Архив. Исследования в карточных каталогах областных и вузовских библиотек, а также на имеющихся сайтах в интернете. Только после этого можно переходить к поиску информации в архивных учреждениях. В процессе работы пользователю необходимо последовательно пройти несколько этапов поиска документальных сведени
 Скачать 68.18 Kb.
|
|
Не считаются повторными запросы одного и того же лица, но по разным вопросам. Программа по регистрации запросов социально-правового характера может обеспечивать автоматическую проверку на повторяемость каждого поступившего запроса. Проверка запроса на повторяемость позволяет: выделить повторно присланные запросы, не подлежащие исполнению, поскольку они не содержат дополнительную по сравнению с предыдущими запросами информацию. использовать зафиксированную в базе данных информацию предыдущего ответа для дальнейшего поиска (в том случае, если новый запрос содержит дополнительную информацию). Запрос проверяется на повторяемость за 5 лет. В случае получения повторного запроса рядом с регистрационным штампом, поставленным на новый запрос, необходимо указать номер первого запроса. Изучение запроса с целью определения степени полноты, содержащейся в нем информации и ее достаточности для начала поисковой работы предполагает возможность обращения к заявителю для получения дополнительных сведений. Если исполнение запроса требует дополнительных сведений, руководитель профильного структурного подразделения (или назначенный им сотрудник) определяет набор необходимой для уточнения информации и возможные пути ее поиска и сообщает об этом заявителю, при возможности по телефону (при этом на запросе ставится отметка, фиксирующая дату телефонного разговора, сведения, которые были сообщены заявителем, подпись исполнителя), или в письме, написанном на бланке письма архива и подписанным руководством архива. В случае, когда исполнение запроса относится к компетенции нескольких организаций, копии запроса с сопроводительными письмами архива направляются в соответствующие организации для исполнения. В сопроводительном письме архива указывается, куда необходимо направить подготовленный ответ: адрес заявителя и/или адрес архива. При поступлении в архив непрофильного письменного запроса, в том числе и по электронной почте, руководитель профильного структурного подразделения пересылает запрос с сопроводительным письмом, подписанным руководством архива, в соответствующую организацию (другой архив, государственный орган или организацию), если она известна, и письменно информирует об этом заявителя. Возможно при пересылке непрофильного запроса указать на письме после адреса организации фамилию, имя, отчество и адрес заявителя с пометкой «для сведения». Заявителю отсылается копия письма. В том случае, если нельзя определить, в какую организацию следует отправлять запрос, заявителю посылается информационное письмо об отсутствии в архиве документов, содержащих запрашиваемую информацию, и возможный алгоритм дальнейшего поиска: какую информацию следует уточнить заявителю и, в случае ее уточнения, в какой архив или организацию ему следует направить свой запрос. После завершения этой работы, руководитель профильного структурного подразделения назначает непосредственного исполнителя, информация о котором вносится в Базу данных. При выборе исполнителя учитывается сложность запроса, сроки его исполнения, специализация сотрудника, его квалификация и опыт, знания состава и содержания документов архива, загруженность, сложность запросов, уже находящихся у него на исполнении и т.д. Запросы с визой руководства архива «Контроль» отдаются на исполнение сотрудникам в первую очередь. Сбор информации для ответа предполагает работу с печатными справочниками, научно-справочным аппаратом архива для выявления фондов и дел, содержащих запрашиваемую информацию: путеводителями, указателями, картотеками, описями и др. Большую помощь оказывают электронные базы данных с информацией о: изменении административно-территориального деления и передаче в связи с этим архивных фондов; организациях, существовавших и существующих на данной территории; составе и содержании фондов архива. Данные об административно-территориальных границах уточняются на начальном этапе работы по исполнению запросов. В случае несовпадения архивных данных с данными заявителя, которые связаны с административно-территориальными изменениями, переименованиями территорий, населенных мест: губерний, областей, уездов, районов, городов, сел, необходимо указать в ответе заявителю старые и новые названия населенных пунктов для подтверждения того, что это один и тот же объект. Порядок просмотра фондов и дел для подготовки справки определяет, как правило, непосредственный исполнитель. Большую помощь исполнителю могут оказать памятки по исполнению запросов разной тематики, подготовленные с учетом действующей нормативной базы и специфики состава и содержания фондов данного архива. Результатом работы по исполнению запроса являются следующие информационные документы архива: архивная справка; архивная выписка; архивная копия; информационное письмо. Информационные документы архива составляются на основании сведений, содержащихся в справочно-поисковых средствах (система НСА) и документах данного архива. Ответ на запрос дается на государственном языке Российской Федерации. Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа «Архивная справка», «Архивная выписка». Архивная справка составляется на основании документов (подлинников, заверенных копий), хранящихся в архиве. Архивная справка начинается словами «В документах архивного фонда («В архивной коллекции»)…» (дается наименование архивного фонда (архивной коллекции). Текст в архивной справке излагается в хронологической последовательности событий (а не документов) с указанием видов архивных документов и их дат. Даты могут быть указаны: только цифрами, например, 15.04.2011, или цифрами и буквами, например, 15 апреля 2011 г. (слово «год» может быть написано полностью). В архивной справке допускается цитирование архивных документов. При цитировании документа начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов или абзацев обозначаются многоточием. При цитировании обычно используется глагол «указано» (в протоколе, приказе, распоряжении… указано …). Выражение «имеются сведения» употребляется при изложении содержания документов, цитирование которых затруднено, например, финансовых отчетов (в финансовом отчете (название организации) за … год имеются сведения о строительстве или имеются сведения, что ...). При использовании списков обычно пишется глагол «значится» (в списках присутствующих значится …). Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках. В архивную справку включается информация, запрашиваемая пользователем, а также информация, необходимая для подтверждения запрашиваемых сведений (например, информация о переименовании организации). В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. В «Основании» архивной справки, после двоеточия приводятся поисковые данные документов, использованных для написания справки: архивные шифры и номера листов; использованные печатные издания (через точку с прописной буквы или через точку с запятой со строчной буквы). Возможно проставление архивных шифров и номеров листов архивных документов в тексте архивной справки сразу после изложения каждого факта или события. Текст архивной справки и «Основание» печатаются через полтора интервала. В «Основании» указывается полное название справочника, издания, выходные данные, номер листа (страницы). В «Примечании» к тексту архивной справки после двоеточия оговариваются особенности использованных текстов архивных документов: неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению из-за повреждения части текста документа. Кроме того, в них оговаривается использование незаверенных документов, относящихся к запросу: «незаверенная копия», «подпись (печать) отсутствует». «Примечание» к архивной справке помещается через 2-3- интервала после «Основания», поскольку содержащиеся в нем сведения не входят в текст архивной справки. Текст «Примечания» печатается также через полтора интервала. Архивная справка оформляется на бланке письма архива машинописным способом на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297) в соответствии с требованиями на организационно-распорядительную документацию ГОСТ Р6.30-2003. В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архива. Однотипные (часто встречающиеся) запросы могут иметь стандартную форму ответов. Целесообразно для таких запросов подготовить бланки с шаблонным текстом ответа, оставив пропуски для заполнения их персональной информацией конкретного заявителя. Такие бланки ускорят процесс исполнения запросов. Архивная справка подписывается руководителем архива и заверяется гербовой печатью архива. В связи с появлением случаев подделки архивных справок, архив может принять меры к их защите: выполнять архивные справки на фирменных номерных типографских бланках. Архивная справка печатается в двух экземплярах. Второй экземпляр вместе с запросами хранится в архиве не менее 5 л. Срок хранения копии архивной справки на электронном носителе такой же – не менее 5 лет. При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке. В таком случае под словом «Примечание» пишется «Приложение», ставится двоеточие и указываются названия документов, прилагаемые к архивной справке, если они не названы в тексте архивной справки, количество листов и экземпляров. Если документы в тексте архивной справки названы, после двоеточия указывается количество листов и экземпляров. Если архивная справка содержит не все сведения по запросу, то, как правило, информация о том, какие сведения и за какие годы в архиве отсутствуют и почему, где можно получить недостающие сведения излагаются в сопроводительном письме архива к архивной справке, которое печатается на бланке письма архива и подписывается руководством