Конспект лекций по Excell. 2011 печ. 184Л Электронные таблицы.Кон.лек- 26.12. Конспект лекций по дисциплине компьютернаятехникаипрограммировани е для студентов 1го курса дневной и заочной форм обучения образовательно
Скачать 3.95 Mb.
|
13. Контекстное меню Строки состоя- ния Microsoft Excel 14. Панель инструментов Быстрый запуск 15. Свернутое окно документа 16. Режим работы Microsoft Excel 17. Кнопки прокрутки ярлычков 18. Ярлычок активного рабочего листа 19. Вешки разбивки 20. Полосы прокрутки 21. Заголовки строк 22. Заголовки столбцов 23. Активная ячейка 24. Границы активной ячейки 25. Маркер автозаполнения 26. Кнопка Выделить весь лист Рис. 1.1 – Многодокументный интерфейс Microsoft Excel 1 9 11 13 16 15 20 19 10 12 14 17 18 21 22 26 23 24 25 2 3 4 5 7 8 6 20 Строка формул предназначена для ускорения и облегчения ввода и редактирования формул. В ней, слева направо, присутствуют следующие компоненты: 1. Раскрывающийся список с полем редактирования Имя, который может вы- полнять несколько функций: а. В режиме Готово здесь отображается адрес текущей ячейки. б. В нем можно непосредственно ввести адрес нужной ячейки, и по нажатию клавиш Enter выделить ее. в. В режиме Укажите (выделения) в нем отображается количество поме- ченных ячеек, например, 2R × 2C для области 2 × 2 ячеек. г. Здесь можно присвоить имя любому выделенному блоку ячеек. д. В режимах Ввод и Правка здесь отображается меню функций, с помощью которого вызывается Мастер функций Excel. 2. Кнопка со стрелкой справа от списка Имя позволяет раскрыть перечень поименованных объектов, если они, конечно, имеются. Щелчок по нужно- му имени вызывает перемещение «фокуса ввода» на требуемый объект. 3. Кнопка Отмена аннулирует изменения аналогично клавише Esc. В ячейку возвращается ее прежнее содержание, и происходит возврат в режим Готово. 4. Кнопка Ввод предназначена для подтверждения сделанных изменений аналогично клавише Enter. При щелчке по ней происходит выход из режи- ма Ввод или Правка и возврат в режим Готово, а так же присваивание введенного значения ячейке. Кнопки Отмена и Ввод доступны только в режимах Ввод и Правка. 5. Кнопка Вставка функции служит для вызова Мастера функций, облег- чающего ввод функций. 6. Поле ввода служит, собственно, для ввода и редактирования значений ячеек. Контекстное меню Строки состояния активизируется по щелчку правой кнопкой мыши по ней. С его помощью для выделенного диапазона ячеек можно быстро подсчитать такие параметры, как их сумма, среднее значение, максимум, минимум и т.д. Результат такого мини-вычисления также отобра- жается в строке состояния. 1 4 6 3 5 2 21 1.7. Режимы работы Microsoft Excel может находиться в одном из следующих режимов, ко- торый отображается в левой части строки состояния: 1. Готово – в этом состоянии возможно перемещение по таблице и доступ ко всем элементам управления. 2. Ввод – режим ввода данных в клетку. Большая часть меню не доступна – доступны только функции, связанные со вводом данных. 3. Правка – режим редактирования ранее введенных данных. Очень похож на режим Ввод. 4. Укажите – режим выбора объекта (ячейки, диапазона и т.д.) для включения его в выражение. При этом выделяемый объект ограничивается бегущей пунктирной линией. В различных режимах одни и те же функциональные клавиши могут дей- ствовать не одинаковым образом. Хорошим тоном при работе с любым приложением, и Microsoft Excel в том числе, является сохранение вновь созданного документа с присвоением ему содержательного имени вместо заданного по умолчанию такого, напри- мер, как Книга1. Это, помимо присвоения документу осмысленного имени, по- зволяет также сразу иметь документ в виде дискового файла. Для сохранения до- кумента в виде дискового файла необходимо осуществить такую последователь- ность шагов: 1. а) выполнить команду Файл → Сохранить, или б) щелкнуть по кнопке Сохранить на панели инструментов Стандартная, или в) нажать сочетание клавиш Shift + F12. 