вфа. +2. Шляпа СКБ ПРОГРЕСС. Исполнительная Директива Школа Инсайт контрольный лист шляпа штатного сотрудника
 Скачать 424.69 Kb.
|
  Исполнительная Директива Школа «Инсайт» КОНТРОЛЬНЫЙ ЛИСТ «ШЛЯПА ШТАТНОГО СОТРУДНИКА» в отделение найма и ошляпливания персонала Ф.И.О.:________________________________________________________________________ Организация:___________________________________________________________________ Отделение: Отдел: Пост: Дата начала: __________________________ Дата завершения: ___________________________ ЦЕЛЬ: обучить сотрудника общим правилам в компании. ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ: нет. МАТЕРИАЛЫ: Подборка публикаций к курсу «Шляпа штатного сотрудника». ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ КУРСА: 1 — 2 часов полного времени обучения. Тема изучения: В данном курсе Вы изучите материалы, касающиеся деятельности в нашей организации и получите практические задания, чтобы отработать понимание орг. политики компании. КАК ИЗУЧАТЬ ЭТОТ КУРС: При изучении этого курса вы должны выполнять один за другим пункты этого контрольного листа, где перечислены все материалы, которые следует прочесть, и действия, которые необходимо осуществить (упражнения, эссе, зарисовки), чтобы вы достигли цели этого курса. Изучив первый пункт контрольного листа, поставьте свои инициалы и дату на линии справа от этого пункта. Затем переходите к следующему пункту. Напротив пунктов, содержащих упражнения и другие действия, инициалы ставятся только после того, как вы успешно выполнили это действие. Продолжая проходить контрольный лист таким образом, шаг за шагом, вы будете плавно продвигаться по курсу. Не пропускайте ничего, потому что пункты контрольного листа специально подобраны таким образом, чтобы обеспечить полное понимание вами изученного материала. Вы будете проходить этот курс под наблюдением супервайзера. Он не даёт студентам готовых ответов, а показывает, где найти ответы на свои вопросы. ВАЖНОЕ ЗАМЕЧАНИЕ: ЕСЛИ У ВАС ВОЗНИКНУТ ВОПРОСЫ ИЛИ ТРУДНОСТИ, СРАЗУ ЖЕ ОБРАТИТЕСЬ В ОТДЕЛ НАПРАВЛЕНИЯ И ПЕРСОНАЛА, ЕГО ЗАДАЧА — ПОМОЧЬ ВАМ ПОЛУЧИТЬ МАКСИМАЛЬНУЮ ПОЛЬЗУ ОТ ЭТОГО КУРСА. Часть 1. Шляпа штатного сотрудника +Прочитайте «Введение. Что такое шляпа» _________ +Напишите, что такое «шляпа» и «шляпа штатного сотрудника» _________ Прочитайте «О компании» _________ Прочитайте «Привилегии» _________ Прочитайте «Документы и оборудование» _________ Прочитайте «Описание взыскании за непроизводительность, за злоупотребление служебным положением или некорректное выполнение работы на посту» _________ +Напишите, что является критерием эффективности в нашей компании _________ +Перечислите, в каких случаях вы неэффективны на своем посту _________ +Приведите пример того, как вы видели, что кто-то был неэффективен в своей работе __________ +Напишите, что вы будете делать, если ваша работа станет неэффективной? _________ +Приведите пример того, что нужно было бы делать в ситуации, которую вы описали в п.9 _________ +Ответьте письменно на вопрос: кто несет ответственность за организацию? _________ +Перечислите, что произойдет, если вы непроизводительны, злоупотребляете своим положением или нарушаете орг. политику компании? _________ +Перечислите, что произойдет, если вы производительны, справляетесь со своей работой, ваши статистики постоянно растут и вы помогаете компании развиваться _________ Прочитайте «Описание обязанности штатного сотрудника в отношении связей с общественностью» _________ +Напишите, как вы будете соблюдать основную инструкцию по внешнему виду _________ +Напишите, как вы поступите, если кто-то из ваших друзей начнет спрашивать о том, какие обороты в компании, какая зарплата и какие у нас клиенты? _________ Прочитайте «Описание взаимоотношений между штатными сотрудниками» _________ +Напишите, что вы будете делать, если увидите кого-то в компании, не делающего свою работу или делающего ее плохо? _________ +Напишите, что произойдет с вашим руководителем, если вы будете давать ему незаконченную работу? _________ Часть 2. Система коммуникации Прочитайте «Система коммуникации» _________ Прочитайте «Письменная коммуникация» _________ +Напишите, какое основное