архива. Кроме того, в сопроводительное письмо включается информация о наличии или отсутствии сведений по кодам видов оплаты труда и удержаний из заработной платы (и их расшифровке) за указанный в архивной справке период и о расшифровке кодов, если виды оплаты труда даны по кодам. В ряде случаев заявитель обращается в архив целенаправленно за архивными копиями. При исполнении запроса о предоставлении копий архивных документов на бланке архива составляется сопроводительное письмо, в котором указывается количество приложений (копий архивных документов) и их названия. Письмо подписывается руководством архива. На обороте каждого листа архивной копии проставляются поисковые данные документа: архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются гербовой печатью архива и подписью его руководителя или уполномоченного должностного лица. Архивные копии, направляемые за рубеж, заверяются подписью руководителя архива. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием. В «Основании» к тексту архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов использованного архивного документа. В «Примечании» к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами. Информационное письмо заявителю составляется при отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса социально-правового характера, и информации об их местонахождении, в случае пересылки запроса в профильную организацию. В письме указываются причины, по которым запрашиваемые сведения не были выявлены, и, по возможности, предлагается алгоритм дальнейшего поиска. Если документально подтверждены факты утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, в информационном письме конкретно указываются причины отсутствия запрашиваемой информации со ссылкой на учетные документы архива. Информацию о просмотренных фондах и делах целесообразно проставлять на втором экземпляре документа, который остается в деле в архиве. Информационное письмо оформляется аналогично архивной справке. В исключительных случаях по просьбе заявителя (например, для предоставления в суд) на такое информационное письмо проставляется гербовая печать архива. При исполнении повторного запроса или составлении по просьбе пользователя архивной справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку. Исполненный запрос в электронном или бумажном виде поступает на проверку руководителю профильного структурного подразделения, который оценивает правильность его составления и оформления, полноту. Документ возвращается исполнителю для доработки, если он не соответствует необходимым требованиям. Если руководитель профильного структурного подразделения оценивает подготовленный документ положительно, то документ передается на подпись руководству архива. Исполненный запрос регистрируется в базе данных. Исполненные запросы и копии архивных справок с приложениями формируются в дела по годам, внутри года – в алфавитном порядке. Для удобства поиска на корешках папок указывается год, буква(ы) и номера справок (первой и последней). Возможно формирование дел в хронологической последовательности в пределах одного года по порядку номеров запросов. Исполненные запросы юридических и физических лиц могут формироваться в дела раздельно. Информационные документы архива высылаются по почте, как правило, простыми письмами, подлинные документы – ценными. В случае, когда необходимо минимизировать возможность получения информационного документа архива лицом, не имеющим на это право, ответ следует посылать на предъявителя. Если ответ содержит сугубо конфиденциальную информацию, связанную с усыновлением (удочерением), понесенным физическим и моральным насилием и т.п. целесообразно оговорить с заявителем форму получения информации. Ему может быть предложено забрать информационный документ архива при личном приеме, исключающем получение информации посторонним лицом. Перед отправкой информационного документа на первом и втором его экземпляре ставится исходящий номер, соответствующий входящему, и дата отправления. В базе данных отмечается характер ответа, его краткое содержание и дата отправления. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа – "апостиля". Апостиль не проставляется на архивных справках, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства-участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве. Росархив проставляет апостиль на архивные справки, архивные копии и архивные выписки, подготовленные федеральными органами исполнительной власти (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами) и федеральными государственными архивами. Уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской федерации в области архивного дела проставляют апостиль на архивные справки, архивные копии, архивные выписки, подготовленные архивами и иными органами, и организациями, расположенными на территории данного субъекта Российской Федерации (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами). Архивная справка, архивная копия и архивная выписка, предназначенные для направления в государства-участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивом по почте непосредственно в адреса заявителей. Архивная справка, архивная копия и архивная выписка, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются в МИД России. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу – при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения. Заверенная апостилем архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдается ему на руки при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля в отделениях Сберегательного Банка России. Государственная пошлина за проставление апостиля не взимается в тех случаях, когда запросы социально-правового характера поступили в архив через дипломатические представительства и консульские учреждения. Эффективность исполнения запросов социально-правового характера во многом зависит от взаимодействия специально уполномоченного Правительством РФ федерального органа исполнительной власти (Росархива), уполномоченных органов исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела (органов управления архивным делом) с Пенсионным фондом Российской Федерации (ПФ РФ) и его отделениями в субъектах РФ: проведение круглых столов, семинаров для сотрудников ПФ РФ с целью информирования об установленном порядке обращения граждан в архив для исполнения запросов социально-правового характера; предоставление в отделения ПФ РФ в качестве инициативного информирования: перечней документов по личному составу, которые поступают на государственное хранение в архивы данного субъекта РФ; сведений о переименовании действующих на данной территории организаций – источников комплектования; списков ликвидированных организаций, чьи документы по личному составу имеются на хранении в архивах; установление в архиве дня работы с сотрудниками ПФ РФ, в этот день прием граждан можно не проводить, вывесив объявление, объясняющее причину, например, «(дата) в архиве проводится обслуживание сотрудников ПФ РФ»; совместная разработка единых образцов бланков справок по заработной плате. По мере разработки механизмов электронного взаимодействия между учреждениями данная работа будет развиваться и совершенствоваться. РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ Архивный отдел Администрации Астраханской области (наименование организации) И.И. Имярекову ул. Лабутенова д. 33 корпус 5 г. Астрахань АРХИВНАЯ СПРАВКА
Москва
В документах архивного фонда трикотажной фабрики «Закат», в ведомостях на выдачу заработной платы рабочим и служащим за январь 1992- декабрь 1998, значится Имяреков Иван Иванович в должности специалист. Основание: ф. 50, оп. 2, д. 3, лл. 105 – 106. Справка выдана для предоставления в Пенсионный Фонд России.
Дата 25.11.2022
Дата 25.11.2022 Гербовая печать организации Задание 3. Для подготовки выставки архивных документов разрабатываются тематический план (концепция) и тематико – экспозиционный план. На основе тематического плана проводится выявление и отбор архивных документов, иллюстративных и иных материалов. Выявление и отбор документов и материалов для экспозиции – наиболее ответственный момент в процессе подготовки выставки, так как от состава, со- держания и внешней выразительности документов зависит значение выставки, ее восприятие и эффективность воздействия на зрителя. Выявление и отбор архивных документов, иллюстративных и иных мате- риалов проводится на основе концепции. Для усиления визуальной стороны экспозиции кроме архивных документов (управленческая документация, документы личного происхождения открытки, альбомы, плакаты и др.), научно-техническая документация, фотодокументы на выставке могут быть представлены печатные издания, художественные произведения и музейные предметы, хранящиеся в составе архивных фондов; музейные экспонаты, которые предоставляются из фондов музеев на основании гарантийного письма, подготовленного архивом. Рабочей группой составляется перечень выявленных документов и мате- риалов, после рассмотрения которого в предварительный вариант концепции вносятся необходимые изменения. Работа по выявлению начинается с изучения всего круга источников по теме: опубликованных монографий, периодических изданий, материалов справочно-информационного фонда архива, имеющихся каталогов, перечней документов. Следующий этап – выявление документов непосредственно по фондам, начиная с просмотра наиболее крупных и информативных для раскрытия темы по степени их насыщенности необходимыми архивными документами, и заканчивая менее значимыми. Далее выявление архивных документов осуществляется непосредственно по делам. При выявлении на учет берется максимально возможное количество архивных документов, с целью дальнейшего отбора наиболее содержательных и выразительных из них. Выявление управленческих документов следует начинать с основных структурных подразделений организации или учреждения, документы которых наиболее полно отражают их деятельность. При