2. В раскрывшемся в результате окне диалога Сохранение документа указать: а) с помощью списка Папка – папку, в которой будет сохранена рабочая книга; 22 б) в поле редактирования со списком Имя файла – новое имя книги; в) нажать кнопку Сохранить. В дальнейшем, по мере ввода новой информации в рабочую книгу, ее необходимо периодически сохранять, выполняя ту же команду Файл →Со- хранить, или щелкая по кнопке Сохранить на панели инструментов Стан- дартная, или нажимая сочетание клавиш Shift + F12. При этом окно диалога Сохранение документа больше не открывается – рабочая книга под уже имеющимся именем сохраняется «молча». Это окно диалога откроется вновь при сохранении существующей рабочей книги под новым именем, для чего необходимо выполнить команду Файл → Сохранить как. 1.8. Завершение работы Для завершения работы Microsoft Excel необходимо: 1. Выбрать команду Файл → Выход, или 2. Нажать сочетание клавиш Alt + F4, или 3. Щелкнуть на кнопке Закрыть в строке заголовка основного окна при- ложения – если был открыт только один документ. Если же документов было открыто несколько – будет закрыт только текущий документ, а Micro- soft Excel продолжит работу с другими открытыми документами. Щелчок на кнопке Закрыть окно на панели меню активной рабочей книги приводит к закрытию только текущего документа, без завершения работы все- го приложения. Если при этом небыли сохранены последние внесенные в ра- бочие книгу изменения, Excel выдаст соответствующее предупреждение для каждого из таких документов. Для сохранения изменений при закрытии рабочей книги следует щелкнуть на кнопке Да. При включенном режиме отображения Помощника по офису (Office Assistant) подобного рода сообщение будет отображаться Помощником. 23 ЛЕКЦИЯ № 2. СОЗДАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ Значительная часть времени и усилий при работе с электронными таб- лицами приходится на их создание и заполнение. В Microsoft Excel преду- смотрены соответствующие средства ввода и контроля данных, а также име- ются специальные приемы оптимизации этого процесса. Но, прежде чем непо- средственно приступить к созданию электронных таблиц, далее более деталь- но рассмотрим основное правило компьютерной обработки информации, ко- торое гласит: прежде, чем выполнить некоторые действия над некоторым объектом, этот объект предварительно необходимо указать (выделить, обозначить и т.д.). 2.1. Навигация (перемещение) по электронным таблицам Приемы навигации по электронным таблицам зависят от объектов, по которым выполняется перемещение. Навигация по рабочим книгам. Способы перемещения по рабочим книгам зависят от того, открыта кни- га или нет. Переход (активизация) к одной из открытых рабочих книг можно вы- полнить с помощью: 1. Клавиатуры. Нажимать сочетание клавиш Ctrl + Tab, или Ctrl + F6, или Alt + Tab, или Alt + Shift + Tab до тех пор, пока не будет выбрана нужная рабочая книга. 2. Мыши. Щелкнуть мышью в пределах окна документа необходимой рабо- чей книги, если оно, конечно, не полностью перекрыто другими окнами. Или щелкнуть мышью по кнопке с именем требуемой рабочей книги на па- нели задач Microsoft Windows. Если на панели задач Windows отсутствуют кнопки открытых докумен- тов Excel, то необходимо установить флажок окна на панели задач из группы Отображать вкладки Вид диалогового окна Параметры, которое открывается по одноименной команде из основного меню Сервис. 3. Основного меню Окно. Раскрыть меню Окно и выбрать в нем имя нужной рабочей книги. По- скольку каждый документ Microsoft Excel – рабочая книга – открывается в отдельном окне документа, то наиболее полное управление окнами откры- тых рабочих книг выполняется именно с помощью команд основного меню Окно. С помощью команд этого меню можно также упорядочить окна доку- ментов рабочих книг, расположив их рядом, сверху вниз, слева направо или 24 каскадом, а также открыть оду и ту же рабочую книгу в различных окнах, или разделив окно с помощью вешек на несколько частей, чтобы одновременно можно было просматривать различные части одного и того же документа. Для того чтобы активизировать закрытую рабочую книгу, ее необходимо открыть с помощью команды Файл → Открыть, или по нажатию одноименной кнопки на панели инструментов