Контрольная. Шарапова. Кадровое делопроизводство. Контрольная работа по дисциплине Кадровое делопроизводство и системы электронного документооборота
 Скачать 93 Kb.
|
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА по дисциплине «Кадровое делопроизводство и системы электронного документооборота» Вариант 4
Екатеринбург Документирование оформления приема работника в организацию. Порядок оформления на работу : Прием человека на работу — кадровая процедура, с которой начинаются трудовые взаимоотношения работодателя и работника. Ошибки при оформлении документов чреваты для компании претензиями со стороны государственных органов, а в случае инцидента между сторонами — судебным разбирательством. С поступающим на работу сначала идет устная беседа. Сегодня от претендентов часто на вакантную должность требуют предоставления резюме и по нему ведут как бы предварительный отбор, принимают решение о приглашении для собеседования или переговоров. На основе резюме фактически собирают банк данных о возможных кандидатах на замещение вакантных должностей. Главная цель резюме - презентация самого себя, показать себя с наилучшей стороны, выпятить свои положительные качества, достоинства и оставить в тени свои слабые стороны. После проведения собеседования служба кадров приступает к письменному оформлению приема на работу. Порядок приема на работу новичка зависит от того, в какую именно организацию он трудоустраивается (на государственной службе у кадровых процедур есть свои нюансы). Прием работника на работу оформляется в 2 этапа: Работник представляет необходимые для устройства на работу документы и пишет заявление о приеме. Работодатель составляет кадровую документацию. Порядок действий: будущий сотрудник приносит необходимые документы и пишет заявление о приеме на работу; будущий сотрудник должен быть ознакомлен (при необходимости под роспись) со всеми нормативными документами предприятия, которыми он должен руководствоваться в работе; работодатель и сотрудник заключают трудовой договор; по предприятию на основе трудового договора издается приказ о приеме на работу; в отделе кадров заполняют личную карточку работника по форме N2; в отделе кадров заводят личное дело на работника и вносят соответствующую запись о приеме в трудовую книжку. Документы для оформления на работу: Оформляясь на любую работу, на любую должность, работник должен предоставить следующие документы: паспорт или любой другой документ, который удостоверяет его личность; свидетельство о государственном пенсионном страховании – если работник устраивается на работу впервые, ему оформляют такое свидетельство; трудовую книжку – если работник устраивается на работу впервые, трудовую книжку ему оформляют на этом предприятии; если работник устраивается по совместительству, его трудовая книжка остается по основному месту работы, а работодатель по совместительству не вправе ее требовать; документы воинского учета – предоставляют те граждане, которые подлежат призыву на воинскую службу; документы об образовании – в случае, если должность предполагает наличие специальных знаний; В некоторых случаях могут потребоваться дополнительные документы, согласно нормам законодательства. Например, лицам, которые будут работать с опасными и наркотическими веществами, необходимо также предоставить справку из налоговой службы о материальном состоянии и медицинское заключение о состоянии здоровья. Лицам, поступающим на государственную или муниципальную службу, также необходимо написать заявление о приеме на работу и заполнить анкету – для всех остальных работников это требование не является обязательным. Конечно, на многих предприятиях просят написать заявление, и заполнить анкету, но отказ сотрудника совершить это не может быть основанием для отказа в приеме на работу. Документирование приема на работу начинается с момента предоставления будущим работником своих документов в отдел кадров предприятия. 2. Подготовьте проект приказа о приеме на работу Вашей организации. Унифицированная форма № Т-1 Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1
(наименование организации)
(распоряжение) о приеме работника на работу
(фамилия, имя, отчество)
Основание:
В случае, если работник принимается на основное место работы по трудовому договору, заключенному на неопределенный срок, в котором отсутствуют особые условия работы (например, неполный рабочий день), то строка «Условия приема на работу, характер работы» не заполняется. В отдельных случаях в качестве основания для издания приказа о приеме работника на работу следует указывать не только трудовой договор, но и иные документы, например письмо-запрос о переводе работника к другому работодателю. Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника ему обязаны выдать надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения). 3.Дайте характеристику любой компьютерной программы по кадровому документообороту. 