Конспект лекций по Excell. 2011 печ. 184Л Электронные таблицы.Кон.лек- 26.12. Конспект лекций по дисциплине компьютернаятехникаипрограммировани е для студентов 1го курса дневной и заочной форм обучения образовательно
 Скачать 3.95 Mb.
|
|
а) либо, после двойного щелчка, б) либо, сразу после ее активизации. Для начала ввода данных через строку формул необходимо: 1. Активизировать требуемую ячейку. 2. Щелкнуть в поле ввода строки формул. Дальнейший процесс ввода данных имеет много общего со вводом тек- ста в любой другой программе, хотя и имеет свои особенности, в зависимости от типа вводимых данных. При этом Microsoft Excel переходит в режим Ввод, и становятся доступными кнопки Ввод и Отмена в строке формул. Во время ввода, каким бы способом он не осуществлялся (непосредствен- но в ячейку или через строку формул), данные одновременно отображаются и в ячейке, и в поле ввода строки формул. Если при этом включен режим непо- средственного ввода, курсор можно свободно перемещать между активной ячейкой и строкой формул. Завершить процесс ввода данных и перевести Excel из режима Ввод в режим Готово можно двумя способами: 1) подтвердив, или 2) отменив вводимые данные. В случае подтверждения ввода данных они заносятся в активную ячейку, в случае же отмены в ячейке остается ее прежнее содержание. 29 Подтверждение правильности ввода можно выполнить одним из сле- дующих способов. 1. По нажатию кнопки Ввод в строке формул. Активная ячейка при этом не меняется. 2. По нажатию клавиши Enter. Активная ячейка при этом сместится на одну вниз. Сочетание клавиш Shift + Enter также завершает ввод, но активная ячейка при этом перемещается на одну строку вверх. 3. По нажатию клавиши Tab. Активная ячейка при этом переместится на одну вправо. Сочетание клавиш Shift + Tab также завершает ввод, но активная ячейка при этом перемещается на одну строку вправо. 4. По нажатию одной из клавиш-стрелок управления курсором. Активная ячейка при этом переместится на одну позицию в указанном клавишей- стрелкой направлении. 5. Щелчок по любой другой ячейке, кроме активной, также вызывает завер- шение ввода данных, и смену активной ячейки. Направление перемещения активной ячейки после завершения ввода по нажатию клавиши Enter можно установить с помощью флажка Переход к другой ячейке после ввода и раскрывающегося списка в направлении в группе Параметры на вкладке Правка диалогового окна Параметры. Это окно активизируется по одноименной команде из основного меню Сервис. Отмену выполненного ввода можно выполнить по нажатию: 1) кнопки Отмена в строке формул, или 2) клавиши Esc. Положение активной ячейки при этом не меняется. В процессе ввода данных, на основании их внешнего представления, MS Excel автоматически: 1) присваивает им один из допустимых типов данных, и 2) устанавливает способ их отображения по умолчанию, т.е. формат. Однако это не всегда делается корректно, и поэтому, заполнение электрон- ных таблиц имеет свои особенности, в зависимости от типа вводимых данных. Ввод текстовых данных Текст (или текстовые данные) – это те данные, которые Excel не смог отнести ни к какому другому типу данных. Текст может содержать буквы, цифры, специальные символы, – т.е. все символы, которые могут быть введе- 30 ны и отображены на компьютере. Максимальная длина текстового значения ячейки – 32 767 символов. По умолчанию текстовые данные в ячейке вы- равниваются по левому краю. Приемы ввода и редактирования текстовых данных – в основном такие же, как в любом текстовом редакторе. Одно из от- личий состоит в том, что при нажатии клавиши Enter завершается ввод дан- ных. Для перехода же на новую строку без завершения ввода необходимо ис- пользовать сочетание клавиш Alt + Enter. Если вводимый текст по ширине не помещается в ячейке – его продол- жение будет перекрывать соседние справа ячейки, – если те, конечно, пустые. Если же соседняя справа ячейка занята, то в текущей ячейке будет отобра- жаться столько текста, сколько позволяет ее ширина. Иногда необходимо ввести как текст данные другого типа. Для этого пе- ред ними необходимо ввести символ апострофа «'», например, '1234 или '14.03.12. Для того чтобы Excel воспринимал любые вводимые данные как текст необходимо на вкладке Число из списка Числовые форматы диалого- вого окна Формат ячеек выбрать Текстовый формат. Диалоговое окно Формат ячеек можно активизировать: 1) по одноименной команде из контекстного меню, или 2) по команде Формат → Ячейки из основного меню, или 3) с помощью сочетания клавиш Ctrl + 1. Ввод числовых данных Числовые данные могут включать только следующие символы: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . В Microsoft Excel числа вводятся точно так же, как и текст. Вид числа на экране зависит от выбранного типа представления данных в ячейке, т.