Инструкция по ведению электронного документооборота в организаци. Инструкция по ведению электронного документооборота в организации фгку военный университет
 Скачать 340.28 Kb.
|
Основы электронного документооборота Практическое занятие 8.2. Инструкция по ведению электронного документооборота в организацииФГКУ «ВОЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» Кафедра информатики и управления Улан-Удэ - 2021 Разработка инструкции При взаимодействии множества людей нужны определенные правила, которые будут известны всем и будут всеми соблюдаться при какой-либо совместной деятельности. Инструкции, протоколы, регламенты – все это призвано внести порядок и ясность при ведении дел в любой организации. К сожалению, есть много противников инструкций. С подозрением, а иногда и открытым пренебрежением сотрудники многих фирм относятся к инструкциям по делопроизводству. При сборе материала для будущей инструкции требуется учесть следующее: виды документов, используемых в организации и издаваемых руководством и руководителями подразделений. Возможно, для отдельных видов документов будет необходимо выделить отдельные подразделы; полномочия руководителей и сотрудников в вопросах принятия решений и издания документов (на основании этой информации администраторы СЭД должны определить будущее количество групп пользователей и их права); порядок согласования и подписания документов, а также виды документов, утверждаемых руководителем. Структура инструкции Состав разделов инструкции, их последовательность, наличие приложений определяются в зависимости от способов работы с электронными документами, имеющейся СЭД и возложенных на нее функций. Можно предложить такой типовой вариант структуры инструкции: 1. Общие положения. 2. Термины и определения. 3. Нормативные ссылки. 4. Организация делопроизводства и документооборота с применением СЭД. 5. Использование электронной подписи (ЭП). 6. Правила работы с папками и документами. 7. Классификация документов. 8. Согласование входящих, исходящих и внутренних документов. 9. Выдача поручений и контроль исполнения документов. 10. Замещение пользователей в СЭД. Раздел «Общие положения» В этом разделе следует описать, как используются электронные документы в данной организации и как ведется делопроизводство с помощью СЭД. Для пользователей также должна быть доведена информация, какие документы должны обрабатываться средствами СЭД, а все сотрудники организации должны быть в курсе, что они персонально отвечают за выполнение требований настоящей инструкции. Например: Целью настоящей Инструкции является регламентация основ применения в АО «Энергия-1» (далее - Организация) документов в электронной форме с использованием корпоративной системы электронного документооборота (СЭД). Настоящая инструкция содержит общие принципы осуществления электронного документооборота, а также требования к оформлению и содержанию электронных документов, основные особенности порядка их обработки, исполнения и хранения. Настоящая инструкция действует во всех подразделениях Организации и доводится под роспись до всех сотрудников Организации, осуществляющих работу с электронными документами. Раздел «Термины и определения» Система электронного документооборота (СЭД) - организационно-техническая система, представляющая собой совокупность программного, информационного и аппаратного обеспечения, реализующая хранение и обращение электронных документов. корпоративная СЭД – СЭД, использующаяся внутри одной организации. Пользователь СЭД – сотрудник организации, использующий средства СЭД в соответствии с данной Инструкцией и инструкциями по работе с конкретными видами документов. Администратор СЭД - сотрудник организации, обеспечивающий установку, настройку, резервное копирование и другие функции по администрированию СЭД для ее безотказной работы. Электронный документ – любая текстовая, звуковая, графическая и другая электронная информация, хранимая в исходном формате для того приложения, в котором она была создана. Регистрационно–контрольная карточка (РКК) – карточка на отдельный бумажный документ, которая содержит всю первичную информацию о нем (корреспондент, дата регистрации, регистрационный номер, тема и краткое содержание документа, способ доставки) и о его состоянии (местонахождение, состояние исполнения). Место регистрации – рабочее место (подразделение), где производится регистрация входящих и исходящих документов. Место регистрации документов может быть одним для нескольких подразделений. На каждом месте регистрации ведутся свои журналы регистрации входящих и исходящих документов. Раздел «Нормативные ссылки» В данном разделе нужно указать, на какие нормативно-правовые акты ссылаются положения создаваемой инструкции. Так, при разработке инструкции необходимо учитывать положения национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования», Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи", Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота», распоряжение Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р «О технических требованиях к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти». Раздел «Организация делопроизводства и документооборота с применением СЭД» Этот раздел должен разъяснять работу электронного документооборота в организации и описывать порядок действий сотрудников при выполнении следующих функций: прием и учет поступивших документов; подготовка и согласование проектов документов; учет и регистрация отправляемых документов; выдача поручений руководителями структурных подразделений; контроль хода прохождения и исполнения документов в структурных подразделениях; формирование системой персональных уведомлений о поступивших документах, неисполненных документах, выданных поручениях для руководителей и сотрудников структурных подразделений; справочно-информационная работа по вопросам прохождения и исполнения документов; контроль над своевременным списанием исполненных документов в дело; коллективная работа с документами. В этом разделе необходимо довести до сведения сотрудников, как осуществляется идентификация пользователей в СЭД, а также порядок доступа к базам данных СЭД. Раздел «Использование электронной подписи» Если на предприятии при работе с электронными документами используется электронная подпись (ЭП) или планируется ее использование, то необходимо также объяснить ее назначение и правила