1С: Документооборот — программный продукт компании «1С», который предназначен для автоматизации процессов документооборота в организациях любой сферы деятельности. Это эффективный инструмент построения и наладки электронного документооборота, позволяющий не только автоматизировать, но и упростить многие процессы. Внедрение продукта не потребует больших временных или денежных затрат со стороны руководства, но при этом в обязательном порядке даст возможность более интенсивно развиваться на рынке. В бизнесе автоматизация процессов работы с документами имеет различные масштабы и цели. Например, внедрение такой автоматизированной концепции в крупной корпорации, которая решила перейти на электронные документы, предполагает реализацию масштабного проекта, который невозможно сравнить с внедрением аналогичного функционала в небольшой фирме. Возможности программы 1С: ДокументооборотКонфигурация 1С: Документооборот — полезный продукт, который позволяет не только вести учет, контролировать и корректировать бизнес-процессы, но также координировать и организовывать деятельность персонала. Продуманный до мелочей функционал и используемые методики обеспечивают полный цикл переработки документации. Централизованное и безопасное хранение внутренних деловых отчетов. Регистрация входящей и исходящей документации. Создание и обработка организационных, информационных, распорядительных и иных актов (в т. ч. договоров, служебных записок и прочих). Получение доступа к бумагам в соответствии с правами каждого конкретного участника. Налаживание взаимодействия специалистов, проверка выполнения и проработки протоколов. Настройка маршрутизации актов, контролирование и анализ их реализации. Контроль трудового времени работников. Автоматическая загрузка оригиналов с электронной почты или со сканера. Доступные версии программы 1С: ДокументооборотРазработчик предлагает 4 варианта ПО для налаживания автоматизации: Для госучреждений (муниципальных предприятий). Программное обеспечение, которое подходит для государственных инстанций со сложной структурой и большими объемами ежедневной отчетности. КОРП. Речь идет о фирмах, организациях, структурах, которые имеют систему разнообразного и развитого документооборота. ПРОФ. Лучшее решение для организаций с простой структурой и бизнес процессами средней сложности. Document Management. Программное обеспечение с двуязычным оформлением — английской и русской версией интерфейса. Чаще всего внедряется на отечественных фирмах, которые имеют зарубежные представительства, филиалы, большая часть персонала которых — иностранцы. За основу взята КОРП редакция. 1С: Документооборот — универсальная разработка, подходящая для любой отрасли, независимо от штатного количества работников, вида деятельности, организационной формы, которая оперативно и без проблем адаптируется под специфику любого бизнеса. Основной функционал программы 1С: Документооборот:Корреспонденция (входящая и исходящая) Обработка входящих и исходящих документов, отслеживание истории переписки и ответов на входящую корреспонденцию. Для этих целей реализованы типовые наборы процессов. Внутренняя документация Речь идет про приказы, служебные записки, проектную документацию и любые другие внутренние документы основными читателями которой являются сами работники. Хранение файлов внутреннего назначение ведется в специальных журналах. Для пользователей доступен просмотр всех внутренних документов (которые разрешены им правами), отображаемых в виде сплошного списка. Поиск необходимой информации Программа хранит информацию в больших объемах, поэтому те, кто использует ПО, могут находить интересующие данные по разным критериям: по реквизитам; по спискам; с помощью полнотекстового поиска; по штрих-кодам. В системе используется специальное штрихкодирование. На каждый файл наносится индивидуальный штрих-код. Штрихкодирование в разы упрощает процесс поиска информации: достаточно отсканировать штрих-код, чтобы на экране монитора открылась необходимая карточка. Электронные подписи Можно использовать электронную подпись (ЭЦП) для визирования, наложения резолюций, согласования, утверждения и других целей. Процессы для работы с договорами Позволяют проводить и фиксировать процедуру согласования договора, контролировать суммы контрактов, вести записи прихода сопроводительной отчетности, отслеживать жизненный цикл, а также факт поступления оригиналов и копий договоров с подписями и печатями. Обработка файлов Ежедневно пользователи создают и редактируют различные файлы. В 1С: Документооборот предусмотрена привязка их к отдельным карточкам, возможность управления их жизненным циклом, автоматическое заполнение файлов данными из электронного документа, версионирование. Встроенная почта Другое название - «бизнес-почта». Имеет такое же назначение, что и большинство почтовых сервисов. Важное отличие — встроенная в конфигурацию почта дополнена новыми функциями (насчитывается более 40). Последние существенно упрощают процесс переписки