институциональная экономика. Конспект производственный менеджмент в гостиничном и ресторанном бизнесе тема Складской учёт Цели и задачи изучения темы
 Скачать 343.27 Kb.
|
|
1 Конспект ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ В ГОСТИНИЧНОМ И РЕСТОРАННОМ БИЗНЕСЕ Тема 2. Складской учёт Цели и задачи изучения темы: получение общетеоретических знаний о процессе организации снабжения предприятия питания; понимание структуры управления закупками, нормирования товарных запасов для производства, особенностей хранения и учёта товарных запасов. В результате изучения данной темы Вы будете: Знать: процесс организации закупки сырья для производства; особенности хранения продуктовых запасов на предприятии питания; состав складских помещений; виды учета продуктовых запасов. Уметь: производить закупки продуктов; рассчитывать нормы запаса для производства; определять помещения для хранения; организовывать хранения продукции; выбирать удобной формы учета продуктов. Учебные вопросы темы: 1. Организация закупки на предприятие питания. 2. Виды запасов. Нормирование товарного запаса для производства. 3. Хранение товарных запасов. 4. Учёт запасов на предприятии питания. 2 Вопрос 1. Организация закупки на предприятие питания. Выбор поставщиков сырья начинается с анализа потребностей заведения согласно меню. Цели и задачи, которые должны быть поставлены перед руководителем производства выглядят следующим образом: определение всех видов меню, которые будут внедрены в виде специальных предложений и различных форм обслуживания в течение отчетного периода (месяца, квартала, а желательно года); составление полного ассортиментного перечня сырья, применяемого в ресторане в течение года. Составляя перечень необходимо стремиться к замене аналогичных по свойствам продуктов наиболее универсальными. Утверждение данного ассортиментного перечня у директора, управляющего или собственника; разработка плана продаж блюд каждой из категорий на выбранный период (месяц, квартал, полугодие, год) на основании отчетности предыдущих периодов и плана по увеличению продаж в соответствии с планом маркетинговых мероприятий; разработка товароведческих требований ко всем видам сырья (сортность, калибр, форма упаковки, вес единицы продукта, страна происхождения и т.д.). Лучше выбирать упаковку прямоугольной формы. Это экономит до 40% пространства холодильника и морозильника. А также выбирать упаковку объема, максимально соответствующего плану снабжения и плану выпуска; приобретение выборочных образцов продукции для дегустации. Предварительно составленный перечень поставщиков анализируется на основании специальных критериев. Зачастую ограничиваются ценой и качеством поставляемой продукции, а также надежностью поставок. Но к критериям, принимаемым во внимание при выборе поставщика, относят так же: удаленность поставщика от производства, сроки выполнения заказов; организацию управлением качества у поставщика; финансовое положение поставщика, его кредитоспособность и др. Таких фирм должно быть 2-3 по основным направлениям закупаемых товаров (мясо-рыба, бакалея, напитки, овощи-фрукты, хозяйственные товары). Обычно выбирают крупную компанию поставляющую полную линейку продукции и небольшие компании. Перебои с завозом импортных товаров бывают довольно часто, и поставщик должен быть не один. 3 После выбора компаний-поставщиков, с ними заключаются договора о поставках. Конкуренция среди компаний высока, что ведёт к повышенному уровню сервиса (особенно от небольших компаний). При высоком объёме заказа делают скидки, при необходимости привозят товар к определенному времени, а иногда, если требуется что-то срочно, то и по телефонному звонку, в течении нескольких часов. Товар обычно хорошего качества, в случае расхождение веса или количества, ненадлежащего качества быстро заменяется курьером). Доставка продуктов может осуществляться централизованным и децентрализованными способами. Централизованная доставка товаров на предприятия осуществляется силами и средствами поставщиков. При централизованной доставке предприятие освобождается от необходимости иметь свой транспорт. При децентрализованной доставке вывоз товаров от поставщиков обеспечивает непосредственно само предприятие, используя свой транспорт. Необходимо на каждую машину, предназначенную для перевозки продуктов, иметь санитарный паспорт, выданный учреждениями санитарно-эпидемиологической службы. Централизованная