Настольная книга тренера. Книга тренера. Серия Эффективный тренинг

• Название: Книга тренера. Серия Эффективный тренинг
• Анкор: Настольная книга тренера.doc
• Дата: 09.09.2018
• Размер: 1.75 Mb.
• Имя файла: Настольная книга тренера.doc
• Тип: Книга; #24311
• страница: 6 из 19

ПРОВЕДЕНИЕ ТРЕНИНГА

Методы проведения

Структурировав тренинг, важно эффективно его провести. Занимаясь этим регулярно, вы будете понимать многие из тех пунктов, учитывать которые необходимо для успеха тренинга. Однако, если вы в тренинге новичок, следует готовиться к нему очень тщательно. Ни тренер, ни линейный менеджер не должны пытаться провести формальную тренинговую сессию, не будучи подготовленными. Большинство компаний проводят для своих тренеров программы повышения квалификации тренеров. Они делают это самостоятельно или приглашают тренеров со стороны.

Ваш стиль проведения тренинга будет зависеть от типа мероприятия, которое вы планируете, — непосредственный тренинг, индивидуальный инструктаж, фасилитация или презентация на конференциях (см. главу 7). Однако, как мы обсуждали в главе 1, есть важные фундаментальные навыки, необходимые каждому тренеру, чтобы добиваться успеха.

Этот раздел посвятим проведению программы тренинга. Вам будет необходима поддержка всех материалов, необходимых для проведения программы, Если программа хорошо разработана, ваша жизнь как тренера значительно облегчится. В процессе проведения тренинга есть ряд ключевых стадий.

Перед тренингом

Удостоверьтесь, что материал, предназначенный для участников, укомплектован и готов к применению. Ваше «руководство тренера» должно быть дополнено заметками, слайдами для проектора, лайдами, видеозаписями и другими сопроводительными материалами.

Выделите время, чтобы пробежаться по содержанию. Некоторые тренеры любят делать дополнительные заметки для поддержки своей презентации. Пишите достаточно крупно, чтобы записи можно было рассмотреть на расстоянии. Начинайте каждую ключевую область с новой страницы или на новой карточке, всегда нумеруйте страницы. Используя карточки, или нумеруйте их, или скрепляйте.

Приготовьте коробку со всеми вспомогательными материалами, которые могут вам понадобиться. Примерное содержание может быть таким.

• Блокноты, ручки, бэйджи или таблички для написания имен участников.

• Маркеры, скотч, прозрачный скотч.

• Бумага формата АЗ для индивидуальных и групповых упражнений.

• Степлер со скрепками, прищепки для бумаги, блокноты с клейкими листочками, ножницы, клей, стирательная резинка, линейка, карандаши.

• Калькулятор (иногда требующийся при работе с финансовыми вычислениями).

• Другие предметы для специфичной групповой деятельности, на пример — награды, призы для игр. Некоторые корпоративные мероприятия подразумевают крупные подарки для командных игр.

• Рекламные материалы, ручки, кепки, футболки, рубашки и другие предметы с вашей маркой иногда требуются для командных мероприятий. Они должны быть вовремя упорядочены, с проверенными размерами и согласованы перед началом мероприятия.

Удостоверьтесь, что помещение, выбранное для тренинга, готово для работы, оговорены детали распорядка работы, время начала и окончания, время перерывов и требования к оборудованию. Если вы или участники нуждаетесь в ночном размещении, проверьте, забронировано ли соответствующее помещение.

Выделите время просмотреть программу и подготовить любые дополнительные замечания или комментарии для поддержки ведения группы.

Удостоверьтесь, что ваши участники знают точное расположение места проведения тренинга, обладают детальной информацией о распорядке дня, ознакомлены со специальными требованиями к одежде, уведомлены об организации досуга и имеют возможность к ней подготовиться.

Перед началом события вы также должны решить, что наденете сами, так, чтобы на покупку чего-то нового или на чистку старого у вас был большой запас времени.

Тренеры часто переезжают, поэтому инвестиции в легкое, компактное снаряжение для дальних поездок сильно облегчают жизнь. В равной степени, часто бывает необходима одежда, которую можно назвать «респектабельной повседневной». Как тренер, вы ведете активный образ жизни, поэтому носите вещи, которые выглядят нарядно и респектабельно и при этом являются удобными для вас.

Некоторые тренеры носят с собой запасные рубашки или блузы, обычно одного и того же цвета, чтобы иметь возможность менять их в течение дня и всегда выглядеть опрятными и аккуратными.

Всегда отводите достаточно времени на дорогу к месту проведения тренинга и планируйте запасные маршруты. Рассмотрите вариант остаться в помещении на ночь, если есть вероятность, что на другой день вы не прибудете вовремя, или вам придется встать так рано, что вы будете усталым в течение всего дня.

В ночь перед началом проработайте программу блок за блоком. Бывает, что приходят свежие соображения и мысли. Сделайте дополнительные заметки в вашем тренерском руководстве, если чувствуете их важность. Не поддавайтесь стремлению все переписать на этой стадии.