е. от ее формата. Список числовых форматов на- ходится на вкладке Число окна диало- га Формат ячеек (рис. 2.1). По умолчанию числа вводятся с использованием формата Общий. При этом они, в отличие от текстовых данных, выравниваются по правой стороне ячейки. Незначащие нули Рис. 2.1 – Список числовых форматов 31 после десятичной точки отбрасываются, если вводимые данные не помещают- ся по ширине в ячейку, то они отображаются в экспоненциальном (научном, степенном) формате, например, 1.23E+5 или 1.23e+5. Если же ширина ячейки не позволяет отобразить числовые данные даже в экспоненциальном пред- ставлении, в ней отображается ошибка #####. Числа в экспоненциальном формате всегда отображаются в нормализованном виде, т.е. мантисса всегда находится в диапазоне 1 ÷ 10, хотя при непосредственном вводе числа в экспо- ненциальной форме такого ограничения на величину мантиссы нет. Простые дроби вводятся в общепринятом виде: <целая часть><пробел><числитель>/<знаменатель>, например, 0 14/11. Целая часть должна указываться обязательно, даже если она и 0. Если в пре- дыдущем примере опустить 0 целых, то Excel такое число интерпретирует как дату 14 ноября. Однако если на вкладке Число в списке Числовые форматы диалогового окна Формат ячеек выбрать любой другой числовой формат, от- личный от Общий, то можно не вводить цифру 0 перед простой дробью – зна- чения все равно будут распознаваться правильно. Ввод даты и времени суток Дата и время суток в Microsoft Excel – это вещественные числа, в кото- рых дата записывается в целой части, а время суток – в дробной. Дата отсчи- тывается от начала ХХ века, а время – это часть суток. Excel распознает боль- шинство наиболее распространенных способов записи даты и времени, а в строке формул дата всегда отображается в формате ДД.ММ.ГГГГ. В качестве символов-разделителей при вводе дат можно использовать символы «.», «-» и «/». Допускается вводить даты не полностью – если не указан год, то подставляется текущий год, а если число – первое число месяца. Для ввода и даты и времени суток в одну ячейку их необходимо разделять пробелом. По умолчанию время суток интерпретируется в 24-часовом представле- нии. Если же время вводится в 12-часовом виде, то после цифр необходимо указывать часть суток: AM или A (до полудня), и PM или P (после полудня). По умолчанию значения даты и времени выравниваются в ячейке по правому краю. Если же при вводе не происходит автоматического распо- знавания формата даты или времени, то введенные значения интерпретируют- ся как текст, который выравнивается в ячейке по левому краю. Для ввода текущей даты используется сочетание клавиш: Ctrl + Shift + ; Для ввода текущего времени: Ctrl + Shift + : 32 Также для ввода текущей даты или времени используется функция Дата и время по команде: Вставка→Функция →Дата и время → СЕГОДНЯ . Ввод констант – логических и ошибок Логические константы вводятся как слова «Истина» или «Ложь» без учета регистра. Ошибка – это одна из предопределенных констант (#ЗНАЧ!, #ДЕЛ/0!, #ИМЯ?, #Н/Д, #ССЫЛКА!, #ЧИСЛО!, #ПУСТО!), которые так же вводятся без учета регистра. По умолчанию и логические константы, и ошибки после ввода выравниваются по середине ячейки. 