Конспект лекций по Excell. 2011 печ. 184Л Электронные таблицы.Кон.лек- 26.12. Конспект лекций по дисциплине компьютернаятехникаипрограммировани е для студентов 1го курса дневной и заочной форм обучения образовательно
 Скачать 3.95 Mb.
|
|
– 7. 2. Тип выражения должен соответствовать типу формального параметра, ко- торый он замещает при обращении к функции – т.е. тип фактического па- раметра должен соответствовать типу формального параметра. Например, если текущий формальный параметр имеет числовой тип, то и выражение, 46 которое его заменит при вызове функции, тоже должно иметь числовой тип. Нарушение этого правила приводит к появлению сообщения об ошиб- ке типа #ЗНАЧ!. Отдельные параметры в списке параметров разделяются символом- разделителем элементов списка – запятой (,) или точкой с запятой (;), в зависимости от установок Microsoft Windows. Функцию в выражение Microsoft Excel можно добавить несколькими различными способами: 1) непосредственно с клавиатуры, 2) с помощью раскрывающегося списка Функции в левой части строки формул, 3) с помощью Мастера функций. Самый простой из них – это непосредственный ввод функции с клавиатуры. При этом после ввода имени функции и открывающейся круг- лой скобки Microsoft Excel выводит всплывающую подсказку с ее прототи- пом (способом вызова). Например, если в приведенном выше примере для подсчета суммы значений ячеек воспользоваться функцией СУММ(), то фраг- мент таблицы во время ее ввода будет выглядеть следующим образом: В прототипе функции формальный параметр, который: 1) выделен полужирным начертанием, является текущим вводимым па- раметром, 2) параметры, [заключенные в квадратные скобки], – необязательные, 3) все остальные – обязательны, 4) … многоточие указывает на то, что функция имеет переменное число параметров. При опускании необязательного параметра, разделитель элементов спи- ска (запятая или точка с запятой) все равно должен быть указан (кроме последнего параметра). Пропущенным параметрам будут присвоены некоторые значения по умолчанию. Щелчок по параметру в прототипе функции вызывает его вы- 47 деление в формуле, а по имени функции – переход в окно справочной системы Microsoft Excel с отображением самой подробной информации о ней. Анало- гичная всплывающая подсказка будет отображаться и при вводе формулы в строке формул. Основной недостаток непосредственного ввода функций – не- обходимость помнить много справочной информации о них. Существуют функции, у которых аргументы отсутствуют. Примерами таких функций являются ПИ и СЕГОДНЯ. Более совершенный метод ввода функций – с помощью раскрывающего- ся списка Функции, в котором содержится 10 наиболее часто используемых (или тех, которые использовались последними) функций. Он заменяет список Имя в левой части строки формул во время записи формул в ячейки. Построен список Функции по принципу стека – т.е. функция, которая вводилась по- следней, будет в этом списке первой, и для ее указания в следующий раз даже не придется раскрывать список – она будет непосредственно отображаться в строке формул и необходимо будет, просто, щелкнуть по ней мышью. По- следним же в этом списке является элемент Другие функции, выбор которого приводит к запуску Мастера функций. После указания в списке требуемой функции: 1. Ее имя вместе с парными круглыми скобками, ограничивающими список параметров, заносится в строку формул и в активную ячейку. 2. Раскрывается окно диалога Аргументы функции. 48 В нем приводится краткое описание выбранной функции вместе с описанием каждого из вводимых параметров. Аргументы (или фактические параметры) функции вводятся в поля редактирования, которые имеют те же имена, что и ее формальные параметры. Параметры, имена которых имеют полужирное начертание, являются обязательными, все остальные – нет. Во время ввода параметров: 1. Справа от соответствующего поля редактирования отображается его текущее значение, 2. Ниже всех параметров – результат, возвращаемый функцией. 