отчет практики. Исследования в области

• Название: Исследования в области
• Анкор: отчет практики
• Дата: 05.01.2023
• Размер: 0.6 Mb.
• Имя файла: prilozhenie_4_3_kratkij_otchet.doc
• Тип: Отчет; #873215

2. 
   Краткий отчет о практике
   

Введение. Целью научно исследовательской работы вовремя прохождении практики - является закрепление и углубление знаний, полученных в процессе теоретического обучения, приобретение навыков и опыта практической работы. Научиться проводить предпроектное обследование объекта проектирования, системный анализ предметной области, их взаимосвязей. Приобрести навыки в моделировании процессов и систем согласно поставленных задач.

А также написание Доклада на тему исследования в области «Информационные системы и технологии», на выбранную мною темы: «Информационное обеспечение задачи автоматизации учета затрат»

Основными задачами прохождения практики являются:

обоснование методов исследования, определение целей, задач исследования, выполнение исследования на основе выбранных методов;

определение актуальности, научной новизны и практической значимости полученных результатов, формулирование предложений по совершенствованию;

обобщение полученной информации, формулирование приобретенных и закрепленных навыков.

Место прохождения практики – Негосударственное образовательное частное учреждение высшего образования московский финансово-промышленный университет «Синергия».
Данный отчет подготовлен на моем примере из выпускной квалификационной работы (на примере ООО «ОТРАДА ФАРМЗ»).

1. 
   Предпроектное обследование предприятия.
   

Задачи и этапы предпроектного обследования.

Обследование предприятия является важным и определяющим этапом проектирования ИС и при правильном подходе позволяет сократить эксплуата­ционные расходы и время на исправление ошибок, обнаруживаемых после сда­чи системы.

Предпроектное обследование обычно состоит из трех этапов:

1. 
   предварительное обследование (сбор сведений об объекте);
   
2. 
   анализ сведений (описание и моделирование предметной области);
   
3. 
   оценка эффективности и целесообразности ИТ-проекта.
   

На каждом этапе применяются различные методы исследования систем управления (ИСУ).

Цели ИСУ: улучшение, изменение (реинжиниринг) или автоматизация си­стем управления.

Предмет исследования, то есть то, что изучает исследователь с целью решения проблем на объекте, это: система знаний, умений и навыков; методы и способы; факторы внешней и внутренней среды; процессы, происходящие в ор­ганизации.

Объектом исследования является организация и ее подсистемы - реаль­ные физические объекты, измеряемые качественными и количественными по­казателями. Научное исследование, как правило, проводится в предметных рамках определенного научного подхода с использованием группы научных методов. Цели исследования системы управления: улучшение, изменение (ре­инжиниринг) или автоматизация систем управления.

Метод исследования - это способ получения нового знания, а также ин­струментарий, с помощью которого проводится исследование; совокупность приемов обработки информации, позволяющих достичь целей исследования.

Выбор методов исследования, интеграция различных методов при проведении предпроектного обследования определяется знанием, опытом и интуицией спе­циалистов, проводящих исследование.

Методы исследования предметной области проектирования ИС можно разбить на следующие группы:

• основанные на использовании знаний и интуиции специалистов (экс­пертные методы);

• формализованного представления систем, основанные на использовании математических, экономико-математических методов и методов модели­рования, среди которых при проектировании информационных систем особое место занимают графические, включающие различные методы графического представления информации.

• 
  комплексирование - сформировались путем интеграции экспертных и формализованных методов (комбинаторика, ситуационное моделирова­ние, топология, графосемиотика и др).
  

2. 
   Сбор сведений об объекте
   

На предварительном этапе обследования решаются следующие задачи:

• 
  предварительное выявление требований к будущей системе;
  
• 
  определение структуры организации;
  
• 
  определение перечня целевых функций организации;
  
• 
  анализ распределения функций по подразделениям и сотрудникам;
  
• 
  выявление функциональных взаимодействий между подразделениями, информационных потоков внутри подразделений и между ними, внешних информационных воздействий;
  
• 
  анализ существующих средств автоматизации организации и др.
  

