Конспект лекций по Excell. 2011 печ. 184Л Электронные таблицы.Кон.лек- 26.12. Конспект лекций по дисциплине компьютернаятехникаипрограммировани е для студентов 1го курса дневной и заочной форм обучения образовательно
 Скачать 3.95 Mb.
|
|
Сетка в группе Параметры окна на вкладке Вид окна диалога Параметры. Настрой- ка же способа обрамления ячеек таблицы выполняется на вкладке Граница окна диалога Формат ячеек. Здесь можно выставить как обрамление отдель- ной ячейки, так и всей таблицы, а также тип, цвет и толщину линий. Способ обрамления ячеек таблицы, установленный с помощью вкладки Граница, отображается как в окне рабочей книги, так и выводится на печать. 108 Цвет заливки, а также ее узор, как для отдельной ячейки, так и для цело- го блока ячеек, можно выставить с помощью элементов управления, располо- женных на вкладке Вид окна диалога Формат ячеек. С помощью кнопок па- литры Цвет устанавливается цвет заливки, а ее узор выбирается из раскры- вающегося списка Узор. В групповой рамке Образец отображается образец заливки выделенного объекта. Защита Microsoft Excel позволяет устанавливать защиту как на отдельные ячей- ки, так и на целые листы и рабочие книги. Защита ячеек устанавливается в первую очередь от неосторожного из- менения со стороны пользователя, а также с целью сокрытия некоторой части информации. Она устанавливается в два этапа: – сначала устанавливается диапазон ячеек и параметры их защиты, а – затем, собственно, защита «включается». Для установки параметров защиты на некоторые ячейки рабочего лис- та необходимо: 1-й этап: 1. Выделить требуемые ячейки. 2. Активизировать окно диалога Формат ячеек. 109 3. На вкладке Защита выставить (или сбросить) флажки Защищаемая ячейка и Скрыть формулы для установки (или сброса) защиты от из- менения, и скрытия (или отображения) формул, соответственно. 4. Нажать кнопку OK. 2-й этап: 5. Активизировать окно диалога Защитить лист, выполнив одноименную команду из подменю Защита основного ме- ню Сервис. 6. В раскрывшемся диалоговом окне Защитить лист выставить необходимые параметры за- щиты ячеек. В поле редактирования Пароль для отключения защиты листа можно ука- зать необязательный пароль. 7. Нажать кнопку OK. Если был указан пароль, то в раскрывшемся окне диалога Подтверждение пароля необходимо подтвердить введенный ранее пароль. В качестве пароля лучше указывать цифры, поскольку различаются не только русские и латинские буквы, но также прописные и строчные. Пароль понадо- бится в дальнейшем, при снятии защиты. 110 Защита листов, как было описано выше, предназначена для активиза- ции защиты ячеек листа на втором этапе установки параметров их защиты и самостоятельного значения не имеет. Защита рабочих книг предназначена для установки таких параметров защиты рабочих книг, как блокировка удаления, добавления, перемещения, копирования и переименования листов. Она реализуется с помощью диалого- вого окна Защита книги, которое раскрывается по команде Защитить книгу из подменю Защита основного меню Сервис. В этом окне, в списке Защитить книгу, есть два флажка: – структуру – для установки (или снятия) защиты структуры книги, т.е. добавление, удаление, переименование и т.д. листов книги, – окна – запрещает или разрешает операции с окнами рабочей книги (изме- нение их размеров, количества, положения и т.д.). В этом окне можно также указать пароль, который затем необходимо будет подтвердить в раскрывающемся окне диалога Подтверждение пароля. Он понадобится при снятии с рабочей книги защиты. После установки защиты книги становятся недоступными большинство пунктов контекстного меню, активизируемого при щелчке правой кнопкой мыши в область ярлычков лис- тов. Снять защиту с книги или листа можно по команде Снять защиту кни- ги или Снять защиту листа, соответственно, из подменю Защита основного меню Сервис. При этом если были указаны пароли при постановке защиты, их необходимо будет подтвердить и при ее снятии. 