1)
традиционных средств редактирования Microsoft Excel – с ручной кор- ректировкой поименованного диапазона, или
2)
окна диалога Формы ввода данных. При этом перемещение по записям списка базы данных можно выполнять либо с помощью полосы прокрут- ки, либо с помощью кнопок Назад и Далее. Внесенные в поля редактиро- вания изменения отразятся в записи только после того, как она перестанет быть активной в результате перемещения. Номер текущей (активной) за- писи, и их общее количество в списке, отображается в правом верхнем уг- лу окна диалога Формы ввода данных. Нажатие кнопки Удалить, после подтверждения в соответствующем окне сообщения, вызывает безвозврат- ное удаление текущей записи из списка. Кнопка Критерии служит для ус- тановки, просмотра и редактирования критериев поиска (фильтрации) ин- формации.
Сортировка
Сортировка используется для более удобного представления данных.
Она, хотя и является вспомогательной операцией, но используется довольно часто при работе со списками. Так, например, телефонная книга практически бесполезна, если телефоны в ней не отсортированы по фамилиям владельцев.
Но для поиска владельца телефонного номера обычная телефонная книга со- всем не подходит. Таким образом, в зависимости от задач обработки данных, одна и та же информация должна быть упорядочена по-разному: для поиска
138 телефонного номера– по фамилиям владельцев телефонных аппаратов, а для поиска владельца телефона – по номерам телефонов.
В больших телефонных книгах часто встречаются абоненты с одинаковы- ми фамилиями. В таких случаях применяется дополнительная сортировка по именам абонентов, или их домашним адресам. Microsoft Excel
позволяет сорти-ровать одновременно максимум по трем полям. Для выполнения сортировки более чем по трем полям используется прием
множественной сортировки.
Столбец или строка, по которым выполняется упорядочивание инфор- мации, называются
ключевым столбцом или
ключевой строкой, соответствен- но, или, просто,
ключом сортировки.
Если ключ сортировки содержит данные, относящиеся к различным ка- тегориям, то в Microsoft Excel установлен их следующий, по возрастанию, по- рядок сортировки:
••••
числа – от наименьшего отрицательного
значения до наибольшего положи- тельного,
••••
текст – в алфавитном порядке,
••••
логические данные – сначала ЛОЖЬ, затем ИСТИНА,
••••
коды ошибок – не сортируются, остаются в исходном порядке,
••••
пустые ячейки – при любом порядке сортировки всегда перемещаются в конец диапазона.
По первому полю сортировки можно выставить отличный от стан-дартного (по возрастанию или по убыванию) порядок сортировки. Например, по названиям дней недели, месяцев и т.д. Для «подключения» этой возможно- сти необходимо:
1.На вкладке
Списки диалогового окна
Параметры создать свой оригиналь- ный список упорядочивания – если он еще не существует.
2.Активизировать нужный список в поле
Сортировать по первому ключу в диалоговом окне
Параметры сортировки, которое раскрывается по нажа- тию кнопки
Параметры в окне диалога
Сортировка диапазона.
На результаты сортировки влияют также региональные установки опе- рационной системы.
Сортировку информации в Microsoft Excel можно выполнить двумя способами:
1.С помощью окна диалога
Сортировка диапазона,
2.С помощью кнопок
Сортировка по возрастанию и
Сортировка по убыванию на панели инструментов
Стандартная.
139
Для осуществления сортировки информации с помощью окна диалога
Сортировка диапазона необходимо выполнить следующую последователь- ность шагов:
1.
Определить подлежащий сортировке диапазон данных.
2.
По команде Данные → Сортировка активизировать окно диалога Сорти-
ровка диапазона, в котором настроить параметры сортировки следующим образом:
а)
В зонах Сортировать по, Затем по и В последнюю очередь, по – выставить при помощи:
••••
Раскрывающихся списков – названия столбцов (или строк), по кото- рым будет выполняться сортировка на каждом из 3-х уровней.
••••
Переключателя – порядок сортировки:
по возрастанию – для сортировки указанного диапазона по воз- растанию, или
по убыванию – для сортировки указанного диапазона по убыванию.
