер носителя информации по Журналу учета проектов конфиденциальных документов на бумажных носителях (приложение № 3 к настоящей Инструкции), количество отпечатанных экземпляров, количество листов в каждом экземпляре, адресаты, фамилия исполнителя, его телефон и дата подготовки документа, например: а документе ниже грифа конфиденциальности указывается номер экземпляра и адресат. Пример: Конфиденциально «Название учреждения» Адрес учреждения Экз. № __ Адресат: Отметка об исполнителе документа проставляется на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу, где указывается: учетный номер носителя информации, количество отпечатанных экземпляров, количество листов в каждом экземпляре, адресаты, фамилия исполнителя, его телефон и дата подготовки документа, учетный номер носителя информации указывается также в левом нижнем углу лицевой стороны каждого листа документа (печатается шрифтом № 12). Если документ рассылается в несколько адресов, то на оборотной стороне последнего листа документа напротив соответствующих номеров экземпляров указываются в скобках слова «согласно списку рассылки», например: Уч. № … (№ по Журналу учета проектов документов на бумажных носителях конфиденциальной информации) Учетный номер носителя информации указывается также в левом нижнем углу лицевой стороны каждого листа документа (печатается шрифтом № 12). Если к конфиденциальному документу прилагаются другие материалы (документы), то они перечисляются в конце текста письма в «Приложении» с указанием: краткого наименования, грифа «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально», номера документа, номера экземпляра, количества листов (по каждому приложению отдельно, в том числе и не конфиденциальному), например: Приложение: 1. Сведения о запасах ..., коммерческая тайна, № ___, экз. № 1, на 4 л. 2. Справка ..., на 3 л. В тех случаях, когда приложение направляется без оставления копии в делах отправителя, после перечисления реквизитов приложения указывается: «только в адрес», а если адресатов несколько, указывается какому адресату, например: «то указывается, какому адресату: первому, второму и т.д. ». Гриф конфиденциальности необходимо проставлять и на сопроводительном письме к конфиденциальным материалам (документам). Если в сопроводительном письме не содержится конфиденциальных сведений, то на нем под грифом конфиденциальности указывается: «Без приложения не конфиденциально». Разработанные в подразделении проекты конфиденциальных документов представляются исполнителями руководителям своих подразделений на визирование или подпись, а также направляются для согласования в другие подразделения по Реестру (приложение № 5 к настоящей Инструкции). Работа с входящей, исходящей и внутренней конфиденциальной корреспонденцией Работа с входящей, исходящей и внутренней конфиденциальной корреспонденцией в подразделениях Общества организуется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству с учётом требований настоящей Инструкции. Особенности при работе с входящей конфиденциальной корреспонденцией: 7.2.1. Вся адресованная руководству Общества конфиденциальная корреспонденция, включая документы, доставляемые спецсвязью, принимаются сотрудниками Концелярия (далее - отдел документационного обеспечения). Конверты (пакеты) с грифом конфиденциальности, поступившие в отдел документационного обеспечения, вскрываются (кроме указанных в п. 3.2.6.). При этом проверяется правильность адресации и целостность упаковки документов. Корреспонденция, поступившая в упаковке, целостность которой не обеспечена надлежащим образом, составляется акт об обнаруженных повреждениях. При недостаче документов или приложений к ним, составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается у один из которых остается в Обществе , второй приобщается к поступившему документу, третий посылается отправителю. 7.2.2. На каждый документ в отделе документационного обеспечения заполняется электронная регистрационная карточка в автоматизированной системе «Дело» и осуществляется его регистрация. В электронных регистрационных карточках входящих конфиденциальных документов, делается соответствующая отметка, свидетельствующая об их принадлежности к документам, содержащим конфиденциальную информацию. В поле «содержание» электронной регистрационной карточки переносится гриф конфиденциальности, проставленный на документе, при этом текст документа не переносится. Сканирование конфиденциальных документов и присоединение файлов к электронным карточкам запрещается. После регистрации документы передаются под роспись в Журнале регистрации входящих конфиденциальных документов (приложение № 6) работникам, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства в структурных подразделениях. Одновременно исполнителю направляется электронная карточка документа. 7.2.3. Неправильно адресованные или оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. 