Если это особенно важная программа, попросите друга, родственника или партнера позвонить вам, пожелать вам удачи или просто напомнить, что есть еще и другой мир!

Наконец, расслабьтесь, сделайте что-то, что вам нравится, и ложитесь спать в разумное время, поставив будильник пораньше и заказав такси, если это требуется, или проверив бензин в машине и т. д.

В утро перед тренингом

Приезжайте вовремя, чтобы успеть проверить помещение для тренинга. В норме оно должно уже быть убрано так, как вам необходимо, но часто некоторые из мелких деталей не соответствуют намеченному плану. Иногда необходимо предпринять некоторую перестановку мебели. Добивайтесь поддержки в своих действиях и поступках, когда это необходимо.

Удостоверьтесь, что все оборудование работает. Особенно тщательно проверьте телевизионные и видео-соединения, удостоверьтесь, что телевизор настроен на видеоканал, если вы планируете показывать видеозапись. Поместите видеокассету в магнитофон и проверьте, перемотана ли она на начало. Технический персонал, задействованный в подготовке тренинга, может помочь вам в этом.

Удостоверьтесь, что проектор сфокусирован на тексте, проверив его при помощи слайдов. Удостоверьтесь в чистоте линзы и проецировании четкого изображения, убедитесь в отсутствии бликов. Далеко не все помещения идеально подходят для тренингов, многие из них душные из-за плохого кондиционирования. Сделайте все, что в ваших силах, чтобы добиться нормальной работы вентиляции. Это может быть переустановка температуры на кондиционере или открытие окон перед занятием. Многие программы тренинга испорчены некомфортными условиями помещения. Это указывает на важность его заблаговременной проверки.

Разложите весь материал для участников — буклеты, блокноты, ручки, бэйджи, карты для имен — так, чтобы он привлекал внимание и «приглашал» к работе.

Часто проще подготовить свои первые флип-чарты заранее. Включите в них приветствие, такое, как «Добро пожаловать на... (название программы)». Напишите свое имя в углу страницы или на карте перед входом в комнату или наденьте бэйдж.

Проверьте по прибытии исправность кофеварок и наличие на столе для участников воды/соков/лимонада. Мы рекомендуем делать короткие, но частые перерывы. Они предотвращают преждевременную утомляемость и тем самым повышают эффективность процесса обучения.

Найдите администратора помещения и удостоверьтесь, что у него есть последняя копия программы. Убедите его в важности своевременной подачи закусок.

Проверьте расположение пожарных выходов и туалетов и, если мероприятие выездное, выясните, когда участники смогут пройти в свои апартаменты.

Определите местонахождение общих комнат, обеденных комнат, центра бизнес-поддержки, оборудованного факсами и ксероксом, и согласуйте условия оплаты этих удобств. Это предотвращает эскалацию напряжения некоторыми чрезмерно энергичными участниками.

Определите, где находятся телефон и ближайшие таксофоны.

Просмотрите свои слайды, тренерское руководство и другие предметы, которые необходимы для ведения программы. Установите стол в дальнем углу комнаты. На нем можно держать дополнительные раздаточные материалы и пособия для упражнений. Проведите окончательную проверку всего оборудования; убедитесь, что оно работает. Если это формальная презентация, в которой вам кто-то помогает, например, показывает слайды, договоритесь с этим человеком заранее о системе условных сигналов, чтобы быть уверенным в слаженной работе. Используя микрофон, работающий на батарейках, не забывайте его выключать, заканчивая презентацию!

Перед самым началом дайте себе несколько минут на личные приготовления. Выйдите на свежий воздух, совершите финальный визит в туалетную комнату, проверьте свой внешний вид, расслабьтесь, дышите глубоко и возвращайтесь в комнату для тренинга.
Памятка по успешному проведению программы

• Запланируйте «сухой прогон», самостоятельно или ско-тренером.

• Для очень важных программ проводите программу «пилот».

• Подготовьте памятку (см. пример в Приложении), чтобы убедиться в подготовленности помещения к проведению программы.

• Удостоверьтесь, что в ваших планах по переезду и размещению выделено время на случай непредвиденных обстоятельств. Если место проведения тренинга значительно удалено, приезжайте в него накануне.

• Будьте внимательны к тому, что едите и пьете в вечер перед тренингом. Дышать парами чеснока перед участниками или мучиться похмельем — не самое лучшее начало программы.

• Используйте техники расслабления или слушайте любимую музыку для расслабления и зарядки себя энергией перед мероприятием.

• Перед самым началом программы выйдите из комнаты и настройтесь на работу.

Проведение

Когда вы готовы и настало время приступать, пригласите участников пройти в комнату и введите их в курс дела. Начинайте вовремя или, если вы знаете, что некоторые участники задерживаются, предупредите об этом остальных членов группы и назначьте новое время. Часто лучше начать и позволить опоздавшим присоединиться к группе, чем заставлять людей ждать. Гарантируйте, что вы потратите время на тех, кто опоздал, повторив ключевую информацию.