доставка является более выгодной в пересчете на логистические расходы, но закупки продукции (независимо от их стоимости) для производства специалитетов или авторских блюд целесообразнее осуществлять у частных производителей. Мошенничество при закупке товаров. Закупки производятся по завышенным ценам при оплате наличными. Например завышение цены даже на 1-2 рубля за килограмм муки, закупаемой пекарней у фермера, на первый взгляд не вызывает подозрений и может быть легко аргументированно закупщиком, но при месячной закупке 20.000 кг чистая прибыль заведения серьёзно уменьшается. Для предотвращения такой ситуации необходимо контролировать цены на основные закупаемые товары (обычно это 7-10 наименований) и до минимума сокращать оплату наличными. Закупка значительно большей, чем необходимо партии товара, которая даёт разницу в ценах на оптовые закупки. Также поставщики периодически предлагают выкупить оптом какую-либо партию товара за бонус. Каждая такая закупка должна быть обоснована (сезонное повышение цен, перебои поставок, снятие товара с производства) и проверена достоверность этой информации и размер скидки. 4 Покупать товар у «своей» посреднической фирмы, зачастую по более высокой цене или не надлежащего качества. Поставщиков выбирают из тех, кто сам нашел ресторан, принес свои прайсы и предложил за общение с фирмой процент закупщику либо материальный, либо продукцией (так называемый откат). Поставщики используют откаты как средство конкурентной борьбы, и сохранить принципиальность принимающему решение о закупках в такой ситуации очень трудно. Можно утверждать, что это наиболее сложный для вычисления вид мошенничества, тем более что при закупках оплата часто идет наличными. Избежать можно только одним способом: разнесение ответственности за выбор поставщиков, определение цен на продукцию и объёма, приём по качеству между несколькими сотрудниками из разных отделов. Например: выбор поставщиков - руководитель ресторана, мониторинг цен и ежедневный заказ производит отдел закупки или сотрудник склада, приём по качеству - руководитель производства. При этом руководитель предлагаемые проценты от фирмы поставщика берёт продукцией, тем самым уменьшая себестоимость блюд. Вопрос 2. Виды запасов. Нормирование товарного запаса для производства. Запасы сырья и товаров создаются по следующим причинам: поставки ненадежны, большинство предприятий питания закупает импортное сырьё; выгоднее закупать впрок, при покупке большой партии цена ниже; при приемке необходимо время для проверки документов, веса, размещения на складе, переработки продукта в полуфабрикат; появляется ощущение безопасности (многие чувствуют себя неуютно, если запасы подходят к концу). Товарная структура предприятия питания подразделяется на продовольственные и непродовольственные товары, которые разделены на ассортиментные группы и подгруппы. Структура продовольственных товаров ресторана обычно состоит из следующих ассортиментных групп: мясо и мясопродукты; рыба и рыбопродукты; молоко и молочные продукты; хлеб и хлебобулочные изделия; мука, крупа и макаронные изделия; жиры; пряности и приправы; яйца; картофель и корнеплоды; 5 овощи; плоды, фрукты, ягоды; чай и кофе; алкогольные напитки; безалкогольные напитки; другие продовольственные товары. Структура непродовольственных товаров значительно меньше и обычно состоит из следующих ассортиментных групп: табачные изделия и сигары; канцелярские товары; хозяйственные принадлежности; моющие и чистящие средства; сувениры, буклеты, периодические издания для посетителей. Товарооборот предприятия подразделяется на оборот по продукции собственного производства (полуфабрикатов) и оборот по реализации покупных товаров, особенность запасов состоит в том, что они могут быть покупными товарами. Доля покупных товаров зависит от типа предприятия. Одна из особенностей запасов предприятий питания заключается в том, что большинство запасов — это продукты питания, а значит, имеет определенные сроки хранения. Кроме того, не все предприятия имеют в достаточном количестве складских помещений. Обычно на предприятиях запасы хлеба, овощей и фруктов составляют 1-2 дня, запасы мяса, рыбы и других скоропортящихся продуктов 3-4 дня, круп, муки, сахара 5-7 дней в зависимости от условий для хранения и завоза и возможности поставок. Планирование товарных запасов предполагает использование комплекса методов, направленных на