Архив. Исследования в карточных каталогах областных и вузовских библиотек, а также на имеющихся сайтах в интернете. Только после этого можно переходить к поиску информации в архивных учреждениях. В процессе работы пользователю необходимо последовательно пройти несколько этапов поиска документальных сведени
 Скачать 68.18 Kb.
|
|
ТЕМАТИКА РАЗДЕЛОВ ВЫСТАВКИ: «Семьи основателей города Энск» «Первый бал основателей города Энск» «Секреты основателей города Энск» «Дневники основателей города Энск» «Тайные лаборатории города Энск» ДИЗАЙН ВИРТУАЛЬНОЙ ВЫСТАВКИ: Виртуальный тур по городу Энску в 1800гг Задание 4. Порядок работы, обязанности сотрудников архивов по обслуживанию пользователей в читальных залах, их ответственность определяются законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами Федеральной архивной службы России. Все пользователи обладают равными правами на доступ к документам архивов. Плата за посещение читальных залов архивов и пользование документами не взимается. Пользователи допускаются в читальные залы на основании личных заявлений. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, могут представлять письма направивших их организаций. В личных заявлениях или письмах указываются фамилия, имя, отчество пользователей, должность, ученое звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования. Разрешение на работу в читальных залах дается руководством архивов на необходимый пользователям срок, как правило, на 1 год со дня оформления. При необходимости продления срока вопрос согласовывается с руководством архивов или сотрудниками читальных залов. Все пользователи знакомятся с настоящими Правилами и заполняют анкету установленного образца. Оформление пропусков в читальные залы осуществляется при предъявлении пользователями документов, удостоверяющих личность. Памятка читателю УЧРЕЖДЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ «Порядок работы пользователей в читальном зале Государственного архива». Уважаемые господа! Для тех, кто работает с историческими документами в читальном зале нашего архива, существует определенный порядок. Его необходимо знать, а все правила неукоснительно соблюдать, это поможет Вам оперативное получить необходимую информацию, рациональнее использовать свое время и не занимать чужое, а главное – обеспечить сохранность архивных документов. Они нужны не только Вам, но еще многим другим людям и не только сегодня, а и все последующие годы. Каждый лист архивного дела, который Вы сейчас держите в руках – это документальная память народа, это наша история. Помните об этом, пожалуйста. Для того, чтобы приступить к работе с архивными документами, необходимо прежде всего иметь при себе письмо от командирующей Вас организации, или личное заявление на имя директора ГА, паспорт или другой документ, удостоверяющий личность. С письмом или заявлениям Вы должны обратиться непосредственно к директору ГА, а в случае его отсутствия – к одному из заместителей. С письмом или заявлением, завизированным директором (заместителем), а также с паспортом Вы должны обратиться в сектор документационного обеспечения, где Вам выпишут пропуск на выход в здание. Пропуск Вы будете предъявлять при входе, а с письмом (заявлением) подниметесь в читальный зал. В читальном зале письмо (заявление) передается научному сотруднику отдела публикации и использования документов (зав. читальным залом). Теперь Вы уже стали пользователем. Прежде чем начать работу с документами, ознакомьтесь с правилами работы пользователей в читальном зале нашего архива и отметьте это своей росписью в специальной анкете, которую Вам предложит зав. читальным залом, или прямо на своем письме (заявлении). Важно: начиная со своего первого посещения читального зала, всякий раз обязательно расписываться в книге посещений. Зав. читальным залом окажет Вам помощь в поиске необходимой информации и предоставит нужный научно-справочный аппарат (описи, указатели, перечни и др.) Важно: описи выдаются пользователю в тот же день, когда они затребованы, но не более 5 описей на заказ. После того, как пользователь выбрал нужные ему дела по описи, он должен заполнить специальный бланк «требование», по которому и будут выданы документы. Важно: заказанные дела выдаются в тот же день только иногородним пользователям. Одному пользователю выдается не более 10 дел советского периода (после 1917 г.) и не более 4 дел досоветского периода (до 1917 г.). Следующий заказ Вы можете получить только после сдачи предыдущего. Важно: дела