Длительность предварительного обследования обычно составляет 1-2 не­дели. В течение этого времени системный аналитик должен обследовать не бо­лее 2-3 видов деятельности (учет кадров, бухгалтерия, перевозки, маркетинг и др.).

Сбор информации для построения полной бизнес-модели организации ча­сто сводится к изучению документированных информационных потоков и функций подразделений, а также производится путем интервьюирования и ан­кетирования.

К началу работ по обследованию организация обычно предоставляет комплект документов, в состав которого обычно входят:

1) сводная информация о деятельности предприятия (оргструктура, инфор­мация об управленческой, финансово-экономической, производственной деятельности предприятия, сведения об учетной политике и отчетности);

2) регулярный документооборот предприятия (реестры входящей, исходя­щей и внутренней информации (табл. 3.1.);

3) сведения об инфраструктуре предприятия;

4. 
   сведения об ответственных лицах и исполнителях.
   

Таблица 3.1.

Реестры информации

Реестр входящей информации
(Наименование пред­приятия)		(Наименование подразде­ления)		Характеристики обработки документов
№	Наименование и назначение доку­мента	Кто обраба­тывает	Откуда по­ступает	Трудоемкость	Периодичность, регламент	Способ полу­чения
Реестр внутренней информации
(Наименование пред­приятия)		(Наименование подразде­ления)		Характеристики обработки документов
№	Наименование и назначение доку­мента	Кто обраба­тывает	Кому пе­редает	Трудоемкость	Периодичность, регламент	Способ полу­чения
Реестр исходящей информации
(Наименование пред­приятия)		(Наименование подраз­деления)		Характеристики обработки документов
№	Наименование и назначение доку­мента	Кто обраба­тывает	Куда по­ступает	Трудоемкость	Периодичность, регламент	Способ получе-­ ния

Один из методов исследования, который может быть применен на этапе сбора сведений - интервьюирование.

Списки вопросов для интервьюирования и анкетирования составляются по каждому обследуемому подразделению и утверждаются руководителем компании. Это делается с целью:

• 
  предотвращения доступа к конфиденциальной информации;
  
• 
  усиления целевой направленности обследования;
  
• 
  минимизации отвлечения сотрудников предприятий от выполнения должностных обязанностей.
  

Общий перечень вопросов (с их последующей детализацией) включает следующие пункты:

• 
  основные задачи подразделений;
  
• 
  собираемая и регистрируемая информация;
  
• 
  отчетность;
  
• 
  взаимодействие с другими подразделениями.
  

Анкеты для руководителей и специалистов могут содержать следую­щие вопросы:

• 
  каковы (с позиций вашего подразделения) должны быть цели создания интегрированной системы управления предприятием;
  
• 
  организационная структура подразделения;
  
• 
  задачи подразделения;
  
• 
  последовательность действий при выполнении задач;
  
• 
  с какими типами внешних организаций (банк, заказчик, поставщик и т.п.) взаимодействует подразделение и какой информацией обменивается;
  
• 
  каким справочным материалом вы пользуетесь;
  
• 
  сколько времени (в минутах) вы тратите на исполнение основных опера­ций; на какие даты приходятся «пиковые нагрузки» (периодичность в ме­сяц, квартал, год и т.д.); техническое оснащение подразделения (компью­теры, сеть, модем и т.п.); используемые программные продукты для ав­томатизации бизнес-процессов;
  

• какие отчеты и как часто вы готовите для руководства; ключевые специа­листы подразделения, способные ответить на любые вопросы по бизнес- процессам, применяемым в подразделении;

• характеристики удаленных объектов управления;

• документооборот на рабочем месте.