4.5. Форматирование строк и столбцов Форматирование строк и столбцов включает такие операции, как изме- нение ширины столбца или высоты строки, а также их скрытие и отображение. Единицей измерения ширины столбца служит ширина одного цифрового сим- вола стандартного шрифта. Высоту строки в Excel измеряют в пунктах – 1 пункт равен 1/72 дюйма или примерно 0,357 мм. 111 Поскольку размер шрифта тоже измеряется в пунктах, то стандартная высота строки связана с размером используемого в ячейках строки шрифта. Изменять ширину столбцов, или высоту строк, можно двумя способами: 1) с помощью соответствующего диалогового окна (Ширина столбца и Высота строки), 2) перетаскиванием границы. Для изменения ширины столбца (или высоты строки) с помощью диало- гового окна Ширина столбца (или Высота строки) необходимо: 1. Выделить подлежащий изменению объект (или объекты). 2. Активизировать диалоговое окно Ширина столбца (или Высота строки) по команде Ширина (или Высота) в пункте Столбец (или Строка) основ- ного меню Формат. Это окно можно активизировать также по команде из контекстного меню, которое раскроется при щелчке правой кнопкой мыши, когда ее указатель находится в области заголовка столбцов или строк, соот- ветственно. 3. В раскрывшемся окне диалога Ширина столбца (или Высота строки) яв- но указать нужное значение. 4. Нажать кнопку OK. Для изменения ширины столбца (или высоты строки) методом перетас- кивания необходимо выполнить следующую последовательность шагов: 1. Выделить подлежащий изменению объект (или объекты). 2. Установить указатель мыши на правую границу столбца (или нижнюю строки) в области заголовка. При этом он примет вид двухсторонней стрелки. 3. Нажать левую кнопку мыши. 4. Не отпуская нажатой кнопки мыши, переместить границу в нужном на- правлении. При этом во время перетаскивания рядом с указателем мыши появится небольшое окошко, в котором будет выводиться текущая ширина столбца (или высота строки). 5. Отпустить кнопку мыши. Скрытие и отображение строк и столбцов Скрытие столбцов и строк заключается в установлении для них нуле- вых значений ширины и высоты, соответственно. 112 Процедуру скрытия можно выполнить несколькими способами: 1. С помощью команды Скрыть из подменю Столбец или Строка основного меню Формат, или из контекстного меню при щелчке в области заголовка. 2. Явно указать нулевое значение в соответствующем окне диалога, как было описано выше при изменении размеров столбцов и строк. 3. Перетаскиванием соответствующей границы с помощью мыши до скрытия объекта. При изменении размеров строк или столбцов, вплоть до их полного скрытия, не обязательно выделять эти объекты целиком в области их заго- ловков, достаточно выделить лишь несколько ячеек произвольной конфигурации. Для отображения скрытых строк или столбцов необходимо выделить группу ячеек, строк или столбцов, находящихся непосредственно по краям от скрытых строк или столбцов, соответственно, и выставить для них ненулевое значение высоты или ширины. Это можно сделать: 1. С помощью команды Отобразить из подменю Строка или Столбец основ- ного меню Формат, или из контекстного меню при щелчке в области заголовка. 2. Явно указать ненулевое значение в соответствующем окне диалога. 3. Перетаскиванием границы с помощью мыши до нужной высоты или ширины. Отображение строк или столбцов с помощью команды Отобразить не всегда может быть успешным. Это связано с тем, что их скрытие перед этим было выполнено методом перетаскивания соответствующей границы «не совсем до нулевого значения». В этом случае их отображение также не- обходимо выполнить с помощью мыши. 113 ЛЕКЦИЯ № 5. ДИАГРАММЫ Диаграммы (деловая графика) – это наглядное средство графического представления данных. Они облегчают выполнение сравнений, а также выяв- ление закономерностей и тенденций изменения данных. По месту расположения все диаграммы Microsoft Excel бывают двух видов: 1) внедренные в рабочие листы, 2) созданные на отдельных листах диаграмм. Внедренная диаграмма – это присоединенный к рабочему листу гра- фический объект. Она является частью рабочего листа, равно как и представленные в ней данные, т.