3. В самом низу, после надписи Значение, – общий итог вычисления выраже- ния, в котором используется вводимая функция. Окно диалога Аргументы функции обладает некоторым «интеллектом» – оно всегда пытается заполнить все необходимые параметры функции наибо- лее предпочтительными, с точки зрения текущего состояния Excel, значения- ми. Так, например, для приведенного ранее примера записи в ячейку A3 сум- мы значений ячеек с числовыми данными A1 и A2 сразу будет заполнен необ- ходимый параметр – предполагаемый диапазон суммирования A1:A2, а в строку формул и активную ячейку A3 выведена готовая формула =СУММ(A1:A2). Пользователю в данной ситуации остается лишь завершить ввод функции, закрыв окно диалога Аргументы функции: 1) по щелчку на кнопке OK, или 2) нажав клавишу Enter. Если же в окне диалога Аргументы функции не предлагается никаких вариантов значений параметров, или они неприемлемы, то их необходимо за- полнить вручную. При этом константы и знаки операций, используемые при построении параметров-выражений, вводятся в соответствующие поля редак- тирования непосредственно с клавиатуры, адреса же ячеек можно вводить с помощью прямого указания мышью. Для этого необходимо нажать на кнопку Свертывания диалогового окна (так называемую «красную» кнопку), рас- положенную в правой части соответствующего поля редактирования. В результате окно диалога Аргументы функции будет свернуто до размеров поля редактирования(построителя выражений), которое занимает совсем немного места и не слишком мешает непосредственному выделению требуе- мых ячеек с помощью указателя мыши. 49 При этом можно: 1) вводить в него любые допустимые выражения; 2) свободно перемещать указатель по рабочему листу, переходить на другие листы в активной, или другой, рабочей книге; 3) формировать ссылку на ячейку, щелкнув по ней левой кнопкой мыши; 4) формировать ссылку на диапазон ячеек путем его выделения при нажатой левой кнопке мыши. После завершения ввода текущего фактического параметра для возврата окна диалога к его нормальному размеру необходимо: 1) щелкнуть по кнопке Развертывания диалогового окна в правой части поля редактирования, или 2) нажать клавишу Enter. Окно диалога Аргументы функции не всегда нужно сворачивать явным образом – оно автоматически сворачивается до размеров поля редактирования после начала непосредственного выделения ячеек с помощью мыши, а по за- вершении выделения также автоматически возвращается к своему исходному состоянию. Для получения исчерпывающей информации по вводимой функ- ции необходимо щелкнуть по гиперссылке Справка по этой функции в окне диалога Аргументы функции. При этом открывается справочная система по Microsoft Excel на странице с требуемой информацией. Однократный щелчок по кнопке Вставка функции в строке формул приводит к: 1) сворачиванию окна диалога Аргументы функции; 2) перемещению «фокуса ввода» в строку формул и выделению текущего параметра, а также 3) отображению всплывающей подсказки с прототипом вводимой функции. 50 Повторный же щелчок по кнопке Вставка функции в строке формул вновь вызывает активизацию окна диалога Аргументы функции. После закрытия окно диалога Аргументы функции, например, по нажатию кнопки OK, происходит не только завершение ввода параметров функции, но и ввода формулы в активную ячейку, вообще. Для продолжения ввода, или редактирования, формулы необходимо пе- ревести Excel в режим Правка путем: 1) двойного щелчка по ячейке с формулой, 2) одинарного щелчка в строке формул, или 3) по нажатию клавиши F2. Однако для того чтобы ввести функцию с помощью раскрывающегося списка Функции все равно необходимо помнить, по крайней мере, имя тре- буемой функции. Этого недостатка лишен ввод функции с помощью Мастера функций, который можно активизировать несколькими различными способами: 1. По щелчку на кнопке Вставка функции в строке формул. 2. По команде Вставка → Функция. 3. По нажатию сочетания клавиш Shift + F3. 