Собранные таким образом данные, как правило, не охватывают всех су­щественных сторон организационной деятельности и обладают высокой степе­нью субъективности. И самое главное, что такого рода обследования не выяв­ляют устойчивых факторов, связанных со специфическими особенностями ор­ганизации, воздействовать на которые можно исключительно методами функ­циональной настройки организационной системы.

Анализ опросов руководителей обследуемых организаций и предприятий показывает, что их представления о структуре организации, общих и локальных целях функционирования, задачах и функциях подразделений, а также подчи­ненности работников иногда имеют противоречивый характер. Кроме того, эти представления подчас расходятся с официально декларируемыми целями и правилами или противоречат фактической деятельности.

Если структуру информационных потоков можно выявить по образцам документов и конфигурациям компьютерных сетей и баз данных, то структура реальных микропроцессов, осуществляемых персоналом в информационных контактах (в значительной мере недокументированных) остается неизвестной.

Ответы на эти вопросы может дать структурно-функциональная диагно­стика, основанная на методах сплошной (или выборочной) фотографии рабо­чего времени персонала. Цель диагностики - получение достоверного знания об организации и организационных отношениях ее функциональных элементов.

В связи с этим к важнейшим задачам функциональной диагностики орга­низационных структур относятся:

• классификация субъектов функционирования (категорий и групп работ­ников);

• классификация элементов процесса функционирования (действий, проце­дур);

• классификация направлений (решаемых проблем), целей функциониро­вания;

• классификация элементов информационных потоков;

• проведение обследования деятельности персонала организации;

• исследование распределения (по времени и частоте) организационных характеристик:

процедур, контактов персонала, направлений деятельно­сти, элементов информационных

потоков - по отдельности и в комбина­циях друг с другом по категориям работников, видам

процедур и их направлениям (согласно результатам и логике исследований);

• 
  выявление реальной структуры функциональных, информационных, иерархических, временных, проблемных отношений между руководите­лями, сотрудниками и подразделениями;
  

• 
  установление структуры распределения рабочего времени руководителей и персонала относительно функций, проблем и целей организации;
  
• 
  выявление основных технологий функционирования организации (ин­формационных процессов, включая и недокументированные), их целепо­лагания в сравнении с декларируемыми целями организации;
  
• 
  выявление однородных по специфике деятельности, целевой ориентации и реальной подчиненности групп работников, формирование реальной модели организационной структуры и сравнение ее с декларируемой;
  
• 
  определение причин рассогласования декларируемой и реальной струк­туры организационных отношений.
  

Сплошной «фотографией» рабочего времени называется непрерывное наблюдение и регистрация характеристик работников в процессе функциони­рования в течение всего рабочего дня. Информация последовательно вносятся в заранее заготовленную рабочую таблицу, которая по окончании процедуры об­следования пополняется дополнительными характеристиками: технологическая ветвь, системная функция, предмет, аспект, эмоциональный фон и др. Часть по­казателей, те, что помечены звездочкой, заполняются в процессе обследования, остальные - после. Содержание рабочей таблицы может быть следующим:

• 
  номер (по порядку);
  
• 
  агент (должность обследуемого работника);
  
• 
  время, в течение которого выполнялась процедура;
  
• 
  процедура (наименование содержания совокупности элементарных дей­ствий, объединенных общностью решаемой частной задачи);
  
• 
  содержание (суть процедуры, которая должна быть классифицирована);
  
• 
  информация (направление движения информации между агентом и контрагентом);
  
• 
  инициатива (инициатор начала выполнения данной процедуры);
  
• 
  контрагент (должность работника, который находится с обследуемым в контакте);
  
• 
  отношение (отражающая субординацию агента и контрагента форма вза­имодействия в данной процедуре);
  
• 
  проблема (словесная характеристика решаемой проблемы).
  

