Деловодство. Касян Діловодство. Контрольна робота з навчальної дисципліни Організація роботи з діловими документами у підприємницькій діяльності Напрям підготовки 030509 Маркетинг
 Скачать 420 Kb.
|
|
КРЕМЕНЧУЦЬКИЙ УНІВЕРСИТЕТ ЕКОНОМИКИ, І  НФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ І УПРАВЛІННЯКафедра маркетингу та економіки Залікова книжка №______ КОМПЛЕКСНА КОНТРОЛЬНА РОБОТА з навчальної дисципліни «Організація роботи з діловими документами у підприємницькій діяльності» Напрям підготовки: 6.030509 «Маркетинг», 6.030507 «Облік і аудит»(підкреслити) Виконав Студент гр. МГз-13______ Кас’ян Ігор Анатолійович (прізвище, ім’я та по-батькові) Прийняла Доц. Власова А.В. Кременчук 2013 Зміст
1. Реквізити, види їх розміщення Значна частина управлінських функцій не тільки здійснюється за допомогою документів, а й знаходить тут своє відображення. До кожного з них ставляться певні вимоги: відповідність до свого призначення, достовірність і юридична сила, чітка структура та зручність в обробці. Склад реквізитів документів. Національний стандарт встановлює 32 реквізити документа, кожен з яких має певний код. Усі реквізити не можуть бути розміщенні на одному документі, оскільки деякі з них є взаємовиключними. Конкретний набір реквізитів залежить від виду документа, його цільового призначення, змісту, способу документування, етапів його підготовки і роботи з ним. Обов'язковими реквізитами, що використовують для складання документів, є такі: — назва організації; — назва виду документа; дата документа; — реєстраційний індекс документа; текст документа; підпис; інші реквізити . Для низки документів, що видаються органами державної влади, склад реквізитів встановлено законодавчими і нормативними актами. Це стосується, наприклад, паспорта, трудової книжки, диплома тощо. Формуляр-зразок — це сукупність розташованих у певній послідовності реквізитів, притаманних усім видам службових документів. У ньому встановлено формат, розміри берегів, вимоги до побудови схеми розміщення реквізитів В основу уніфікації у Національному стандарті покладено принцип загальної моделі побудови документів. Такі графічні моделі або схеми побудови зразків документів називають формулярами-зразками. Схеми розташованості реквізитів документа — вертикальна та горизонтальна розмітка його робочої площі, де фіксують документну інформацію, — призначені для того, щоб полегшити складання уніфікованої форми документа. Отже, у формулярі-зразку подано максимальний набір реквізитів, що постійно використовуються при складанні організаційно-розпорядчих документів. Незмінне розміщення реквізитів допомагає швидко знайти необхідні дані під час ознайомлення з документом. Під час оформлення документів потрібно дотримуватися головних вимог до їх складання, що передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку чи чистому аркуші паперу, адже дотримання цих вимог надає документу чинності. При оформлянні організаційно-розпорядчих документів використовується такий склад та розташування реквізитів (рис.1, 2):  Рис. 1. Перелік реквізитів організаційно-розпорядчих документів  Рис. 2. Формуляр зразок ОРД формату А4. Реквізити бувають: • постійні; • змінні. Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні — під час його складання. Кожний із реквізитів має свою довжину, визначену у формулярі-зразку. Довжина реквізиту — це кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі. 2. Поняття про комерційну таємницю та конфіденційну інформацію За умов жорсткої конкурентної боротьби захист ділової, фінансової, технологічної та іншої інформації від крадіжок, несанкціонованого використання, її зміни чи знищення набуває важливого значення. Комерційні структури, зацікавлені у своїй конкурентоспроможності, насамперед вживають заходів щодо захисту такої інформації, спираючись на відповідні норми чинного законодавства та власну нормативно-правову основу. Інформація може бути відкритою або з обмеженим доступом. Якщо відкрита інформація зазвичай не викликає питань щодо її природи, то згідно зі ст. 30 Закону України "Про інформацію" інформація з обмеженим доступом поділяється на таємну і конфіденційну. До таємної інформації належить інформація, що містить відомості, які становлять державну та іншу передбачену законом таємницю, розголошення якої завдає шкоди особі, суспільству і державі. Віднесення інформації до категорії таємних відомостей, які становлять державну таємницю, і доступ до неї громадян здійснюється відповідно до Закону України "Про інформацію". Конфіденційна інформація — це відомості, що перебувають у володінні, користуванні або розпорядженні окремих фізичних чи юридичних осіб і поширюються за їх бажанням відповідно до передбачених ними умов. До конфіденційної інформації, що є власністю держави і перебуває в користуванні органів державної влади чи органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, не можуть бути віднесені відомості: • про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту; • про аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні події, які сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян; • про стан здоров'я населення, його життєвий рівень, включаючи харчування, одяг, житло, медичне обслуговування та соціальне забезпечення, а також про соціально-демографічні показники, стан правопорядку, освіти і культури населення; • стосовно стану справ із правами і свободами людини і громадянина, а також фактів їх порушень; • про незаконні дії органів державної влади, органів місцевого самоврядування, їх посадових та службових осіб; • інша інформація, доступ до якої відповідно до законів України та міжнародних договорів, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України, не може бути обмеженим. Інформація з обмеженим доступом може бути поширена без згоди її власника, якщо ця інформація є суспільно значущою, тобто якщо вона є предметом громадського інтересу і якщо право громадськості знати цю інформацію переважає право власника на її захист. Громадяни, юридичні особи, які володіють інформацією професійного, ділового, виробничого, банківського, комерційного та іншого характеру, одержаною на власні кошти, або такою, яка є предметом їх професійного, ділового, виробничого, банківського, комерційного та іншого інтересу і не порушує передбаченої законом таємниці, самостійно визначають режим доступу до неї, включаючи належність її до категорії конфіденційної, та встановлюють для неї систему (способи) захисту. Виняток становить інформація комерційного та банківського характеру, а також інформація, правовий режим якої встановлено Верховною Радою України за поданням Кабінету Міністрів України (з питань статистики, екології, банківських операцій, податків тощо), та інформація, приховування якої являє загрозу життю і здоров'ю людей. Найбільший інтерес з погляду захисту комерційних інтересів суб'єкта господарювання викликає комерційна і банківська таємниця. Тлумачення поняття комерційної таємниці дається у ст. 36 (Неправомірне збирання, розголошення та використання відомостей, що є комерційною таємницею) Господарського кодексу України де, зокрема, зазначається, що комерційною таємницею є відомості, пов'язані з виробництвом, технологічною інформацією, управлінням, фінансовою та іншою діяльністю суб'єкта господарювання, розголошення яких може завдати шкоди його інтересам. Відомості, що належать до комерційної таємниці, мають містити такі ознаки: • не підпадають під державну таємницю; • стосуються виробничої діяльності фірми (підприємства); • не спричиняють збитків інтересам суспільства; • мають дійсну або потенційну комерційну цінність і створюють переваги у конкурентній боротьбі; • мають обмеження у доступі, що встановлюються керівництвом фірми (підприємства); • щодо них на фірмі (підприємстві) вживаються заходи щодо їх охорони. До комерційної таємниці можуть бути віднесені: • технологія виробництва; • технологічні прийоми та устаткування; • модифікація раніше відомих технологій і процесів; • результати та програми наукових досліджень; • перспективні методи управління; • цінова і збутова політика; • порівняльні характеристики власного асортименту і товарів конкурентів з погляду якості, зовнішнього вигляду, пакування тощо; • виробничі, комерційні та фінансово-кредитні відносини з партнерами; • плани підприємства щодо розширення (скорочення) виробництва; • факти ведення переговорів з питань купівлі-продажу; • дані, що можуть бути використані для заподіяння шкоди репутації підприємства; • інформація про кадри підприємства; • наявність засобів та умов для захисту комерційної таємниці. Іноземні фірми в межах відомостей, які необхідно захищати за умов ринку, розглядають як промислову власність винаходи, дані про устаткування, інструменти, розроблені або придбані ними і недоступні для широкого користування. До промислових таємниць фірми відносять основні виробничі показники, проекти, технологічні інструкції, результати перевірок і випробувань, опис зразків продукції на сировину, сутність експериментів, оцінку якості процесів і виробів, дослідницькі звіти, карти контролю якості, інструкції з підготовки кадрів, вартісні показники, маркетингові дослідження, перелік покупців, умови постачань і стратегія на ринку, прогнози тощо. Інформація щодо діяльності та фінансового стану підприємства, яка стала відомою банку в процесі обслуговування клієнта та взаємовідносин з ним чи третім особам при наданні банківських послуг, і розголошення якої може завдати матеріальної чи моральної шкоди, відповідно до ст. 60 Закону України "Про банки і банківську діяльність" є банківською таємницею. У питаннях захисту банківської інформації не варто покладатися тільки на державну законодавчу основу, тим більше що остання має багато протиріч і дозволяє по-різному трактувати положення окремих законодавчих актів. Крім того, застосовувати деякі положення законів можна лише спираючись на нормативну основу самого банку. 3. Системи автоматизації діловодного процесу При встановленні на свій комп’ютер пакету Microsoft Office 2000, користувач застосовує новiтнi технології для електронної підготовки документів і може робити це швидко й ефективно. Але якщо доводиться оформляти десятки документів на тиждень, особливо в комп’ютернiй мережi, при великiй кількостi співробітників, що швидко й ефективно створюють документи, зберігають їх на локальних дисках і дисках мережного файл-серверу, і при цьому витрачається величезна кількість часу на пошук старих документів, то виникає необхідність у застосуванні програм, покликаних полегшити життя користувачам, що мають справу з великим iнформацiйним навантаженням, — це системи управління документами (СУД). При застосуванні більшості систем управлiння документами для підготовки документів використовують