б)
Переключатель
Идентифицировать
поля
по выставить в положение:
подписям (первая строка диапазона) – для сортировки без учета строки заголовка диапазона, или
обозначениям столбцов листа – для сортировки всего диапазона, с учетом строки заголовка.
Значение этого переключателя Microsoft Excel выставляет автоматиче- ски, и в большинстве случаев правильно.
в)
Щелчок по кнопке Параметры вызывает активизацию окна диа- лога Параметры сортировки, в котором:
•
Раскрывающийся список Сортировка по первому ключу служит
140 для указания нестандартного порядка сортировки по первому клю- чу – в соответствии с одним из имеющихся списков.
•
Флажок
Учитывать регистр – предназначен для включения возможности учета регистра букв при сортировке.
•
Переключатель
Сортировать – используется для указания вида сортировки:
•
строки диапазона – для сортировки указанного диапазона по строкам, или
•
столбцы диапазона – для сортировки указанного диапазона по столбцам.
До начала выполнения сортировки с помощью кнопок
Сортировка по возрастанию и
Сортировка по убыванию также необходимо указать диапазон сортировки, а с помощью активной ячейки – ключевой столбец, по которому будет выполнена сортировка. Все остальные параметры сортировки будут
выставлены в соответствии с их значениями, принятыми после послед- него вызова окна диалога
Параметры сортировки.
При сортировке с помощью диалогового окна
Параметры сортировки одновременно нельзя задать более трех ключей, а кнопки панели инструмен- тов позволяют сортировать вообще только по одному ключу. Для того чтобы отсортировать список по большему количеству полей, следует применить не- сколько последовательных сортировок. Чтобы результаты предшествующих сортировок не терялись, необходимо начинать упорядочивание с самого ниж- него уровня.
Например, если требуется упорядочить список по четырем полям, тогда следует дважды провести сортировку – сначала по последним двум ключам, а затем – по первым двум. Тот же результат можно получить, если сортировку провести сначала по последним трем ключам, а затем – по самому первому.
При сортировке с помощью кнопок панели инструментов необходимо будет провести сортировку четыре раза: сначала – по четвертому ключу, затем – по третьему, потом – по второму и, наконец – по первому.
Иногда, после выполнения сортировки возникает необходимость вер- нуться к тому состоянию, которое было до начала сортировки. Проще всего это можно сделать с помощью кнопки
Отменить на панели инструментов
Стандартная или одноименной команды основного меню
Правка. Но ин- формация об отмене и возврате команд хранится только в течение текущего сеанса работы, и после завершения работы Microsoft Excel безвозвратно теря- ется. Для того чтобы всегда можно было вернуться к исходному состоянию, до
141 начала сортировки необходимо
проиндексировать лишний столбец (при сор- тировке строк) или лишнюю строку (при сортировке столбцов) и, затем, обя- зательно включить его в диапазон сортировки. В качестве индекса проще все- го использовать ряд целых положительных значений, например, 1, 2, 3, 4 и т.д.
Такой ряд
легко построить, если в его первую ячейку занести 1, а все осталь- ные заполнить с помощью автозаполнения при нажатой клавише
Ctrl. Тогда для возврата к исходному состоянию необходимо, просто, отсортировать диа- пазон по ключу индексации.
В процессе эксплуатации электронных таблиц иногда возникает необхо- димость в
перестановке местами ее столбцов. Эту процедуру можно выпол- нить с помощью их в
ырезания и
вставки, или
перетаскивания с помощью мыши, предварительно вставив пустые столбики на место результирующих.
Такой способ реорганизации таблиц может быть довольно трудоемкий, осо- бенно при их значительных размерах.
Проще всего перестановку столбцов можно выполнить, ес- ли пронумеровать их в необходимом порядке в одной из пустых строк, а затем отсортировать по ней всю таблицу.
Но, при этом необходимо учитывать следующие обстоятельства:
1)возможные некорректные изменения относительных адресов в формулах, и
2)возможную необходимость уточнения ширины столбцов.
