Конспект лекций по Excell. 2011 печ. 184Л Электронные таблицы.Кон.лек- 26.12. Конспект лекций по дисциплине компьютернаятехникаипрограммировани е для студентов 1го курса дневной и заочной форм обучения образовательно
 Скачать 3.95 Mb.
|
|
Вы- делить все, расположенной в верхнем левом углу окна рабочего листа – на пересечении заголовков строк и столбцов. Выделение с ячейки (или диапазона ячеек) снимается после выделения любой другой ячейки (или диапазона ячеек). Выделение листов. Выделение (активизация) единственного листа ра- бочей книги выполняется методом одинарного щелчка по ярлычку его названия. Для выделения группы подряд идущих листов, необходимо: 1. Щелкнуть по ярлычку первого из них 2. При нажатой клавише Shift, щелкнуть по ярлычку последнего листа в группе. Выделение нескольких несмежных листов выполняется методом оди- нарного щелчка по их ярлычкам при нажатой клавише Ctrl. 76 Трехмерные диапазоны. Для выделения трехмерного диапазона, т.е. диапазона, ячейки которого расположены на нескольких рабочих листах од- ной и той же рабочей книги, необходимо: 1. Выделить листы, которые будут входить в трехмерный диапазон. 2. На одном из листов, входящих в трехмерный диапазон, любым известным способом выделить необходимую группу ячеек. Выделение рабочих книг. Среди всех открытых рабочих книг может быть выделена (или активизирована) только одна из них. Способы выделения рабочих книг аналогичны выделению объектов в ОС Windows, способы же перемещения по рабочим книгам были изложены ранее в разделе Навигация. 4.2. Редактирование содержимого ячеек и рабочих листов Редактирование содержимого ячейки, как и ее заполнение, может быть выполнено: 1) непосредственно в ячейке, или 2) в строке формул. Для начала непосредственного редактирования ячейки необходимо: 1. Выделить подлежащую редактированию ячейку. 2. Нажать клавишу F2, или выполнить по ней двойной щелчок мышью. Для начала редактирования содержимого ячейки в строке формул необ- ходимо: 1. Выделить ячейку, содержимое которой будет редактироваться. 2. Щелкнуть один раз в пределах поля редактирования в строке формул. Процесс редактирования, как и заполнения, может быть завершен: 1) либо, с сохранением сделанных изменений, 2) либо, с их отменой. При этом приемы завершения редактирования – те же, что и при заполнении ячеек. Перемещение в пределах редактируемой ячейки, а также способы вы- полнения выделения и самого редактирования, такие же, как и в большинстве текстовых редакторов. При этом при выделении с помощью двойного щелчка мыши в тексте будут выделяться отдельные слова, а в выражениях – их со- ставные единицы – лексемы (адреса ячеек, функции, знаки операций и т.д.). 77 Отмена и возврат. Любое сделанное изменение можно отменить сразу же после его завер- шения. Для этого служит: 1) команда Правка → Отменить, или 2) эквивалентная ей кнопка Отменить на панели инструментов Основная, или 3) сочетание клавиш Ctrl + Z. При выполнении этой команды отменяется последнее выполненное действие. Excel ведет историю выполнения различных команд, и при каждом выполне- нии команды Отменить происходит возврат на один шаг назад. У кнопки От- менить на панели инструментов Стандартная есть раскрывающийся список, в котором отображаются все совершенные действия. При выборе из списка одного из них происходит отмена этого действия и всех, имевших место после него. Кроме того, Excel ведет историю отмененных команд, для того чтобы можно было вернуть ошибочно отмененную из них. Это можно выполнить: 1) с помощью команды Правка → Вернуть, или 2) по нажатию кнопки Вернуть на панели инструментов Стандартная, или 3) по нажатию сочетания клавиш Ctrl + Y. Также, как и у кнопки Отменить, у кнопки Вернуть на панели инструментов Стандартная есть раскрывающийся список, с помощью которого можно вер- нуть не одно, а несколько отмененных ранее действий. Поиск и замена. Когда все данные рабочего листа помещаются на одном экране, доста- точно просто найти нужную строку, столбец или требуемую ячейку. Однако, если значений на рабочем листе в несколько десятков раз больше, то тут уже не обойтись без специальных средств поиска и замены, которые предоставляет Microsoft Excel. Поиск необходимой информации в пределах рабочего листа выполняет- ся с помощью окна диалога Найти и заменить, которое активизируется по команде Правка → Найти. 