Результатом предпроектного обследования должен явиться «Отчет об экспресс-обследовании предприятия», который включает следующее:

• 
  краткое схематичное описание бизнес-процессов (например: управление закупками и запасами, управление производством, управление продажа­ми, управление финансовыми ресурсами);
  
• 
  основные требования и приоритеты автоматизации;
  
• 
  оценка необходимых для обеспечения проекта ресурсов заказчика;
  
• 
  оценка возможности автоматизации, предложения по созданию автомати­зированной системы с оценкой примерных сроков и стоимости.
  

Документы, входящие в отчет об обследовании, могут быть представлены в виде текстового описания или таблиц с описанием операций, исполнителей и документов бизнес процессов.

Информация, полученная в результате предпроектного обследования, анализируется с помощью методов структурного и/или объектного анализа и используется для построения моделей деятельности организации. Модель ор­ганизации предполагает построение двух видов моделей:

• модели «как есть», отражающей существующее на момент обследования положение дел в организации и позволяющей понять, каким образом функционирует данная организация, а также выявить узкие места и сформулировать предложения по улучшению;

• модели «как должно быть», отражающей представление о новых техноло­гиях работы организации.

Каждая из моделей включает в себя полную функциональную и инфор­мационную модель деятельности организации, а также модель, описывающую динамику поведения организации (в случае необходимости).

В качестве основного каркаса, объединяющего и систематизирующего все знания по бизнес-модели, можно использовать различные эталонные (рефе­рентные) модели.

Описание сведений

Процедура СА для описания предметной области

Процедура системного анализа для описания предметной области вклю­чает нижеследующие этапы:

1. Определение аспекта рассмотрения системы, т.е. определение точки зрения, с которой рассматривается объект.

2. Определение объекта. В качестве системы может изучаться целое пред­приятие или его подсистема, например, отдельное подразделение. Здесь определяется основная деятельность, например, выпуск определенных из­делий и главная цель функционирования, например, получение прибыли, если объект функционирует за счет собственных средств.

3. 
   Выделение элементов. Элементы должны быть выделены с точки зрения поставленной задачи на объекте. Элементами в системе могут являться подразделения и должности. Например:
   

• 
  руководитель предприятия (он же является Главным директором) - главная функция которого принимать главные управленческие реше­ния по различным вопросам: о найме и увольнении персонала, и за­ключать договоры с потенциальными клиентами;
  
• 
  главный бухгалтер предприятия. Основной функцией является ведение бухгалтерского учета на предприятии, распределение средств, выплата заработной платы;
  
• 
  бухгалтер (работники бухгалтерии) - осуществляют бумажную и учетную работу по ведению бухгалтерии;
  
• 
  заведующий хозяйственной частью предприятия - распределяет мате­риальные ресурсы по цехам и отделениям;
  
• 
  литейщики - осуществляют выплавку и создание ТМЦ;
  
• 
  слесари - осуществляют мелкий ремонт и обслуживание производ­ственного оборудования и другой техники;
  
• 
  работники отдела компьютерного обеспечения - обеспечивают работу офисной техники на предприятии;
  
• 
  охранники - обеспечивают безопасность на предприятии;
  
• 
  инженеры - ведут расчеты, связанные с улучшением старой продук­ции и введения новой.
  

Определение подсистем. Подсистемами могут являться отделы, работа­ющие самостоятельно, но для достижения основной деятельности - вы­пуска продукции:

• 
  руководство предприятием;
  
• 
  отдел инженеров;
  

• отдел сбыта и продажи продукции;

• отдел маркетинга;

• бухгалтерия;

• финансовый отдел;

• отдел компьютерного обеспечения;

• хозяйственный отдел;

• отдел кадров;

• отдел курьерской доставки.

Определение внешней среды. Определяются субъекты внешней среды, оказывающие существенное влияние на предприятие, например, конку­ренты, поставщики, потенциальные потребители и др.

Определение функциональной структуры предприятия (функцио­нальных областей и их деятельности).

Выделение и описание бизнес процессов (процессное описание пред­метной области).

