информатика зачет. Кодекс 1 Определение понятия информация
 Скачать 124.81 Kb.
|
|
12) Возможности СПС КонсультантПлюс по работе со списками документов. Назначение папок пользователя и приемы работы с ними. Операции со списками документов. Работа со списком документов Список документов в СПС – прежде всего результат поиска. В СПС "КонсультантПлюс" документы списка сгруппированы по информационным банкам, которые, в свою очередь, сгруппированы по разделам. Если поиск осуществлялся по одному информационному банку, то список имеет обычную линейную структуру. Действия над списками. Над списками и их элементами в СПС можно выполнять следующие действия: сортировка; фильтрация (уточнение); сохранение в файл; помещение в папку; передача в текстовый документ Word; печать; удаление. Работа с папками Осуществляется на вкладке Папки. В окне указаны названия папок и количество документов в них. Список папок можно сортировать по названию папок и числу документов, щелкнув по заголовку нужного столбца, повторный щелчок изменяет направление сортировки. 1)открыть папку: двойной щелчок мышью по папке или щелчок по кнопке «Папка» . 2)создать папку пользователя: выделить строку папки пользователя или других пользователей Папка - Создать -Папку документов - Ввести имя папки - нажать Enter. изменить имя папки: выделить нужную папку, нажать кнопку Именовать, ввести новое имя и нажать Enter. удалить папку: выделить папку, нажать кнопку Удалить. 13) Возможности СПС КонсультантПлюс по работе с текстом документа. Поиск заданного фрагмента в тексте. Закладки в текстах документов. Большинство операций с текстом можно легко выполнить с помощью пиктографического меню. Также эти и некоторые дополнительные операции можно выполнить с помощью дополнительного меню, которое вызывается щелчком правой клавиши мыши в соответствующем поле системы. При работе с текстом документа предусмотрены перечисленные ниже возможности: 1) сохранить текст или фрагмент текста документа в файл; 2) печать текста или фрагмента текста документа и предварительный просмотр печати; 3) копировать текст или фрагмент текста документа в текстовый редактор MS-Word; 4) отправить по почте; 5) занести документ в папку пользователя; 6) установить и снять закладки с комментариями в тексте документа (просмотр комментариев и примечаний); 7) поставить документ на контроль или снять с контроля; 8) найти фрагмент текста в документе; 9) просмотреть все документы, связанные с рассматриваемым документом; 10) перейти к следующему или предыдущему документам в построенном при поиске списке, не возвращаясь в сам список; 11) вернуться в сходный документ после перехода по гиперссылке. Операция «Найти» позволяет найти все фрагменты документа, содержащие указанные пользователем слово или словосочетание. После выполнения любого из указанных выше действий в верхней части окна с текстом документа появится строка поиска, в которой следует набрать нужное слово или фразу. "Избранное" - это удобный инструмент для работы с Закладками. Папками и Документами на контроле. Работа с "Избранным" привычна для пользователей Интернета. С помощью "Избранного" формируется личное рабочее пространство пользователя - сохраняются результаты работы с документами, в последствии можно быстро переходить к документам и их фрагментам, сохраненным ранее. Кнопка доступна в любой момент работы с системой, в том числе и в окне с текстом документа. С помощью этой кнопки открывается специальное окно "Избранное". Для удобства работы со структурными единицами системы в окне "Избранное" предусмотрены три вкладки: 1)Закладки и документы - здесь сохраняются отдельные документы и закладки на нужные фрагменты документов; 2)Папки - здесь сохраняются группы документов; 3)Документы на контроле - здесь сохраняются документы, для которых требуется отслеживать их изменения и статус. 