правило коммуникации в компании? _________ +Напишите, почему письменная коммуникация лучше устной? _________ +Перечислите основные формы письменных посланий _________ +Приведите выдуманный пример «обычного послания» _________ +Напишите, что такое ЗРС _________ Прочитайте «Ваша обязанность в коммуникациях» _________ +Напишите, что вы будете делать, если вы получили какое-либо послание _________ +Напишите, что происходит, когда вы позволяете адресованным вам сообщениям скапливаться в вашем ящике _________ Прочитайте «Правила надлежащей коммуникации» _________ +Напишите, что вы сделаете, если получите послание, не относящееся к вашему посту _________ Часть 3. Орг. политика Прочитайте «Что такое орг. политика?» _________ +Напишите, для чего нужна орг. политика? _________ Прочитайте «Наша общая орг. политика» _________ +Напишите, что вы сделаете, если вам не нравится поведение кого-либо в компании? _________ +Напишите, что вы сделаете, если кто-то из клиентов или других людей предлагает вам сделать что-то незаконное? _________ +Напишите, что вы сделаете, если во время работы вы получили личный звонок? _________ +Напишите, что вы сделаете, если кто-то из коллег начинает обсуждать других коллег? _________ +Напишите, что вы сделаете, если кто-то из коллег начинает оскорблять или смеяться над сотрудниками, партнерами, клиентами или конкурентами? _________ Прочитайте «Организационная политика Компании в области получения и исполнения Приказов (распоряжений, указаний, команд)» _________ +Напишите, кто может отдавать приказы в компании? _________ +Какие обязательные пункты должны иметь все приказы? _________ +Напишите, что вы сделаете сразу после получения приказа? _________ +Напишите, что вы сделаете, если получите приказ не от непосредственного руководителя? _________ Часть 4. Обязанности члена организации Прочитайте «Обязанности члена организации» _________ +Напишите, почему так важно правило «Каждый член организации обязан следить за тем, чтобы выполнялись правила, принятые в организации. Если вы видите, что другой член организации не выполняет эти правила, то ваша обязанность — прямо сказать ему об этом; если это не подействует — сообщите администратору по Этике.» _________ +Напишите, что вы сделаете, если на вашем рабочем столе беспорядок? _________ +Напишите, что вы сделаете, если увидели в офисе что-то сломанное? _________ +Напишите, как вы будете освежать ваши обязанности? _________ +Напишите, что вы будете делать, если заметите, что вам не хватает времени, чтобы уделить должное внимание какой-то из ваших шляп, из-за чего работа задерживается или не выполняется? _________ +Напишите, почему так важно соблюдать систему коммуникаций в компании? _________ +Напишите, к кому вы обратитесь за помощью, если у вас возникли вопросы по поводу ваших обязанностей на посту? _________ ЗАВЕРШЕНИЕ КУРСА 1. Завершение курса студентом: А. Я подтверждаю, что выполнил всё, что требовалось в этом контрольном листе, знаю и могу применять изученные материалы. Сотрудник:_________________________________________ Дата: _____________________________________________ Б. Я подтверждаю, что приложил все силы, чтобы обучить данного сотрудника, и что он выполнил всё, что требовалось в этом контрольном листе, знает и в полной мере применяет материалы, включенные в этот контрольный лист. Инструктор:_______________________________________ Дата:________________________ 2. Экзамен: Студент полностью сдал экзамен по материалам этого контрольного листа. Экзаменатор студентов:_____________________________ Дата:________________________ 3. Успехи: Напишите любые успехи, которые у вас возникли на этом курсе. ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________________________ Студент:___________________________________________ Дата:_______________________ Контрольный лист составил: Малышев Н.В 22 Марта 2022 г. Шляпа штатного сотрудника Введение. Что такое шляпа Добро пожаловать в нашу компанию! С этого документа начинается ваше знакомство с компанией и ваше первое обучение. Перед вами — шляпа штатного сотрудника. ШЛЯПА – термин, используемый для обозначения описании поста, а также контрольных листов и подборок материалов, в которых указаны цель поста и относящиеся к нему ноу-хау и обязанности. Шляпа представляет собой папки и подборки материалов, ей обучают того, кто занимает пост. Шляпа штатного сотрудника — это описание вашего положения в компании и общих правил в компании. Термин и идея "шляпы" происходит от кондукторов или инженеров локомотива и т.