7.2.4. В случае необходимости направления конфиденциальных документов в подразделение Общества, находящееся в другом населенном пункте, документы направляются в соответствии с требованиями раздела 11 настоящей Инструкции, а в графе 15 (примечание) приложения № 6 к настоящей Инструкции делается отметка с указанием даты отправления, номера реестра, по которому передан документ, и номера номенклатурного дела, в которое помещается реестр (графа 13). 7.2.5. В структурных подразделениях зарегистрированные конфиденциальные документы, поступившие из отдела документационного обеспечения, учитываются в Журналерегистрации входящих конфиденциальных документов (приложение № 6 к настоящей Инструкции) под регистрационным номером, присвоенным в отделе документационного обеспечения. Конфиденциальные документы, поступившие непосредственно в структурное подразделение из другого структурного подразделения на имя руководителя Подразделения, учитываются в Журнале регистрации входящих конфиденциальных документов (приложение № 6 к настоящей Инструкции), ведущемся в структурном подразделении. 7.2.6. Конверты (пакеты) с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально», содержащие дополнительную отметку «Лично», регистрируются как документы и передаются непосредственно адресату под роспись в Журнале регистрации входящих конфиденциальных документов . Конверты (пакеты) вскрываются лично адресатом, на первый лист документа переносится номер и дата регистрации конверта (пакета) . Записи о ходе исполнения таких документов осуществляются по поручению адресата лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства. 7.2.7. Документы, поступившие в адрес ООО от сторонних организаций, заключивших с Обществом Соглашения о конфиденциальности, не имеющие грифов конфиденциальности, но конфиденциальные по своему содержанию, регистрируются в отделе документационного обеспечения. Решение о присвоении таким документам грифа конфиденциальности при его поступлении в адрес руководства ООО принимается руководителем Общества. При поступлении документов из органов государственной власти с пометкой «Для служебного пользования» или ДСП, к регистрационному номеру документа добавляется индекс «ДСП» (например АБВ-123ДСП). Сканирование таких документов и присоединение файлов к электронным карточкам запрещено. 7.2.8. Документы учитываются по количеству листов, издания – по количеству экземпляров, а дискеты, CD-диски, и другие внешние электронные накопители, аудио- и видеокассеты – поштучно. 7.3. Особенности при работе с исходящей конфиденциальной корреспонденцией: 7.3.1. Конфиденциальные документы, адресуемые в органы государственной власти и другие сторонние организации, направляются работником, ответственным за конфиденциальное делопроизводство для подписи руководителем или уполномоченным лицом в приемную Общества. 7.3.2. Документы, подписанные руководителем или уполномоченным лицом , регистрируются отделом документационного обеспечения в АС «Дело» и Журнале регистрации исходящих конфиденциальных документов (приложение № 7 к настоящей Инструкции). В электронных регистрационных карточках делается отметка о конфиденциальности и присоединяются сопроводительные письма (при их наличии) без приложений. Сканирование конфиденциальных документов и присоединение файлов к электронным карточкам запрещается. 7.3.3.Все экземпляры конфиденциальных документов, подписанные генеральным директором или уполномоченным лицом и зарегистрированные в отделе документационного обеспечения, возвращаются работнику, ответственному за конфиденциальное делопроизводство подразделения-исполнителя документа, для последующей отправки первого экземпляра адресату. Вторые экземпляры документов остаются в отделе документационного обеспечения и помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел Общества. Ответственный за конфиденциальное делопроизводство в подразделении – исполнителе документа вносит в графу 8 Журнала учета конфиденциальных изданий регистрационный номер документа, присвоенный в отделе документационного обеспечения, и регистрирует документ под этим же номером в Журнале регистрации исходящих конфиденциальных документов (приложение № 7 к настоящей Инструкции), ведущемся в подразделении. 7.3.4. При отправке конфиденциальных документов заказными, ценными почтовыми отправлениями или через предприятия ФГУП «Главный центр специальной связи» Федерального агентства связи, а также нарочными подразделений – исполнителей, ответственные за ведение конфиденциального делопроизводства проверяют правильность соответствия адреса, указанного на пакете, адресу в письме и в реестре на отправляемую корреспонденцию, наличие всех экземпляров и приложений к ним с пересчетом листов, а также имеется ли в экземпляре, остающемся в деле, список рассылки и отметка исполнителя документа в какое дело его следует подшить в присутствии исполнителя, после чего помещают конфиденциальные документы в два конверта, оформленные в соответствии с образцами (приложение №№ 18 к настоящей Инструкции). Конверты опечатывают печатью «Для пакетов». О направлении документа адресату делается отметка в графе «Примечание» Журнала регистрации исходящих конфиденциальных документов (приложение № 7 ), ведущегося в подразделении, с указанием номера реестра. 