3. 
   Процессное описание предметной области Основные понятия процесса
   

Ниже приведен список основных понятий процесса:

• 
  процесс в терминах ISO 9000:2000 - это совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующих «входы» в «выходы».
  
• 
  владелец процесса - должностное лицо, несущее ответственность за ход и результаты процесса;
  
• 
  ресурсы - ресурсы, выделенные в распоряжение владельца процесса для его проведения; могут включать - оборудование (производственное, кон­трольно-измерительное, офисное и др.), персонал, помещения, среду, транспорт, связь, материалы (вспомогательные), финансы, документация и т. д.;
  
• 
  параметры процесса - характеристики (информация) по которым Владе­лец процесса и высший руководитель могут судить о том, насколько эф­фективно выполняется процесс и достигаются ли запланированные ре­зультаты;
  
• 
  поставщик - субъект, предоставляющий ресурсы.
  
• 
  потребитель - потребитель результатов процесса, степень удовлетворен­ности которого также предназначена для оценки эффективности Процес­са;
  
• 
  входы процесса - входные объекты (сырье, продукция, комплектация, информация или услуга), которые преобразуются в выходы процесса в ходе выполнения процесса. Часто входы одного процесса являются выхо­дами другого;
  
• 
  выходы процесса - продукция, информация или услуга ради которой су­ществует процесс.
  
• 
  сеть процессов организации - объединение взаимосвязанных и взаимосо­гласованных процессов организации в единую систему.
  

Правила процессного описания предметной области

1. 
   все процессы делятся на основные и вспомогательные (см. «Классификация бизнес процессов»). Через основные процессы про­ходят производимая продукция и/или услуги и их компоненты (марке­тинг, проект, входящие материалы и др.). Вспомогательные процессы предназначены для нормального функционирования основных процессов (работа офиса, хозяйственная деятельность, обучение персонала, подго­товка документации);
   
2. 
   основных процессов должно быть не более чем 7±2;
   
3. 
   каждый Процесс должен иметь только одного владельца;
   
4. 
   владельцу должны быть выделены все необходимые ресурсы и полномо­чия и установлены показатели эффективности процесса, основные из которых: затраты на осуществление процесса; расчет времени на осу­ществление процесса; показатели качества процесса;
   
5. 
   приоритет в установлении требований к выходам процесса имеет потре­битель результатов Процесса. «Клиент всегда прав». При этом потреби­тель может быть как внешним, так и внутренним, то есть выход одного процесса может являться входом другого в пределах одной организации;
   
6. 
   владелец процесса и только он один несет ответственность:
   

• за выявление и выполнение требований Потребителя, в том числе внутреннего;

• за эффективность процесса;

• за результат процесса;

• за его своевременную доставку Потребителю.

7. 
   все отклонения от нормального течения процесса должны фиксироваться и рассматриваться как база для улучшений с учетом экономической целе­сообразности корректировки процесса.
   

Моделирование предметной области Основные понятия теории моделирования

Моделирование - это замещение одного объекта другим с целью получе­ния информации о важнейших свойствах объекта-оригинала с помощью объек­та-модели путем проведения эксперимента с моделью; метод прогнозирования возможных состояний объекта в будущем и способов достижения, заданных па­раметров с применением моделей (предметных, знаковых, математических, имитационных, аналитических и т.д.).

В результате деятельности математиков, логиков и философов была со­здана теория моделей, согласно которой модель (от лат. modulus- мера) - это результат отображения одной абстрактной материальной структуры на другую, также абстрактную, либо результат интерпретации первой структуры в терми­нах и образах второй. Таким образом, модель - некий объект-заместитель, ко­торый в определенных условиях может заменять объект-оригинал, воспроизводя интересующие нас свойства и характеристики оригинала, причем имеет суще­ственные преимущества удобства и обеспечивает возможность изучения неко­торых свойств оригинала. Модель можно также определить, как способ суще­ствования знаний.