д., каждый из которых носит характерный и отличительный тип головного убора. "Шляпа", таким образом, определяет особый статус и круг обязанностей в организации. О компании Наш ценный конечный продукт — люди-созидатели, которые смотрят на жизнь в статусе причины. Ценный- С большими достоинствами,важный, нужный Конечный- Не требующий доработки Продукт – Плоды работы, производства, услуг. Наша цель – стать крупнейшим игроком на рынке доп. Образования развития личности для детей в мире и поддерживать этот статус на постоянной основе . Привилегии Работая в нашей компании, вы получаете: Возможность карьерного роста и занятие деятельностью, которая приносит Вам удовольствие; Обучение на различных тренингах; Участие в тимбилдингах, спортивных мероприятиях, корпоративах внутри компании; Повышение своей квалификации Документы и оборудование Приступая к работе, вы получаете: Шляпу штатного сотрудника для изучения; Шляпу Вашего поста; Рабочий компьютер или ноутбук (если он нужен для вашей деятельности); Необходимую оргтехнику; Компьютерную «мышь»; Канцелярские принадлежности; Стол (если он нужен для вашей деятельности); Стул (если он необходим для вашей деятельности); Телефон (если он необходим для вашей деятельности). Описание взысканий за непроизводительность, за злоупотребление служебным положением или некорректное выполнение работы на посту Одна из частей нашей орг. политики гласит: Время нахождения на рабочем месте не является критерием эффективности работы сотрудника и его полезности для компании. Главные критерии: это состояние статистики и ценный конечный продукт; Это значит, что мы хотим от вас, как от сотрудника, получать ваш ЦЕННЫЙ КОНЕЧНЫЙ ПРОДУКТ. В шляпе вашего поста вы найдете больше информации об этом. Но прежде, чем вы начнете работать, вы должны запомнить, что вы неэффективны на своем посту, если: Вы не производите свой ценный конечный продукт; Вы производите его в плохом качестве (не доделываете дела до конца или делаете все «спустя рукава»); Вы производите его очень мало и ваши статистики на низком уровне; Ваши статистики не растут долгое время (3 недели); Если Вы столкнулись с одной из проблем выше, то: подумайте, как вы можете увеличить производство вашего продукта; если вы не поняли, как производить продукт — узнайте все о нем у вашего руководителя; Если ваши статистики зависят от того, как работают другие люди (например, ваши подчиненные или коллеги), добивайтесь от них производства их продуктов. Запомните, что каждый член организации несет ответственность за всю организацию. За то, как она выглядит, за ее персонал, за ее действия. Она не может правильно функционировать до тех пор, пока каждый член организации не будет ее заставлять так функционировать. Если вы непроизводительны, злоупотребляете своим положением или нарушаете орг. политику компании, то к Вам могут быть использованы следующие взыскания в таком порядке: Переобучение на посту за ваш счет или в нерабочее время; Финансовое взыскание; Увольнение. Если же вы производительны, справляетесь со своей работой, ваши статистики постоянно растут и вы помогаете компании развиваться, то: Вы получаете повышение; Вы получаете сотрудников-помощников; Вы получаете больше средств на развитие вашего участка работы (оборудования для работы вашего отдела и т.д.) Вы получаете возможность стать сотрудником года, получая при этом ценные подарки и уважение руководства компании; Вы получаете возможность придумывать и реализовывать свои проекты внутри компании. Вы получаете премию Описание обязанностей штатного сотрудника в отношении связей с общественностью. Для каждого нашего клиента нет такого понятия, как «Компания». Каждый наш клиент не воспринимает компанию как неодушевленный объект. Наши клиенты видят вас, ваших коллег, других клиентов. И конечно, люди обращают свое внимание на вас, как на нашего сотрудника и воспринимают нашу компанию через вас. Вы — лицо нашей Компании. Поэтому мы соблюдаем всего одну инструкцию по поводу внешнего вида: одевайтесь как можно приличнее. Представительный внешний вид производит на публику хорошее впечатление. И еще: мы постоянно развиваемся, поэтому все большее количество людей узнает о нас, и им интересно то, что происходит у нас внутри. Когда кто-то вне стен вашего офиса будет спрашивать о нашей Компании, о том, как у нас все происходит и т.