е. всегда появляется на экране при его от- крытии, и сохраняется в качестве его части, при записи на диск. Диаграммы этого вида наиболее удобны для проведения быстрого анали- за данных, а также в случаях, когда требуется отобразить или напечатать одну или несколько диаграмм вместе с данными, на основе которых они построены. Листы диаграмм – это отдельные листы, которые создаются в рабочей книге. На каждом таком листе может находиться одна, или несколько, диа- грамм. По умолчанию при создании им присваиваются имена Диаграмма1, Диаграмма2, Диаграмма3 и т.д. Листы диаграмм чаще всего используются в случаях, когда требуется про- смотреть или изменить большие или сложные диаграммы, или когда необходимо вывести их на печать отдельно от данных, например, для подготовки слайдов. Созданные диаграммы обеих видов связаны с данными, на основе кото- рых они были построены, т.е. при изменении этих данных диаграммы авто- матически обновляются, и наоборот – перетаскивая точки данных в новое положение, на некоторых типах диаграмм, можно изменить соответст- вующие значения на рабочих листах. 5.1. Построение диаграмм Диаграмму можно создать двумя способами: 1) автоматически, и 2) с помощью Мастера диаграмм. Автоматическое построение диаграммы выполняется за два шага: 1 шаг. Выделить данные (или хотя бы одну ячейку из них), которые будут включены в диаграмму. 2 шаг. Нажать клавишу F11 (или, сочетание клавиш Alt + F1). 114 При этом на отдельном листе диаграмм будет создана плоская гисто- грамма, с заданными по умолчанию свойствами. Так, например, на основе следующей таблицы данных: по нажатию клавиши F11 будет построена диаграмма, которая представлена на рис. 5.1, и изменится содержание основного меню: 1. Область диаграммы 2. Область построения диаграммы 3. Ряд данных 4. Маркер ряда данных 5. Легенда 6. Элемент легенды 7. Линии сетки оси значений 8. Ось категорий (ось X) 9. Ось значений (ось Y) Рис. 5.1 – Объекты плоской гистограммы Вместо пункта Данные появится пункт Диаграмма такого содержания: Пункты Вставка и Формат изменят свое содержание – вместо команд, относя- щихся к объектам рабочего листа, появится команды, относящиеся к объектам диаграммы. Содержимое основного меню всегда меняется при изменении распо- 1 2 3 4 5 8 9 7 6 115 ложения выделенного объекта с рабочего листа на диаграмму и, наоборот – с диаграммы на рабочий лист. Помимо пунктов основного меню Диаграмма, Формат и Вставка для работы с диаграммами используются также: 1) контекстное меню, которое активизируется по щелчку правой кнопки мыши в области диаграммы, и состав пунктов которого зависит от объекта диаграммы, на котором был выполнен щелчок, и 2) панель инструментов Диаграммы – рис. 5.2. 1. Поле редактирования рас- крывающегося списка Элементы диаграммы 2. Кнопка Формат объекта 3. Раскрывающийся список Тип диаграммы 4. Кнопка Легенда 5. Кнопка Таблица данных 6. Кнопка По строкам 7. Кнопка По столбцам 8. Кнопка Текст по часовой стрелке 9. Кнопка Текст против часовой стрелке 10. Кнопка Параметры панелей инструментов Рис. 5.2 – Панель инструментов Диаграммы Каждая диаграммы Microsoft Excel состоят из множества объектов. Их состав, назначение и основные характеристики, рассмотрим на примере по- строенной ранее плоской гистограммы (рис. 5.1). Область диаграммы (рис. 5.1, поз. 1) – это контейнерный объект, кото- рый представляет собой ограниченную разметочными маркерами часть листа, на которой расположены все остальные объекты диаграммы. Разметочные маркеры позволяют изменять размер диаграммы, а при нажатой левой кнопке мыши, когда курсор находится в области диаграммы, можно изменить ее по- ложение на листе. Область построения диаграммы (рис. 5.1, поз. 2) – область, в которой отображается созданная диаграмма. Для большинства типов диаграмм она ог- раничена пределами ее осей. Ось категорий (ось X) (рис. 5.1, поз. 8) – вдоль нее откладываются метки точек рядов (категорий) данных. Ось значений (ось Y) (рис. 5.1, поз. 9) – вдоль нее откладываются значения точек рядов данных. 