подготовке персональной выставки выявление документов личного происхождения производится в первую очередь в документах фонд образователя. Вместе с тем, для выявления максимально большого количества архивных документов просматриваются и фонды лиц, учреждений, общественных организаций, в которых могли отложиться документы о деятельности фонд образователя, относящиеся к теме выставки. После выявления архивных документов по теме производится выявление и отбор фотодокументов, а также иллюстративных и иных материалов. Можно использовать различного рода юбилейные издания – альбомы, плакаты. При отборе архивных документов важными критериями являются их информативность с точки зрения раскрытия темы выставки и достоверность зафиксированных на них данных, зрелищность, историческая, политическая, культурная значимость, научная и познавательная ценность. Предпочтение от- дается подлинникам, а также документам, еще не введенным в научный оборот. При отборе фотодокументов учитывается оригинальность съемки, физическое состояние негатива (позитива). Особый интерес представляют малоизвестные документы, раскрывающие детали отдельных фактов, событий. При отборе документов на двух и более листах, для экспонирования определяются необходимые страницы, содержащие сведения, наиболее полно раскрывающие тему. При отборе нескольких документов одного дела выставляется один доку- мент, а остальные копируются. Не меньшее значение имеет и внешняя выразительность документов, их наглядность, а также физическое состояние. Для длительно действующей вы- ставки могут быть отобраны и менее выразительные для зрительного восприятия документы, но содержащие интересные сведения по теме. Во время проведения экскурсии по выставке на них следует обратить особое внимание. При отборе документов для экспонирования необходимо учитывать видовое разнообразие представляемых документов. Целесообразно использовать на выставке документы, различные как по виду (типу), так и по способу воспроизведения. Например, сочетать текстовые и изобразительные, машинописные и рукописные документы, управленческую, научно-техническую документацию и документы личного происхождения. При этом следует исходить из того, чтобы содержащиеся в них сведения не дублировали друг друга. При подготовке выставки (в том числе по документам личного происхождения, например, персональной выставки или презентации личного фонда) необходимо учитывать требования законодательства, регламентирующие использование документов, содержащих сведения, составляющие государственную, коммерческую тайну, сведения о частной жизни гражданина, а также сведения, создающие угрозу для личной безопасности гражданина и членов его семьи. Также необходимо учитывать условия, установленные собственниками или владельцами архивных документов при передаче их в архив. Экспонирование документов, имеющих ограничения для использования, не допускается. Все отобранные для экспонирования документы и материалы аннотируются. Аннотация документов – это краткое изложение содержания документа, а также краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела2. Аннотирование (составление заголовков) проводится в соответствии с разделом V Правил издания исторических документов в СССР3 (М., 1990). В аннотации указывается заголовок документа и легенда. К иноязычным материалам, документам досоветского периода при необходимости дается перевод или развернутая аннотация по их содержанию. В заголовке указываются: 1) разновидность документа (распоряжение, постановление, протокол, план, письмо, отчет и т.д.); 2) автор; 3) адресат; 4) краткое содержание; 5) дата документа; 6) делопроизводственный номер (если он указан в документе); 6) место создания. Легенда содержит справочные сведения о документе: 1) поисковые данные (архивный шифр с указанием названия архива); 2) подлинность/копия; 3) указание на язык (для документов на иностранном языке) 4) способ воспроизведения (рукопись, машинопись и др.); 5) сведения об особенностях внешнего вида документа (в том числе описание печатей и др.). Разновидность документов, опубликованных в периодических изданиях, указывается в заголовке в соответствии с общими требованиями. Автором и адресатом документа может быть, как отдельное лицо или группа лиц, так и одно или группа учреждений, или структурная часть учреждения. Невозможность установить автора или адресата оговариваются в текстуальных примечаниях. Отсутствующие в документе элементы заголовка устанавливаться путем источниковедческого анализа документов и привлечения дополнительных источников и указываются в квадратных скобках. 