78 В этом окне в поле редактирования Найти необходимо указать что искать, где искать, а также направление, и другие параметры поиска. Поиск начинается после нажатия кнопки Найти далее. Найденное значение можно: 1) просто отобразить на экране – для этого необходимо нажать кнопку За- крыть, или 2) заменить – для этого необходимо щелкнуть по ярлычку вкладки Заменить. В последнем случае будет открыта вкладка Заменить окна диалога Найти и заменить. Вкладку Заменить можно открыть также по одноименной команде из основного меню Правка. В нем необходимо обязательно заполнить поля редактирования Найти и Заменить на. Нажатие кнопки Заменить вызывает замену содержимого текущей ячейки, а Найти далее – ее пропуск, и поиск следующей ячейки, удовлетворяющей условию поиска. Кнопка Заменить все вызывает поиск и замену всех ячеек, удовлетворяющих заданному условию поиска, в пределах всего рабочего листа. Для выполнения поиска не по всему рабочему листу, а в пределах некоторого диапазона, его необходимо предва- рительно выделить. Нажатие кнопки F4 активизирует следующую ячейку, удовлетворяющую заданному ранее условию поиска, в пределах обозначенно- го диапазона поиска. В поле редактирования Найти окон диалогах Найти и Заменить можно вводить не только конкретные значения, но и символы-шаблоны «*» и «?». Знак «*» обозначает любые символы, начиная с текущей позиции, и до конца 79 ячейки, а «?» – единичный символ в заданной позиции. Например, А* обозна- чает все значения, начинающиеся на букву «А»: Америка, Абвгд и т.д.; А? обозначает только значение из двух символов: А1, АБ и др. Чтобы найти текст, содержащий сами символы «*» и «?», в поле Найти перед ними необ- ходимо ставит апостроф, например, «'*». Копирование и перемещение. Операции копирования и перемещения, как отдельных ячеек, так и их диапазонов, имеют много общего. Единственное отличие при этом состоит в том, что: после завершения операции перемещения, исходная информация уничтожается, а при копирования – остается на месте. В Microsoft Excel эти операции могут быть выполнены двумя различны- ми способами: 1) путем буксировки объекта с помощью мыши, 2) через буфер обмена. Буксировка объекта (отдельной ячейки, или диапазона ячеек) с помощью мыши может быть выполнена, в свою очередь, при нажатой: ле- вой, или правой кнопке мыши. Для перемещения объекта с помощью левой кнопки мыши необхо- димо: 1. Поместить указатель мыши на границу диапазона, или активной ячейки. 2. Нажать левую кнопку мыши. 3. Не отпуская нажатой кнопки мыши, переместить объект в нужное место. 4. Отпустить нажатую кнопку мыши. При попадании указателя мыши на границу объекта его форма с белого креста ( ) должна измениться на обычный указатель «дополненный» четырех- направленной стрелкой ( ). Если указатель мыши упорно не хочет менять свою форму, то: 1. Необходимо выставить флажок Перетаскивание ячеек в группе Пара- метры на вкладке Правка окна диалога Параметры. 2. Если даже при выставленном флажке Перетаскивание ячеек указатель мыши все равно не меняет свою форму, значит исходный диапазон не пря- моугольный – такие диапазоны методом буксировки перемещать нельзя. 80 В процессе перетаскивания указатель мыши все время должен иметь форму стрелки, и вместе с ним передвигается только серая граница ис- ходного диапазона, рядом с которой в маленьком желтом окошке выводится адрес текущего местоположения объекта. Если место, куда нужно переместить объект, находится за пределами видимой части рабочего листа, то для его прокрутки достаточно подтащить указатель мыши к той границе окна, в сторону которой нужно прокрутить ра- бочий лист. При этом рабочий лист начинает прокручиваться, причем ско- рость прокрутки может увеличиваться или уменьшаться в зависимости от бли- зости указателя к соответствующей границе окна. Для прекращения прокрутки достаточно отвести указатель мыши от границы окна (естественно, не отпус- кая при этом нажатую кнопку мыши). Для перемещения объекта на другой рабочий лист той же рабочей книги необходимо: 1. Во время перетаскивания нажать клавишу Alt. 2. Переместить указатель мыши на ярлычок нужного рабочего листа. 