На открытие занятий вы можете пригласить одного или нескольких руководителей. Попросите их выступить первыми, чтобы в дальнейшем не отвлекаться от разработанного плана проведения программы. Надеемся, что это выступление будет мотивирующим и полезным для задания тона на день.

В начале своего выступления необходимо представиться, перечислить процедуры в случае возникновения экстренной ситуации и другие мелкие детали, такие, как расположение санузлов и т. д. Согласуйте правила курения. Не разрешайте курить в тренинговой комнате; побуждайте людей курить в специально отведенном для этого месте или выходить на улицу. Но делайте эти предложения мягко, чтобы с самого начала не испортить отношений с курящими членами группы! Многие компании сейчас придерживаются антиникотиновой политики, поэтому этот вопрос не является такой уж серьезной проблемой.

После этого предложите людям написать свои имена на специальных табличках. Не стоит думать, что если все участники из одной организации, то они знакомы друг с другом. Даже если они и знают друг друга, будет совершенно уместно сказать: «Мне очень поможет, если вы все кратко представитесь и расскажете немного о своем опыте работы». Обычно это можно структурировать, попросив представляться в такой последовательности.
Имя.

Должность.

Стаж работы.

Тренинги, пройденные ранее.
Важно выучить имена участников. Если у вас есть трудности с запоминанием имен, ищите пути преодоления этого. Могут помочь следующие рекомендации.
• Пока участники представляются, записывайте короткие замечания о них в той последовательности в какой они сидят. Это поможет в дальнейшей работе при разделении их на малые группы, чтобы в каждой были участники с разным опытом и компетенцией.

• Некоторые люди подкрепляют свою память на имена участников повторением всех имен несколько раз в первой беседе, то есть благодарят их за их слова, называя при этом по имени.

• Проводите индивидуальные беседы с людьми во время перерывов. Это помогает добавить к их именам другую информацию.

• Один из хорошо известных «ледоколов» — попросить людей рассказать о себе нечто обычное, а затем — неординарное, чего никто не знает, например: «Меня зовут Джордж, и я развожу зеленых канареек». Это тест на память для каждого участника.
Проводя первую сессию, дайте участникам возможность успокоиться и начать работать. Если программа составлена хорошо, должен быть баланс между теоретическим материалом и практическими упражнениями. (Развитие содержания программы было детально рассмотрено в главе 3.)

Ваш стиль

Как бы хорошо ни была составлена программа, именно тренер воплощает ее в жизнь. Как мы обсуждали в главе 1, ваша роль в успехе обучающего мероприятия является решающей.

Вы должны поощрять взаимодействие, управлять вопросами и помогать каждому делать свой вклад и принимать участие в работе. В то время как дебаты являются важной частью обучения, вы должны предвидеть и гарантировать, чтобы два или три человека не контролировали хода всей дискуссии, превращая остальных членов группы в наблюдателей. -

Опытный тренер развивает способность отвечать на вопросы, расширять дебаты так, чтобы включать в них других людей, и затем двигаться дальше. Однако не тратьте на вопросы слишком много времени. Вы потеряете ценные минуты, а в дальнейшем и уважение членов группы, если не будете контролировать ход программы. Всегда признавайте хорошие вопросы и пытайтесь на них позитивно ответить, даже если они касаются щекотливых аспектов. Если вы не знаете ответа, или автор вопроса хочет монополизировать занятие, предложите ему обсудить этот вопрос позже в индивидуальном порядке.

Иногда вам может потребоваться уладить конфликт или помочь группе справиться с трудной ситуацией. Будьте восприимчивы к состоянию участников. Осознавайте разницу в индивидуальных стилях обучения (см. главу 2) и различные потребности и опыт членов группы. В течение программы вы должны быть сверхнаблюдательны, чтобы не терять контакт с группой и вовремя ощутить чье-либо противодействие или дискомфорт.

Во время перерывов уделяйте время, чтобы поговорить с такими участниками. Помогите им проговорить свои волнения для их преодоления в рамках этой программы или после нее, в процессе индивидуального консультирования. Не нужно затрагивать «болезненные» области одного участника в присутствии других; уважайте его потребность в конфиденциальности.

Как тренер, вы занимаете сильную позицию. Никогда не злоупотребляйте ею. Вместо этого применяйте свои навыки для работы со всеми членами группы, осознавая предпосылки поведения разных людей.

Чем меньше вы напряжены, тем лучше способны работать с группой. Если вы являетесь ко-тренером, необходимо выработать такой стиль работы, который позволит вам обоим использовать индивидуальные ресурсы для облегчения развития программы (см. раздел «Ко-тренерство» в этой же главе).