и выполнения заданий, связанных с входящей и исходящей корреспонденцией. Бизнес-процессы и поручения Бизнес-процесс — важная часть, на которой базируется построение эффективной работы отдельных специалистов и компании в целом. Отслеживание бизнес-процессов позволяет определять точность осуществления поручений и операций с целью повышения качества работы организации в целом. По умолчанию бизнес-процессы делятся на шесть основных видов: Рассмотрение - Этап, во время которого руководитель определяет задания и исполнителей путем проставления резолюций. Исполнение - Предполагает передачу визированного руководителем или службой акта исполнителям, согласно списку, а также контролирующей службе для обеспечения своевременного исполнения поставленных приказов. Согласование - Бизнес-процесс, во время которого определенные респонденты дорабатывают карточку и вносят в нее дополнения (изменения), после чего она передается инициатору с целью последующей обработки и определения дальнейших действий. Утверждение/Подписание - Процесс, во время которого файл возвращается автору с целью доработки или ознакомления с резолюцией. Регистрация - Предполагает участие секретаря, который проставляет регистрационный номер, печать и выполняет отправку корреспонденту. Ознакомление - Предполагает информирование экспертов, которые внесены в список, с текстовым содержимым. Это основные процессы, которые могут быть доработаны и усложнены. В соответствии с особенностями и спецификой каждого учреждения могут быть составлены более сложные маршруты перемещения удостоверений с переходами из одного подразделения в другое. Управление проектами Отдельный блок, позволяющий разбить разные виды обязанностей по отдельным проектам. Еще одна задача, с которой помогает справиться данный параметр — проверка осуществления проектов (начиная с разработки и ведения плана, заканчивая его реализацией). Трудовое время Достаточно простой функциональный блок, с помощью которого ведется отслеживание выполненных в течение дня приказов, а также решенных вопросов, на которые было потрачено время. Любые данные блока вносятся с конкретной привязкой к отчетам. Позволяет оценить, насколько эффективно расходуется время, предоставляемое персоналу. Учет отсутствующих работников Очень полезная функция, которая позволяет фиксировать факт отсутствия сотрудника на месте и находить варианты замены ответственных лиц среди персонала, которые могут выполнить поставленные задачи на соответствующих этапах реализации проекта вместо отсутствующего работника. Контроль исполнения Встроенный механизм контроля воспроизведения поставленных задач, который предполагает: контроль сроков выполнения проектов; расчет рабочего времени по видам должностей; проведение анализа затрат рабочего времени служб, подразделений и отдельных лиц. Мероприятия Функция, позволяющая вести учет запланированных на предприятии встреч — совещаний, заседаний, собраний, а также фиксировать результаты и принятые на таких мероприятиях решения. Бронирование помещений для проведения мероприятий – это функциональный блок, с помощью которого проводится определение и фиксация помещения, где будет проведено мероприятие. Благодаря доступу к данной информации, каждый участник мероприятия может оперативно находить помещения на плане. Программный форум Используется для решения рабочих вопросов во время формального или неформального общения на форуме. Общение наиболее эффективно на этапе консультирования новых сотрудников опытными специалистами. Управление правами доступа Функция, которая определяет и разграничивает права доступа отдельных пользователей к базе. В наше время, каждый бизнес должен тестировать, внедрять и запускать как можно больше инновационных решений для упрощения и автоматизации деловых течений. Простой интерфейс и удобный функционал 1С: Документооборот обеспечивает быстрое освоение софта пользователями и сотрудниками торговых предприятий, сферы оказания услуг, промышленных производств и бюджетных структур. Использование такой платформы откроет новый виток развития компании и упростит дальнейшее ее существование на рынке. Список использованной литературы: Грозова, О. С. Делопроизводство : Учебное пособие для вузов / Грозова О. С. - Москва : Юрайт, 2022. - 124 с. Шишов, О. В. Современные технологии и технические средства информатизации : Учебник / Национальный исследовательский Мордовский государственный университет им. Н.П. Огарева. - 1-е изд. - Москва : ООО "Научно-издательский центр ИНФРА-М", 2022. - 462 с. Корнеев, И. К. Документирование управленческой деятельности : Учебник и практикум для вузов / Корнеев И. К., Пшенко А. В., Машурцев В. А. - 2-е изд., пер. и доп. - Москва : Юрайт, 2022. - 384 с. Панасенко, Ю. А. Документирование управленческой деятельности : Учебное пособие. - 1-е изд. - Москва : Издательский Центр РИОР, 2018. - 138 с. https://buh.ru/articles/documents/137548/ | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||