работы с ней. Например: Основное назначение ЭП – защитить от изменения утвержденное (согласованное) содержание электронного документа и подтвердить факт правомочности данного документа. Соответственно, наличие ЭП не позволяет изменять подписанную версию документа никому из пользователей (включая администратора и автора документа) независимо от прав доступа. Поэтому подписываться должны только согласованные документы, которые больше не должны изменяться. При необходимости внесения изменений в подписанный ЭП документ, нужно создать новую версию документа (поскольку снять уже проставленную ЭП невозможно). Очень важным моментом при работе с ЭП является право подписи. В инструкции необходимо указать полномочия сотрудников по подписанию разных видов документов, в том числе право подписи электронных документов за замещаемых сотрудников. Для выдачи электронных ключей и обеспечения их достоверности внутри предприятия должен быть определен порядок работы с удостоверяющим центром (должен быть создан свой удостоверяющий центр или описан порядок взаимодействия с внешним удостоверяющим центром). Также следует разъяснить юридическую составляющую ЭП, ответственность за попытку подделки и использования чужой электронной подписи и т. д. Раздел «Правила работы с папками и документами» В этом разделе нужно подробно перечислить главные правила работы с папками, файлами и документами в электронном виде, привести рекомендации по использованию папок для хранения документов. Например: количество элементов в папке должно быть не более вместимости одного экрана; необходимо осуществлять однотипное именование папок, без пробелов перед названием и с заглавных букв (должны быть приведены примеры для разных типов документов); иностранные названия следует писать без перевода; права доступа к папкам нужно предоставить всем пользователям, которым может потребоваться информация по данной теме; полный доступ к папке рекомендуется оставлять только автору папки. Поскольку большинство создаваемых документов являются документами коллективного пользования, то важно отразить в инструкции и обязанности автора документа: правила выбора вида документа при его создании; правильное присвоение наименования документу; правильное присвоение номера документу; правильное назначение прав доступа к документу; правила размещения документа в соответствующей папке. Раздел «Правила работы с папками и документами» Так, для удобства восприятия информации сотрудниками организации необходимо приводить наглядные и понятные примеры: Примеры правильных названий: Договор №4-279 от 14.07.2011 c ООО «Юникс» на поставку оборудования. Заявление Петрова А.П. от 02.02.2011 о предоставлении очередного отпуска. Примеры неправильных названий: Пример Пояснение _Акт_сверки_2002 - «лишние» символы и не полная информация; АКТ на списания зап частей - заглавные буквы, неполная информация, сокращение; Служебная записка Иванову - не по шаблону название документа, неуникально гарантия - маленькая буква в начале, неполная информация, неуникально; Вып СЗ КУ 061202 - не утвержденные сокращения. Раздел «Классификация документов» В разделе «Классификация документов» следует выделить основные виды документов, использующихся на предприятии, и определить, какие из них могут существовать в электронном виде, а какие нет; какие могут быть преобразованы из бумажного вида в электронный и наоборот (например, исходящие договоры, скан-копии входящих договоров). В этом разделе имеет смысл сделать следующие подразделы: входящие документы; исходящие документы; внутренние документы; бумажные документы. Раздел «Выдача поручений и контроль исполнения документов» Если в организации используется СЭД, то не только процесс отправки на согласование, но и контроль исполнения поручений также может идти в электронном виде. Порядок контроля исполнения документов и поручений, а также разграничение полномочий контроля между сотрудниками описываются в разделе «Выдача поручений и контроль исполнения документов». Раздел «Согласование входящих, исходящих и внутренних документов» При определенном уровне организации работы с электронными документами или использовании СЭД процесс согласования также может осуществляться в электронном виде. В этом случае в инструкцию требуется ввести раздел «Согласование входящих, исходящих и внутренних документов», в котором целесообразно объяснить алгоритм согласования документов (используется ли электронная почта, СЭД или расширенные средства офисных продуктов). Раздел «Замещение пользователей в СЭД» В разделе описывается, каким образом сотрудник будет передавать дела замещающему пользователю на время своего отсутствия и указываются права и обязанности замещающего. Также здесь необходимо отразить, кто будет устанавливать замещение в системе и на основе каких данных. Например, это может быть администратор СЭД, который будет устанавливать замещение по заявке руководителя подразделения, либо это будет специалист кадровой службы, который будет устанавливать замещение на основе заявления сотрудника или приказа о командировке/отпуске и т.д. Согласование и утверждение инструкции Подготовленный текст инструкции согласовывается с руководителями структурных подразделений и заместителями руководителя организации. Также немаловажное значение имеет согласование инструкции с юридической службой, администратором СЭД, отделом кадров и остальными наиболее важными с точки зрения деятельности организации функциональными подразделениями. После согласования и доработки инструкции по замечаниям она утверждается и вводится в действие приказом руководителя организации. Инструкцию по СЭД рекомендуется утверждать как стандарт организации и она должна быть доведена до сведения каждого работника. Администраторы СЭД также должны провести обучение сотрудников новым правилам работы с документами. Конечно, сама по себе инструкция – еще не гарантия стопроцентной успешной работы электронного документооборота на предприятии, ведь существует еще множество организационных факторов, которые следует учесть, но ее наличие, бесспорно, является минимальным необходимым условием для того, чтобы электронный документооборот функционировал корректно. Отсюда вывод напрашивается сам: если организация стремится поддерживать порядок в электронных документах, то разработка инструкции по электронному документообороту – это одна из первостепенных задач. |