Поиск и фильтрация Поиск и фильтрация являются наиболее часто используемыми опера- циями над базами данных.
В Microsoft Excel их можно выполнить тремя различными способами, при помощи:
1.Формы ввода данных.
2.Автофильтра.
3.Расширенного фильтра.
Для того чтобы отобрать требуемую информацию в базе данных предва- рительно необходимо задать
условия (критерии) поиска.
Microsoft Excel поддерживает следующие типы критериев:
1.Критерии на основе операций сравнения. Их основу составляет допус- тимый в Excel набор операторов сравнения. Они являются наиболее рас- пространенным способом задания условий выборки или поиска. Так, на-
142 пример, согласно критерию «=100» будут отобраны все записи, значения поля поиска, в которых равно 100, а «<>100» – не равно 100. Согласно же критерию поиска «=» (только знак операции «равно», без операндов) будут найдены только записи, в которых соответствующее поле пустое, а соглас- но «<>» – наоборот, не пустое.
2.Критерии-шаблоны. Они применяются только к текстовым данным, или числовым, но отформатированным как текст. Их основу составляют
два символа-шаблона: ? –
заменяет любой одиночный символ в позиции, где он находится.
Например, шаблон «?аша» соответствует любому из значений «Саша»,
«Маша», «Даша» и т.д.
* –
заменяет любое количество символов в позиции, где он указан.
Например, шаблон «*восток» соответствует значениям и «северо- восток» и «юго-восток», а «Бо*ис» отберет все записи, начинающиеся с
«Бо» и заканчивающиеся на «ис».
Если необходимо произвести поиск текста, содержащего символы- шаблоны, то при построении шаблона перед этими символами необходимо вставить
символ тильды «
». Использование критериев в виде шаблонов значительно упрощает поиск информации, особенно в больших списках, когда трудно запомнить точное написание всех элементов списка, напри- мер при организации словарей.
3.Критерии на основе множественных (сложных) условий позволяют объ- единить несколько простых условий с помощью
логических операций «
И» и «
ИЛИ». При использовании сложного критерия построенного с применением логической операции «И» будут отобраны только те записи, которые одновременно удовлетворяют всем его составляющим, а «ИЛИ» – хотя бы одной.
В Microsoft Excel на использование логических операций «И» и «ИЛИ» имеются ограничения связанные со способом обработки данных:
а)в
Форме ввода данных для поиска информации применяется только операция «
И»,
б)а
втофильтр допускает производить выборку с помощью операций «
И» и «
ИЛИ»,
в)при работе с
Расширенным фильтром в диапазоне критериев столбцы объединяются по «
И», а строки – по «
ИЛИ».
4.Критерии на основе логических формул – допускаются только при ис- пользовании Расширенного фильтра. Они строятся на основе функций, ко- торые возвращают логическое значение – ИСТИНА или ЛОЖЬ. При этом
143 допускается создание условий фактически неограниченного размера и уровня сложности. Поэтому такой способ задания критерия очень удобен, в виду своей компактности, – в одном выражении можно определить условия на все поля.
Форма ввода данных применяется для поиска нужных записей в списке с целью их дальнейшего просмотра, или редактирования. Она предоставляет одновременно доступ ко всем полям только одной записи, удовлетворяющей критерию отбора.
Для того чтобы воспользоваться Формой ввода данных для поиска ин- формации в базе данных необходимо:
1.
Определить диапазон поиска.
Если существует диапазон с именем База_данных – будет выбран он, если нет – то:
•
выделить требуемый диапазон, или
•
активизировав одну из его ячеек.
2.
Выполнить команду Данные → Форма.
3.
В появившемся окне диалога Формы ввода данных нажать кнопку
Критерии.
4.
В полях редактирования Формы ввода данных указать критерии поиска.
Значения отдельных полей Формы ввода данных объединяются
в обобщенный критерий поиска по правилам логической операции «И».
5.
Нажать клавишу Enter, или любую из кнопок Назад или Далее, для поиска первой записи, соответствующей введенному критерию.
6.