выдаются в специальном помещении только сотрудником читального зала. Те, кто приехал наш архив в командировку на ограниченное время могут получить до 15 дел советского периода и до 10 дел досоветского периода в тот же день. Вопрос об увеличении количества заказанных дел Вы можете решить в рабочем порядке только непосредственно через зав. читальным залом. Важно: дела, отнесенные к категории особо - ценных (ОЦД) выдаются только с разрешения директора и в ограниченном количестве. Пользователи, представляющие организацию-фонд образователь могут получить до 15 дел в тот же день. Уважаемые пользователи, если Вы заказали дела, но не смогли прийти и получить их, документы будут ждать Вас в течении 5 рабочих дней, после чего вернуться в хранилище. В нашем архиве установлено также: пользователь может работать с одним заказом дел в читальном зале не более 1 месяца. Все это время дела будут находиться в шкафах читального зала. Важно: по истечении 1 месяца дела без предупреждения возвращаются обратно в хранилище. Если Вам необходимо работать с делами более 1 месяца, предупредите об этом зав. читальным залом. Срок пользования делами может быть для Вас увеличен, но не более, чем на 2 недели, с тем, однако, что при первой же необходимости в этих документах, возникшей у сотрудников архива или другого пользователя, дела будут взяты из читального зала без предупреждения. Дела, относящиеся к категории особо ценных (ОЦД) в таком случае, если пользователь не работает с ними изымаются и возвращаются в хранилище через 2 недели. Помните: Вы и только Вы несете ответственность за сохранность взятых Вами архивных документов. При получении дел проверьте их количество, сохранность, если обнаружите недостачу листов, сорванные печати, марки и т.п., а также ошибки неточности в описях, перечнях и др., обязательно сообщите об этом зав. читальным залом. При получении дел Вы обязаны расписаться в требовании. В целях обеспечения сохранности исторических документов для использования в читальном зал не могут быть выданы дела, находящиеся в реставрации, документы в плохом физическом состоянии. Уважаемые пользователи, соблюдайте правила работы с документами: не делайте пометок и подчеркиваний в делах, описях, перечнях и т.п.; не пишите свою рукопись, положив лист поверх документа; не копируйте карты и платы сразу на кальку, предварительно положите оргстекло; не перелистывайте документы в делах, смочив пальцы слюной или водой, Вам поможет кусочек обыкновенного ластика; не проносите в читальный зал большие сумки, портфели, кейсы их нужно оставлять в камере хранения; не пополняйте свои коллекции раритетов (марок, печатей, автографов и т.п.) за счет госархива, это, преследуется по закону, архив имеет право привлечь Вас к уголовной ответственности; не обсуждайте информацию, почерпнутую в документах, со своими соседями по столу или коллегами прямо в читальном зале, соблюдайте тишину; не разворачивайте бутерброды прямо на исторических документах, не пейте в читальном зале соки и кофе; в здании архива нет столовой, поэтому о своем завтраке Вам придется позаботиться вне стен УГА. При работе с документами в читальном зале нашего архива необходимо заполнять листы использования, имеющиеся в делах. Пользователь может на основании выявленных им при работе в читальном зале документов получить необходимую справку. Оформить ее помогут в отделе справочной работы. Может быть изготовлены копия необходимых исследователю документов (микро-, фото-, ксеро-). Разрешение на копирование дает директор архива либо один из заместителей. При использовании в научных публикациях, статьях, монографиях и т.п. архивных документов ссылка на место их хранения с указанием архива, номера фонда, описи, дела, листов – обязательна. Пользователь, подготовивший издание с использованием архивных документов, обязан предоставить в архив его экземпляр или библиографическую справку. Уважаемые пользователи, все вопросы, связанные с получением и использованием документов архива, решаются только с зав. читальным залом. Доступ посторонним в служебные кабинеты архива воспрещен. Памятка «Порядок работы исследователей в читальном зале Государственного архива» разработана на основе Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации (1998 г.), «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивный документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук» (2007 г.) Уважаемые пользователи, если Вы нарушили вышеизложенные предписания, то Вы будете лишены права посещения читального