д., вы должны придерживаться нескольких правил: Мы придерживаемся политики конфиденциальности: никакая внутренняя информация в компании не может быть сообщена другим людям, компаниям и т.д. Мы знаем, что наши продукты и наше обслуживание хорошие, и мы всегда стремимся делать их еще лучше Мы не обсуждаем друг друга и не говорим о наших коллегах с другими людьми Наша орг. политика запрещает оскорбления в адрес наших настоящих и бывших сотрудников, партнеров, конкурентов. Описание взаимоотношений между штатными сотрудниками Помогайте своим товарищам по работе, как только можете. Члены организации являются командой, а не конкурентами. Вы сами приобретаете, помогая своим товарищам. Когда вы помогаете им лучше выполнять свою работу, вы в результате увеличиваете свою зарплату. Когда вы нападаете на них прямо или за их спинами, вы затягиваете петлю на своей собственной шее, а также на шее организации. Если вы видите, как они могли бы улучшить свою работу, то скажите им, а не кому-то на заднем дворе. Будьте с ними лицом к лицу. Помогайте им. Ваши руководители — это те, кто заставляет идти дела правильно. Уважайте их труд и их время. Не задавайте им тех вопросов, на которые можете найти ответ сами. Обычно на руководителей сваливается огромное количество вопросов и задач, поэтому помогайте им. Выполняйте все задачи, которые вам дали выполнить, до конца. Не оставляйте работу недоделанной — так вы делаете хуже только себе, т.к. вы теряете благосклонность ваших руководителей и эффективность компании и ваша лично падает. Система коммуникации Некоторые люди не любят писать послания и письма. Зачем писать, если можно сказать? Но руководитель, работающий с людьми, очень скоро выясняет, что у его подчиненных плохая память. Высказанные устно приказы, как правило, искажаются или совсем не выполняются, и это создает стресс. Почему так происходит? Давайте разберем это на примере. Представьте себе, что вы идете из одного подразделения в другое, и встречаете на пути сотрудников, которые просят вас что-либо сделать: «Свяжись, пожалуйста, с нашим клиентом, заявка 20141 », «Не забудь в четверг с утра заполнить статистики», «У нас в понедельник собрание, ты должен быть». Вы добираетесь до своего рабочего места, сидите и думаете: «Что они все от меня хотели?». Пока вы шли по коридору, встреченные вами сотрудники загружали своими циклами ваше внимание, поэтому теперь вам надо все это держать в голове. Не удивительно, что, добравшись до рабочего места, вы даже не можете вспомнить, чем же вы только что собирались заниматься. Поэтому правило такое: «Если что-то не написано, - это неправда». Используйте его всякий раз, когда кто-то пытается передать вам устное сообщение. Например, если вы идете по коридору, и кто-то вам говорит: «Свяжись, пожалуйста, с нашим клиентом, заявка 20141», ответьте: «С удовольствием, только напиши мне об этом, чтобы я не забыл это сделать». Таким образом, вы оставляете ваше внимание свободными, и вам не нужно мучительно вспоминать: «Что от меня хотела Ирина? Она точно мне что-то сказала, но я не помню, что именно». Устная или телефонная коммуникация отрывает сотрудников от работы и способствует появлению незавершенных циклов действий. В отличие от устной коммуникации письменную коммуникацию сотрудник может посмотреть после завершения рабочих циклов действий в удобное для него время. Письменная коммуникация Прежде всего, необходимо понять самое важное, основополагающее данное, которое лежит в основе принятой в нашей компании системы коммуникации – это письменная коммуникация. Когда люди забывают что-то сделать, у них возникают беспокойство и стресс. Гораздо лучше всё записывать и разгружать голову. Тогда появляется