4. После выбора элемент Другие функции в списке: а) Функции в левой части строки формул, или б) Автосумма на панели инструментов Стандартная. При этом необходимо отметить, что если функция является первым операндом в формуле, то знак равенства вводить не обязательно – Мастер функций введет его самостоятельно. В первом окне Мастера функций в поле редактирования Поиск функ- ции можно ввести запрос с описанием операции, которую требуется выпол- нить, и щелкнуть по кнопке Найти. В результате в раскрывающемся списке Категория появится элемент Рекомендуется, а в списке Выберите функцию будут выведены все функции, которые удовлетворяют заданному условию по- иска. Далее из списка Выберите функцию необходимо выбрать требуемую функцию и щелкнуть по кнопке OK, или, просто, выполнить двойной щелчок по ней. 51 В результате откроется описанное выше окно диалога Аргументы функции, в котором необходимо указать фактические параметры выбранной функции. После выделения функции в списке Выберите функцию ниже этого списка отображается ее прототип с кратким описанием выполняемых дейст- вий. Для получения же более подробной информации по этой функции необ- ходимо, как обычно, щелкнуть по гиперссылке Справка по этой функции. Поиск требуемой функции также облегчает раскрывающийся список Категория, в котором все, имеющиеся в Microsoft Excel, функции сгруппиро- ваны по нескольким категориям. Так, в категории Рекомендуется приведены функции, удовлетворяющие последнему условию поиска, а в категории 10 не- давно использовавшихся – функции, которые использовались последними. Если же определить принадлежность функции к какой-либо категории затруд- нительно, используется пункт Полный алфавитный перечень. В качестве примера далее опишем последовательность действий, кото- рые необходимо выполнить, для того чтобы в ячейку A3 ввести формулу =ОКРУГЛ(ПИ()*A1^2,A2), которая на основании радиуса, записанного в ячейку A1, вычисляет площадь круга, а полученный результат округляет до количества значащих цифр после десятичной точки, которое указано в ячейке A2. Формула состоит из 2-х вложенных функций – внешней ОКРУГЛ(), ок- ругляющей свой первый параметр до количества цифр, указанных вторым па- раметром, и внутренней ПИ(), которая возвращает число π Для решения поставленной задачи необходимо: 1. Сделать ячейку A3 активной – щелкнув, например, по ней один раз мы- шью. 2. Активизировать Мастер функций – щелкнув, например, по кнопке Вставка функции в строке формул. 52 3. В раскрывшемся первом окне Мастера функций в списке Выберите функцию – указать значение ОКРУГЛ. 4. В раскрывшемся окне диалога Аргументы функции: а. В поле редактирования Число ввести с клавиатуры выражение ПИ()*A1^2. б. В поле редактирования Число_разрядов – ссылку на ячейку A2, например, щелкнув по ней один раз мышью. в. Нажать кнопку OK чтобы завершить ввод формулы. Недостатком этого решения является то, что необходимо вводить с клавиатуры сравнительно сложное выражение, в котором, вполне возможно допустить ошибки. Избавиться от него можно, если: 1. Для ввода числа ππππ воспользоваться раскрывающимся списком Функции в левой части строки формул. Естественно, что требуемая функция там уже должна быть – т.е. ею уже должны были пользоваться раньше. Это условие не является слишком обременительным, поскольку пользователь, в основ- ном, работает с одними и теме же функциями, и сравнительно редко ис- пользует что-либо новое. Для раскрытия списка Функции окно диалога Аргументы функции должно быть развернутым! 2. После указания в раскрывающемся списке Функции требуемой функции окно диалога Аргументы функции сменит свое содержание – теперь оно будет настроено для ввода аргументов функции ПИ(). Но поскольку функ- ция ПИ() параметров не имеет, то в окне диалога Аргументы функции ни- каких полей редактирования не будет. 53 Окно диалога Аргументы функции с таким содержанием закрывать по щелчку на кнопку OK не следует – нужно перевести «фокус ввода» в по- ле редактирования строки формул щелкнув мышью после операнда ПИ(). Можно также вначале закрыть окне диалога Аргументы функции, на- жав кнопку Вставка функции в строке формул, а затем – щелкнуть по- сле операнда ПИ()в поле редактирования строки формул, или в активной ячейке. 3. Закончить ввод первого аргумента функции ОКРУГЛ() – т.