2.3. Автоматизация заполнения таблиц Поскольку в Microsoft Excel значительная часть работы приходится на ввод исходных данных, то в нем для упрощения и повышения эффективности этого процесса, а также с целью предупреждения возможных при этом оши- бок, специально предусмотрено несколько дополнительных возможностей, способов и приемов их выполнения. Автозамена. Это средство пакета Microsoft Office, предназначенное для автоматической замены в процессе ввода одних сочетаний символов на другие. Обычно такой способ используется для исправления часто встречаю- щихся опечаток или быстрого ввода специальных символов. При проведении автозамены Excel руководствуется списком автозамены, в котором указано, какие сочетания символов на какие будут замещаться. Параметры автозамены настраиваются на вкладке Автозамена одно- именного окна диалога, которая активизируется по команде Сервис → Параметры автозамены → Автозамена из основного меню. 33 В нем можно настраивать как основной список автозамены, так и ис- ключения из него – по нажатию кнопки Исключения. Для временной отмены некоторого параметра автозамены его необхо- димо сбросить, ввести необходимые данные, а затем восстановить в исход- ное состояние. Автозавершение. Это средство помогает при вводе в столбец повто- ряющихся текстовых данных. Если какой-то текст уже вводился в столбец ранее, то достаточно на- брать несколько первых букв этого текста – остальная его часть будет добав- лена автоматически. Если затем нажать клавише Enter, то этот текст будет введен в ячейку. Чтобы ввести новое значение, необходимо просто продол- жить набирать текст дальше. В автозавершении участвуют только значения находящиеся в смежных ячейках столбца. Если между ячейкой, в которую происходит ввод, и осталь- ными есть хотя бы одна пустая, автозавершение не происходит. Автозавершение работает, если установлен флажок Автозаполнение значений ячеек в группе Параметры на вкладке Правка диалогового окна Параметры, которая раскрывается по команде Сервис → Параметры → Правка. Выбор данных из списка. Для каждого столбца Microsoft Excel форми- рует список введенных ранее значений, который можно использовать, чтобы ввести в ячейку уже имеющееся в столбце значение. Как и при автозаверше- нии список формируется из текстовых значений, как правило, находящихся в смежных с текущей ячейках. Для того чтобы воспользоваться при вводе выбором данных из списка, необходимо выполнить следующие действия. 1. В активной ячейке щелкнуть правой кнопкой мыши и из контекстного ме- ню выбрать команду Выбрать из списка, или нажать сочетание клавиш Alt + ↓. 2. Из раскрывшегося списка выбрать нужное значение. Автозаполнение. При работе, например, со списками, довольно часто возникает необходимость ввода одинаковых или однородно возрастающих или убывающих последовательностей значений. Ручной ввод таких последо- вательностей может оказаться довольно проблематичным, особенно при больших объемах данных. При этом практически наверняка будут допущены 34 ошибки, плохо заметные на фоне сотен однообразных значений, не говоря уже о значительной потере времени. Для решения этой проблемы предназначено средство автозаполнение. Автозаполнение можно выполнить: 1. С использованием маркера автозаполнения. 2. С помощью диалогового окна Прогрессия. 3. С помощью команды Правка → Заполнить. 4. С помощью клавиатуры. Наиболее простой и интуитивно понятный способ автозаполнения со- стоит в использовании маркера автозаполнения. Маркер автозаполнения – это черный квадратик в правом нижнем углу границы активной ячейки. При перемещении на него указателя мыши последний принимает вид маленького черного крестика. Автозаполнение с использованием маркера заполнения вы- полняется путем его перетаскивания (буксировки) при нажатой кнопке мыши. Результат автозаполнения будет зависеть от того, какая кнопка мыши была нажата во время буксировки: левая, или правая. При нажатой левой кнопке мыши выполняются наиболее простые и наиболее часто используемые методы автозаполнения. При автозаполнении же с использованием правой кнопки мыши после ее отпускания появляется контек- стное меню, из которого можно выбрать требуемые параметры его завершения. Для автоматического заполнения диапазона ячеек с использованием маркера заполнения и левой кнопки мыши необходимо выполнить следую- щую последовательность действий: 1. Выделить одну или несколько ячеек со «стартовыми» значениями. 2. Переместить указатель мыши на маркер заполнения и нажать ее левую кнопку. 