Классификация документов

• Название: Классификация документов
• Дата: 30.11.2021
• Размер: 30.49 Kb.
• Имя файла: referat_klassifikatsiya_dokumentov.docx
• Тип: Реферат; #286846

Министерство образования Сахалинской области

ГБПОУ «Сахалинский бюджетный промышленно-экономический техникум»

РЕФЕРАТ

по учебной дисциплине КОД

специальность: 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение

Тема: Классификация документов

Выполнила: ст-ка гр. ОД-1601

А. С. Алексеева

Проверил: преподаватель

С. Н. Степина

Южно-Сахалинск

2018

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3

1.ПОНЯТИЕ «ДОКУМЕНТ», ЕГО РОЛЬ В ЖИЗНИ ОБЩЕСТВА 5

2.ПРОИСХОЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТА 10

3.ВИДЫ И КЛАССИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ 12

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 15

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 16

ВВЕДЕНИЕ

Всякое сообщество может существовать только обмениваясь информацией. В настоящее время мир переживает информационный бум, что напрямую связано с развитием человечества и научно-технической революцией, изменившей способы фиксации и передачи информации и средства связи. XXI век назван веком информатизации, а информация рассматривается как стратегический ресурс. Давно известны такие понятия, как ресурсы полезных ископаемых, трудовые ресурсы, финансовые ресурсы. А во 2-й половине XX века появляется понятие «информационные ресурсы». Но информация часто нуждается в сохранении, чтобы к ней можно было обратиться спустя какое-то время, и в передаче ее на расстоянии. Поэтому человек ищет способ закрепить информацию для передачи во времени и пространстве. Так появляется документ. Одни документы предназначены для реализации внешних связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех ее разнообразных аспектах. Документ зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Основная масса работающих занята в сфере информационной деятельности, а главным продуктом производства и товаром является информация. В настоящее время информация стала важнейшим ресурсом общества. Информационные процессы активно воздействуют на все стороны человеческой жизни. Использование новейших информационных технологий многократно усиливает это влияние. Большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах.

В процессе развития документационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы – системы документации: например, система распорядительной документации, система документации по бухгалтерскому учету и отчетности, система документации по личному составу, система отчетной документации и др.

При работе с документами очень важно знать, к какой системе документации относится тот или иной документ – это во многом определяет требования к структуре и содержанию документов, к их оформлению.

В любой классификации важно основание – признак или признаки, в соответствии с которыми объекты классификации разбиваются на классы.

Цель данной работы – определить понятие документа, виды и функции документов, а также рассмотреть классификации и системы документации.

1. ПОНЯТИЕ «ДОКУМЕНТ», ЕГО РОЛЬ В ЖИЗНИ ОБЩЕСТВА

Документ сопровождает человека от рождения до смерти и в нем фиксируются важнейшие события всей его жизни: рождение, окончание школы, получение специального среднего и высшего образования, вступление в брак и т.д. В далеком прошлом документ появляется прежде всего для того, чтобы закрепить, подтвердить право отдельного лица, семьи, рода на землю, какое-то имущество, право на власть и т.д.

Документ стал нужен для учета скота, денег, других ценностей, для передачи распоряжений правителя. Наличие или отсутствие какого-либо документа может изменить всю жизнь человека. Еще большую роль документ играет в жизни общества, закрепляя и отражая в законах порядок организации и управления государством, правила поведения людей, порядок их взаимоотношений, принятую мораль и т.д. Таким образом, документ может выполнять много функций, иметь различные назначения

Функция документа - это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача.

Одной из важнейших функций любого документа, безусловно, является функция закрепления, запечатления информации. Именно она в решающей степени предопределяет создание документа. Человек таким образом пытается «остановить мгновение». В процессе реализации этой функции происходит как бы материализация информации, создающая необходимые предпосылки для выполнения документом ряда других функций.

Информационная функция - это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний.

Способность документа служить «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы)

Гедоническая функция - способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, кинофильмы, компакт-диски, магнитные фонограммы и т.п.).