14) Виды поиска в СПС Гарант. Справочная правовая система ГАРАНТ содержит в электронном виде огромное количество правовых актов, издаваемых на федеральном и региональном уровнях, а также обширный консультационный, аналитический и справочный материал к этим актам. Для упрощения поиска необходимого материала в системе ГАРАНТ реализовано несколько видов поиска: по классификатору, по реквизитам, по ситуации, по источнику опубликования, по Толковому словарю. Поиск по классификатору - это поиск по тематическому рубрикатору правовой информации. Данный вид поиска удобен для составления тематических подборок документов и для комплексного изучения правовой проблемы. Реализованная в системе ГАРАНТ технология классификации нормативных правовых актов по нормам права предоставляет пользователю возможность быстро отыскать не только сам нормативный акт, но и конкретные нормы в документе, соответствующие Вашему запросу. Другими словами, система откроет именно те фрагменты документа, которые относятся к выбранному при поиске разделу классификатора. Для того чтобы выбрать нужный Вам раздел классификатора, следует нажать на соответствующую кнопку Основного меню системы или выбрать одноименную команду в меню "Информация". В окне появится список разделов - это верхний уровень рубрикатора. Разделы и подразделы классификатора выделены зеленым цветом и подчеркиванием и являются ссылками. Результатом поиска является список документов, тематика которых соответствует выбранным разделам. Поиск документов можно осуществлять при помощи карточки запросов - поиска по реквизитам. В системе ГАРАНТ возможен поиск документа по следующим реквизитам: 1) тип документа; 2) номер документа; 3) принявший орган; 4) раздел / тема; 5) дата принятия документа; 6) дата и номер регистрации документа в Минюсте; 7) слова и сочетания слов, содержащихся в тексте документа - контекстный поиск. Для того чтобы задать критерии поиска, используется карточка запроса. Переход в карточку осуществляется с помощью команды "Поиск по реквизитам" в меню "Поиск" в Основном меню (а также с помощью командного меню и пиктографического меню). Для быстрого и точного поиска обычно бывает достаточно заполнить два-три поля. Наиболее точные результаты поиска достигаются при указании таких реквизитов, как дата и номер документа (если в них существует абсолютная уверенность). При этом, любой реквизит следует указывать только в том случае, если Вы уверены в его правильности. После того как все необходимые поля заполнены, нажмите кнопку "ОК". По окончании поиска система предложит построить список найденных документов. Для подтверждения построения списка документов в открывшемся диалоговом окне нажмите кнопку "Да". Чтобы отменить переход к списку, нажмите кнопку "Нет". Отметим также особый режим поиска - поиск документов в извлечениях. В этом режиме ГАРАНТ выводит на экран не полные тексты найденных документов, а только фрагменты, соответствующие тематике запроса. Таким образом, на экране остаются только те части документа, которые непосредственно касаются рассматриваемой проблемы. Чтобы воспользоваться поиском в извлечениях, в карточке запроса должно быть обязательно заполнено поле "Раздел / Тема". Только после этого станет доступным флажок "Искать в извлечениях". В результате поиска получим список документов. Обратим внимание, что некоторые элементы списка имеют специальную пиктограмму, означающую, что документ представлен в извлечениях. Открыв такой документ, Вы обнаружите, что сразу за указанием на тематику извлечения идет текст соответствующего фрагмента документа. При этом, у Вас есть возможность перейти в режим полного текста документа, воспользовавшись соответствующей ссылкой перед текстом извлечения. Среди видов поиска системы ГАРАНТ выделяется поиск по ситуации - уникальная разработка компании "Гарант". С помощью Энциклопедии ситуаций Вы сможете выделить ситуацию, характеризующую решаемую Вами проблему, и по этому описанию будет выполнен поиск документов - поиск по ситуации. Причем при открытии найденного в результате поиска документа Вы попадаете сразу на тот его фрагмент, который содержит ответ на Ваш вопрос. Все ситуации разделены на два уровня - основной и дополнительный. На основном уровне сосредоточены термины (выражения), отражающие достаточно широкие понятия (например, "налог на прибыль"), а на дополнительном - уточняющие (например, "авансовые взносы налога"). После выбора ситуации на основном уровне можно обратиться к дополнительному уровню для конкретизации запроса. Можно выделить и более одного элемента любого уровня. Система ГАРАНТ позволяет не только обращаться к нормативным актам для ответа на правовые вопросы, но и использовать