лекция. Искусство бизнеспрезентации Тема Технология подготовки бизнес
 Скачать 355.71 Kb.
|
|
Искусство бизнес-презентации Тема 3. Технология подготовки бизнес- презентации: подготовка контента Цели изучения темы: – ознакомление с технологией подготовки контента бизнес- презентации. Задачи изучения темы: Освоить основные особенности подготовки целей бизнес-презентации. Изучить различные виды аудитории и выявить их потребности. Изучить принципы написания текста бизнес- презентации. Изучить правила подготовки раздаточных и демонстрационных материалов. В результате изучения данной темы Вы будете знать: основные правила постановки целей бизнес- презентации; методы выявления потребностей в бизнес-презентации аудитории; особенности написания текста для бизнес- презентации; правила распределения времени выступления; особенности подготовки раздаточных и демонстрационных материалов. Уметь: анализировать различные виды аудитории до и во время бизнес-презентаций; распределять время используя правило 10/20/30; репетировать и корректировать свою речь до выступления. 2 Учебные вопросы темы: Постановка цели бизнес-презентации. Анализ аудитории и ее потребностей в бизнес- презентации. Разработка плана бизнес-презентации. Написание текста. Распределение времени. Правило 30/20/10. Подготовка раздаточных и демонстрационных материалов. Репетиция и корректировка. Обратите внимание! Прежде чем начать выступать необходимо правильно подготовиться. Именное подготовке стоит уделить большое количество времени. Она должна включать в себя этапы: постановка цели; анализ аудитории и ее потребностей; написание текста и его репетиция. Пропуск одного из этапов повлияет на качество выступления или материала для чтения. Вопрос 1. Постановка цели бизнес-презентации Целью бизнес-презентации зачастую становится желание впечатлить аудиторию, убедить ее принять определенное решение или вдохновить на какие-либо действия. Поэтому постановка цели является важнейшим этапом при подготовке любого вида презентации. Неправильно определенная цель приводит к потерям времени, а в некоторых случаях к противоположному результату. Часто составителю презентации кажется, что эта часть является формальной, так как интуитивно она ясна. Однако плохо сформулированная цель негативно влияет на структуру бизнес-презентации и адекватность ее восприятия аудиторией. Проинформировать, поделиться, показать не является целью, так как это процесс, а не достижение результата. Такие “цели” легко достижимы, но не несут практической выгоды. _________________________________________________________________ В книге «Деловые коммуникации» В. П. Ратников приводит такой пример: «Если вы, например, представляете отчет о работе своего отдела, а в уме держите мысль о необходимости расширения его состава, то и подача материала об успехах и недоработках должна быть другой – с акцентом на мысль о том, что все неудачи обусловлены исключительно нехваткой сотрудников. Если эта мысль будет подана "на десерт", к концу презентации, она не окажет должного 3 воздействия на слушателей. А ведь конечная цель презентации именно в этом». _____________________________________________________________________ Хорошо сформулированная цель помогает определить необходимость презентации, сфокусировать внимание автора и аудитории на определенной идее, а также побуждает слушателей или читателей к определенному действию, так как становится понятен посыл бизнес-презентации. При формулировке целей особое внимание следует уделить конкретности (что должны сделать слушатели, к чему их должна подтолкнуть информация?) и лаконичности (лучше всего выражать цель одним простым предложением или словом). При этом следует учитывать реалистичность поставленной цели. Для того, чтобы понять истинный мотив и обозначить основные цели бизнес-презентации нужно ответить на следующие вопросы: Зачем создается бизнес-презентация? Является ли целью продать услугу? Нужно ли убедить аудиторию в высокой квалификации выступающего? К какой теме хочется вызвать интерес у слушателей? Это вопрос очень важен тем, что сама цель находится на стыке интересов выступающего и аудитории. Чего нужно добиться от аудитории? Что с ней должно произойти? Они должны просто услышать информацию или запомнить/сделать что-то. Что должно произойти со слушателями или читателями после того, как бизнес-презентация закончится? Какой результат нужно получить после презентации? Не всегда продажи являются конечным