2.4.3. В заголовках к фотодокументам указывается название документа, дата, место и автор съемки. При невозможности определения автора фотодокумента и места съемки эта элементы не указываются. Если из единицы хранения на выставку взят один фотодокумент из нескольких, в заголовке после номера дела указывается номер фотографии в составе единицы хранения (например, Д. 20-1). В заголовке к групповой фотографии, если известен один или несколько персонажей, их местонахождение на снимке сообщается, а остальные изображенные сообщаются обобщенно. К иноязычным документам дается перевод или развернуто излагается их содержание. Для печатных изданий указываются выходные данные (место и год издания). В аннотации к графическому документу указывается его разновидность (чертёж, план, схема, карта, диаграмма и т.п.), название объекта, автор и дата создания документа. Сведения об авторе графического документа берутся из углового штампа чертежа. Заголовок картографического документа должен включать разновидность картографического документа (чертеж, план, карта, атлас), географическую привязку (территория), тематику, сведения об авторе, дату. Для печатных документов указывается собственный заголовок карты. Сведения об авторе: для рукописных карт автором является составитель. Для печатных карт дополнительно приводятся сведения об издательстве (издателе) и год издания. Датой рукописных документов является дата составления, печатных – составления и издания). Тематико-экспозиционный план (ТЭП) – ключевой документ, на основе которого создается экспозиция выставки (Приложение № 3). ТЭП составляется на основе концепции (тематического плана) и отобранных для выставки документов и материалов. ТЭП содержит название разделов (подразделов) выставки и аннотированный перечень отобранных для экспонирования архивных документов, иллюстративных и иных материалов, систематизированных в соответствии с разделами выставки с указанием их размеров и порядка размещения на стендах или в витринах. Порядок расположения разделов выставки в ТЭПе может отличаться от их расположении в концепции выставки в результате уточнения в составе и количестве документов в процессе подготовки выставки. Названия экспонатов даются полностью и точно. Для всех архивных документов и музейных экспонатов приводятся поисковые данные, для цитат – ссылочные данные на источник, для печатных изданий – выходные данные (место и год издания). Все экспонаты выставки нумеруются (нумерация валовая, но может быть и отдельной по каждому разделу). Возможно включение в ТЭП пояснительных текстов к экспозиционным комплексам, размещённым на отдельных стендах, витринах или их частях. ТЭП может существовать в нескольких версиях — сначала в предварительном, а затем в уточненном варианте. Он может оформляться как в текстовом варианте, так и в табличном. В качестве приложения к ТЭПу при необходимости составляется графическая схема (эскизный проект), иллюстрирующая размещение стендов, витрин и документов в (на) них. В случае подготовки совместной выставки тематико-экспозиционный план разрабатывается организацией – ответственным исполнителем. Соисполнители в этом случае направляют аннотированные перечни выявленных документов. Подготовка документов и иллюстративного материала к экспонированию включает: - реставрацию подлинных документов (при необходимости); - изготовление выставочных копий документов для экспонирования, страховых копий и, при необходимости, муляжей. При подготовке документов к экспонированию осуществляется проверка физического состояния дел, отобранных для выставки. При необходимости проводится реставрация документов. Экспонирование подлинных документов, находящихся в плохом физическом состоянии и нуждающихся в реставрации, не допускается. Выдача из архивохранилища подлинных документов для экспонирования производится в соответствии с пунктом 2.11.10 Правил 2007 г. при наличии их страховых копий. Для экспонирования копий документов осуществляется их фотографирование или сканирование. В случае наличия электронного фонда пользования используются их электронные копии. Размеры изготавливаемых копий зависят от размеров подлинников, площади выставки и её вида. Если размеры экспонируемых копий не совпадают с размерами оригинала, то это можно указать в аннотации. После изготовления выставочных копий документов проводится их сверка с содержанием аннотаций и поисковыми данными (архивным шифром). Копии, выполненные с документов на бумажной основе, должны соответствовать размерам оригиналов (возможны и фотоувеличения с учетом художественной концепции экспозиции). В ходе подготовки межархивной, межотраслевой, международной выставки возможно проведение страхования архивных документов с целью обеспечения их сохранности, возмещения ущерба в случае кражи, утраты и т. п. В исключительных случаях, под обязательство в договоре о возмещении организаторами выставки ущерба в случае утраты или порчи, уникальные документы могут экспонироваться на выставках внутри страны без страхования. Успех выставки во многом зависит от ее зрительной привлекательности. Поэтому большое значение приобретает хорошо продуманное расположение экспонатов, их размещение на стендах, планшетах и в витринах. При решении вопросов монтажа и художественного оформления выставки следует исходить из особенностей места экспонирования, состава