Модель считается адекватной, если с приемлемой точностью выходные параметры модели (свойства, характеристики) совпадают с истинными их зна­чениями объекта. Адекватность зависит от цели моделирования и принятых критериев.

Модели могут быть качественно различными, они образуют иерархию, в которой модель более высокого уровня (например, теория) содержит модели нижних уровней (например, гипотезы) как свои части, элементы.

Моделирование лежит в основе любой целесообразной деятельности, и сама по себе цель уже есть модель желаемого состояния. Алгоритм деятельно­сти - это модель этой деятельности, которую предстоит реализовать.

Общее представление системы наиболее удобно использовать в форме математической модели, например, в виде контуров обслуживания или агрегата (рис. 3.6.), который является центральным звеном функционирования сложной системы. В каждый момент времени t агрегат находится в одном из возможных состояний Z(t). Состояние агрегата в фиксированный момент времени опреде­ляется управляющим воздействием g(t) в соответствии с оператором перехода Н с использованием зависимости: Z(t) = H {Z(t°), g(t)}. Агрегат имеет входные контакты. На них поступают входные сигналы X(t), которые в соответствии с оператором G преобразуются в выходные сигналы Y(t). Данная схема допуска­ет варьирование большим числом параметров, используемых для характеристи­ки состояния системы, в то же время требует упрощения набора этих парамет­ров до предельно абстрактной модели, наиболее полно отражающей основные из них, и позволяющая прогнозировать будущие тенденции развития. Нагляд­ность и абстрактность является преимуществом рассматриваемой векторной модели.

	1
х(Т)	H,G,Z(t)

Рис. 3.6. Представление системы в виде агрегата

Модели предметной области

В основе моделирования лежит теория подобия, которая утверждает, что абсолютное подобие может иметь место лишь при замене одного объекта дру­гим, точно таким же. При этом при моделировании абсолютное подобие не имеет места, необходимо лишь, чтобы модель адекватно отображала исследуе­мую сторону функционирования объекта.

Модель при исследовании системы управления - это упрощенное пред­ставление объекта, которое должно отвечать требованиям полноты, адаптивно­сти и обеспечивать возможность включения достаточно широких изменений.

При моделировании предметной области выделяют (с точки зрения учета временного фактора) статические и динамические модели.

Статические модели описывают содержательную сторону системы. Они могут быть функциональными, т.е. описывать принципы функционирования си­стемы и информационными, т.е. описывать состояние информации, на основе которой функционирует система.

Динамические модели отражают поведение системы во времени, вплоть до учета факторов ее развития.

Существует и другая классификация моделей предметных областей: морфогенеза (структуры), поведения, управления, развития и др.

К моделям предметных областей предъявляются следующие требования:

• формализация, обеспечивающая однозначное описание структуры пред­метной области;

• понятность для заказчиков и разработчиков на основе применения графи­ческих средств

отображения модели;

• реализуемость, подразумевающая наличие средств физической реализа­ции модели предметной области в ИС;

• обеспечение оценки эффективности реализации модели предметной об­ласти на основе

определенных методов и вычисляемых показателей.

Для реализации перечисленных требований, как правило, строится си­стема моделей, которая отражает структурный и оценочный аспекты функци­онирования предметной области.

Структурный аспект предполагает построение:

1. 
   организационной структуры, отражающей взаимодействие организаци­онных единиц предприятия и персонала в процессах;
   
2. 
   функциональной структуры, отражающей взаимосвязь функций (дей­ствий) по преобразованию объектов в процессах;
   
3. 
   информационной структуры, отражающей состав взаимодействующих в процессах материальных и информационных объектов предметной обла­сти;
   
4. 
   технической структуры, описывающей топологию расположения и спо­собы коммуникации комплекса технических средств.
   
5. 
   структуры управления, отражающей события и бизнес-правила, которые воздействуют на выполнение процессов.
   

Для отображения структурного аспекта моделей предметных областей в основном используются графические методы, как наиболее емкий способ представления информации о системе. Главное требование к графическим ме­тодам документирования - простота.