зала на 1 год. КАРТОЧКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ Фамилия Диденко Имя Пелагея Отчество Михайловна Место работы (учебы) и должность Национальный социально-педагогический колледж 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение Организация, направившая пользователя, ее адрес 1-я ул. Машиностроения, 10 Образование среднее – специальное. Ученая степень, звание Тема и хронологические рамки исследования «Составьте памятку для пользователя читального зала, обязательно изложив основные шаги поиска информации в данном архиве и контакты сотрудников для консультаций. Оформите все необходимые учетные документы на нового пользователя. Недостающие данные придумайте самостоятельно.» Место жительства г. Москва, ул. Большая Академическая, д. 8 Телефоны: _________ (домашний); __________ (служебный) Серия и N документа, удостоверяющего личность ____________________ __________________________________________________________________ С правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации ознакомился(ась), обязуюсь их выполнять. Дата 29.11.2022 Подпись Диденко П.М.
Задание 5. Тематический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с ними сроки на безвозмездной основе. Исполнение тематического запроса организации или гражданина организуется на основании договоров возмездного оказания услуг. Исполнение запросов руководителей организации и структурных подразделений осуществляется в форме: - информационного письма, - справки о наличии соответствующих документов, - перечня заголовков дел или документов по определенной тематике/ по видам документов, - тематической подборки копий документов. - прилагается титульный лист, историческая справка и пр.; - копии располагаются в логической последовательности. Исполнение запросов работников организации осуществляется на основании внутреннего запроса или служебной записки. Информационное письмо оформляется на бланке архива и содержит ответ: - о наличии (отсутствии) в архиве архивных документов по теме запроса или сведения об их местонахождении, - о пересылке запроса по принадлежности в соответствующую организацию, - по вопросам оказания возмездных услуг, - о рассекречивании архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну. Акт о выдаче дел во временное пользование – документ, применяющийся в случае необходимости выдать некоторые документы, находящиеся на конкретном предприятии во временное пользование для конкретных целей. В документе должно быть зафиксированное основание выдачи акта, а также цели, для которых данный акт подлежит выдаче из фонда предприятия. Каждый документ, выданный уполномоченному лицу, согласно акту, должен быть полностью охарактеризован, а именно: номер описи, а также номер единицы хранения, его заголовок, крайние даты и количество листов. В случае, если выдаче подлежит документ, отображенный не на бумажном носителе зафиксировать следует иные параметры, такие как время звучания, метраж, Мбайт. Дела должны быть выданы в упорядоченном состоянии, в обложках, содержать нумерацию и подписи всех ответственных лиц. Так же следует иметь в виду, что получатель дает обязательство не предоставлять документы, полученные во временное пользование, с целью выдачи по ним копий посторонним лицам, организациям, не имеющим к документам никакого отношения. Так же получатель обязуется возвратить документу в архив предприятия в указанный в акте срок. Приложение 18 к п. 4.5.3 (наименование организации) АКТ
о выдаче дел во временное пользование (наименование организации, ее адрес, почтовый индекс) Основание Для какой цели выдаются дела Выдаются следующие ед. хр. из фонда № (название фонда)
Всего выдается ед. хр., (цифрами и прописью) срок возвращения . Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями. Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не публиковать документы без разрешения организации, выдавшей дела. Получатель обязуется вернуть дела в архив организации в указанный в акте срок. Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.
Гербовая печать организации Гербовая печать организации Продолжение приложения 18 Выдал дела по поручению руководства (наименование организации)
Принял дела по поручению руководства (наименование организации)
Дела возвращены в полном объеме и сохранности. Сдал по поручению руководства организации-получателя.
Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела.
Форма акта о выдаче дел во временное пользование | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||