История делопроизводства в дореволюционной России

• Название: История делопроизводства в дореволюционной России
• Дата: 25.03.2022
• Размер: 414.5 Kb.
• Имя файла: 354b396.doc
• Тип: Учебное пособие; #417036
• страница: 5 из 16

2.4. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И КОНТРОЛЬ ЗА ИХ ИСПОЛНЕНИЕМ

Регистрация документов как запись сведений о них была введена прежде всего для охраны документов. Она появилась, вероятно, в период роста феодального землевладения и обострения борьбы за землю, когда большое значение приобрело документирование владельческих прав на землю и крестьян. В центральных и местных учреждениях, в имениях феодалов стали заводиться специальные копийные и записные книги, в которых регистрировались акты, устанавливавшие форму зависимости крестьян. Судебник 1550 г. установил, что служилые кабалы имеют юридическую силу лишь при регистрации их в специальных кабальных книгах . В Поместном приказе регистрацией всех крепостных сделок на вотчины ведал специальный "стол Вотчинной записки" .

По царскому указу 1683 г. челобитные в приказах принимались подь­ячими и записывались в книга. В каждом столе приказа заводилась на один год своя записная книга, которая скреплялась приписью дьяка . В ней указывались имя подателя документа и помета дьяка. В наказе 1697 г.

тобольскому воеводе предписывалось полученные грамоты записывать в особую книгу с указанием времени получения, имени подателя и их со­держания. Правильности регистрации челобитных придавалось большое значение. В Поместном приказе, например, молодые подьячие записы­вали челобитные под надзором старых подьячих. За неправильную за­пись в книге подьячих били кнутом.

Своеобразной была регистрация исходящих документов. После выда­чи документа челобитчику и отсылки грамоты воеводе, например, в осо­бые записные книги подробно записывалось их содержание.

На документах делались отметки об их регистрации.

Исполнение документов контролировалось. В Судебнике 1550 г. (ст. 32) определялся порядок возмещения убытков в случае волокиты ("затяжки дела") со стороны пристава. За промедление решения вопроса кроме взыскания в пользу челобитчика дьяков били батогами.

Рассылались специальные памяти с предписанием об исполнении ка­кого-либо указа. В ответ на них получали доезд или доезжую память об исполнении. Из центра шли указы с грозными карами за неисполнение царских указов. За неумелое или запоздалое донесение воеводы его "от­писывали с опалой". Можно представить, что если распоряжения цар-

ской власти не исполнялись, то тем более это могло быть с частными до­кументами.

Контроль центральной власти был обращен главным образом на фи­нансовые документы. Он осуществлялся с помощью особых книг. Ежеме­сячно в приказах составлялись финансовые книга, велись книги "вер­шенных (решенных) дел" и книги дел, посланных к розыску (на рассле­дование).

В записных книгах приказных изб предписывалось указывать время исполнения документа, а на полях документа делать отметку о его ис­полнении.

2.5. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И ОРГАНИЗАЦИЯ ИХ ХРАНЕНИЯ

Законченные делопроизводством документы группировались (фор­мировались) в дела — столбцы. При этом в одних случаях формирование документов в столбцы осуществлялось по мере их поступления в канце­лярию и исполнения. Поэтому столбец представлял собой как бы сбор­ник дел. Например, в приказах были столбцы структурных подразделе­ний (столов): столбец денежного стола, хлебного, судного...

Другой способ формирования дел был основан на применении особых признаков. Так, имеются столбцы, сформированные по номинальному признаку, когда за основу объединения документов бралось наименова­ние вида, например: "указные", "памятные", "судные списки". Особен­но часто этот принцип применялся при формировании дел в Разрядном приказе. Дела здесь состояли из распоряжений о назначении на службу или разнообразных списков о придворной и военной службе.

Хронологический признак формирования дел, когда документы под­бирались либо за определенный период, либо по времени их составления, чаще всего встречается в столбцах денежных столов. Имеются комплек­сы документов, сформированные по географическому признаку, напри­мер "Ирбитский столп" в Поместном приказе. Главный критерий при подборе документов здесь — наименование местности, на которой нахо­дились их авторы или корреспонденты. По географическому признаку объединялись документы Посольского приказа: "дела польские", "дела крымские" и т.п. Они включали грамоты главам государств, грамоты от­ветные, наказы послу, статейные списки и другие документы. Отдельно группировалась переписка Посольского приказа и Боярской думы с зару­бежными правительствами об устройстве посольств, организации приема послов и т.п.