результатом. Например, презентации стартапов создаются для того, чтобы заинтересовать инвесторов и перейти к следующему этапу переговоров. В тоже время, целью презентации отчета компании будет рассказ о результате деятельности, развитии проекта или вдохновение клиентов, сотрудников и партнеров на продолжение совместной работы. Как можно будет понять, что результат достигнут? (Какой результат нужно получить на выходе?). Ответ на этот вопрос особенно важен, так как решающий критерий успеха презентации – это достижение цели). _________________________________________________________________ Стас Гуревский приводит пример работы с вопросами по постановки цели презентации: «Когда я помогаю клиенту делать презентацию, первым делом я задаю вопрос: «В чем цель презентации? Что нужно получить на выходе?». 4 Мой собеседник сразу же говорит первое, что ему приходит в голову: «Ну, мне надо: проинформировать аудиторию о…; сказать им что…» Стоп! Так цель не ставится. Обычно после презентации с такой целью у людей в жизни ничего особо не меняется. Услышали они вас и что? Зачем вообще тогда вы делали презентацию»? ____________ __________________________________________________________ Не всегда можно понять, каких изменений следует ожидать от аудитории, для этого Стас Гуревский предлагает простой и эффективный инструмент постановки целей. Использование данной таблицы позволяет четко определить цель и, следовательно, сделать эффективное выступление. Сначала Потом Думают Делают Метод заключается в том, что у аудитории есть эмоциональное отношение к определенному вопросу и она уже совершает или нет определенные действия исходя их этого. _______________________________________________________________ Например, вы хотите выступить на тему платной парковки. Ваша аудитория УЖЕ думает, что платная парковка – зло, ее нужно отменить. Люди УЖЕ стараются всячески обмануть систему: не оплачивать парковку, завешивая номера бумажкой. Или, например, вы убеждаете людей вложить деньги в ваш проект, при этом они УЖЕ заранее думают, что вкладывание денег приведет лишь к потере и на ДАННЫЙ момент, не вкладывают деньги. _________________________________________________________________________ Для выполнения поставленных целей, эффективная презентация должна взаимодействовать с людьми на двух уровнях – эмоциональном и уровне конкретных действий. Для этого необходимо знать желаемый результат и понимать, что должна сделать аудитория после бизнес-презентации. Примеры правильно поставленных целей после презентации биодобавок: 5 Сначала Потом Думают Что сейчас думают? Что им не нужен товар. Что я хочу, чтобы думали? Товар поможет им улучшить свое здоровье. Делают Что сейчас делают? Не покупают товар и не интересуются темой. Что я хочу, чтобы делали? Покупали товар. Примеры: 1) Сначала думают, что персонал плохо работает, потому что его плохо контролируют, потом думают, что персонал плохо работает, потому что людям не хватает некоторых важных навыков. Сначала делают инвестиции в новое оборудование, потом вкладывают деньги в обучение персонала. 2) Сначала думают, что надо привлечь больше новых клиентов, потом думают, что деньги можно заработать без дополнительных затрат с помощью старой клиентской базе. Сначала вкладывают деньги в создание рекламной кампании и раскрутку в интернете, потом перенаправляют часть ресурсов в клиентский сервис и работу с клиентской базой. _________________________________________________________________________ Таким образом, цель презентации отвечает на вопрос: что аудитория будет думать и делать после проведенной бизнес- презентации? 6 Вопрос 2. Анализ аудитории и ее потребностей в бизнес- презентации Для того, чтобы презентация привела к необходимому результату, определить цель недостаточно. Требуется провести анализ аудитории исходя из ее потребностей. Так как любая презентация – это инструмент общения, то отсутствие подготовки на данном этапе – это игнорирование собеседника. Даже самое эмоциональное выступление и красочный текст не приведут к поставленной цели, если не учитывать того, что хотят люди, которые будут слушать речь или читать текст. Предварительно изучив аудиторию, ответьте на вопросы: Что интересует людей, сидящих в зале? Во что они верят? Что считают важным? Их пол, возраст, материальное положение, уровень образования, национальная принадлежность и даже политические убеждения. Эти знания помогают избежать неловких ситуаций, неуместных заявлений, неудачных