2 4 5 6 7 8 9 10 3 1 116 Легенда (рис. 5.1, поз. 5) – это условные обозначения рядов (категорий) данных, в качестве которых могут быть использованы различные значки, узо- ры, цвета, или их сочетания. Ряд данных (категория данных) (рис. 5.1, поз. 3) – это совокупность однотипных, логически связанных между собой элементов данных – точек ряда данных. Например, содержимое строки или столбца. Каждому ряду дан- ных на диаграмме соответствует свое, уникальное, условное обозначение, ука- занное в легенде. Диаграммы всех типов, кроме круговой, могут содержать несколько рядов данных. Маркер ряда данных (рис. 5.1, поз. 4) – это графический элемент пред- ставления точки ряда данных на диаграмме. Его внешний вид зависит от типа диаграммы. Например, для плоских гистограмм – это, как правило, прямо- угольная полоска, для круговых диаграмм – сектор, и т.п. Маркеры одинако- вого внешнего представления на диаграмме образуют один ряд данных. Точка ряда данных (рис. 5.1, поз. 4) – это единичный элемент данных внутри любого ряда данных. На диаграмме она отображается как отдельная точка на линии, или как отдельный столбик на гистограмме, или как отдель- ный сектор на круговой диаграмме, и т.д. Линии сетки (рис. 5.1, поз. 7) – это параллельные осям линии, которые проходят через основные и вспомогательные деления на них. Они служат для улучшения восприятия и оценки отображаемой на диаграмме информации. На конкретной диаграмме могут отображаться либо только линии сетки одной оси, либо – нескольких, либо – ни одной. Состав объектов всякой диаграммы зависит от ее типа. Так, например, на объемной диаграмме помимо оси категорий и оси значений, будет еще одна ось – рядов данных. На круговой же диаграмме может быть только один ряд данных – без ни каких осей, а в легенде отображаются не обозначения и на- звания рядов данных, а отдельных точек единственного ряда данных – секторов. Каждый из объектов диаграммы можно выделить а, затем, изменить его свойства. При этом во время перемещения указателя мыши по области диа- граммы около него появляется всплывающая подсказка, указывающая назва- ние объекта, и некоторые его характеристики (такие, например, как значение точки ряда данных). Название выделенного объекта отображается также в ле- вой части строки формул и в раскрывающемся списке Элементы диаграммы на панели инструментов Диаграммы. При автоматическом построении диаграмм по умолчанию использу- ются следующие правила: 117 1. Каждая диаграмма строится на отдельном листе диаграмм. 2. В качестве типа диаграммы по умолчанию используется плоская гистограмма. 3. Метки оси категорий (оси X) идут вдоль длинной стороны выделенного диапазона, а метки рядов данных (элементы легенды) – вдоль короткой. Если же выделен квадратный диапазон ячеек, то метки оси категорий идут по столбикам, а метки рядов данных – по строкам. Если диапазон по ширине больше чем по высоте, то метки оси категорий идут слева направо в первой строке диапазона, а метки рядов данных – сверху вниз в левом столбце. Если же ячеек по высоте больше чем по ширине, то наоборот – метки оси категорий идут сверху вниз в левом столбце выделенного диапазона, а метки рядов данных – в первой строке, слева направо. Сами же ряды данных нумеруются, начиная от меток оси категорий. 4. Если в ячейках, которые должны использоваться в качестве меток оси кате- горий, или названий рядов данных, содержатся числа, а не текст или дата, то они будут использованы в качестве первого ряда данных, или первых точек рядов данных, соответственно. При этом ось категорий будет про- маркирована числами натурального ряда, а каждому ряду данных будет присвоено имя Ряд1, Ряд2, Ряд3 и т.д. При построении диаграммы необязательно выделять всю таблицу – достаточно, чтобы активная ячейка находилась в ее пределах. Параметры автоматически построенной диаграммы легко изменяются. Так, например, для того, чтобы переместить ее из листа диаграмм на рабочий лист достаточно: |