Основным признаком заведения дел был вопросный, когда располо­жение документов определялось логикой решения вопроса. В этом случае первым был инициативный документ (челобитная, память, выписка из журнала заседания присутствия), за которым следовали распросные речи, сказки, выписки-справки и другие документы. Завершалось дело приговором (решением) и указной грамотой. Иногда к такому комплексу могли подклеить документы по другому вопросу и тогда образовывался сборник дел.

В деле находились как подлинные документы (с дьячьей пометой или адресом и отметкой о получении), так и черновики ("отпуски") обычно тех документов, которые отправляли адресатам. Такие документы, как договорные записи, составлялись в нескольких экземплярах.

Нумерации листов-склеек на лицевой стороне столбца не было. Нуж­но было прочитать все документы, чтобы установить цельность всего столбца. Для нахождения какого-либо документа, наведения справок нужно было раскатать весь столбец. Это неудобство заставило заводить в делопроизводстве тетради и книги, которые копировали столбцы или со­ставлялись самостоятельно. Так что столбцы и тетради в большинстве своем повторяют одно и то же, особенно по вопросам прихода и расхода. О тетрадях упоминается уже в XV в. Судебник Ивана III в списке XVI в. написан тетрадью. Акт о венчании на царство Федора Ивановича напи­сан книгою в четверть листа. В то же время следственное дело об убиении царевича Дмитрия написано на столбце.

Особое внимание уделялось хранению документов. Судебник 1550 г. установил, чтобы дьяк хранил все записи судебного заседания. Подьячим запрещалось держать дела у себя. За нарушение этого установления им грозило наказание торговой казнью (публичное телесное наказание на торговой площади) и лишение права впредь исполнять обязанности подьячих. В уставной земской грамоте 1552 г. данная мера наказания для земского дьяка заменена смертной казнью . Суровыми были наказания за утерю документов.

Документы хранили в ларях или сундуках, внутри них — в ящиках, мешочках, "коробьях", а в некоторых приказах — в шкафах. Например, в Поместном приказе были передвижные и вделанные в стену шкафы.

Оформилось понятие архива ("хранила", "казны") как собрания ис­торических документов и документов государственных учреждений. В княжеском дворце при Иване III уже существовала такая "казна"².

В Судебнике 1550 г., в Уложении 1649 г. московское правительство требовало от дьяков и подьячих хранить "государевы и челобитчиковы

дела со всяким опасением и радением" не в частных дворах и подворьях, а в "городах-крепостях", в казенных помещениях приказных палат, дворцов, дворов и изб, за печатями, под угрозой потери права приказной службы и наказания кнутом за нарушение требований закона, направ­ленных к хранению в целости и порядке "государевых дел". Статуты За­падной Руси (1566 и 1588 гт.) требовали от воевод, старост и земских су­дей в случае отсутствия безопасных помещений постройки специальных "каменных" хранилищ для содержания в них актовых книг прежних

лет.

Документы описывались и учитывались. Так, наряду с другими цен­ностями они передавались по росписным спискам, составляемым при смене воевод. В центральных и местных учреждениях составлялись опи­си дел по годам и периодам «оеводства, по местности, в которой созданы документы, по содержанию. Документы в них описывались "в перечень имянно".

Итак, можно сделать вывод, что в XV—XVII вв. сложились навыки упорядоченной работы с документами: была выработана устойчивая тер­минология делопроизводственных документов, созданы их формы, появ­ляются законодательные указания о порядке документирования. Разгра­ничение функций служилых людей стало основой направления движе­ния документов в учреждении. Порядок принятия управленческого ре­шения, например именного указа, когда на основе разрешения частного случая возникала общая норма, свидетельствует о становлении права. Документы подвергались группировке, описывались, охранялись. Созда­вались архивы.

Делопроизводство основывалось на нормах обычного права, а не регу­лировалось специальным законом. Задачи, функции учреждений, права и обязанности должностных лиц не были закреплены законодательно.

Работа с документами сосредоточилась в руках особого аппарата — дьяков и подьячих, число которых к концу XVII в. достигло 4657 чело­век . Образовалась большая категория людей, занятых "приказной рабо­той", которая выделяется из общей службы. Следовательно, формирует­ся особая отрасль государственной службы, появляется потребность в подготовке кадров. При Поместном и Посольском приказах организуют­ся своеобразные школы. Основным принципом пригодности подьячего к приказной работе становится профессионализм. Сосредоточение в руках царя права решать важнейшие вопросы государственного управления (защиты и укрепления государственного строя и организации военных сил) и установление практики, когда всякое повеление царя считалось законом,свидетельствуют о начавшемся переходе от сословно-представительной монархии к преобразованиям 18в. Г.Котошихин писал об Алексее Михайловиче как о "самодержавце", который "государство правит по своей воле, что хочет, то учинить может".