3. В пределах нового активного рабочего листа, как обычно, выполнить необ- ходимое перемещение. Перед перемещением объекта на рабочий лист другой рабочей книги необхо- димо, чтобы оба рабочих листа (и исходный, и выходной) одновременно были видны на экране – далее операция выполняется как обычно. Техника выполнения операции копирования методом буксировки с помощью левой кнопки мыши очень похожа на технику выполнения опера- ции перемещения – во время ее выполнения просто необходимо все время держать нажатой клавишу Ctrl. При этом рядом со стрелкой-указателем мыши будет отображаться маленький знак плюс (+) В результате выполнения, как операции копирования, так и операции перемещения, содержимое выходных ячеек может быть замещено исходной информацией. При перемещении информации на непустые ячейки будет выдано соот- ветствующее предупреждение, во время же копирования – нет – их содержимое «молча» будет заменено. В Microsoft Excel имеется возможность сохранить содержимое замещае- мых ячеек путем их сдвига вправо или вниз – для этого во время выполнения операции необходимо держать нажатой клавишу Shift. При этом вместо кон- 81 тура перемещаемой области будет отображаться только вертикальная или го- ризонтальная серая линия, в зависимости от того, куда будет сдвинуто содер- жимое замещаемых ячеек – вправо или вниз, соответственно. Положение этой линии (и, соответственно, направление сдвига) регулируется во время пере- мещения мыши по рабочему листу. Отказ от начавшейся операции копирования или перемещения инфор- мации методом буксировки можно выполнить одним из следующих способов: 1. Вернуть буксируемый объект в исходное место. 2. Перетащить объект в такое место экрана, где указатель мыши примет фор- му перечеркнутого круга. 3. Закончить операцию, а затем, выполнить команду Отменить из основного меню Правка или с помощью аналогичной кнопки на панели инструмен- тов Стандартная. 4. В случае выполнения операции перемещения и появлении соответствую- щего окна сообщения с предупреждение о замещении содержимого пере- крываемых ячеек – отменить выполнение операции. При выполнении буксировки с помощью правой кнопки мыши, после ее отпускания, раскрывается контекстное меню, из которого можно выбрать способ завершения операции. При этом можно выполнить как простое копирование или перемещение объ- екта, так и различные модификации этих операций, а также отменить начав- шуюся операцию. Состояние клавиш Ctrl и Shift на буксировку с помощью правой кнопки мыши никакого влияния не оказывает. Копирование и перемещение информации методом ее буксировки удоб- но, все-таки, выполнять на небольшие расстояния. Если же необходимо пере- местить или скопировать информацию на значительное расстояние, или «рас- тиражировать» ее в нескольких местах как одного и того же, так и различных 82 документов, то это удобнее выполнить через буфер обмена – специальную область оперативной памяти Windows. Копирование и перемещение информации через буфер обмена выполня- ется несколько сложнее и дольше, чем методом буксировки. Но при этом име- ется одно существенное преимущество – однажды помещенную в буфер об- мена информацию можно, затем, многократно вставлять в различные места как одного и того же, так и различных, документов. Для выполнения операции копирования или перемещения через буфер обмена необходимо: 1. Выделить нужный объект. 2. Из основного меню Правка или контекстного меню (которое раскрывается по нажатию правой кнопки мыши, когда ее указатель в форме белого кре- ста находится в пределах выделенного объекта) выбрать пункт, или нажать кнопку на панели инструментов Стандартная: Копировать – для копирования выделенного объекта, или Вырезать – для его перемещения в буфер обмена. 3. Активизировать выходную ячейку или диапазон. 