7.4. Особенности при работе с внутренней конфиденциальной корреспонденцией: 7.4.1. Конфиденциальные документы, разработанные в Обществе и предназначенные для внутреннего использования, регистрируются в Журналах регистрации входящих конфиденциальных документов (приложение № 6) и подшиваются в дела в соответствии с Номенклатурой дел. 7.4.2. Издания с грифами конфиденциальности (книги, брошюры) учитываются в Журнале учета конфиденциальных изданий (приложение № 8 к настоящей Инструкции). Издания выдаются работникам Общества лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства подразделения, в котором находится издание, по резолюции руководителя с подписью (приложение № 13). При этом, если издание необходимо для ознакомления в другом подразделении, оно выдается по посменному разрешению руководителя подразделения, в чьем ведении находится издание, на имя руководителя заинтересованного подразделения. 7.5. Все виды журналов, предназначенные для учета документов, содержащих конфиденциальную информацию, должны быть прошнурованы и все листы в них пронумерованными. На последней странице журнала цифрами и прописью указывается количество содержащихся в нём листов, которое заверяется подписью работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, и печатью «Для пакетов № ___» Общества, оформленной в соответствии с приложением № 10 к настоящей Инструкции. Регистрация документов в таких журналах ежегодно начинается с первого номера, а по окончании календарного года делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество зарегистрированных за год документов; запись заверяется ответственным лицом и печатью. В журналах учета отражаются данные о движении документов с момента их получения (изготовления) до завершения исполнения и подшивки в дела, отправки адресатам, уничтожения или перерегистрации. Журналы заполняются аккуратным, разборчивым почерком с расшифровкой подписей всех лиц, кому был передан документ. Исправления в журналах заверяются подписью работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, и печатью «Для пакетов № ___» Общества. Группировка конфиденциальных документов в дела 8.1. В номенклатуру дел Общества в обязательном порядке включаются дела с грифом «Конфиденциально» и журналы учета конфиденциальных документов. 8.2. После исполнения документы подшиваются в дело. Конфиденциальные документы группируются в дела отдельно от документов открытого характера .. 8.3. Делу с конфиденциальными документами присваивается гриф конфиденциальности. В номенклатуре дел в графе «Номер дела» к номеру дела добавляется отметка «К» или «Кт». 8.4. Дата начала дела должна соответствовать дате первого подшитого в дело конфиденциального документа, дата окончания дела - дате последнего конфиденциального документа, подшитого в нём Эта дата проставляется на обложке дела после того, как в него будет подшит последний документ. Обложки дел оформляются в соответствии с требованиями Инструкции по документационному обеспечению управления в ООО. 8.5. Все подшитые в дело (том) конфиденциальные документы нумеруются полистно, номера проставляются простым карандашом в правом верхнем углу листа документа. На подшитые конфиденциальные документы составляется внутренняя опись (приложение № 11 к настоящей Инструкции), которая заполняется по мере подшивки в дело документов. Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно. В случае оформления листов ознакомления с конфиденциальными документами они подшиваются в дела вместе с этими документами, вносятся во внутреннюю опись и нумеруются. По окончании дела (тома) в конце внутренней описи указывается (цифрами и прописью) количество внесенных в неё документов, а также должность и фамилия работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства В каждом деле (томе) должно быть подшито не более 250 листов. 8.6. Законченное дело (том) с документами прошивается, опечатывается и заверяется работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства в подразделении. Опечатывание дела (тома) производится с помощью бумажной наклейки с оттиском печати «Для пакетов № ___», которая наклеивается так, чтобы захватывались нити шнурка прошивки дела (тома). 8.7. Во внутренней описи переходящего дела после ежегодной проверки наличия документов комиссией, специально создаваемой по распоряжению начальника подразделения (далее – Комиссия), делается итоговая запись о количестве подшитых в деле листов по состоянию на 31 декабря каждого года, которая заверяется подписью председателя Комиссии. Нумерация листов дела после итоговой записи продолжается от номера последнего листа прошлого года. 8.8. Подготовка дел для сдачи в архив или уничтожения осуществляется в соответствии с требованиями о длительности хранения документов и управления в ООО и с правилами Федерального архивного агентства (Росархив). По окончании календарного года дело с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» просматривается полистно Комиссией и, в случае необходимости, принимается решение о перегруппировке документов. Содержащиеся в этом деле документы, постоянное хранение которых вызывается служебной необходимостью, группируются в отдельное дело (дела), которое получает самостоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатуру дел. Если в дело включены документы только временных сроков хранения, оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку хранения содержащихся в нем документов. 