аналитические материалы, содержащиеся в статьях ведущих правовых, экономических и бухгалтерских периодических изданий. На сегодняшний день в ГАРАНТ подключены материалы 28 журналов и газет: аналитические статьи, консультации, разъяснения, вопросы-ответы ведущих специалистов в самых различных областях российского законодательства. Найти нужный аналитический материал возможно при помощи поиска по источнику опубликования. Для этого Вам следует перейти к классификатору печатных изданий, выбрав команду "Поиск по источнику опубликования" в меню "Поиск". Перемещаясь по ссылкам (название интересующего издания - год - месяц публикации - номер (выпуск) издания) Вы попадете в список документов. Для перехода к нужному документу дважды щелкните мышью по его названию в списке. Материалы, опубликованные в СМИ, можно искать и с помощью поиска по реквизитам, выбрав в поле "Орган / Источник" соответствующий печатный орган из папки "Средства массовой информации". В текстах правовых документов, особенно относящихся к экономической и финансовой сферам деятельности, встречается большое количество специфических терминов и определений. Трактовки и определения финансовых и правовых терминов содержатся в специализированном Толковом словаре (рис.5). Это еще один вид поиска - поиск по словарю терминов. Используя поиск по словарю терминов, Вы сможете: быстро найти подробное толкование юридических и бизнес-терминов; получить перевод термина на шесть основных европейских языков, а трактовки термина - на английский язык; пополнить свой словарный запас, грамотно составить деловое письмо, договор или контракт. Чтобы узнать толкование неизвестного термина, следует его выделить в тексте документа и выбрать команду "Поиск по толковому словарю" в меню "Поиск" или нажать соответствующую кнопку на панели инструментов. Словарь автоматически откроется на толковании интересующего термина. В том же случае, если данный термин отсутствует в словаре, указатель установится на термине, начальные буквы которого соответствуют искомому термину. 15) Возможности СПС Гарант по работе со списками документов. 1. Представление списка Наиболее распространенным случаем работы со списками документов в системе ГАРАНТ является построение списка в результате применения Базового поиска. Список, полученный при таком виде поиска, состоит из названий документов и небольших выдержек из их текстов. С помощью таких выдержек можно мгновенно определить, необходимо ли отрывать документ для подробного изучения. Обратите внимание, что выдержки показываются только для Базового списка. Подробнее: О Базовом поиске и полном списке документов Если список документов формируется при помощи Поиска по реквизитам с условием поиска по недействующим редакциям, в полученном списке документов будут содержаться ссылки на редакции. Подробнее: О работе с Поиском по реквизитам Если документ соответствует выбранной тематике полностью и обладает только одной редакцией, в списке он будет представлен также одним уровнем. Чтобы открыть каждый последующий уровень, необходимо нажать на знак + слева от соответствующего названия в списке. Переход к тексту нужной редакции осуществляется щелчком мыши по соответствующей позиции списка редакций. Слева от списка документов располагается перечень фильтров, с помощью которых можно щелчком мыши выбрать вид интересующей информации. Это могут быть "Энциклопедии решений", "Правовой консалтинг", "Статьи из СМИ", "Вопросы-ответы из СМИ", "Книги", "Формы документов", "Бухгалтерские проводки", "Федеральные акты", "Письма Минфина и ФНС" и т.п. Подробнее: О фильтрации списков документов Основные инструменты для анализа и уточнения списка сгруппированы в меню кнопки Кнопка Работа со списком, появляющейся на панели инструментов, когда в рабочем окне открыт список документов. Меню кнопки позволяет обратиться к функциям "Анализ списка", "Построить полный список", "Применить фильтр", "Искать по реквизитам в текущем списке", а также "Сортировать список" с возможностью уточнения сортировки. 