Зарождение, становление и развитие социальной системы возможно только с помощью информационных связей, которые зачастую находят материальное воплощение в документированной информации. Документы содержат самую разнообразную информацию о протекающих в обществе процессах, поэтому социальная информация изначально определяет социальную природу, сущность любого документа. Вместе с тем документ, будучи продуктом общественного развития, одновременно и сам оказывает определённое влияние на формирование и характер общественных отношений, тормозит или, наоборот, стимулирует их развитие. Поэтому изучение любого документа невозможно вне той социальной среды, в которой этот документ появился и где он функционирует.

Коммуникативная функция - это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности.

Коммуникативная функция предназначена не только для решения задачи трансляции информации в социальном пространстве, но также и для организации, упорядочения и поддержания информационных связей в обществе. Иначе говоря, она играет и передающую, и социально цементирующую роль.

Хранение информации не является самоцелью. Дело в том, что необходимым условием существования человеческого общества является знание своего прошлого, накопление информации о жизни предшествующих поколений с последующей её передачей во времени. Сохранённая документированная информация, оказавшись в ретроспективной среде, в дальнейшем активизируется главным образом усилиями исторической науки, занимающейся моделированием прошлого человеческого общества. В результате происходит реализация функции исторического источника, которая является разновидностью функции хранения информации и которой документы потенциально обладают с момента своего появления. Эта функция связана исключительно с ретроспективной средой бытования документов, поэтому относится к числу функций вторичного порядка.

Следует заметить, что исторический источник является сложной информационной структурой. Он содержит, наряду с открытыми, также и скрытые слои информации. Со временем, в связи с постоянно изменяющимися условиями жизни общества, возрастающими потребностями людей, скрытая информация может актуализироваться и всё более проявляться. К тому же постоянно совершенствуются и методы извлечения ретроспективной информации. Таким образом, функция документа как исторического источника практически не может быть исчерпана.

Правовая функция документа заключается в закреплении правовых норм и правоотношений в обществе. Этой функцией обладают прежде всего документы, которые устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие, а также иные документы, которые могут повлечь за собой определённые юридические последствия. Сюда относятся правовые акты органов государственной власти; судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты; акты управления, влекущие за собой определённые юридические последствия; документы, фиксирующие договорные отношения, а также удостоверительные документы (паспорта, дипломы об образовании, командировочные удостоверения и т.п.). Кроме того, правовую функцию на время могут приобрести и другие документы, например, для использования в качестве судебного доказательства.

Исторически одной из первых была востребована функция учёта, поскольку усложнение социальных связей, развитие экономических отношений вызвало к жизни уже на стадии аграрного общества потребность в документировании информации, т.е. регистрации, учёте населения, земли, урожая, скота, долгов и т.п. Выполняющие функцию учёта документы необходимы не только для решения многообразных хозяйственно-экономических задач, но также и для управления в целом социально-политическими, демографическими и другими процессами в обществе. Эта функция находит отражение прежде всего в бухгалтерской, статистической, плановой, отчётной документации.

Значительная часть документов выполняет познавательную функцию, которая отражает связь документированной информации с социальным познанием. Эта функция присуща прежде всего научной документации, поскольку целью научного познания является получение новой информации. При этом фиксация знаний на материальном носителе производится не ради самого знания, а прежде всего в практических целях, в частности, для понимания и успешного решения многообразных проблем развития общества.

Ряд документов обладает политической функцией, которая тесно связана с функцией управления, поскольку к сфере политики относится в первую очередь деятельность органов государственной власти и государственного управления. Политическая функция находит своё выражение прежде всего в документах, предназначенных для информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства. Кроме того, политическую функцию выполняют документы политических партий, различных общественно-политических структур, партийно-политических объединений, блоков, политических деятелей и т.д. (разного рода программные материалы, манифесты, политические заявления, обращения и т.п.).

К политической примыкает идеологическая функция документа. Уже в древности у человека возникла потребность в фиксации на материальных носителях религиозных, нравственных, эстетических, философских и иных идей, взглядов, в которых проявлялось его отношение к окружающей действительности, находили отражение интересы различных социальных слоёв и групп населения. Благодаря этому, до наших дней дошли многие замечательные памятники человеческой мысли, духовных исканий наших далёких предков.