звичні офісні пакети або окремі додатки (хоча деякі системи підтримують і свої власні формати документів, а також надають засоби їх редагування). На СУД покладено виконання додаткових до основних функцiй, а саме. Організація збереження документів. Деякі системи зберiгають посилання на документи, розподілені в різних місцях мережі ПЕОМ підприємства, інші дозволяють організовувати централізовану базу даних документів. Основною метою функціонування таких систем є надання користувачам доступу до будь-яких документів, незалежно від того, де документи знаходяться або на якій станції в мережі ПЕОМ був створений документ. Пошук документів, що може здійснюватися на основі повного тексту та/або за конкретними атрибутами документів. Контроль за використанням документів, блокування використовуваних документів, щоб унеможливити одночасну модифікацію одного документа декількома користувачами. Розмежування повноважень користувачів по доступу до документів. Зв’язування документів, підтримка складних складових документів. Створення документів засобами самої системи або за допомогою зовнішніх додатків. Редагування документів. Не всі системи управління документами підтримують повний набір перерахованих функцій. Більшість СУД підтримують тільки декілька з перерахованих можливостей, тому при придбанні такої системи звичайно виходять із вимог конкретного застосування з урахуванням можливостей подальшого розширення. По-різному окремi СУД реалізують пошук документів. Це може бути пошук за повним текстом, за атрибутами або комбінований. При повнотекстовому пошуку iснує більша імовірність знайти документи, про які збереглися тільки фрагментарнi (або неясні) спогади. Проте атрибутивний пошук дає можливість шукати документи за ознаками, що не є частиною тексту документа, наприклад, за автором, датою, видом документа тощо. Для організації повнотекстового пошуку при внесенні документів у систему їхній текст індексується — будується таблиця, що містить усі слова документів, і з кожним словом зіставляється список документів, у якому воно зустрічається. Об’єм індексу може складати 20–40% від власного обсягу документів. Для зменшення обсягiв індексу звичайно використовують перелiк слів, що не вносяться до списку, наприклад деякi частини мови тощо. Адміністратор систе-ми може змінювати цей список. Контроль за використанням документiв та блокування документiв, що модифiкуються (тобто змiнюються), є обов’язковими функцiями СУД. При цьому переслiдуються двi мети: 1) адмiнiстратор СУД зможе контролювати використання документiв користувачами; 2) система не дозволить одночасно модифiкувати доку-мент рiзними користувачами. Звичайно перший користувач, що створив або внiс доку-мент до СУД, зможе коригувати його, при цьому iншi користу-вачi можуть тiльки переглянути або роздрукувати документ. 4.1. Підготувати проект наказу з особового складу про прийом на роботу на посаду продавця 2 категорії в буфет цеху №1 Накази щодо особового складу – це група наказів стосовно кадрових аспектів роботи підприємства, установи, організації. Вони завжди оформляються окремо від наказів щодо основної діяльності та, як правило, не містять констатуючої частини. Відмітна особливість цих наказів полягає в тому, що накази щодо особового складу є не лише розпорядчими документами, а і документами первинного обліку. Накази щодо особового складу регламентують питання: - про прийняття на роботу, переведення на іншу роботу, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; – про надання відпусток; – про направлення у відрядження працівника; – про надання матеріальної допомоги; – про накладення дисциплінарного стягнення на працівника; про оголошення подяки. Публічне акціонерне товариство "АвтоКрАЗ" НАКАЗ 01.12.2013 м. Кременчук № 120/07-к Про прийняття на посаду ПРИЙНЯТИ: Тараторкіну Марію Олександрівну на посаду продавця 2 категорії в буфет цеху №1 з оплатою праці з розрахунку посадового окладу згідно з штатним розписом з 01 грудня 2013 року Підстава: заява Тараторкіної М.О. від 30.11.2013року Директор Л.Н. Петров Головний інженер І.П. Сідоров Зав. буфетом І.П. Іванов З наказом ознайомлений _________________________ П.А. Іванов 4.2. Написати гарантійний лист. Гарантійні листи — це такі службові листи, в яких гарантується виконання чогось, наприклад оплати за послуги чи товари, забезпечення проведення дослідів, надання робочого місця тощо. Гарантійні листи підписують керівник і головний бухгалтер підприємства (установи, організації, фірми). Директорові Центру комп'ютерного навчання Петрову М.М. Про навчання Іванова О.Н. Шановний пан директор! Просимо Вас прийняти на навчання за фахом офіс-менеджер нашого співробітника Іванова Олега Івановича. Оплату гарантуємо. Наш р/с 23821678512345678955 у АБ «ПриватБанк» Генеральний директор М.Я. Мартынов Головний бухгалтер В.И. Борисова Список використаних джерел Kyшнapeнкo H.H. Документоведение / Н.Н. Кушнирекно. – К.: Знання , КОО, 2001. - 400 с. Делопроизводство. Инструкции. Типовые положения. - Cборник нормативных документов. - Харьков: Конус, 2003. - 160 с. Діденко А.Н. Сучасне діловодство / А.Н. Діденко. – К.Либідь, 2006. – 384с. Кушниренко К. Документоведения: Учеб. для вузов.-2-е изд., перераб. и доп./ К. Кушнаренко — К.: “Знання”,2000. — 460с. Шевчук С.В. Українське дiлове мовлення: Навч. Посібник /С.В. Шевчук. — К.: Лiтера, 2000. — 480 с. 10.12.2013 |