контрольная работа кадровое делопроизводство и системы электронного документооборота. КР кадровое делопроизводство и системы элктронного документообор. Контрольная работа по дисциплине Кадровое делопроизводство и системы электронного документооборота Тема вариант 8 Институт непрерывного и дистанционного образования Направление подготовки
 Скачать 47.61 Kb.
|
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА по дисциплине «Кадровое делопроизводство и системы электронного документооборота» Тема: «вариант № 8»
Екатеринбург 2023 г. СОДЕРЖАНИЕ «Уральский государственный экономический университет» 1 Екатеринбург 1 Введение 3 Документирование поощрений работников 4 Составьте комплекс документов по оформлению отпусков 6 Дайте характеристику любой компьютерной программы по кадровому документообороту. 9 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 15 ВведениеКадровое делопроизводство - для работодателей всегда актуальный вопрос, который требует хороших знаний трудового законодательства, правил ведения и оформления документов, - недооценивать его нельзя. О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ имеет юридическую и даже коммерческую ценность. С помощью некоторых кадровых документов, используемых в качестве важных письменных доказательств, работодатель может доказать свою позицию в суде. Важность кадровой документации подтверждается, прежде всего, тем, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя. Например, должностная инструкция является документом, подтверждающим правомочия того или иного должностного лица на совершение юридически значимых действий, входящих в его должностные обязанности. Документируя трудовые отношения, подавляющее большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника. В целом от документирования трудовых отношений может зависеть обеспечение социальных, пенсионных и иных гарантий, предоставленных российским законодательством работникам. Документирование поощрений работниковРаботодатель поощряет работников, добросовестно выполняющих трудовые обязанности: объявляет благодарность, выдает премии, награждает ценным подарком, почетной грамотой, представляет к званию лучшего по профессии. Поощрения рабочих и служащих по результатам трудовой деятельности документируются в учреждениях, организациях, на предприятиях и фирмах единообразно в соответствии с требованиями УСОРД и УСПУД (унифицированная система организационно-распорядительной документации и унифицированная система первичной учетной документации). При поощрении работника составляются представление и приказ о поощрении (индивидуальный или сводный). Документирование процедуры поощрения работника Процедуры поощрения работника включают в себя: – составление руководителем структурного подразделения, в котором работает сотрудник, представления о поощрении с указанием вида поощрения в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка организации; – согласование представления (обоснованности и вида поощрения) с заместителем руководителя, курирующим данное структурное подразделение, профсоюзным органом, главным бухгалтером, руководителем кадровой службы; – передачу представления и иногда выписки из протокола заседания профсоюзного органа руководителю для принятия решения; – при положительном решении – передачу представления с резолюцией в кадровую службу для составления и оформления соответствующего приказа; – составление (как правило, заполнение электронного шаблона) сотрудником кадровой службы унифицированной формы приказа о поощрении; распечатку бумажного экземпляра приказа; при необходимости – согласование (визирование) проекта приказа с руководством организации и структурного подразделения; – подписание приказа руководителем организации; ознакомление работника с приказом; выдачу по его просьбе заверенной копии приказа (распоряжения); – внесение необходимой записи в дополнение к личному листку по учету кадров в личном деле работника; – внесение необходимых записей о поощрении работника в учетные формы, в том числе личную карточку формы № Т-2 или № Т-2ГС, перестановку учетных карточек в картотеке; – внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника; – торжественное объявление приказа о поощрении работника; при соответствующем виде поощрения вручение ему премии, пенного подарка, грамоты и т.п.; – помещение копии приказа на доску приказов организации. Представление (или докладная записка) о поощрении имеет в содержательной части следующие данные: фамилия, имя, отчество; год рождения; образование; должность; структурное подразделение; стаж работы в организации; оценка производственной деятельности; мотив поощрения; основание; вид поощрения. Основаниями поощрения могут быть определенные события: окончание выполнения сложного задания, высокие достижения в производительности труда, юбилейные даты работника, праздничные даты и другие события. Представление может составляться на группу работников, может составляться по инициативе руководства организации или профсоюзного органа. Составляется и подписывается представление руководителем структурного подразделения. Приказ о поощрении работника (работников) в вводной части содержит обоснование мотивов и основания поощрения, высокие результаты трудовой и общественной активности поощряемого лица. В распорядительной части указывают: вид поощрения (объявить благодарность, наградить ценным подарком и т.п.) фамилию, имя, отчество работника или работников (фамилии в этом случае располагаются в алфавитном порядке), наименование должности (профессии, специальности), места работы, краткое формулирование мотива поощрения. Составьте комплекс документов по оформлению отпусковВ соответствии с Трудовым кодексом РФ работникам предоставляются ежегодные оплачиваемые отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Продолжительность такого отпуска составляет 28 календарных дней. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации. По соглашению сторон (работодатель и работник) оплачиваемый отпуск может быть предоставлен и до истечения шести месяцев. Отпуск за второй и последующий годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в данной организации. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации. В соответствии с Трудовым кодексом РФ работники имеют право на отпуск без сохранения заработной платы; работникам, совмещающим работу с обучением в образовательных учреждениях высшего профессионального образования, имеющих государственную аккредитацию, работодатель предоставляет дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка. Основанием для предоставления работнику очередного отпуска может служить его личное заявление или график отпусков, все иные виды отпуска предоставляются на основании личного заявления. Форма заявления об отпуске унифицирована в УСОРД и содержит следующие реквизиты: адресат (руководитель организации с указанием его должности, инициалов и фамилии), автор (должность, структурное подразделение, инициалы и фамилия), название вида документа (заявление), текст, подпись и дата. В тексте указывается вид отпуска, дата ухода в отпуск, его продолжительность (количество дней), основание для получения отпуска. Многие кадровые службы разрабатывают для заявления о предоставлении отпуска трафаретный бланк, в котором работник заполняет только переменные реквизиты. Заявление пишется в одном экземпляре. На заявлении проставляется виза руководителя структурного подразделения. График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника. Он фиксирует очередность предоставления оплачиваемых отпусков. Форма графика отпусков унифицирована в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате. График отпусков является сводным документом, содержащим информацию о распределении по месяцам календарного года ежегодных оплачиваемых отпусков работников организации. График отпусков составляет кадровая служба не позднее чем за две недели до наступления календарного года на основе данных структурных подразделений. Руководители структурных подразделений предварительно согласовывают с работниками планируемые даты отпусков, учитывая их пожелания, наличие льгот на получение отпуска, специфику работы подразделения. График подписывает руководитель кадровой службы, визируют руководители структурных подразделений, согласовывает профсоюзный орган, утверждает руководитель организации. Форма Т-7 графика отпусков предусматривает внесение изменений о переносе срока отпуска. Первый экземпляр графика хранится в отделе кадров, второй — передается в бухгалтерию, третий экземпляр (или выписки из графика) направляется в структурные подразделения. Кадровая служба организует выполнение графика отпусков, извещая работников о времени начала отпуска не позднее чем за две недели. Предоставление отпуска оформляется с применением типовой формы Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику"или формы Т-ба"Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам". Текст приказа о предоставлении отпуска начинается словами "ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК", затем указывают фамилию, имя, отчество, табельный номер, должность и структурное подразделение, в котором работает сотрудник, вид отпуска, период, за который он предоставляется, общее число рабочих (календарных) дней, в течение которых работник находится в отпуске, даты ухода в отпуск и возвращения на работу. Основанием для издания приказа о предоставлении отпуска служит заявление, объяснительная или докладная записка, справка, график отпусков. Формы Т-6, Т-6а заполняются в двух экземплярах. Руководитель организации подписывает первый экземпляр, который остается на хранении в кадровой службе, копия приказа передается в бухгалтерию для расчета заработной платы, причитающейся за отпуск. Приказ объявляется работнику под расписку. На основании подлинника приказа кадровая служба вносит отметки об отпуске в формы Т-2 или Т-2ГС, а бухгалтерия производит расчет причитающихся работнику выплат. Дайте характеристику любой компьютерной программы по кадровому документообороту.Общая характеристика программы «1С: Зарплата и управление персоналом» версии 8.0 на предприятии Персонал - это наиболее ценный ресурс любого предприятия. От грамотного управления персоналом во многом зависит эффективность работы предприятия в целом. Квалифицированные, инициативные и лояльные работники способны существенно повысить эффективность работы предприятия. Управление данными о сотнях и тысячах работников, проведение мероприятий по подбору и обучению персонала, оценки квалификации производственного и управленческого состава, требует применения программных продуктов, позволяющих эффективно планировать и осуществлять кадровую политику предприятия. Управление персоналом не сводится к ведению личных дел работников и сбору соответствующих данных. Для успеха бизнеса необходим современный подход к отбору персонала, разработка системы мотивации и оценки деятельности работников. Требуется регулярный анализ с целью выявления общих тенденций и рационального использования полученных результатов. Прикладное решение является автоматизированным инструментом кадровой политики предприятия. Решение помогает оценивать профессиональную отдачу каждого работника, выявлять наиболее перспективных людей, рационально расставлять кадры, устанавливать эффективное стимулирование и справедливую систему оплаты труда. Прикладное решение автоматизирует следующие направления деятельности по управлению персоналом: - планирование потребностей в персонале; - планирование занятости и графика отпусков работников; - решение задач обеспечения бизнеса кадрами - подбор, анкетирование и оценка; - кадровый