Темп программы должен тщательно контролироваться, чтобы позволить членам группы максимально участвовать в работе. Важно не давать слишком больших теоретических объемов информации сразу, лучше распределяя их равномерно на всем протяжении дня. Внимательно следите за знаками скуки, дискомфорта или потери включенности со стороны членов группы.

Необходимо справляться и со своими собственными колебаниями энергии, так как ведение тренинга может вызывать истощение. Иногда тренеры обнаруживают, что они исчерпали всю энергию или чрезмерно возбуждены, потому что съели что-нибудь не то, или выпили слишком много кофе за день. Лучшим вариантом для вас будут пять легких печеньиц, по возможности — фрукты.

Настолько же важно это и для участников. Постарайтесь избежать приготовления тяжелых завтраков, предлагайте людям выходить на свежий воздух — это позволит им сохранять концентрацию внимания. (Выход на свежий воздух не подразумевает визита в ближайший бар!)

Если у вас есть время, постарайтесь завтракать за пределами помещения для тренинга. Это поможет отвлечься от работы.

Сразу после приема пищи участникам трудно сконцентрироваться. Поэтому на послеобеденное время планируйте упражнения, связанные с физической активностью. Постоянно проверяйте температуру воздуха в помещении. Иногда к концу дня в комнате настолько душно, что участники впадают в «летаргический» сон.

Также, необходимо оценивать, какое продвижение было сделано к достижению целей программы. Достигли вы того, на что надеялись? Есть ли у вас из ряда вон выходящие потребности участников, которым необходимо пойти навстречу? Укладываетесь ли вы по времени? Нужно ли вам корректировать содержание программы? Получилось ли склонить участников к взаимодействию друг с другом посредством работы в парах и в малых группах? Действуйте гибко, но сохраняйте контроль над процессом в целом.

Когда день подходит к своему логическому завершению, вы должны сделать обобщение и предложить группе составить план действий или определиться с планами на вечер или на следующий день, если это долговременная выездная программа.

Выездные тренинги

Иногда тренинги длятся несколько дней, но и к ним применимы те же принципы проведения программ. Однако вы должны управлять процессом обучения еще внимательнее. Выездные программы оказывают на всех более истощающее действие. Тренеры ощущают, что «постоянно на работе», а участникам «мешают» коллеги, чье присутствие удерживает их от того, чтобы пойти отдыхать первыми!

Должен сохраняться баланс с понятными правилами, установленными в начале мероприятия. Выездные программы — дорогостоящее вложение, и участники должны осознавать, что главная цель этого события — помочь им развить определенные навыки, а не провести оплаченные выходные. Распитие крепких напитков в ранние часы часто оказывает негативное воздействие на способность воспринимать любую информацию в течение дня. Руководители могут помочь тренеру, демонстрируя заинтересованность в личном развитии своих подчиненных. Некоторые компании даже вознаграждают свои команды организацией выездных программ. Поэтому границы рабочего времени должны быть четкими и видимыми, чтобы позволить людям расслабиться, пообщаться и отвлечься от обучения, происходящего в течение дня.

Окончание тренинга

Независимо от того, была это однодневная программа или более длительное мероприятие, ключевой момент ее результата — способность участников вернуться в реальную жизнь и работать. Если задачи тренинга решены, а цели достигнуты, то участники должны быть готовыми составить планы своих дальнейших действий и согласовать их с линейными менеджерами.

Каждая программа тренинга должна иметь значительное влияние на отдельного индивида и на бизнес в целом. Ведь вы стремитесь к тому, чтобы участники вышли из тренинга мотивированными на работу и позитивно настроенными, а не просто эмоционально возбужденными.

Об оценке результатов тренинга мы поговорим позднее (см. главу 6), но вы всегда должны уделять ей достаточно времени в конце программы. Большинство тренеров при завершении программы дают ее участникам некую возможность прокомментировать то, чему они лично научились за время тренинга.

Всегда благодарите членов группы за их участие, удостоверьтесь, что вы все же действовали в соответствии с их целями и потребностями. Обсуждайте и проверяйте результаты проведенного тренинга и предложите контактные телефоны для обсуждения любых дальнейших индивидуальных потребностей.

После того как участники ушли, соберите все материалы и расположите их в правильном порядке, готовыми к хранению или к следующему использованию в другой программе. Проверьте общие комнаты на наличие оставшихся ресурсов. Если вы пишете после программный отчет, не забудьте сохранить любые заполненные листы флип-чарта или другие материалы.

Покидая арендованное помещение, не забудьте поблагодарить персонал (поваров и уборщиков) за их помощь. Также перечислите все возникшие проблемы, чтобы предотвратить их на тот случай, если вы еще раз будете проводить программу здесь.

Наконец, возвращайтесь домой и отдыхайте.

Обзор проведенного тренинга

Важно определить, каким образом будет производиться обзор и анализ проведенного тренинга — наедине со своим ко-тренером или в присутствии клиента. Обычно это согласовывается перед тренингом. Перед этой встречей, пока впечатления от тренинга еще свежи, сделайте короткие заметки об особенностях обучения и действий участников. Вы можете определить вместе с участниками дальнейшие потребности в обучении или последующие необходимые бизнес-мероприятия.