8.9. Прием дел с грифом конфиденциальности на постоянное хранение в архив оформляется актом приема-передачи (приложение № 1 к настоящей Инструкции). Дела передаются в архив Общества с обязательной полистной проверкой включенных в них документов. 8.10. Дела выдаются только тем исполнителям, которые имеют к ним прямое отношение для исполнения своих служебных обязанностей. Выдача дел осуществляется под расписку в карточке учёта выдачи дел (приложение № 13 к настоящей Инструкции). Основанием для выдачи дела является письмо с резолюцией руководителя с разрешением выдачи либо – оформителя дела на указанной карточке либо резолюция руководителя с подписью. Хранение конфиденциальных документов 9.1. Документы, дела и другие конфиденциальные материалы должны храниться в служебных помещениях и (или) в сейфах, запираемых шкафах (ящиках). 9.2. За сохранность конкретного конфиденциального документа отвечает работник, получивший этот документ в пользование под расписку. 9.3. Передача конфиденциальных документов от одного работника другому в подразделении производится по решению руководителя подразделения через лицо, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства, с обязательной отметкой в журнале, или по реестру. 9.4. При смене или увольнении работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, составляется акт приема-передачи конфиденциальных документов, утверждаемый руководителем подразделения (приложение № 12 к настоящей Инструкции). При уходе в отпуск лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства в подразделении, номенклатурные дела с конфиденциальными документами, штампы и печати конфиденциального делопроизводства передаются замещающему лицу, согласно приказа о временном исполнении обязанностей. 9.5. Запрещается выносить документы, дела и другие конфиденциальные материалы из служебных помещений для работы с ними на дому, в гостинице и т.д. В необходимых случаях руководитель подразделения может разрешить исполнителям или другим работникам вынос из здания конфиденциальных документов для их согласования, подписи и т.п. в организациях, находящихся в пределах одного населенного пункта. Резолюция, разрешающая вынос, ставится на любом свободном месте лицевой стороны документа. 9.6. Командируемым работникам под их личную ответственность, с посменного разрешается иметь при себе в пути следования конфиденциальные материалы. 9.7. О фактах утраты конфиденциальных документов, дел и других материалов либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставятся в известность исполнительный директор Общества 9.10. По факту утраты конфиденциальных документов, дел и других материалов или разглашения сведений, содержащихся в этих материалах, Службой корпоративной защиты ООО проводится служебное расследование и составляется акт, который представляется руководству Общества для принятия решения. Копирование конфиденциальных документов 10.1. Копирование конфиденциальных документов осуществляется лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, в соответствии с письменной резолюцией руководителя подразделения, в которой указывается количество разрешенных к снятию копий и адресаты. Резолюция может быть проставлена в виде соответствующего штампа (приложение № 10 к настоящей Инструкции) с подписью лица, разрешившего копирование либо его подписи о разрешении копирования на мотивированной служебной записке. Резолюция генерального директора с указанием нескольких исполнителей (соисполнителей) конфиденциального документа является основанием для копирования конфиденциальных документов каждому из исполнителей . 10.2. После размножения документов вносится соответствующая отметка о количестве изготовленных копий в журналы регистрации конфиденциальных документов работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства: «Дополнительно размножено ___ экз.». Дополнительно размноженные документы учитываются за этим же номером. При этом запись дополнительно отпечатанных экземпляров производится отдельной строкой. Порядковый номер полученной копии проставляется через косую черту, например: экз.№ 3/1, где «3» – экземпляр размножаемого документа, а «1» – порядковый номер размноженной копии. На оборотной стороне документа работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, проставляется штамп «Дополнительно размножено ___ экз.» с указанием номеров полученных копий. 