шуток, а также подобрать слова созвучные с идеями слушателей для того, чтобы завладеть их вниманием и достичь поставленной цели. Кто против идеи бизнес-презентации? Кто ее поддержит? Кто принимает решение? От кого зависит достижение цели презентации? Выделив главное лицо, можно сфокусировать свое выступление таким образом, что вы убедить его в важности идеи. Как аудитория связана с темой презентации? Слушатели/читатели могут быть погружены в тему, а могут не интересоваться вопросом. В одном случае можно сразу переходить к обсуждению основных вопросов, а в другом объяснит причины, процессы и основные понятия. Какой опыт слушателей/читателей относительно темы презентации? Как хорошо они разбираются в вопросе? В первую очередь интересует мнение аудитории о теме, их ожидания от презентации, отношение к самому вопросу, к выступающему, продукту или услуге. Здесь важен мотив: для чего люди будут слушать или читать? Например, аудитория ожидает новых идей, а спикер выступает с темой прошлой встречи. Условно всех людей можно разделить на три группы: Эксперты – хорошо разбираются в теме, хотят новых подробностей, ответов на грамотные, возможно каверзные, вопросы. Что-то слышали о теме – хотят дополнительных знаний. Ничего не знают – их необходимо погрузить в тему, объяснить самую суть простым языком. 7 Задав в начале презентации наводящие вопросы, выступающий подстраивается под ситуацию: добавляет или убирает введение, углубляется в вопросы. Эксперты коммуникационного агентства и образовательной компании «Esprezo» предлагают делать контрольные списки презентации, отвечая на вопросы: Является ли возраст вашей аудитории одинаковым? (Пожилые люди, молодые люди, дети или общий возраст?). Эта аудитория неформальная или формальная толпа? Вероятно, они имеют одинаковый уровень образования или одинаковое положение на работе? Они живут рядом или приехали с разных концов страны? У них есть общие интересы (тип работы, хобби, бизнес, школа)? Является ли доход членов аудитории фактором? Почему они здесь: потому что хотят быть или потому что компания отправила их в качестве слушателей? Они считают минуты до обеда или засыпают от того, что слишком много едят во время обеда? Вопрос 3. Написание текста Только определив правильно цель и потребности аудитории, можно, в зависимости от полученного результата, выстраивать контент выступления. Структура и тезисный план. Начинается с того, что автор прописывает ключевые моменты, которые следует осветить в бизнес-презентации, а затем расставляет их в нужной последовательности, придумав заголовки, добавив недостающие пункты или убрав лишние. Например, поставка яблок на фермерский рынок будет включать такие тезисы как: история компании, место произрастания плодовых деревьев, сорт яблок, размещение, упаковка, персонал, цена, фермерские рынки в округе. Этот набор слов выстраивается в логическую последовательность в зависимости от аудитории: 1. История компании. 2. Сорт яблок. 3. Место, где растут плодовые деревья. 4. Где можно продавать яблоки? 5. Как их туда доставляют? 6. Как и кому их продавать, по какой цене? 8 Критерием качества тезисного плана и структуры будет понятность. Если, глядя на структуру, можно понять, о чем будет сама презентация, то она подходит для того, чтобы переходить к созданию черновика. Некоторые авторы минуют этот этап и, не прорабатывая основное содержание, приступают к созданию черновика. Такой подход возможен, если специалист хорошо разбирается в теме и имеет большой опыт в области. На этапе создания черновика, используя тезисы как заголовки, последовательно пишется все, что известно по данной теме, не задумываясь над формой. Отвлечение на опечатки, повторы, согласование и подбор слов отвлекает от мысли. В случае, если не хватает информации рекомендуется оставить пометку и добавить ее только на этапе редактуры текста. Первое редактирование. После написание первого черновика, рекомендуется отвлечься от текста на сутки. Это позволит переосмыслить написанное, сместить акценты, заметить слабые места и неточности. Во время первого редактирования также не следует обращать внимание на ошибки и опечатки, уделяйте внимание фрагментам текста: перестановке абзацев и предложений, логике, понятности для читателя / слушателя. Основная задача этого этапа – улучшение структуры текста. Например, главный редактор Максим Ильяхов пишет о том, что на этапе редактуры можно выбросить из статьи целые разделы, если материал получился