2. Анализ списка Построив список документов, можно произвести его анализ по видам информации. Это пригодится при работе с объемными списками документов по определенной теме. Чтобы обратиться к этой функции, достаточно щелкнуть по расположенной в нижней части окна вкладке "Анализ списка" или выбрать соответствующий пункт в выпадающем меню кнопки Кнопка Работа со списком. В результате появится окно с перечислением всех видов информации и количеством представленных в списке документов каждого вида. Выбрав интересующий вид информации, можно построить новый список документов. Если на экране находится сокращенный список результатов Базового поиска (так называемый Базовый список), анализ пройдет по полному списку. 3. Синхронный просмотр документов списка Не выходя из списка документов, вы можете ознакомиться с их аннотациями, текстами, справочной информацией к ним, а также со списками ссылающихся на них документов. Для этого достаточно открыть дополнительное окно синхронного просмотра, выбрав вкладку "Синхронный просмотр", расположенную внизу экрана. В зависимости от того, какую вкладку дополнительного окна вы откроете, в нём будут представлены аннотация, текст, справка к документу, список похожих документов, список судебной практики или комментариев (аналитических материалов) для текущего (т.е. выделенного в списке) документа. 4. Сортировка списка Списки, построенные с помощью Базового или контекстного поиска, по умолчанию отсортированы по степени соответствия смыслу заданного контекста. Списки документов, построенные иным образом, по умолчанию сортируются по юридической силе. Чтобы изменить последовательность расположения документов в списке, необходимо выбрать в меню кнопки Кнопка Работа со списком пункт "Сортировать список", а далее во всплывающем окне – вид сортировки: по юридической силе, по дате издания или по дате последнего изменения. Можно заменить порядок следования документов в списке с убывающего на возрастающий (и наоборот) с помощью соответствующего пункта меню "Документы". 5. Редактирование списка Проанализировав полученный список документов, вы можете изменить его состав с учетом текущей задачи. В системе для этого предусмотрены следующие операции: удаление и добавление отдельных документов, объединение, вычитание и пересечение списков, а также уточнение списка. Операции удаления и вставки документов реализованы в системе аналогично приложениям MS Office. Для данных операций предусмотрены горячие клавиши: Ctrl+C — копирование выделенных элементов в буфер обмена Windows, Ctrl+V — вставка элементов из буфера обмена Windows, Ctrl+A — выделение всех элементов списка Перечисленные операции вы также можете выполнять с помощью команд контекстного меню, которое вызывается щелчком правой кнопки мыши в списке. Чтобы дополнить сохраненный в папке "Мои документы" список документами из текущего списка, необходимо открыть папку "Мои документы" и перетащить курсором мыши выделенные документы на название сохраненного списка. При этом появится диалоговое окно, в котором можно указать, как сохранить перетаскиваемые документы: как новый список или присоединить к ранее сохранённому списку. Для объединения, вычитания и пересечения текущего списка с ранее сохранённым в системе предусмотрены соответствующие команды в разделе "Анализ" главного меню. При переходе к ним появляется диалоговое окно, предназначенное для выбора списка, который должен быть вычтен из текущего списка (т.е. вычитаемый список должен быть построен и сохранён до вычитания) или с которым текущий список должен быть пересечен или объединен. Список документов можно сохранить в системе ГАРАНТ для будущего использования. О том, как сохранить список документов в системе ГАРАНТ, читайте: Работа с папкой Мои документы 6. Поиск в списке Чтобы быстро уточнить список документов по определённому слову или словосочетанию в названии, вы можете воспользоваться локальным контекстным поиском. Для этого необходимо нажать кнопку "Поиск контекста" панели инструментов и в открывшейся панели Базового поиска ввести контекст, указать область поиска "Список: в документах" или "Список: в названиях" и нажать кнопку "Найти". Чтобы применить к текущему списку Поиск по реквизитам, необходимо выбрать пункт "Искать по реквизитам в текущем списке" в меню кнопки Кнопка Работа со списком. Также можно перейти к Поиску по источнику опубликования, указать в запросе уточняющую информацию, после чего выбрать внизу окна область поиска "Искать в списке" и нажать на кнопку "Искать". |