Стандартная. При этом откроется диалоговое окно Открытие документа, в котором необходимо указать имя файла рабочей книги и папку, где он расположен. Вновь созданная рабочая книга по команде Создать из основного меню Файл или по нажатию одноименной кнопки на панели инструментов Стандартная также становится активной. Навигация по листам. Для перемещения по листам в пределах рабочей книги необходимо, что- бы в левой нижней части окна документа отображались ярлычки листов и кнопки их прокрутки. Отображение (или скрытие) ярлычков листов рабочей книги выполняет- ся с помощью установки (или сброса) флажка ярлычки листов в группе Па- раметры окна на вкладке Вид диалогового окна Параметры, которое акти- визируется по одноименной команде из меню Сервис. Место под ярлычки и кнопки их прокрутки можно отрегулировать, если поместить указатель мыши на вешку ярлычков слева от горизонтальной полосы прокрутки. При этом ука- затель мыши примет вид двунаправленной стрелки, и после нажатия левой кнопки мыши, его можно отбуксировать в нужную сторону, изменив тем са- 25 мым соотношение размеров горизонтальной полосы прокрутки и ярлычков с кнопками для их прокрутки. Перейти на нужный лист рабочей книги можно одним из следующих способов. 1. Щелкнуть ярлычок с именем необходимого листа (если он, конечно, виден на экране). Если нужного ярлычка не видно, то можно: а) с помощью вешки ярлычков увеличить пространство под них, или б) щелкать по кнопкам прокрутки ярлычков до тех пор, пока не появится ярлычок с нужным названием листа. 2. Нажимать сочетание клавиш Ctrl + Page Up или Ctrl + Page Down до тех пор, пока не будет выбран ярлычок необходимой рабочей книги. 3. Щелкнуть правой кнопкой мыши в области кнопок прокрутки ярлычков и выбрать, затем, из раскрывшегося контекстного меню имя требуемого лис- та, как показано на рисунке далее: Навигация по рабочему листу. Перемещение в пределах рабочего листа – наиболее распространенный вид перемещения. Оно может выполняться: 1) с помощью клавиатуры, 2) с помощью мыши, 3) с помощью диалогового окна Переход. Перемещение по рабочему листу с помощью клавиатуры выполняется по-разному, в зависимости от состояния переключателя клавиатуры Scroll Lock. Если он включен, то с помощью клавиш-стрелок перемещения курсора выполняется прокрутка («скроллинг») видимой части рабочего листа относи- тельно окна просмотра документа на один столбик или одну строку в соответ- ствующем направлении. Если же он сброшен, нажатие одной из клавиш- стрелок управления курсором вызывает перемещение активной (рабочей, те- кущей и т.д.) ячейки в указанном направлении. Клавиши Page Up и Page Down при включенном режиме Scroll Lock вызывают прокрутку видимой части ра- бочего листа относительно окна просмотра на одно окно вниз или вверх, соот- ветственно, т.е. перемещение «окна просмотра» документа относительно всего документа выполняется в направлении, указанном клавишами. При сброшен- ном режиме Scroll Lock эти клавиши вызывают вместе с прокруткой также и перемещение активной ячейки на один экран вверх или вниз. Сочетание кла- 26 виш Alt + Page Up и Alt + Page Down вызывают аналогичные перемещения в горизонтальном направлении. Сочетание клавиши Ctrl с одной из клавиш- стрелок управления курсором при включенном режиме Scroll Lock вызывает прокрутку окна просмотра рабочей книги в указанном направлении. Та же комбинация клавиш при сброшенном режиме Scroll Lock вызывает переме- щение активной ячейки по границам блока данных. Под блоком данных пони- мается множество непустых ячеек, со всех сторон окруженное пустыми ячейками, или примыкающее к границе рабочего листа. Последовательное на- жатие клавиши End и одной из клавиш-стрелок управления курсором при вы- ключенном режиме Scroll Lock так же вызывает перемещение активной ячей- ки по границам блоков данных. В не зависимости от положения переключате- ля Scroll Lock сочетание клавиш Ctrl + Home вызывает перемещение актив- ной ячейки в начало рабочего листа, а Ctrl + End – в конец используемой об- ласти. Под началом рабочего листа понимается ячейка A1, а под используе- мой областью – минимальная прямоугольная область, в которой содержатся все ячейки, которые подвергались какому-либо изменению со стороны поль- зователя. При включенном режиме Scroll Lock нажатие клавиши Home вызы- вает перемещение активной ячейки в самую левую верхнюю ячейку, из отображаемых в окуне, а End, соответственно, – в правую нижнюю. При сброшенном режиме Scroll Lock нажатие клавиши Home вызывает перемеще- ние активной ячейки в самую левую в той же строке, (т.