е. выражения ПИ()*A1^2. При этом знаки операций * и ^, а также числовая константа 2 вводятся с клавиатуры, а ссылку на ячейку A1 можно ввести методом пря- мого указания – щелкнув по ней мышью. Во время ввода этого выражения оно синхронно изменяется в 3-х местах: а) в поле редактирования строки формул, б) в активной ячейке, в) в поле редактирования Число окна диалога Аргументы функции – если оно, конечно, открыто. Начав построение выражения в любом из этих мест, продолжать его можно в любом из двух оставшихся. При этом наиболее удобно строить выраже- ния в окне диалога Аргументы функции. Построение этой формулы можно было начать и со ввода знака равенст- ва «=» и выбора из раскрывающегося списка Функции требуемой функции – ОКРУГЛ(). Естественно, что пользователь должен был раньше уже вызывать ее, чтобы она попала в этот список. При этом дальнейшее построение форму- лы можно продолжить, как было описано выше. Если после завершения ввода формулы в ячейку попытаться ее редактировать, например, выполнив двойной 54 щелчок мышью, то отдельные операнды выражения будут отображаться таки- ми же цветами, как и ячейки, на которые они ссылаются. В виду того, что некоторые функции в электронных таблицах использу- ется особенно часто, в Microsoft Excel для быстрого доступа к ним на панели инструментов Стандартная предусмотрен специальный раскрывающийся список Автосумма. Он состоит из таких элементов: •••• Суммировать – вызов функции подсчета суммы значений СУММ(). •••• Среднее – вызов функции подсчета среднего арифметического СРЗНАЧ(). •••• Число – вызов функции подсчета количества чисел в списке аргумен- тов СЧЕТ(). •••• Максимум – вызов функции подсчета максимального значения из набора значений МАКС(). •••• Минимум – вызов функции подсчета минимального значения из набора значений МИН(). •••• Другие функции – вызов Мастера функций. При выборе любого значения из этого списка, кроме последнего, происходит следующее: 1. В активную ячейку вставляется соответствующая функция. 2. Текстовый курсор устанавливается между скобками в списке ее параметров, иногда заполнив его предполагаемым диапазоном вычисле- ний. 3. Excel переходит в режим Ввод. Предполагаемый диапазон вычислений для этих функциями можно задать: 1) непосредственно с клавиатуры, 2) выделив с помощью бегущей пунктирной линии при нажатой левой кнопке мыши. Во время выделения предполагаемого диапазона вычислений Excel переходит в режим Укажите. 55 Если сверху (или слева) к активной ячейке примыкает группа непустых ячеек (как названия столбцов (или строк) на рабочем листе – так называемый бордюр), то все они в пределах текущего столбца (или строки) до первой ячейки с нечисловыми данными будут включены в предполагаемый диапазон вычислений. Если к активной ячейке и сверху и снизу примыкают непустые ячейки, то будет вставлена одна функция для вычислений только в пределах текущего столбца. Для завершения ввода функции, и перевода Excel из режи- ма Ввод (или Укажите) в режим Готово, достаточно нажать клавишу Enter. Тогда, согласно условия приведенного ранее примера, для подсчета суммы значений ячеек A1 и A2 в ячейке A3 необходимо всего лишь трижды щелк- нуть мышью: •••• первый раз – по ячейке A3, •••• второй раз – по кнопке Автосумма на панели инструментов Стандартная, и •••• третий раз – по кнопке Ввод в строке формул. 3.4. Замена формулы ее результатом В процессе работы с электронными таблицами иногда возникает необ- ходимость замены формул, записанных в ячейки, их результатами. Например, при решении проблемы наведенной циклической зависимости между ячейка- ми, или когда формулы больше не нужны, а нужны лишь результаты вычисле- ний по этим формулам. Заменять формулы, а также отдельные их подвыражения, результатами вычислений можно несколькими различными способами. 1. Для того чтобы заменить в одной ячейке формулу ее значением необходимо: а) выделить требуемую ячейку и перейти в режим ее редактирования лю- бым известным способом – например, выполнив по ней двойной щелчок мышью; б) выполнить ручной пересчет формулы – нажав клавишу F9. В результате формула в ячейке заменится ее значением; в) закончить редактирование ячейки с сохранением полученного результа- та – например, нажав клавишу Enter. Отмена случайной замены формулы ее значением выполняется, на- пример, при помощи раскрывающегося списка |