слабым. Шпаргалка: Отвлекитесь перед редактурой. Дополняйте слабые места новыми фактами. Убирайте лишнее. Если текст неудачный – перепишите. После первого этапа редактуры следует сделать небольшой. Во втором этапе внимание уделяется исключению из текста оценочных суждений (лучше/хуже, радует/огорчает, больше/меньше), канцелярита, излишних синтактических конструкций, а также отслеживанию общего смысла. Рекомендуется прочитать текст вслух несколько раз для того, чтобы поменять непонятные моменты и сложности в восприятии и переписать так, чтобы не осталось сложных слов и фраз. Чтобы найти подобные слова можно сервисом «Главред». Он выделяет цветом все стоп-слова, шаблонные выражения и лишние 9 фразы. Но не стоит полностью полагаться только на программу, так как она не видит идею целиком. Следующим шагом является подбор иллюстраций и придумывание к ним подписей. Основное условие выбора – соответствие контексту, чтобы они продолжали, поддерживали основную мысль, помогали объяснить написанное или сказанное. Иллюстрациями являются не только изображения, но и текстовые примеры, анимации, видео, таблицы, графики, схемы. Рекомендации Людмилы Сарычевой – одного из авторов книги «Пиши, сокращай»: Повествование опирается на примеры, расставленные в определенной последовательности (если вы пишете о правилах общения с клиентами на разных этапах взаимодействия или на подобные темы). Иллюстрации — основа текста (например, если вы делаете подробную инструкцию об использовании какой-нибудь программы). Шпаргалка: Иллюстрации и подписи к ним не должны дублировать основной текст. Иллюстрациями могут быть аккуратно сверстанные примеры, таблицы, графики, анимации, скриншоты, видео, коллажи, авторские изображения. Используйте иллюстрации, которые подтверждают или дополняют текст. Если тема абстрактная: либо оставьте текст без иллюстраций, либо придумайте сложную метафору. Если есть выбор: рафинированные картинки из фотостока или жизненные, но среднего качества – выбирайте жизнь. В готовом тексте помимо орфографических и смысловых ошибок встречаются фактологические. Обычно их можно обнаружить в названии документов, дат, чисел. Данная ошибка может негативно отразиться на имидже компании и подорвать доверие клиентов или партнеров. Проверка фактов до вычитки позволит предотвратить данную ситуацию в случае, если автор текста использует первоисточники и тщательно проверяет данные. Вопрос 4. Распределение времени Несоблюдение регламента времени – одна из самых частых ошибок. Выступающий слишком долго рассказывает, это приводит к 10 тому, что выступление получается затянутым, интерес у слушателей падает или же оратор, понимая, что время на исходе, начинает торопиться, главные мысли подаются сумбурно, не структурированно. В некоторых случая речь заканчивают слишком быстро. В этом случае организаторы не знают, чем заполнить оставшееся время, а у аудитории возникает чувство недосказанности, неполноты презентации. Всего этого можно избежать, если четко соблюдать правила написания текста. При отборе материала для презентации, необходимо выбирать только то, что поможет достигнуть поставленной цели. Правильно распределить время поможет репетиция выступления вслух. Она позволит узнать сколько времени потребует ваше выступление и отследить структуру подачи материала. Вопрос 5. Правило 10/20/30 Принцип 10/20/30 для составления презентаций, впервые описал Гай Кавасаки. Суть заключается в том, что презентация должна содержать 10 слайдов, длиться 20 минут, а текст на слайдах набран 30-м шрифтом. 10 – оптимальное число слайдов для осмысления человеком за одну встречу. Все они преподносятся за 20 минут, то есть по 2 минуты на один слайд, оставшееся время (если оно есть) отводится на дискуссию. 30 шрифт – одна фраза на слайд, которой достаточно, чтобы не потерять контакт с аудиторией. Причина, по которой выступающие используют мелкий шрифт, по мнению Гая Кавасаки, является незнание материала в достаточной степени и ошибочное убеждение в том, что больше текста, выглядит внушительнее. Гай Кавасаки дает такие рекомендации: Заставьте себя применять шрифт не менее 30-го размера. И я гарантирую – это сделает вашу презентацию лучше. Это потребует от вас найти самые острые акценты и разобраться, как успешно донести их до публики. Если 30-й шрифт выглядит для вас очень догматично, я предложу вам алгоритм: выясните возраст самого пожилого вашего слушателя среди вашей аудитории и поделите это число на 2. Это