Вместе с тем хорошо известно, что документы, выполняющие идеологическую функцию, могут оказывать весьма существенное влияние на умонастроения и на социальное поведение значительных масс людей. Достаточно вспомнить о роли документов религиозного содержания в период Реформации в Западной и Центральной Европе или во время раскола Русской православной церкви в России. Порой документы выполняли роль своеобразного идеологического оружия, в частности, в период так называемой «холодной войны» двух мировых систем во второй половине XX века.

2. ПРОИСХОЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТА

Понятие «документ» является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.

Документ - явление сложное и древнее. Появление письменности ознаменовало переход человечества к новой информационной технологии. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве.

В результате появилась документированная информация, т.е. документ.

В России термин «документ» был введен Петром Первым именно в значении «письменное свидетельство». На всём протяжении XVIIIв. в определении понятия «документ» выделялось прежде всего его правовое назначение. Между тем сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: «акт», «дело», «бумага» [1].

В конце XIX в. наблюдается тенденция к сужению границ понятия «документ»: сначала оно рассматривалось как любой предмет, служащий для получения и доказательства, затем - как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения.

С начала XX в. бельгийский ученый Поль Отле в Международном институте документации уже использовал понятие «документ» как термин, объединяющий всю зафиксированную на различных носителях информацию. Он относил сюда рукописи, печатные издания, гравюры, схемы, кино- и фотодокументы, диски, карты, записи голоса, ноты, медали, открытки и т.д., и даже скульптуру, живопись и архитектуру. То есть любой источник информации, воплощенный в материальной форме.

Концепция П. Отле рассматривает документ как носитель социальной информации. Однако в справочных изданиях того времени продолжает существовать узкое значение этого слова: кроме юридического, вводится понятие «исторический документ» (фиксированное свидетельство о какой-либо эпохе, лице и т.д.) и «счетный документ» (служащий основанием для осуществления хозяйственных действий - приема и выдачи ценностей) [2].

На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе. Так, в «Словаре архивной терминологии», изданном в 1988 г. Международным советом по делам архивов, документ рассматривается как «комбинация носителя и записанной на нём или в нём информации, которая может иметь доказательную или справочную ценность». В другом случае документ определяется как «записанная информация, вне зависимости от формы или носителя, созданная, полученная и сохраняемая организациями, институтами и индивидуумами в обеспечение своих законных прав и обязанностей или для проведения деловых операций».

За длительный исторический период значение понятия «документ» постоянно менялось. И до настоящего времени применяются определения, то придающие ему самый широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида документа. Оперируя понятием «документ», необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается, для решения теоретических или практических задач.

Официальная формулировка в законодательстве РФ: документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения

3. ВИДЫ И КЛАССИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация, составленные определенным образом, подписанные и заверенные деловые бумаги управленческого, организационно-экономического и правового характера, которыми оформляются различные хозяйственно-финансовые операции, правовые отношения и действия юридических и физических лиц.

Система документов – комплекс взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности предприятий, организаций.

Классификация документов – это объединение их в отдельные виды и группы (дела, папки) по одному или нескольким характерным и аналогичным показателям.

С помощью классификации работники аппарата управления получают информацию по тому или иному вопросу и возможность быстро найти документ, потребовавшийся в процессе работы.

Признаки, по которым классифицируются документы, должны быть существенными и определяющими характер информации, которую несут в себе документы. По этим признакам именуются группы, наименование которых должны строго соответствовать их содержанию.

Делопроизводство принято разделять на общее (административное), систематизирующее документацию административной управленческой деятельности, и на специальное, систематизирующее специальные документы (бухгалтерские, инженерные, кадровые и т.п.)