В главе 6 будет приведена памятка для оценки тренинга, проведенного другим тренером (см. Приложение). Используйте ее или для самостоятельного обзора своих действий, или со своим ко-тренером. Задайте себе следующие вопросы.

• Что я сделал для того, чтобы включить участников в работу?

• Какие части программы реально работают?

• Какие части нуждаются в улучшении?

• Насколько хорошо мы работали вместе как команда тренеров?

• Что я (мы) в следующий раз сделаю(ем) по-другому?
Памятка по проведению хорошей презентации

Следующие вопросы разработаны для освещения некоторых ключевых моментов проведения презентации или программы тренинга.

• Открывайте слайды для проектора при помощи листа плотной бумаги, подкладываемого под них, а не накладываемого сверху (это предотвращает падение бумаги и несвоевременное открытие слайда).

• Не читайте вслух то, что написано на слайдах, так как это раздражает некоторых людей, присутствующих на вашей программе. Вместо этого заостряйте внимание на ключевых моментах.

• Используйте ручку, чтобы показывать ключевые моменты, причем делайте это на самом проекторе, а не на экране.

• Используйте только лазерные или световые указки, если вы умеете с ними работать (нет ничего хуже, чем неконтролируемая лазерная указка).

• Если вы используете слайды, проверьте, все ли в порядке с оборудованием. Проверьте еще раз.

• Тот же принцип приложим к видеотехнике. Заранее включайте всю технику, чтобы удостовериться в ее отлаженной работе.

• Если тренинг проводится в незнакомом для вас месте, приготовьте различные технические средства так, чтобы они были под рукой в случае неожиданных проблем с оборудованием. Всегда проверяйте наличие запасных лампочек для проектора и т. д.

• Отдавайте себе отчет в том, что иногда в вашей профессиональной деятельности все может провалиться, и придется использовать другие средства для иллюстрации своих слов.

• При использовании флип-чартов постарайтесь, чтобы по возможности все было подготовлено заранее. И напишите все, что вам понадобится, разборчиво и ровно (на некоторых флип-чартах блокноты разлинованы малозаметными линиями или в клеточку).

• Избегайте использовать на флип-чартах и слайдах желтый и розовый цвета, так как они трудно воспринимаются визуально. Темно-синий и зеленый цвета — идеальная альтернатива черному.

• Маркеры на водяной основе лучше, чем маркеры на спирту, особенно в небольших тренинговых комнатах.
Помимо проведения тренинга, у тренера часто бывают и другие обязанности. Следующие разделы посвящены некоторым из них.

Ко-тренерство

Если вы работаете в команде, необходимо обсудить нюансы совместной работы. Есть реальные преимущества при работе в команде, особенно при наличии различных стилей, так как это обеспечивает разнообразные модели поведения для участников и помогает вам сохранить свежесть восприятия. Тренер, не ведущий группу, может быть наблюдателем и давать ценную обратную связь своему партнеру по поводу ответов группы.

Для людей, работающих вместе, важно согласовывать стили и подходы и обеспечивать взаимную обратную связь относительно своей работы. На это стоит потратить время, потому что хорошая команда тренеров не только полезна для участников, но и может быть огромным источником обратной связи и личностного роста, по мере того как тренеры учатся друг у друга.

Иногда вы являетесь ко-тренером вместе с клиентом или линейным менеджером. Это также может требовать тщательного разбора, согласования ролей и распределения ответственности, особенно если клиент менее опытен, чем вы. Клиент не поблагодарит вас, если из-за вас его роль будет незначительной с точки зрения коллег или его собственной. Тщательно планируйте действия. В этой ситуации может помочь «сухой прогон». При наличии адекватной обратной связи вы определите людей, с которыми можете работать. Вы должны установить основные правила, чтобы иметь четкое представление о совместной работе. Жаркие дебаты позитивны, но участники не хотят быть свидетелями того, как тренеры конкурируют друг с другом, или смущаться, когда они спорят или высказывают противоположные точки зрения.

Также важно соглашение о том, как предоставлять дополнительную информацию. Иногда второй тренер стремится внести свой вклад в дискуссию. Это должно быть сделано в подходящий момент, при помощи подачи ведущему тренеру условного сигнала, после чего тот вводит в беседу ко-тренера.

Эта техника может очень эффективно применяться для поддержки тренера, который переживает трудности в работе с группой. Ко-тренер не должен брать всю работу на себя, а только делать свой вклад и возвращать руководство главному тренеру. При работе в связке стоит постоянно давать друг другу обратную связь, потому что успешное сотрудничество тренеров вдохновляет группу.

Подготовка тренеров

По мере карьерного роста наступают времена, когда вам необходимо осваивать новые уровни компетентности. Один из способов достижения этого — самому проходить тренинги. Обучение тренеров в новых для них областях обычно называется подготовкой тренеров (train-the-trainer). При необходимости может быть разработан тренинг для людей, которые уже владеют техниками тренинга, но хотят освоить новые сферы экспертной компетенции.