экспозиции и технических возможностей выставочного оборудования. При экспонировании выставки документов в электронном формате необходимо наличие соответствующего оборудования, например, мультимедийных (интерактивных сервисных) столов. Монтаж выставки экспозиционным планом. Оформление экспозиции начинается с разработки эскизных проектов, которые осуществляется силами архива или профессионального художника, дизайнера. Эскизный проект представляет собой план (графическое изображение) размещения стендов, витрин, документов с обозначением вариантов общего художественного решения выставки. При его создании необходимо учитывать тематику и хронологические рамки выставки. В ходе составления эскизного проекта оформления решаются вопросы зонирования тематических разделов, подразделов выставки путем применения художественных средств или с помощью малых архитектурных форм (консоли, колонны, тумбы и др.). Для усиления внимания к ведущим экспонатам используются такие композиционные средства, как строительство подиумов, игра на контрасте цвета, размера, освещения и др. Состав и содержание документов, их хронологические рамки, как правило, диктуют определенные элементы художественного оформления выставки, которые помогают создать образ эпохи или подчеркнуть основную идею выставки. Так, например, выставка документов XIX в. может требовать применения одних шрифтов и цветового решения, тогда как экспозиция, по- священная событиям конца XX началу XXI вв., нуждается в другом стилевом оформлении. Определяются место и вариант художественного оформления основного заголовка выставки, названий разделов, подразделов, аннотаций и пояснитель- ных текстов, которые рекомендуется оформлять в одном стиле с применением одного типа, размера шрифта и цветового решения. 2.7.4. Расположение экспонатов выставки может осуществлять в хроноло- гическом порядке либо в соответствии с разделами и подразделами, освещаю- щими тот или иной вопрос темы выставки. Так, например, при монтаже вы- ставки, посвященной юбилею какого-либо события или памятной дате учре- ждения или организации допустимо расположение экспонатов в хронологиче- ском порядке. При монтаже выставки, посвященной какому-либо проблемному вопросу или освещающей исторический процесс, допустимо расположение до- кументов и иных материалов небольшими группами для демонстрации доку- ментов о той или иной точке зрения на проблемный вопрос или разные стороны сложного и многообразного исторического процесса. 2.7.5. При монтаже выставки не следует допускать излишней скученности экспонатов, т. к. это мешает целостному зрительному восприятию экспозиции; их размещение осуществляется с учетом обеспечения максимально комфортно- го обзора и прочтения. В случае подготовки планшетной выставки на уровне глаз зрителей сле- дует помещать наиболее информативные и значимые документы. В зависимо- сти от специфики выставки центральное место может отводиться наиболее зна- чимым и визуально привлекательным экспонатам. Стенды с экспонатами располагаются на уровне, позволяющем хорошо видеть и читать документы равно вверху и внизу. При подготовке выставки копий документов силами архива создается макет выставки и печать плакатов в соответствии с размерами выставочного оборудования (планшетами). Современная техника и программное обеспечение позволяют, сделав цифровые копии, улучшить внешний вид документа (копии), увеличить или уменьшить размеры копий, соединить части одного или нескольких документов (коллаж, "мозаика") на определённую тему, объединяя как текстовые, так и фотодокументы. Все печатные экспонаты (газеты, журналы, плакаты и т. п.) необходимо давать только в оригинальных изданиях. Иллюстративные материалы лучше давать только в подлинниках, либо в художественно выполненных копиях. Все экспонаты выставки обязательно должны сопровождаться ан- нотацией. Экспонирование неаннотированных документов и иных материалов не допускается. При подготовке и оформлении аннотаций к документам текст необходимо выделять шрифтом, цветом. Аннотации и комментарии к документам должны быть легко читаемы. Этикетки с аннотациями к экспонатам изготавливаются на компьютере, оформляются на плотной бумаге и размещаются непосредственно под экспонатом. Заголовки и названия всех экспонатов воспроизводятся с заголовков и аннотаций, приведённых в тематико- экспозиционном плане, с указанием даты документа или события, подлинности или копийности. Особое место занимают выставки документов в электронном формате (мультимедийные выставки, виртуальные выставки). Такая форма экспонирования архивных документов активно используется в архивах, поскольку виртуальная выставка, по сравнению с традиционной, обладает рядом преимуществ; - она не ограничена временными рамками и экспозиционными площадями; - может быть более объемной по содержанию и представленному научно- справочному аппарату; - число ее посетителей существенно выше и доступ к ней не зависит от режима работы архива; - исключается угроза сохранности подлинных архивных документов при экспонировании. Представленные в виртуальном пространстве архивные документы могут применяться в образовательном процессе школы или вуза. К каждой выставке, независимо от её формата, разрабатываются макеты необходимой внешней и внутренней рекламы выставки (баннеры, плакаты и т.