лёгкость и скорость. Не пытайтесь удерживать всё в голове – записывайте. В нашей компании приняты для использования три основных формы письменных посланий: 1. Форма – «Обычное послание» - передаёт сообщение между сотрудниками по горизонтали, минуя руководителей. Если в компании большая часть именно таких посланий, то это показатель того, что сотрудники компании знают, что и как им делать. Технически осуществляется через официальную почту компании (…insight.bizness.school@yandex.ru) или через приложение WhatsApp. Пример обычного послания: «Маша, не забудь про клиента 4008, ему нужно срочно если это возможно.» Важно! Skype приравнивается к устному общению! 2. Форма – «ЗРС» (Завершённая работа сотрудника) – послание, которое идёт «снизу – вверх» от подчинённого к руководителю и имеет строго установленную форму написания. Завершённая работа сотрудника – направленная начальнику подборка информации относительно любой ситуации, плана или чрезвычайного происшествия, достаточно полная, чтобы от него требовалось только отметить: «одобрено» или «не одобрено». ЗРС должно включать в себя Ситуацию, Данные по ней и Решение в отношении данного ЗРС. Ситуация - краткое описание вопроса; Данные - объемное описание. Здесь можно и нужно указать все нюансы вашей ситуации; Решение - то, что вы хотите от руководителя. Пример ЗРС по почте:  3. Форма – «Приказ» или «Задача» (речь идет о письменном распоряжении т.к. распоряжение в исключительных случаях может отдаваться и устно). Издается любым руководителем любого уровня, но только для своих подчиненных. В нем содержатся указания в отношении того, чтобы что-то было выполнено к определенному сроку. Эта форма используется для того, чтобы делегировать работу. Она посылается от руководителя к подчиненному, она не посылается от сотрудника к другому сотруднику того же уровня. Копия приказа в некоторых случаях посылается в секцию инспекций для контроля исполнения приказа. Чтобы посмотреть свои приказы или отправить подчиненным, используйте программу CRM. Если у вас еще нет доступа, обратитесь в отдел персонала. Там же проходит обучение по работе с CRM. Ваша обязанность в коммуникациях: Если вы получили послание, не относящееся к вашему посту — перенаправьте его в нужное место. Не пытайтесь справиться с каждым пришедшим к вам посланием, которое не относится к вашей «шляпе». Так вы (1) создаете беспорядок на своем собственном посту, и вы (2) справляетесь с чем-то, что должен знать и с чем должен справиться другой; Вы должны обрабатывать свои послания каждый день. Не позволяйте им заваливать вас; Когда кто-то направляет вам послание, ответьте хотя бы тем, что вы его получили; Когда вы позволяете адресованным вам сообщениям (или письмам) скапливаться в вашем ящике, вы в действительности перерезаете коммуникационные линии организации и тем самым урезаете свою зарплату; Наша орг. политика Орг. политика - это правила, способы действия и руководящие указания, благодаря которым можно успешно осуществлять цели Компании. В орг. политику нашей Компании входит любой документ, изданный руководством компании. Общая орг. политика — это наша договоренность относительно того, каким образом наша Компания достигает поставленных целей. Работая в нашей компании, вы соглашаетесь с нашей орг. политикой. Наша общая орг. политика: Мы не предоставляем услуги в кредит за счет компании (только кредит за счет Банка); Мы не работаем бесплатно; Мы не работаем с неадекватными клиентами; Сотрудники компании не используют служебное положение для достижения каких-либо целей, не связанных с целями организации; Время нахождения на рабочем месте не является критерием эффективности работы сотрудника и его полезности для компании. Главные критерии: это состояние статистики и ценный конечный продукт; Заработная плата и премии сотрудникам начисляются по результатам выполненной работы и в нашей компании все понимают, что ответственность за эти результаты лежит на каждом сотруднике в отдельности, согласно занимаемой им должности; Мы ценим время наших сотрудников и не тратим его зря в бесполезном общении друг с другом. Базы рассылок и списки клиентов - собственность компании, никто из сотрудников не может использовать их для своих целей, в противном случае это будет рассматриваться как хищение собственности компании и караться законом согласно статье УК РФ Статья 183. На все письма, полученные от клиентов или сотрудников, мы отвечаем в течение 1 рабочего дня; Мы придерживаемся политики конфиденциальности: никакая внутренняя информация в компании не может быть сообщена другим людям, компаниям и т.