Отредактировать найденную запись, если необходимо.
7.
С помощью кнопок Назад и Далее продолжить поиск требуемых записей, или нажать кнопку Закрыть для завершения поиска.
144
Для приведенного на рисунке выше примера, из базы данных будет ото- брана единственная запись, удовлетворяющая критерию поиска, т.е. поле Фа- милия, которой начинается на букву «и» и(!) Год рождения больше 1965 –
«Иванова И.П. 65-78-90 1970».
В операциях с текстовыми данными Microsoft Excel регистр букв не учитывает.
Автофильтр позволяет производить фильтрацию данных простым и наглядным способом. После его активизации строка заголовка списка пре- образуется в группу раскрывающихся списков, позволяющих задавать условия фильтрации для каждого из полей.
Автофильтр производит скрытие строк списка, неудовлетворяющих ус-ловию отбора, но не удаляет их физически. При этом стоит помнить, что Microsoft Excel скрывает целую строку рабочего листа, и данные, располо-женные слева или справа от списка, могут стать недоступными.
Автофильтр используется согласно следующему алгоритму:
1.Определить необходимый диапазон данных:
а)выделив его, или
б)активизировав одну из его ячеек.
2.Выполнить команду
Данные → Фильтр → Автофильтр.
В результате:
а)строка заголовка выделенного диапазона будет преобразована в группу раскрывающихся списков,
б)пункт меню
Автофильтр будет помечен «галочкой», которая сигна- лизирует о том, что Автофильтр активизирован.
3.При помощи значений раскрывающегося списках в строке
заголовка сфор- мировать условия отбора записей, которые могут принимать такие значения:
•
(Все) – по данному полю фильтрация не производится, т.е. отображать все записи.
•
Первые 10… – отбор первых записей в списке, удовлетворяющих не- которому условию, которое можно сформировать в раскрывшемся за- тем окне диалога
Наложение условия по списку.
С помощью этого
145
пункта можно формировать условия отбора только для числовых
типов данных следующим образом:
а)
В самом левом поле ввода – указать (непосредственно, или с помощью кнопок счетчика) количество выводимых записей в диапазоне от 1 до 500.
б)
В среднем раскрывающемся списке – выбрать тип условия фильтрации:
наибольших – чтобы отображать указанное количество записей с наибольшими значениями, или
наименьших – чтобы отображать указанное количество записей с наименьшими значениями.
в)
В самом правом раскрывающемся списке – выбирать способ задания количества отображаемых записей:
элементов списка – чтобы отображать указанное количество «от- фильтрованных» записей списка, или
% от количества элементов – чтобы отображать указанное количест- во процентов от «отфильтрованных» записей списка.
•
Условие… – в раскрывающемся при этом окне диалога Пользова-
тельский автофильтр можно сформировать для текущего поля од- новременно два условия отбора, объединенных с помощью соответ- ствующих переключателе по принципу «И» или «ИЛИ».
При этом левый список, кото- рый называется также как и по- ле, по которому выполняется фильтрация, служит для задания условия сравнения.
Он содержит следующие элементы, которые имеют, соответствен- но, такие назначения:
а)
равно – проверка на равенство указанному значению,
б)
не равно – проверка на неравенство указанному значению,
в)
больше – проверка на то, что значение в поле больше указанного,
г)
больше или равно – проверка на то, что значение в поле больше или равно указанному,
д)
меньше – проверка на то, что значение в поле меньше указанного,
146
е)меньше или равно – проверка на то, что
значение в поле мень- ше или равно указанному,
ж)начинается с – проверка на то, что текстовое значение в поле начинается с указанного фрагмента,
з)не начинается с – проверка на то, что текстовое значение в поле не начинается с указанного фрагмента,
и)заканчивается на – проверка на то, что текстовое значение в поле заканчивается указанным фрагментом,
к)не заканчивается на – проверка на то, что текстовое значение в поле не заканчивается указанным фрагментом,
л)содержит – проверка на то, что текстовое значение в поле со- держит указанный фрагмент,
Скачать 3.95 Mb.