С моделированием связана проблема выбора языка моделирования. Язык моделирования - это нотация, в основном графическая, которая используется для описания проектов. Нотация представляет собой совокупность графических объектов, используемых в модели и является синтаксисом языка моделирова­ния. Язык моделирования, с одной стороны, должен делать решения проекти­ровщиков понятными пользователю, с другой стороны, предоставлять проекти­ровщикам средства формализованного и однозначного представления проекта, подлежащего дальнейшей программной реализации.

Выбор языка моделирования является одной из первых задач процесса проектирования системы.

Оценочные аспекты моделирования предметной области связаны с разрабатываемыми показателями эффективности автоматизируемых процессов, которые включают также косвенные показатели эффективности, такие, как объ­емы производства, производительность труда, оборачиваемость капитала, рен­табельность и т.д.

Для расчета показателей эффективности, как правило, используются статические методы функционально-стоимостного анализа (ABC) и динами­ческие методы имитационного моделирования.

Моделирование процессов, как правило, выполняется с помощью CASE- средств. К таким средствам относятся BPwin (PLATINUM technology), Silverrun (Silverrun technology), Oracle Designer (Oracle), Rational Rose (Rational Software) и др. BPwin поддерживает три методологии моделирования: функциональное моделирование (IDEF0); моделирование рабочих потоков (IDEF3); диаграммы потоков данных (DFD).

Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание

В настоящее время процесс подготовки информации о производственной деятельности предприятия для ее последующего анализа не автоматизирован, ведется с использованием только лишь документов в бумажном виде. Подобной способ учёта связан с повышенной трудоёмкостью, разрозненностью сведений, что в большинстве случаев приводит к их потере либо неправильной интерпретации.

В связи с этим руководством завода принято решение об автоматизации процесса подготовки информации для ведения производственной деятельности предприятия.

Контекстная диаграмма процесса учета основных средств производственного цикла и ее декомпозиция КАК ДОЛЖНО БЫТЬ представлены соответственно на рисунках 8 и 9.



Рисунок 8. Контекстная диаграмма процесса учета основных средств производственного цикла КАК ДОЛЖНО БЫТЬ



Рисунок 9. Декомпозиция процесса учета основных средств производственного цикла КАК ДОЛЖНО БЫТЬ

Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи

Для выявления определения эффективности внутрифирменной системы управления на большинстве предприятий в отчетности и учете стал применятся показатель  отношение получаемой прибыли к расходам на обеспечение работоспособности внутрифирменной ИС и технические средства [17].

В данный момент в компании, ПО, которое автоматизирует основные процессы производственного учета, отсутствует, поэтому весь учет ведётся в специализированном электронном журнале, реализованном в Excel, вручную. Схема документооборота производственного отдела представлена на рисунке 10.



Рисунок 10. Схема документооборота производственного отдела

Чтобы производить учет документов и клиентов, консультантов требуется посмотреть весь журнал Excel. Эта процедура требует особого внимания и занимает довольно длительный период.

При таком подходе могут возникать погрешности, связанных, в первую очередь, с человеческим фактором потому, что менеджер может попросту не заметить какою-либо важную информацию, что повлечет за собой формирование неправильной отчетности.

Существующий процесс имеет следующие недостатки:

- сложность мониторинга деятельности конторы;

- сложность в составлении отчетной документации;

- возможность утраты информации из-за возможных ошибок консультанта;

- ручная обработка информации:

- снижение эффективности в работе операторов;

- трудоемкость в оформлении документов и отчетности при необходимости работать с большими размерами данных;

- отсутствие единого упорядоченного архива истории взаимоотношения с клиентами;

- трудоёмкость проведения взаиморасчётов с клиентами.

Проведем расчет возможного эффекта от введения средств автоматизации (таблица 3).