Документы классифицируются по следующим признакам:

1.По способу изготовления (фиксации информации) документы подразделяются на:

• 
  Письменные (рукописные и печатные);
  
• 
  Технические- это обобщенное название документов, отражающих техническую мысль: конструкторскую, проектно-сметную, технологическую. Ос­новная часть технических документов выполняется графическими приема­ми (чертежи), но есть и описания к этим чертежам;
  

• 
  фоно-, аудио·, акустические документы - содержание которых передано посредством звукозаписи (звуковые файлы);
  
• 
  кинодокументы - изобразительные документы, содержание которых фиксируется с помощью специальной
  
• 
  аппаратуры на кинопленке и отражает предметы и события в движении;
  
• 
  фотодокументы - изобразительные документы, содержание которых пере­дано фотографическим способом;
  
• 
  аудиовизуальные, видеодокументы содержат и изобразительную, и звуковую информацию.
  

2. По ценности содержания: научные, исторические, оперативные и т. д.

3. По назначению: для фиксации событий, для передачи информации, для выполнения основных задач.

4. По стадиям создания:

• 
  черновик (предварительная редакция документа);
  
• 
  беловик (чистовик);
  
• 
  подлинник, или оригинал (документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований ГОСТа);
  
• 
  копия документа - точное воспроизведение подлинника. Копии бывают факсимильные и свободные. Факсимильная копия содержит все реквизи­ты документа и отражает особенности их изготовления (ксерокс, факс, фо­токопия);
  
• 
  отпуск - копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;
  
• 
  дубликат - копия, которая выдается в случае утраты подлинника, или ори­гинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник;
  
• 
  выписка - копия официального документа, воспроизводящая какую-либо его часть, заверенную в установленном порядке;
  
• 
  автограф - документ, написанный рукой автора.
  

5. По срокам хранения:

• 
  документы постоянного (бессрочного) хранения, представляющие интерес для науки, истории; планы, отчеты, протоколы, постановления, решения и др.
  
• 
  документы, имеющие длительные сроки хранения (свыше 10 лет), - лич­ные дела, истории болезни, техническая документация и др.;
  
• 
  документы, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет).
  

6. По степени гласности: обычные, секретные (с грифами ДСП, КТ, конфиден­циально и др.).

7. По юридической силе: подлинные (действительные и недействительные), под­ложные.

8. По способу изложения материала: примерные, индивидуальные, типовые.

9. По роду деятельности: система банковской документации, система отчетно-статистической документации, система внешнеторговой документации, система организационно-распорядительной документации и др.

10. По форме: табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.

11. По происхождению:

• 
  именные, или личные (удостоверяющие личность);
  
• 
  служебные (отражающие работу учреждения по основной деятельности;
  
• 
  по личному составу.
  

12. По срокам изготовления: срочные, несрочные.

13. По наименованию: приказ, письмо, справка, акт и другие виды документов.

14. По степени сложности: простые (рассматривается один вопрос), сложные

(несколько вопросов).

15. По месту составления:

• 
  внутренние;
  
• 
  внешние (делятся на входящие и исходящие).
  

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.

Выяснилось, что классификация документов является методом познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам. Правильно составленная комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах. Она имеет важное значение для теории документоведения и практической документно-коммуникационной деятельности.

Немаловажную роль для классификаций играет и знание функций. Знание функций является необходимой предпосылкой для классификации документов и дальнейшего более глубокого их изучения.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. 
   Плешкевич, Е.А. Основы общей теории документа. — Саратов, 2015.
   
2. 
   Кудрявцев, В.А. и др. «Организация работы с документами: учебник — Москва : ИНФРА-М, 2016
   
3. 
   Иванов, Г.Г. и др. Документы в торговых операциях. Практическое пособие/Академия народного хозяйства. Санкт Петербург, “Мост-Вест” — Москва ; 2014 г.
   
4. 
   Классификация документа: решения и проблемы. // Книга: исследования и материалы: М. 2015 г.
   
5. 
   Печникова, Т.В., Печникова, А.В. „Документационное обеспечение деятельности организации“, М., 2015;
   
6. 
   Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство, Инфра – Москва : 2014.
   
7. 
   Кушнаренко, Н.Н. Документоведение., Киев: Знание 2015.
   
8. 
   Кузнецова, Т.В. Делопроизводство. Москва : 2013 г.