и будет ваш оптимальный размер шрифта. Вопрос 6. Подготовка раздаточных и демонстрационных материалов Демонстрационные и раздаточные материалы помогают читателю /слушателю представить понятия визуально, способствуют наилучшему запоминанию информации, делают ее более разнообразной, за счет чего 11 внимание аудитории будет дольше сконцентрировано на обсуждаемой проблеме. К таким материалам относятся графики, схемы, фотографии, чертежи, рисунки, слова, выражения. Все это может демонстрироваться как на экране с помощью проектора, так и в виде плакатов, демонстрационных досок, фильмов или в качестве раздаточного материала каждому из участников. Следует обратить внимание, что в отличие от слайдов и слов, раздаточные материалы останутся со слушателем/читателем и будут напоминать ему о продукте или услуге. Эксперты выделяют 3 элемента презентации: 1) Мыслительная карта презентации (ее видите только вы). 2) Слайды, которые вы показываете аудитории. 3) Раздаточные материалы. Выбор материалов и способа демонстрации напрямую зависит от вида презентации, способа ее демонстрации, выступления и выступающего. Однако существует ряд правил, позволяющих использовать визуальные средства более эффективно. Слайды на экране не должны дублировать раздаточные материалы. Печатные материалы, которые аудитория получила до начала презентации отвлекает слушателей, так как они начинают их изучать. Поэтому выдавать из следует в процессе выступления по одному-два листа. Это позволит удержать внимание аудитории. Раздавая материалы, помните: как только вы раздаете что-то аудитории, вы сразу же теряете 50 % внимания участников; нужно приложить дополнительные усилия для удержания внимания аудитории, чтобы предотвратить пролистывание вперед; если участники все же пролистнули вперед, тактично, но настойчиво верните их обратно на страницу, на которой нужно сфокусироваться. Вопрос 7. Репетиция и корректировка Репетиция речи, позволяет дословно запомнить основные моменты и не зачитывать их. При чтении с листа теряется контакт между аудиторией и оратором. Бизнес-презентация требует серьезной подготовки. Для этого отлично подойдет репетиция вслух, стоя перед зеркалом в полный рост. 12 В таком положении можно заметить слабые стороны в тексте, интонации и мимике, жестах и положении тела. Увидеть и услышать выступающему себя со стороны поможет видеозапись выступления. Камера зафиксирует то, что самому выступающему сложно оценить. Особое внимание следует обратить на последовательность вопросов и репетировать, останавливаясь на ключевых словах. Экспериментировать с паузами, выделением слов, повышением и понижением тона, раздачей демонстрационных материалов, если такие предусмотрены. Обязательно следует отмечать время начала и окончание выступления, чтобы остаться в рамках отведенного времени. Здесь важно не ускорять выступление, а убирать посторонний материал, использовать более медленный, чем в обычной жизни, темп речи. Не проводите репетиции больше 10-20 раз. После 10 репетиции возможно хорошо запомнить содержание речи, а после 10-й начинается работа над формой, которая включает в себя работу над интонацией, акцентами, жестами, движениями. После каждой репетиции эксперты предлагаю отвечать на вопросы.: 1. Что в моем выступлении было хорошо? Это помогает замечать свои успехи, прогресс, делать акцент на росте. Без этих ответов возможно резкое разочарование в ораторстве, повышение тревожности, которая не способствует совершенствованию. Важно удерживать фокус внимания на положительных моментах выступления. 2. Что стоит добавить в выступление? Ответ дает информацию о том, благодаря чему презентация станет интереснее для слушателей. 3. Что стоит убрать из выступления? Такой вопрос помогает отслеживать привычки и ошибки, портящие презентацию. 13 Вопросы для самопроверки: 1. Как понять истинный мотив бизнес-презентации? 2. Какие есть способы выявления потребностей аудитории? 3. Какое условное деление аудитории на группы в зависимости от опыта существует? 4. Какие основные шаги написания текста бизнес-презентации? 5. В чем проблема распределения времени выступления? 6. Как увеличить и уменьшить время выступления не меняя содержание? 7. Раскройте правило 10/20/30. 8. Сравните особенности подготовки раздаточных и демонстрационных материалов. В чем их сходство и различие? 9. Назовите причины репетиции бизнес-презентации. 10. Ответы на какие вопросы во время репетиции, позволяют повысить ее эффективность? |