В таких случаях обычно предоставляется тренерское руководство. Происходит обучение по содержанию новой для вас области. Если это часть более крупной ротационной программы, скорее всего, вам не позволят провести программу, пока вы сами ее не пройдете и не приобретете практический опыт в преподнесении этого материала.

В равной степени вы можете посещать программы тренировки тренеров, чтобы развить у себя основные навыки тренинга. Как только вы пройдете эти программы, необходимо найти возможность практического применения полученных навыков на нескольких дополнительных сессиях.

Развитие себя как тренера — длительный процесс, и, скорее всего, в течение своей карьеры вы посетите много таких программ.

Приглашенные выступающие

Если вы пригласили для выступления на тренинге постороннего человека, существует ряд факторов, о которых стоит задуматься.
• Зачем вы приглашаете выступающего? Каковы ваши цели? Каковы ваши ожидания в отношении того, что выступающий внесет в ваше мероприятие?

• Определите область требуемой компетентности и поставьте задачи.

• Определите потенциальных выступающих. На этой стадии рассмотрите как людей организации, так и людей со стороны.

• Определив потенциальных выступающих, сузьте поле для выбора, определив, сколько денег вы можёте потратить на выступающего, его специфическую область компетенции и доступность.

• Как только эти детали прояснены, утвердите с выступающим дату, время, место и содержание выступления. Также необходимо уточнить детали для любого демонстрационного материала, которым вы собираетесь воспользоваться.

• Имейте в виду, что однажды выбранный выступающий может потребовать аннулировать договор, если вы постоянно откладываете мероприятие.

• Выбор выступающего очень важен. Выступающие различаются по манере, стилю и содержательным деталям. Гонорар также сильно зависит от их статуса.

• Важно найти выступающего, который бы соответствовал размеру и масштабу мероприятия. Плохой оратор может выступить как де мотивирующий фактор и уничтожить вашу репутацию.

• Перед программой посвятите оратора в те же самые детали, что и участников.

• Вы можете ознакомить выступающего с целями, задачами и контекстом своей программы. Если вы приглашаете более чем одного оратора, можно попросить их связаться друг с другом, чтобы они проверили, не повторяет ли их материал содержание речи других выступающих.

• Перед мероприятием осведомитесь о необходимом им оборудовании и, как и в случае с участниками, особых диетических требованиях. Также попросите их о жесткой копии слайдов, чтобы включить их в буклет участников.

• Удостоверьтесь, что все выступающие ознакомлены с помещением для выступления. Компенсируйте их дорожные расходы.

• После мероприятия напишите благодарственные письма выступавшим.

Организация мест для проведения тренингов

Подобно поиску выступающих, поиск помещения для тренинга требует времени и терпения и часто является одной из обязанностей тренера, Если вы имеете административную поддержку, можете поручить это дело администраторам, как только вы составите соответствующее руководство. Помните: чтобы найти идеальное помещение, необходимы четко сформулированные критерии.

Во-первых, определите, что вам нужно от помещения (эти требования могут меняться в зависимости от типа проводимого мероприятия). Если это внутренняя программа для сотрудников вашей организации, можно использовать ресурсы компании. Однако все чаще и чаще организации готовы использовать удобства на стороне, если чувствуют, что для обучения важно создать среду, отличающуюся от привычной.

Если вы проводите программу вне стен организации, ищите место с наиболее приемлемыми ценами и предоставляемыми удобствами в своем районе. Иногда организации хотят, чтобы это место было весьма удаленным. В этом случае необходимо воспользоваться рекламной информацией или рекомендациями других. Если у вас налажена сеть отношений с другими тренерами или организациями, можно посоветоваться с ними.

Существуют особые организации, занимающиеся поиском помещений, которые выяснят ваши потребности и предложат выбор вариантов. Обычно вы не платите за услуги такой фирмы, потому что она получает комиссионные от сделки при сдаче помещения. Эти фирмы могут быть ценным ресурсом, потому что ведут переговоры вместо вас, и, если вы обращаетесь к их услугам регулярно, они начинают понимать, что именно вам необходимо. Альтернативно, вы или ваша администрация можете составить собственный банк контрактов с помещениями.

Хотя поиск подходящего помещения требует временных затрат, это очень важная составляющая любой программы тренинга. Особую важность она приобретает во время проведения выездного тренинга или конференции, поскольку возникают дополнительные требования, связанные с количеством участников или необходимыми удобствами. Вам необходимо осмотреть помещение и задать следующие вопросы.

Главная комната

• Достаточно ли она велика, имеет ли хорошее естественное освещение?

• Удобны ли сиденья, есть ли приспособления для того, чтобы участникам было удобно писать?

• Есть ли смежные комнаты?

• Есть ли поблизости туалеты?