д. Если кому-то что-то не нравится - то мы проговариваем это сразу на месте, не накапливая недовольства внутри себя; Мы предоставляем только тот продукт, который приносит нам прибыль, принцип – «работа ради работы» для нас не приемлема; Мы соблюдаем законы общества, в котором живем и работаем и стремимся все вопросы решать легальным способом; Мы предоставляем то, что обещаем, и строим свои взаимоотношения с клиентами и между собой на основе третьего и четвёртого вида обмена – «Равноценный обмен», «Обмен с превышением»; Личные разговоры по телефону происходят за пределами офиса; Мы знаем, что наши продукты и наше обслуживание хорошие, и мы всегда стремимся делать их еще лучше Мы уважительно и с пониманием относимся друг к другу, мат в компании нежелателен; Мы не обсуждаем друг друга и не говорим о наших коллегах с другими людьми; Наша орг. политика запрещает оскорбления в адрес наших настоящих и бывших сотрудников, партнеров, конкурентов; Если у вас есть замечание или вам хочется дать совет по чьей-либо работе - то пишите доклад в отдел инспекций, не давайте советов на прямую - этим вы отвлекаете человека от его работы и технологии, которой он придерживается; Мы не обсуждаем и не сообщаем никому зарплату, которую получает каждый сотрудник. Заработная плата и премии - это дело каждого человека в отдельности, это результат его труда; Организационная политика Компании в области получения и исполнения Приказов (распоряжений, указаний, команд). Общие положения: Отдавать Приказы (распоряжения, указания, команды, задачи), в дальнейшем – Приказы имеет право только руководители. 1. Начальник отдела – имеет право отдавать Приказы только своим подчиненным. В исключительных случаях всем сотрудникам компании. 2. Руководитель отделения - имеет право отдавать Приказы только подчиненным сотрудникам своего отделения. В исключительных случаях всем сотрудникам компании; 3. Руководитель компании имеет право отдавать Приказы всем сотрудникам компании, как через руководителей подразделений, так и лично каждому сотруднику. Порядок подчиненности, по убыванию: 1. Учредители Компании; 2. Генеральный директор компании; 3. Исполнительный директор Направления; 4. Руководитель Отделения; 5. Начальник Отдела; 6. Сотрудник. Порядок отдачи Приказа: 1. Все Приказы отдаются ТОЛЬКО в письменном виде; 1.1. Письменные Приказы могут быть оформлены в виде: 1.1.1.СМС – сообщения; 1.1.2. Электронного письма; 1.1.3. На бумажном носителе (листе бумаги); 1.3. Приказы должны иметь следующие обязательные пункты: 1.3.1. Дата и время документа; 1.3.2. От кого и кому; 1.3.3. Наименование, например – «Сообщить данные о клиенте»; 1.3.4. Четкое и краткое приказание для исполнителя; 1.3.5. Срок исполнения. 2. Исключительным правом подачи устного Приказа обладают только учредители Компании. Порядок получения Приказа: 1. Любой сотрудник, получив Приказ, должен немедленно дать подтверждение отдавшему приказ в получении – ответом «Принято»; 2. Способы подтверждения – каким образом было получено распоряжение, таким и давать подтверждение: 2.1. Письменно. На бланке А4 или A6; 2.2. СМС – сообщение; 2.3. По электронной почте; Порядок получения Приказа НЕ от непосредственного Руководителя. Сотрудник, получивший Приказ НЕ от непосредственного руководителя должен немедленно: 1. Дать подтверждение в получении данного Приказа; 2. Поставить в известность о данном Приказе своего непосредственного Руководителя; 3. Выполнить Приказ точно и в срок; 4. Доложить о выполнении: 4.1. Отдавшему приказ; 4.2. Своему руководителю. Порядок выполнения Приказа: Приказ должен быть выполнен точно и в срок. Обязанности члена организации 1. Каждый член организации обязан следить за тем, чтобы выполнялись правила, принятые в организации. Если вы видите, что другой член организации не выполняет эти правила, то ваша обязанность — прямо сказать ему об этом; если это не подействует — сообщите администратору по Этике (или вашему руководителю). 