10.3. В случае выполнения копировальных работ с использованием съемных электронных носителей информации электронные копии конфиденциальных материалов в компьютере уничтожаются под наблюдением исполнителя. Пересылка конфиденциальных документов 11.1. Пересылка материалов с конфиденциальной информацией ООО в другие организации производится предприятиями ФГУП «Главный центр специальный связи» Федерального агентства связи, а также заказными либо ценными почтовыми отправлениями. При пересылке конфиденциальных документов почтовыми отправлениями они должны быть помещены в дополнительный конверт, на котором гриф конфиденциальности не проставляется. 11.2. Доставка пакетов с конфиденциальными документами адресатам, расположенным на территории одного населенного пункта, может осуществляться лицами, ответственными за конфиденциальное делопроизводство, с передачей документов адресатам по реестру (приложение № 14 к настоящей Инструкции), в котором, кроме подписи о получении пакетов, проставляется печать получателя. Конфиденциальные документы запрещается передавать ь по каналам факсимильной связи, с использованием сетей Интернет, Интернет и другим без использования мер защиты. 11.3. При направлении конфиденциальных документов в несколько адресов составляется список рассылки экземпляров отправляемых документов (приложение № 15 к настоящей Инструкции). Список рассылки подписывается исполнителем и утверждается руководителем Подразделения. Списки рассылки конфиденциальных материалов большого объема и изданий, направляемых в организации и органы государственной власти, согласуются со Службой корпоративной защиты Общества. Уничтожение конфиденциальных документов 12.1. Уничтожение материалов, содержащих конфиденциальную информацию, разработанных для внутреннего пользования, производится Комиссией по вопросам обеспечения защиты информации (далее – Комиссия), на основании докладной записки руководителя структурного подразделения. Уничтожение конфиденциальных документов, находящихся в ведении нескольких структурных подразделений Общества, производится по докладной записке подписанной руководителями подразделений, на имя генерального директора либо лица его замещающего, с последующим составлением соответствующего акта. 12.2. Отобранные к уничтожению материалы измельчаются механическим способом до степени, исключающей возможность прочтения текста. Издания и брошюры уничтожаются на специальном оборудовании. Все конфиденциальные документы уничтожаются в присутствии лица, ответственного за конфиденциальное делопроизводство. Конфиденциальная информация, хранящаяся на магнитных носителях, подлежит обязательному удалению путем полного форматирования носителя. 12.3. Для гарантированного уничтожения файлов и затирания остаточной информации на магнитном носителе либо уничтожения носителей механическим способом они передаются в Службу корпоративной защиты, работники которой производят уничтожение в присутствии лица, ответственного за конфиденциальное делопроизводство Подразделения - владельца указанного носителя. 12.4. Факт уничтожения конфиденциальных материалов оформляется соответствующим актом (приложение № 16 к настоящей Инструкции). Первый экземпляр акта направляется ответственному лицу за ведение конфиденциального делопроизводства, второй – в Службу корпоративной защиты ООО. 12.5. После уничтожения материалов в журналах регистрации конфиденциальных документов и изданий, в номенклатурах и описях дел, а также в журналах учета внешних электронных и других накопителей конфиденциальной информации проставляется отметка «Уничтожено. Акт № __ от ___ (дата)». Акты об уничтожении конфиденциальных материалов хранятся в отдельном томе номенклатурного дела. Контроль состояния конфиденциального делопроизводства 13.1. По окончании календарного года проводится внутренняя проверка наличия конфиденциальных документов в Обществе. В состав Комиссии в обязательном порядке включаются работники, ответственные за конфиденциальное делопроизводство. Комиссия проверяет выполнение требований настоящей Инструкции, наличие текущих дел и дел с временными сроками хранения, наличие конфиденциальных документов, не подшитых в дела. Проверка наличия документов производится путем сверки журналов учета с фактическим наличием документов, а также с отметок об уничтожении или отправке документов в этих журналах с актами и реестрами. В журналах учета, переходящих из года в год, все произведенные отметки об отправке, уничтожении и переучете конфиденциальных документов заверяются проставлением записи «Проверено» с датой и подписью председателя Комиссии. 13.2. К началу работы Комиссии все исполненные конфиденциальные документы, как правило, должны быть учтены в конфиденциальном делопроизводстве, приобщены к делам или перерегистрированы в журналах учета нового года, в старых производится отметка об их перерегистрации с указанием новых учетных номеров. 13.3. По результатам работы Комиссии составляется акт проверки (приложение № 17 к настоящей Инструкции), который утверждается исполнительным директором Общества. В акте указываются результаты проверки конфиденциального делопроизводства, отмеченные недостатки и предложения по улучшению состояния дел по вопросам защиты конфиденциальной информации. Копия акта направляется председателю комиссии по вопросам обеспечения защиты информации. Приложение № 1(п.2.3.)
|