• Есть ли поблизости бизнес-центр, где можно сделать ксерокопию, принять или послать факс?

• Вероятны ли какие-либо беспокойства, такие, как очистка стен, декоративный ремонт или перестройка?

• Организуются ли одновременно другие мероприятия в этом помещении? (Иногда маленькие события могут быть подавлены другими крупными конференциями.)

Организация питания

• Как организовано питание? Возможно ли приготовление чая и кофе в комнате? Доступны ли они в течение всего дня, если это потребуется?

• Есть ли отдельное место для обеда? Можно ли выделить часть столовой для вашей группы? Это особенно важно для выездных тренингов, когда люди предпочитают питаться вместе, отдельно от других гостей. Некоторые помещения имеют отдельные столовые.

• Какое дополнительное питание предусмотрено: минеральная вода, лимонад, конфеты, бисквиты, печенье, фрукты и т. д. Какова стоимость всего этого? Что включено в оплату помещения, что оплачивается дополнительно? Очень важно выяснить реальные цены, сравнивая одно помещение с другим. Исходите из разнообразия мест.

Размещение

Стандарт размещения — другая важная черта программы тренинга. Условия размещения участников также необходимо проверить и задать следующие вопросы.

• Комнаты какого уровня и качества включены в ежедневную стоимость проживания участников?

• Где расположены комнаты? Желательно найти помещение вдали от шума аэропорта и дорожного движения.

• Большинство гостиниц имеют некий стандарт размещения, на который рассчитывают корпоративные участники, т. е. смежные комнаты на одного человека, номер-люкс, телевизор, приспособления для приготовления чая, иногда — мини-бар. Далеко не каждая организация готова обеспечить такой уровень комфорта, но люди вправе ожидать разумное размещение для сна с минимальными удобствами.

• При выездной форме тренинга многие зачастую ожидают, что будет организован какой-либо досуг. Досуг может варьировать от бассейна или фитнесс-зала до гольфа или тенниса. Какие бы удобства вам ни требовались, важно утверждать все в письменном виде и определять контактное лицо, с которым можно поддерживать связь до и во время события.

Работа с неожиданными событиями

Как бы хорошо подготовлены вы ни были, вы можете обнаружить, что вам нужно что-то делать с неожиданно возникшими непредвиденными ситуациями. Некоторые из них мы перечислили ниже.

Совладание с нервами

Проведение программы тренинга напоминает выступление на сцене. Тренеры часто нервничают перед программой, однако уровень адреналина в течение программы может колебаться. С опытом вы научитесь управлять своими эмоциями, но новичка эти колебания могут выбить из колеи.

Обычно страх появляется, когда люди чувствуют себя не готовыми к проведению того или иного мероприятия. Поэтому чем лучше вы подготовитесь, тем более уверенно будете себя чувствовать. Если это новый для вас тренинг или вы готовитесь к особенно престижному мероприятию, следующие советы могут оказаться полезными.

• Важно физически подготовиться к мероприятию, Как бы вы ни волновались, непосредственно перед тренингом надо выспаться (желательно, в течение недели и перед ним тоже). Избегайте обильного употребления таких стимуляторов, как кофеин, сигареты и т. д.

• Убедитесь, что помните необходимые слова. Если боитесь, что можете их перепутать, организуйте «сухой прогон».

.• Если вы все же запутались, не оправдывайтесь, сделайте паузу, переведите дыхание и продолжайте. Каждый время от времени делает ошибки, не стоит слишком сильно переживать из-за них.

• Проводите исследования. Потратьте время на изучение целей компании и потребностей группы. Встречайтесь с участниками перед началом программы в рамках стадии разработки. Делайте ссылки на бизнес. Люди ценят, когда вы проявляете понимание их бизнеса, это придает вашим словам больше веса.

• Научитесь хорошим дыхательным упражнениям и регулярно их выполняйте. Расслабьтесь прямо перед проведением презентации. Особое внимание обратите на плечи. Если у вас есть такая возможность, пройдите в какое-нибудь спокойное место и подумайте о вступительных фразах. Если это не просто, посмотрите на свои записи перед тем как начинать.

• На крупных программах, если вы предпочитаете не смотреть прямо на аудиторию, сфокусируйте взгляд на заднем плане комнаты, поверх голов участников. Это создаст впечатление, что вы смотрите на них, но не будет отвлекать.

• Попытайтесь быть настолько естественным, насколько это возможно. Сохраняйте определенную долю юмора, который кажется уместным. Вспомните другие программы, когда вы были успешным — и приступайте!

Проблемы с помещением

Регулярная проверка для прояснения деталей и подтверждение всего в письменной форме помогает избежать проблем; однако основное здесь не выдвижение предположений, а постоянная проверка и согласование всех моментов. Постарайтесь лично посетить место проведения программы. Удостоверьтесь, что оно вам подходит. Будьте осторожны в оценке размера комнаты, так как его восприятие часто искажает антураж. В идеале просите помещение с естественным освещением. Проверяйте отопление, кондиционирование и звукоизоляцию, особенно если у комнаты тонкие стены.