определение оптимальной, нормативной величины запасов. Основу планирования текущих товарных запасов предприятия составляет нормирование, в процессе которого устанавливается норматив запаса в днях по товарным группам. Норма товарных запасов выступает одновременно и нормой товарооборачиваемости. Каждое предприятие общественного питания самостоятельно нормируют и планируют запасы сырья и товаров. Норматив товарного запаса необходим для осуществления экономической, финансовой и коммерческой деятельности, при регулировании размера собственных оборотных средств, вложенных в запасы, определении планового размера кредита, для оперативного контроля за товарными запасами, при расчете затрат по хранению. 6 Планирование предполагает разработку потоварных и общего нормативов в днях оборота. Процесс планирования начинается с разработки потоварных нормативов. При расчете нетоварных нормативов рекомендуется использовать методы технико-экономических расчетов; экономико-статистические; индексный; экономико-математического моделирования. Потоварный норматив запасов методом технико-экономических расчетов включает в себя следующие элементы в зависимости от их назначения: представительный ассортиментный набор; запас на время приемки и подготовки товара к продаже; запас на среднедневную реализацию; запас текущего пополнения; страховой запас. Потоварный норматив товарных запасов в днях на месяц рассчитывается по формуле Ндн=3а+3р + 3п + 3т + 3с, где За — представительный набор; Зр, 3n, Зт — соответственно запас на среднедневную реализацию, на время приемки и подготовки товаров к продаже, текущего пополнения; Зс — страховой запас в днях. В случае, когда одни ассортиментные разновидности товара нельзя заменить другими, запас текущего пополнения принимается равным среднему интервалу поставки: Зт = I Средний интервал поставки по продовольственным товарам, имеющим узкий ассортимент, рассчитывается в целом по товарной группе без учета ассортиментных позиций по следующей формуле: I ср= Д : n, где Д – количество дней в месяце; n – количество поставок по товарной группе на планируемый месяц. 7 Страховой запас создается для гарантии бесперебойного производства, продажи и на случай отклонений от установленных сроков и объемов поставки сырья и товаров. Его размер может определяться как удвоенный квадратный корень из запаса текущего пополнения. Расчет производится по формуле: Зс = 2√Зm Можно также определять размер страхового запаса в процентах от запаса текущего пополнения. Обычно величина этого элемента норматива 10%. Т.к. следует учитывать, что многие продовольственные товары относятся к числу скоропортящихся, поэтому размеры страхового запаса должны ограничиваться величиной, обусловленной возможными нарушениями в снабжении и сроками хранения. При поставках с фабрики-кухни и заказе продукции требующей минимальной кулинарной обработки, может применяться следующий метод расчета: расход на месяц по каждому наименованию (из оборотной ведомости) разделить на количество дней в месяце; полученное количество умножить на количество дней периода (от поставки до поставки). Нормы запасов необходимо пересматривать в соответствии с изменением рецептуры, объёма продаж, сезоном и другими изменениями. На абсолютные и относительные размеры товарных запасов предприятия питания влияют следующие факторы: конъюнктура рынка продовольственных товаров; объем розничного товарооборота; частота завоза, ритмичность поставок сырья и товаров; местонахождение поставщиков; форма оплаты; сроки хранения продовольственных товаров, сырья; эффективность работы коммерческих служб по закупке товаров; обоснованность заказов, заявок. 8 Вопрос 3. Хранение товарных запасов. Приемка товаров в предприятии питания является важной составной частью технологического процесса. Приемку проводят в два этапа. Продукты получают по количеству и по качеству. Первый этап - предварительный. Приемка продуктов по количеству производится по товарно-транспортным накладным, счетам-фактурам, путем пересчета тарных мест и взвешивания. Если товар поступил в исправной таре, кроме проверки веса брутто предприятие имеет право потребовать вскрытия тары и проверки веса нетто. Второй этап - окончательная приемка. Масса нетто и количество товарных единиц проверяют одновременно со вскрытием тары. При обнаружении недостачи составляется односторонний акт о выявленной недостаче, этот товар хранится отдельно, обеспечивается