п.), пригласительных билетов, буклета, каталога выставки и текст пресс-релиза для средств массовой информации. Пояснительные тексты выделяются особым шрифтом, единым для всех. Текст разбивается на строки не механически, а по смыслу. Лишь в виде исключения допускаются переносы. Для облегчения восприятия пояснительного текста в нём могут быть использованы курсив, жирный шрифт и пр., но стилизация шрифта "под старину" не рекомендуется. Заголовки – названия разделов, тем отражают тематическую структуру экспозиции. Назначение заголовков – помочь в определении маршрута осмотра. Они должны способствовать превращению произвольного внимания в целенаправленное, дать "путеводную нить" к осмотру каждой части экспозиции Пояснительные тексты и заголовки разделов выставки имеют обобщающий характер. Они способствуют преодолению естественной фрагментарности экспозиции, и как правило, относятся к теме экспозиции, а не конкретным экспонатам. Пресс-релиз – это документ для средств массовой информации, который отправляется журналистам с сообщением о событии с расчетом на по- явление публикаций на основе пресс-релиза или видеосюжетов о событии. В пресс-релизе выставки присутствует констатирующая часть, в которой указываются: организаторы экспозиции, ее тематика и актуальность, задачи вы- ставки. Пресс-релиз дает общую характеристику групп, представленных доку- ментов по разделам. Основные принципы составления пресс-релиза: 1) текст размещен на бланке архива на одной странице формата А4; 2) каждый абзац должен содержать не более трех предложений; 3) первый абзац пресс-релиза включает в себя максимум информации о предстоящем событии: название выставки, дата и место открытия; 4) недопустимо использование аббревиатур, названия должны быть рас- 5) текст не должен быть эмоционально окрашен за счет знаков препинания (восклицательные знаки, многоточия и т.д.); 6) в конце пресс-релиза указывается фамилия, имя, отчество и контактный телефон сотрудника архива, к которому можно обратиться за дополни- тельной информацией, дается ссылка на сайт архива. Пресс-релиз рассылается средствам массовой информации по электрон- ной почте, факсу не позднее, чем за три дня до открытия/презентации выставки. По возможности желательно обратиться к адресату по имени и отчеству. С целью информирования об открытии выставки может быть подготовлен и издан небольшой буклет, содержащий обзор документов выставки, фотокопии двух-трех интересных документов. Буклет выставки содержит вступительную часть, в которой указываются название, цели и задачи выставки, хронологические рамки документов, называются организаторы и участники выставки. При необходимости буклет может быть более подробным и включать аннотированный перечень экспонируемых документов и материалов с указанием их поисковых данных. В зависимости от особенностей выставки (как подготовленной архивом, так и межархивной), её содержания и количества, экспонируемых доку- ментов может быть подготовлен и издан каталог или путеводитель по выставке. Рабочая группа подготавливает необходимые материалы для издания каталога и передает их в издательство, с которым заключает договор об издании катало- га. В случае подготовки совместной выставки договор заключает архив, который занимается организацией и проведением выставки. Каталог содержит, как и буклет, вступительную часть с указанием цели и задач выставки, хронологических рамок документов, организаторов и участников выставки, и аннотированный список экспонируемых документов и материалов с указанием поисковых данных. Номер документа в каталоге совпадает с его номером в экспозиции, разделы каталога по составу полностью повторяют разделы выставки. Каталог сопровождается иллюстрациями: из числа представленных на выставке текстовых и изобразительных документов с этой целью выбираются самые выразительные. По завершению всей работы по подготовке и проведению выставки архивных документов оформляется дело в соответствии с номенклатурой дел архива т включается в опись дел постоянного хранения за соответствующий год. Дело содержит концепцию (тематический план) выставки, тематико- экспозиционный план, тексты экскурсии и пресс-релиза, изданный буклет вы- ставки, список приглашенных лиц, листы регистрации посетителей, фотографии, видеозаписи с открытия/презентации выставки, копии документов, рецензии и отзывы и т.д. В случае подготовки выставки на планшетах вместе с делом по подготовке выставки формируется непосредственно дело самой выставки: планшеты нумеруются по порядку, для них изготавливается папка подходящего размера. Выставка в качестве единицы хранения включается в фонд архива. |