Расчет эффекта внедрения Таблица 3

Действие	Время, которое затрачивается при базовой технологии/ мин.	Время, которое затрачивается по предлагаемому варианту/ мин.
Учет клиентов	15	3
Учет входящих документов	30	3
Учет исходящих документов	30	3
Формирование отчетности	50	3
Итого:	125	12

Время, затрачиваемое при базовой (существующей) технологии на данном предприятии было предоставлено работниками производственного отдела предприятия. Время, затрачиваемое по предлагаемому варианту, является предположительным если внедрить новую систему производственного отдела предприятия. Такая разница исходит от того, что предлагаемый вариант автоматизации производственного отдела будет клиент-серверной системой и выполнение заявок значительно сократит время на выполнение нижеперечисленных действий.

Таким образом, при действующей системе каждый из основных процессов занимает до 50 минут, а в сумме за рабочий день на это тратится приблизительно 3 часа рабочего времени. С внедрением предлагаемой системы это время сократится до 10-15 минут. Кроме того, основными достоинствами автоматизации также будет являться меньший риск допущения ошибок в документах и отчетной документации за счет электронной формы их формирования, а также автоматизированного ввода данных.

В данный момент в компании, ПО, которое автоматизирует основные процессы производственного учета, отсутствует, поэтому весь учет ведётся в специализированном. Применение вычислительной техники для оптимизации процесса обработки информации будет эффективным потому, что большая часть информации, участвующей в нем, поддается формализации. Внедрение ЭВМ позволит гораздо быстрее проводить процессы составления разных отчётов, и повысить эффективность работы менеджера производственного отдела и компании в целом.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате обоснована необходимость автоматизации деятельности компании, проведено моделирование предметной области «как есть» и «как должно быть», определена постановка задачи разработки ИС, рассмотрена схема документооборота отделения и оценка состояния информационной безопасности.

В результате проведен обзор аналогов программ рассматриваемой предметной области. В рассматриваемых системах недостатками считается то, что они обладают как недостающими, так и излишними функциями для работы в компании. Из проведенного анализа следует вывод, что для рассматриваемой компании требуется разработка защищенной онлайновой системы, которая сможет взаимодействовать абсолютно со всеми членами компании. Для этого требуется создать отдельные доступы и функции для разных сотрудников компании.

В итоге проведен выбор стратегии и метода приобретения ИС, проведен анализ информационных потоков и анализ средств разработки (языка программирования и СУБД). В качестве языка программирования выбран РНР, в качестве СУБД MySQL. Также проведено обоснование проектных решений по техническому обеспечению, которое подтвердило, что нет необходимости в обновлении существующих аппаратных средств на предприятии для работы разрабатываемой ИС.

Библиографический список

1. 
   Инюшкина О.Г., Кормышев В.М. Исследование систем управления при проектировании информационных систем: учебное пособие. / О.Г. Инюш- кина, В.М. Кормышев. Екатеринбург: «Форт-Диалог Исеть», 2013. 370 с.
   
2. 
   Гольдштейн С.Л., Инюшкина О.Г. Практика использования информацион­ных технологий и систем (на примерах управления организацией): учебное пособие / С.Л. Гольдштейн, О.Г. Инюшкина. Екатеринбург: УрФУ, 2010. 185 с.
   
3. 
   Инюшкина О.Г., Кормышев В.М. Управление знаниями в информацион­ных системах (монография). / О.Г. Инюшкина, В.М. Кормышев, Екатерин­бург: УрФУ, 2012. 212 с.
   
4. 
   Воронин В.В. Информационное обеспечение автоматизированных систем. - Учебное пособие. — Хабаровск: Тихоокеанский государственный университет (ТОГУ), 2019. — 248 с.
   
5. 
   Осипов Д. Технологии проектирования баз данных. - М.: ДМК Пресс, 2019. — 499 с.
   
6. 
   Романов А.А. (сост.) Распределенные вычисления и приложения. Учебное пособие. — Ульяновск : УлГТУ, 2018. — 151 с.