его сохранность и вызывается поставщик. Одновременно с приемкой товаров по количеству товар принимается также и по качеству. Приемка товаров по качеству производится органолептически (по виду, цвету, запаху, вкусу). При этом проверяют соответствие стандартам, техническим условиям (ТУ). После этого продукты перекладывают в чистую, промаркированную в соответствии с видом продукта производственную тару и размещают для хранения, согласно товарному соседству. Гастрономические товары после вскрытия заводской упаковки плотно упаковываются в пищевую плёнку, сыры в пергамент. Молочные и мясные продукты хранятся в разных гастроёмкостях. Продукция из стеклянных банок при после вскрытия перетаривается в гастроёмкости. Рыба и морепродукты, яйца хранят отдельно, в промаркированной таре. Полки в холодильной камере должны иметь циркуляцию воздуха это повышает срок хранения продуктов. Основными угрозами при хранении продуктовых запасов являются: Сорбиция – поглощение влаги. Десорбиция – утеря влаги. Кристализация – засахаривание. Механические повреждения. Поглощение запахов. Химический бомбаж. Брожение в молочных продуктах. Гниение в белковых продуктах. Плесневение овощей и фруктов. Воздействие насекомых и грызунов. Оптимальное решение - каждое отделение (полку) использовать под одну группу товара. Лучшим решением является разработка собственной схемы хранения продуктов и создание инструкции (лучше в картинках и 9 размещенная перед входом или внутри мест хранения). Этот документ создаёт наглядность соблюдения товарного соседства и помогает менеджеру поддерживать порядок при хранении. Обязанности менеджера производства по хранению товарных запасов: проверка условий хранения: температуры холодильных и морозильных камер; соблюдение сроков хранения; товарного соседства; недопущение хранения сырых продуктов и полуфабрикатов с готовыми пищевыми продуктами; при хранении в общей холодильной камере (на предприятиях менее 50 пос. мест) все продукты хранятся в закрытой таре; применение принципа ротации. Хранение вновь поступивших продуктов за старыми, с целью использования последних в первую очередь; предотвращение размораживания и повторного замораживания продуктов, т. к. создаются условия, способствующие размножению бактерий. Существуют минимальные требования к составу складских помещений на предприятии питания: Охлаждаемые камеры по каждой из категории продуктов (для предприятий до 50 пос. мет допускается 1 общая камера, до 100 пос. мест 2: для мясо-рыбных продуктов и овощей). Температура хранения не может колебаться выше 2-6 С, влажность 85-95%. Кладовая для хранения спиртного, запирающаяся на замок, обязательна для всех предприятий, имеющих лицензию на алкоголь. Неохлаждаемые кладовые для сухих продуктов должны быть защищены от естественного света, влажность не более 65-75% Кладовая для хранения инвентаря, посуды. На небольшом предприятии может быть совмещена с кладовой для сухих продуктов при хранении на отдельных стеллажах. Необходимо помнить, что помимо стоимости хранящихся предметов существуют три основных источника затрат, связанных хранением запасов. Они включают в себя стоимость: капитала, замороженного в запасах; хранения, включая стоимость занимаемого пространства, оборудования, труда, услуг и т.д. Как правило, выражается в процентах от стоимости хранящихся материалов, поэтому согласуется со стоимостью капитала. Чаще всего стоимость хранения лежит в пределах от 5 до 10% в год; потерь из запаса. Потери происходят по разным причинам, как допустимым, так и нет. Потери также происходят из-за случайных поломок, незапланированного превышения объемов использования запасов, превышения срока хранения, устаревания запасов (усушка- 10 утруска). Уровень потерь возможно снизить, однако он никогда не бывает равен нулю. Затраты на хранение всегда выражаются в процентах от стоимости хранящихся материалов и в большинстве случаев находятся в пределах от 15 до 30% в год. Вопрос 4. Учёт запасов на предприятии питания. Ведение складского учёта на предприятии питания связано с множеством нюансов. Товарно-материальные ценности находятся в постоянном движении, прибывая, убывая и перемещаясь внутри организации. Учёт запасов ведется автоматизировано, с помощью складских программ. Самым распространенным является учёт на основании технологических карт. Процесс учёта состоит из следующих этапов: Приходование товара на склад (на основании Товарно- Транспортной Накладной (ТТН)). Перемещение товара на производство (на основании накладной отпущенного товара со склада). Преобразование продуктов в полуфабрикат. Списание при заказе блюда по технологической карте (I колонка). Списание продуктов по актам списания и другим основаниям. Формирование инвентаризационной ведомости. Складской учет в ресторане и на предприятии общественного питания основывается на контроле следующих направлений: 1. Приходование продуктов. 