3. При нажатой левой кнопке мыши переместить в нужном направлении мар- кер заполнения, выделяя при этом с помощью серой рамки подлежащий за- полнению диапазон. Во время перетаскивания рядом с серой контурной рамкой в маленьком окне высвечивается значение, которое будет записано в крайнюю ячейку выделяемого диапазона. 4. Отпустить кнопку мыши. Результат этой операции зависит от того: 1) была ли нажата во время буксировки клавиша Ctrl, 2) сколько ячеек было выделено: а) одна или б) диапазон, 3) типа данных «стартового» диапазона. 35 Если во время перетаскивания маркера заполнения была нажата клавиша Ctrl, то по умолчанию выделенный диапазон ячеек вместе со своим форматом, будет многократно скопирована («растиражирована») на результирующий диапазон. Если исходная ячейка содержит: 1. Числовые данных или формулу – они будут скопированы в выходной диапазон. 2. Дату и время суток – будет построена последовательность. Шаг изменения для дат – 1 день, времени суток – 1 час. Если исходная ячейка содержит и дату, и время суток – последовательность будет построена по дате. 3. Текст – результат зависит от того: а) содержит ли он цифры или нет, б) принадлежит ли он некоторому списку автозаполнения, или нет. Если исходная ячейка вместе с текстом содержит и цифры, например, Отдел № 1, то в результате автозаполнения ячейки результирующего диапазона бу- дут содержать: Отдел № 1, Отдел № 2, Отдел № 3 и т.д. Если исходная ячейка не содержит цифр и не принадлежит никакому списку автозаполнения – ее со- держимое просто будет скопировано во все ячейки выходного диапазона. Если же исходная ячейка содержит одно из значений некоторого списка автозапол- нения – остальные ячейки диапазона будут заполнены содержанием этого списка, начиная с текущего элемента. Например, исходная ячейка содержит значение Ноябрь, тогда ячейки диапазона будут заполнены названиями меся- цев – Ноябрь, Декабрь, Январь и т.д. Excel содержит несколько предопреде- ленных списков автозаполнения – названия дней недели и месяцев года. Управление списками автозаполнения, т.е. их создание, удаление и редактиро- вание, выполняется через вкладку Списки диалоговое окно Параметры, ко- торое открывается по одноименной команде основного меню Сервис. 36 Новый список можно создать, если: 1. В левом списке Списки выбрать элемент НОВЫЙ СПИСОК. 2. В правый список Элементы списка занести элементы нового списка, в конце каждого из них нажимая клавишу Enter. 3. Нажать кнопку Добавить. Новый список можно также построить на основании некоторого диапа- зона ячеек, содержание которого в список Элементы списка переносится по нажатию клавиши Импорт. Удаление целого списка выполняется по нажатию кнопки Удалить. После изменения содержимого любого списка необходимо нажать кнопку Добавить. При автозаполнении, если в качестве стартового элемента используется не одна ячейка, а целый диапазон ячеек, результат также зависит от типа дан- ных. Если диапазон содержит числа, то при перетаскивании маркера заполне- ния будет построена арифметическая прогрессия, аппроксимирующая значе- ния стартового диапазона. Если в исходном диапазоне содержатся даты и времена суток, то последовательность строится, только если Excel может точно определить ее параметры, если же нет – стартовый диапазон просто многократно копируется на выходной диапазон. Если исходный диапазон представляет фрагмент некоторого текстового списка автозаполнения – он будет продолжен, если же нет – скопирован. Диапазон, содержащий форму- лы, при автозаполнении тоже просто копируется. Маркер заполнения по умолчанию находится в правом нижнем углу гра- ницы активной ячейки, или выделенного диапазона. При выделении же целых столбцов он располагается в правом верхнем углу, а строк – в левом нижнем углу диапазона. Активизировать (или деактивизировать) маркер заполнения можно с помощью установки (или сброса) флажка Перетаскивание ячеек в группе Параметры на вкладке Правка диалогового окна Параметры, раскры- ваемого по одноименной команде из основного меню Сервис. На автозаполнение с помощью правой кнопки мыши состояние клавиш Ctrl не влияет. Диалоговое окно Прогрессия можно активизировать по команде основ- ного меню |