4. Нажать клавишу Enter. При этом будет вставлен «последний», из помещенных в буфер обмена, объект. Если же вместо клавиши Enter выбрать команду Вставить из контекстного или основного меню Правка, или нажать одноименную кноп- ку на панели инструментов Стандартная, то копируемый объект можно встав- лять многократно, в различные места, как активного рабочего листа, так и про- извольного, как текущей рабочей книги, так и любой другой. В течение всего времени выполнения, как копирования, так и перемещения, исходный объект будет обведен рамкой из бегущей пунктирной линии, которая сигнализирует о продолжении операции. Завершить операцию можно либо нажав клавишу Enter – для вставки «последнего» объекта, либо Esc – для отказа. Перемещать и копировать информацию через буфер обмена можно так- же с помощью клавиатуры: Shift + Del или Ctrl + X – переместить объект в буфер обмена – аналог ко- манды Вырезать. Ctrl + Insert или Ctrl + C – скопировать объект в буфер обмена – аналог команды Копировать. Shift + Insert или Ctrl + V – вставить объект из буфера обмена – аналог команды Вставить. 83 Вставка единичной ячейки из буфера обмена может быть выполнена как в активную ячейку, так и в диапазон произвольной конфигурации. В последнем случае будет выполнено «тиражирование» содержимого исход- ной ячейки. При вставке из буфера обмена блока ячеек необходимо, чтобы выходной диапазон (или диапазоны) имел точно такую же конфигурацию, как у исходного диапазона. В противном случае будет выдано диагностическое сообщение, и операция прервется. В результате вставки из буфера обмена блока ячеек в позицию активной ячейки, она станет верхней левой во вставленном блоке. Иногда (а может быть, и довольно часто) в результирующую позицию необходимо вставить не весь исходный объект целиком (т.е., и содержимое, и примечание, и формат отображения), а лишь отдельные его компоненты, или выполнить это некоторым специальным образом. Например, вместо формул, содержащихся в исходном объекте, в результирующий объект необходимо за- писать только значения, вычисленные по этим формулам. Некоторые из таких специальных вставок могут быть реализованы с помощью контекстного меню, которое раскрывается по окончанию перетаскивания объекта при нажатой правой кнопке мыши. Другие же – через диалоговое окно Специальная вставка, которое активизируется по одноименной команде из контекстного или основного меню Правка. Команда Специальная вставка доступна только при выполнении опера- ции копирования. Для получения дополнительной информации по конкретному переключателю или флажку окна диалога достаточно: 1. Нажать кнопку с вопросительным знаком с правой стороны заголовка окна. 2. Поместить изменившийся указатель мыши на интересующий элемент окна. 3. Щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. 4. В раскрывшемся окне причитать предоставленную информацию. 84 5. Щелкнуть мышью за пределами диалогового окна для сворачивания окна с информацией. Например для того, чтобы в результирующий объект записать не формулы, содержащиеся в исходном объекте, а значения, вычисленные по этим формулам, необходимо выполнить следующую последовательность дей- ствий. 1. Выделить исходный объект. 2. Выполнить операцию копирования в буфер обмена. 3. Из контекстного или основного меню Правка выбрать команду Специ- альная вставка. 4. В раскрывшемся диалоговом окне Специальная вставка переключатель Вставить выставить в положение значения. 5. Нажать кнопку OK. 6. Нажать клавишу Esc для завершения операции копирования. Эту же процедуру можно было бы выполнить с помощью буксировки исходного объекта при нажатой правой кнопке мыши. А после ее отпускания, из раскрывшегося контекстного меню выбрать пункт Копировать только значения. Записать в ячейку, содержащую формулу, значение, вычисленное по этой же формуле, можно если: 1. Выделить необходимую ячейку, например, щелкнув по ней один раз левой кнопкой мыши. 2. Перейти в режим Правка, например, нажав клавишу F2. 3. Выполнить пересчет активной ячейки, например, по клавише F9. 4. Завершить редактирование с охранением изменений, и перейти в режим |