2. Соблюдайте рабочие часы организации: приходите вовремя на работу, вовремя обедайте. 3. Содержите свой стол, оборудование и помещение в чистоте и порядке. Следите за тем, чтобы бумаги не были разбросаны на вашем столе и в вашем рабочем помещении. 4. Если вы видите открытую дверь, а на рабочем месте никого нет, то закройте дверь или заприте ее. 5. Следите, чтобы у вас были все необходимые принадлежности для работы: заказывайте их заранее. 6. Если вы меняете своё место жительства или номер телефона, то сообщите об этом администратору по Управлению Персоналом, начальнику вашего департамента и в приемную. 7. Хорошо знайте схему организации. Знайте различные посты и тех, кто их занимает. 8. Придерживайтесь системы предварительных заявок на покупки, которая существует в организации. 9. Будьте вежливы и помогайте клиентам, а также, при необходимости, любым посетителям на территории вашей организации. Направляйте людей к правильным терминалам. Возьмите на себя ответственность проследить, чтобы они попали к нужному терминалу, даже если вам придется проводить их до его стола. (ТЕРМИНАЛ – это всё и все кто способен передавать сообщения) 10. Одевайтесь как можно приличнее. Представительный внешний вид производит на публику хорошее впечатление. 11. Когда вы меняете посты, не забудьте сообщить об этом администратору по Управлению Персоналом (или вашему руководителю), чтобы в ваш файл были внесены соответствующие изменения. 12. Каждый член организации несет ответственность за всю организацию. За то, как она выглядит, за ее персонал, за ее действия. Она не может правильно функционировать до тех пор, пока каждый член организации не будет ее заставлять так функционировать. 13. Если вы заметили на территории что-либо, нуждающееся в ремонте, то сообщите об этом начальнику отдела Активов (отделение Финансов). 14. Сделайте так, чтобы ваш пост стал реальными для штатных и внештатных сотрудников. 15. Отвечайте на вопросы людей. Поймите вопрос, ответьте на него, подружитесь. 16. Посещайте собрания персонала. 17. Периодически просматривайте свои шляпные папки и приводите их в соответствие с сегодняшним днем. Освежайте в памяти свои обязанности. 18. Если вы получили послание, не относящееся к вашему посту — перенаправьте его в нужное место. Не пытайтесь справиться с каждым пришедшим к вам посланием, которое не относится к вашей «шляпе». Так вы (1) создаете беспорядок на своем собственном посту, и вы (2) справляетесь с чем-то, что должен знать и с чем должен справиться другой. 19. Если вы видите другого человека не на посту, то ваша обязанность прямо указать ему на это. Если это не помогает — сообщите начальнику его департамента. Старайтесь помочь человеку вернуться на свой пост, не нападайте на него. 20. Если схема организации не отражает реальности ваших постов, то сообщите об этом руководителю компании или учредителям. 21. Если вы работаете на нескольких постах и обнаруживаете, что вам не хватает времени, чтобы уделить должное внимание какой-то из ваших шляп, из-за чего работа задерживается или не выполняется — ваша обязанность решить этот вопрос с начальником вашего департамента, чтобы исправить ситуацию. Если вы обнаруживаете, что один из ваших постов пребывает в запущенном состоянии из-за того, что нет времени им заниматься, начальник вашего департамента может взять этот вопрос на заметку вместе с начальником отделения по Направлениям и Персоналу с тем, чтобы добиться, чтобы эта конкретная шляпа была «надета» соответствующим образом. Если человек имеет слишком много шляп или нагрузка возросла до такой степени, что одна из шляп не носится должным образом из-за нехватки времени на это, то в самой организации и за ее пределами может начаться большой беспорядок. Если вы занимаете посты в нескольких департаментах, всегда консультируйтесь с начальником того департамента, в котором находится ваш пост. 22. Вы отвечаете за соблюдение СИСТЕМЫ КОММУНИКАЦИЙ. 23. Если у вас есть вопросы относительно ваших обязанностей на любом посту, то обращайтесь к вашему начальнику. |