2. Производство готовых блюд. 3. Расходование (списание) продуктов, не переданных в производство. 4. Хранение (складские остатки). Для организации надлежащего учета за приходованием продуктов необходимо: 1. Своевременное введение первичных документов, подтверждающих расходование денежных средств на закуп продуктов. 2. Наличие в учетной программе точного справочника продуктов, подразумевающего лишь одну позицию для определенного продукта. 3. Своевременное составление приходных накладных в учетной программе. 4. Наличие утвержденных зав. производством и руководителем калькуляционных карт на все блюда, производимые в ресторане и 11 приготовление блюд по данным картам со строгим соблюдением норм расхода продуктов. 5. Своевременное фиксирование всех фактов расходования продуктов, в т.ч. порчи, перерасхода, подарков и т.д. На предприятии питания часто товар или блюдо идут не на продажу, а на дополнительные статьи расхода. Необходимо внести в систему сведения об этих статьях. Они обычно отражаются в актах списания. В зависимости от заведения основания списаний разнятся, основные из них: бракераж - продукты для списания блюд и напитков при ежедневной оценке качества; представительские расходы, благотворительность - блюда и товары, используемые для неоплачиваемых банкетов, проведения деловых встреч, рекламных компаниях; порча - по окончанию срока годности продукта или брака персонала; питание персонала - обеды для сотрудников заведения; проработка блюда - списание продуктов и напитков, разрабатываемых для обновления меню; дегустации - списание блюд при введении нового меню или обучающих занятий для персонала; комплимент - списание блюд и напитков (обычно недорогих по себестоимости), использованных как комплимент Гостю при конфликтной ситуации. 6. Снятие инвентаризации по готовым блюдам, полуфабрикатов и продуктов. Инвентаризация проводится обычно раз в месяц по всем подразделениям и в один и тот же день (при необходимости проводится выборочная инвентаризация). В момент проведения инвентаризации пересчитывается весь имеющийся в наличии товар: весовой взвешивается, если товар в упаковке и на ней указан вес товара, то инвентаризация производится по маркировке. При заполнении бумаг необходимо внимательно указывать меру и единицу измерения, так как возможны ошибки при обработки данных складской системой, которая ведет учет в нетто. Инвентаризация проводится не только по продуктам, но и по полуфабрикатам и готовым изделиям. После сбора данных они загружаются в складскую программу и распечатываются отчёты, где видны расхождения. Инвентаризационная ведомость при учёте по технологическим карточкам всегда будет содержать в себе расхождения в полученных и израсходованных продуктах, допустимым считается колебание в 10-15%. Это связанно с разным качеством сырья (а значит, и с нормами отходов) и с пересортицей, и с ошибками персонала при закладке продуктов в процессе приготовления. 12 Котловой метод учета затрат на производство осуществляется по всему производству в целом. Учитывается сумма поступившего сырья и сумма реализованной продукции. Информативность его минимальна: учет может предоставить информацию только о том, во что обошлось организации производство всей продукции. Поэтому котловой способ калькулирования себестоимости продукции наименее распространен. Этот способ удобен для малых предприятий, кейтринга, разовых проектов и семейных ресторанов. Вопросы для самопроверки: 1. Виды товарных запасов. 2. Процедура приёма различных видов продуктов и напитков на предприятие питания. 3. Документация для приёма товара в ресторан. 4. Нормы товарных запасов на предприятии. 5. Основные виды учета продуктовых запасов. 6. Принципы товарного соседства и ротации запасов. 7. Виды мошенничества при закупке товарных запасов. 8. Этапы организации работы с поставщиками. 9. Основные категории продуктов в ресторане. 10. Процедура перемещения товаров между подразделениями. |