Если комната не подходит, попытайтесь договориться о другой. Это может быть сложно, если помещение занято. Вот почему лучше выбирать помещение заранее. В течение некоторого периода времени вы сформируете список пригодных помещений.

Однако, с какими бы трудностями вы ни сталкивались, не позволяйте им мешать своей презентации. Участники могут забыть о проблемах размещения и питания, но не неудачное тренинговое мероприятие, в случае которого они будут иметь реальные основания для жалоб.

Проблемы с оборудованием

Большинство проблем с оборудованием или помещением решаются при помощи хорошей подготовки. Однако, даже несмотря на нее, случайность может нарушить спланированный ход работы. Если подведет какое-нибудь оборудование, надеемся, что вы сможетё продолжать, особенно если в буклеты участников вставлены копии слайдов. Если подводит видео, вам нужно проговорить все общие места программы или перенести эту часть на более позднее время программы, когда технику починят.

В случае накладок лучше сразу попросить помощи, чем развлекать участников попытками заставить технику работать! Вам необходимо оставаться спокойным. Помните: если день хорошо структурирован, выпадение одного компонента существенно не скажется на вашей программе.

Отсутствие материалов

Всегда следует проверять, прибыли ли заказанные материалы вовремя. Однако они могут потеряться в помещении для тренинга. Найти их — задача, сравнимая с раскрытием преступления в детективе. Вам придется старательно, шаг за шагом, установить, кто и куда доставлял их, кто и в какое время их получал, кто за них расписывался и куда их положили.

Чрезвычайные ситуации

Как само собой разумеющееся, в каждом помещении вы должны проверять алгоритмы действия в экстремальной ситуации. Необходимо осмотреть пожарные выходы, сборные пункты, приспособления для оказания первой помощи. Осознание безопасности людей — ваша первоочередная забота. Вы должны иметь у себя список имен участников и гарантировать, что все участники покинули здание. Не заходите в здание, пока специалисты не разрешат в него вернуться.

Сохранность личного имущества

Забота о сохранности личного имущества — то, на что надо обратить внимание группы. Участники часто приходят в незнакомые здания, где находится другая публика. Вероятно, они будут снимать свои куртки, оставлять сумки и чемоданы без присмотра, пока переходят из комнаты в комнату, занимаясь делами. В начале дня вы должны призвать людей быть бдительными. Позаботьтесь, чтобы дверь тренинговой комнаты закрывалась на время обеда. Предложите участникам носить бумажники и ценности с собой.

Присматривайте за своими собственными вещами и помещайте их в безопасное место, так как скорее всего вы, больше, чем кто-либо другой, будете перемещаться из одной смежной комнаты в другую. Если что-то было украдено, немедленно проинформируйте об этом сотрудника службы безопасности здания.

Недостаток участников

Иногда в силу разнообразных причин, возникающих в последний момент, количество участников уменьшается. Отсутствие одного или двух человек, или один или два человека, прибытие которых не ожидалось, не должны создавать проблем. Однако резкое снижение посещаемости может означать, что программа больше не является жизненной в рамках взаимодействия или обмена опытом. В этих случаях вы должны рассуждать следующим образом.

• Если программа — часть внутренней программы ротации, есть ли поблизости кто-либо, кого можно освободить для прохождения тренинга? Всегда согласовывайте это с линейным менеджером.

• Может быть, кто-то прибыл, но просто опаздывает?

• Можно проводить программу с небольшим числом участников, но, вполне вероятно, она окажется менее эффективной, так как у участников будет меньше возможностей освоить опыт других людей. Успех также зависит и от вашего опыта. Более опытный тренер может превратить маленькую группу в сессию инструктажа.

Как только вы обнаружите, что участников меньше, чем необходимо для проведения программы, постарайтесь сразу связаться с линейными менеджерами.

Иногда приходится отменять или откладывать запланированное мероприятие. Лучше сделать это как минимум за день до начала программы. В современной обстановке проведение тренинга — это значительные финансовые вложения, к этому нужно относиться с уважением и ответственностью. Требуется время, чтобы этого достигнуть, и некоторые подразделения компаний борются за серьезное отношение персонала к тренингам. Поэтому чем более вы профессиональны и ориентированы на конечный результат для всего бизнеса в целом, тем с большей вероятностью люди будут воспринимать тренинг как серьезное мероприятие.

Как тренер вы всегда должны быть готовы к встрече с неожиданным, хотя большинство программ проходят безо всяких проблем. Подготовка и поиск места проведения тренинга, которое отвечает вашим потребностям, — вот ключевые факторы успеха. Необходимо сохранять сбалансированный и профессиональный подход, но если вы все же сталкиваетесь с трудностями, попробуйте найти ответственного за данную область менеджера, и он зачастую будет в состоянии разрешить их для вас.

ГЛАВА 5