е. в столбик A), а по- следовательное нажатие клавиш End и Home – в конец используемой области. Перемещение по рабочему листу с помощью мыши не зависит от пере- ключателя Scroll Lock на клавиатуре. Нажатие на кнопку со стрелкой в конце полосы прокрутки вызывает прокрутку рабочего листа на один столбец или на одну строку в соответствующем направлении. Для быстрой прокрутки рабоче- го листа в нужном направлении необходимо задержать в нажатом состоянии соответствующую кнопку со стрелкой. Плавно перемещаться по рабочему листу можно с помощью бегунка – выпуклого серого прямоугольника в среди- не полосы прокрутки. Перемещение бегунка при нажатой левой кнопке мыши вызывает прокрутку рабочего листа в том же направлении. При этом номер самой верхней строки в окне и название самого правого столбца отображается в рамке возле бегунка. Размер бегунка показывает, какую часть занимает ви- димая в окне часть рабочего листа от используемого рабочего пространства. Щелчок по свободному пространству полосы прокрутки (между кнопкой со стрелкой и бегунком) вызывает прокрутку рабочего листа на одно окно в соответствующем направлении. Удержание в нажатом состоянии левой кноп- 27 ки мыши, когда указатель находится на свободном пространстве полосы про- крутки, приводит к быстрому «по-оконному» скроллингу рабочего листа в указанном направлении. Щелчок правой кнопкой мыши, когда указатель на- ходится в пределах полосы прокрутки, вызывает появление контекстного ме- ню прокрутки, из которого можно выбрать необходимые команды. Перемещения с помощью полос прокрутки положение активной ячейки не меняют – выполняется лишь прокрутка активного рабочего листа в окне документа. Двойной щелчок по границе активной ячейки (когда указатель мыши сменился с белого креста на стрелку) вызывает ее перемещение на крайнюю в блоке данных или первую ячейку следующего блока данных в соответствующем направлении. Самый универсальный способ навигации по ячейкам электронных таб- лиц состоит в использовании команды Правка → Перейти из основного ме- ню. При этом раскрывается диалоговое окно Переход, в котором в поле Ссылка необходимо указать адрес перехода. Это же окно можно вызвать и по нажатию клавиши F5, или сочетания клавиш Ctrl + G. При этом в списке Перейти к «запоминаются» адреса ячеек, из ко- торых осуществлялись переходы – так что в любом случае всегда можно «вер- нуться» в исходную ячейку. Причем, адрес последнего возврата записывается в начало списка – по принципу стека. В этом окне одновременно с адресом перехода можно указать и выделение конечного блока ячеек, например, [Книга2]Лист2!B2:D3. 2.2. Заполнение рабочих листов Ввод данных всегда происходит в активную ячейку. Среди всех рабочих листов всех открытых рабочих книг может быть только одна активная ячейка. На рабочем листе она выделяется более толстыми границами, а ее адрес отображается в поле Имя строки формул. 28 Ввод данных в активную ячейку можно выполнять двумя способами: 1) непосредственно, 2) через строку формул. Включение (или отключение) режима непосредственного ввода выпол- няется путем установки (или сброса) флажка Правка прямо в ячейке в груп- пе Параметры на вкладке Правка диалогового окна Параметры. Эту вкладку можно открыть по команде Сервис → Параметры → Правка из основного меню. Команда Параметры доступна, только если Excel нахо- дится в режиме Готово. Признаком непосредственного ввода данных в ячейку является наличие в ней курсора ввода – вертикальной мигающей черточки. В противном случае курсор ввода будет находиться в строке формул. Начать непосредственный ввод данных в ячейку можно: |