учет и анализ кадрового состава; - анализ уровня и причин текучести кадров; - ведение регламентированного документооборота. Автоматизация управления персоналом полезна всем работникам предприятия, так как: Руководство будет иметь полный контроль за происходящим, задавать структуру предприятия и составляющих его организаций, анализировать кадровый состав, принимать управленческие решения на основе полной и достоверной информации. Мощные аналитические отчеты предоставляют пользователю информацию в произвольных разрезах. Кадровая служба получит ценный инструмент автоматизации рутинных задач, возможность формировать гибкие отчеты о работниках с различными условиями отбора и сортировки. Работники предприятия будут уверены в том, что в любой момент смогут быстро получить необходимые им справки, сведения о своем отпуске, данные персонифицированного учета в Пенсионный фонд и т.д. «1С: Зарплата и управление персоналом» версии 8 - это программа массового назначения для комплексной автоматизации расчета заработной платы и реализации кадровой политики предприятий и организаций. Она успешно применяется в кадровых службах и бухгалтериях, а также в других подразделениях, в задачу которых входит организация эффективной работы персонала. «1С: Зарплата и управление персоналом» версии 8 - это готовое к работе решение, в котором учтены требования законодательства, реальная практика работы предприятий и мировые тенденции развития методов мотивации и управления персоналом. Прикладное решение «1С: Зарплата и управление персоналом» версии 8 автоматизирует решение следующих задач: - расчет заработной платы; - управление финансовой мотивацией персонала; - исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда; - отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия; - управление денежными расчетами с персоналом, включая депонирование; - учет кадров и анализа кадрового состава; - автоматизация кадрового делопроизводства; - планирование потребностей в персонале; - обеспечение бизнеса кадрами; - управление компетенциями, обучением, аттестациями работников; - эффективное планирование занятости персонала. Программа позволяет вести учет в единой информационной базе от имени нескольких организаций - юридических лиц, а также индивидуальных предпринимателей, которые с точки зрения организации бизнеса составляют единое предприятие. В программе параллельно ведутся два вида учета: управленческий и регламентированный. Управленческий учет ведется по предприятию в целом, а регламентированный учет ведется отдельно для каждой организации. Представление регламентированной отчетности в государственные органы станет гораздо менее трудоемким процессом. Особенно это касается сведений для персонифицированного учета Пенсионного фонда (СЗВ-4, АДВ-11) и отчетности по налогу на доходы физических лиц (2-НДФЛ). «1С: Зарплата и управление персоналом» версии 8 создана на технологической платформе нового поколения «1С: Предприятие» версии 8, которая обеспечивает высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичность прикладных решений. В комплект поставки программного продукта входит типовая конфигурация «Зарплата и управление персоналом». «1С: Зарплата и управление персоналом» версии 8 выпускается в двух версиях: базовая и ПРОФ. Базовая версия представляет собой однопользовательский аналог версии ПРОФ программы «1С: Зарплата и управление персоналом» версии 8. С целью ведения бухгалтерского учета обеспечена совместная работа программы «1С: Зарплата и управление персоналом» версии 8 с программой «1С: Бухгалтерия» версии 8. Рассмотрим преимущества программы «1С: Зарплата и управление персоналом» версии 8. В программе «1С: Зарплата и управление персоналом» версии 8 реализована возможность ведения учета нескольких организаций в единой информационной базе. Организации могут использовать общие списки физических лиц, классификаторы аналитической информации и т.д. При этом каждая организация может вести учет по общей или упрощенной системе налогообложения в рамках одной и той же информационной базы. Реализовано ведение не только регламентированного учета начислений, но и управленческого учета заработной платы со всем многообразием стимулирующих надбавок и бонусов, характерных для современных торговых и производственных предприятий, а также возможность описывать дополнительные начисления со всеми реализованными в конфигурации алгоритмами расчета, в частности, можно описать любое количество дополнительных отпусков с различным отражением в учете. «1С: Зарплата и управление персоналом» версии 8 содержит усовершенствованный механизм учета использования рабочего времени с поддержкой: - индивидуальных графиков работы, включая «скользящие», а также сводных индивидуальных графиков; - ввода подробных и / или сводных табелей учета рабочего времени как первичных документов, данные которых используются далее при начислении зарплаты; - оплаты почасовых невыходов, например, внутрисменных простоев специализированными документами. При формировании табеля учета отработанного времени по форме Т-13 в условиях отсутствия данных о расчетах заработной платы используются данные об отсутствии работников, зарегистрированные в кадровом учете. Реализованы не только инструменты учета кадров, но и инструментарий управления персоналом: аттестациями, обучением, занятостью, включая планирование отпусков, набор кадров, включая, менеджер контактов, и другие возможности. Реализована мощная подсистема кадровой аналитической отчетности, включающая отчеты по произвольным спискам работников, движению работников, наглядные диаграммы отпусков, полноценный воинский учет с формированием необходимой отчетности. Реализованы все, включая формы Т-7, Т-10, Т-10а, Т-54, унифицированные формы по учету труда. Современный эргономичный интерфейс прикладного решения «1С: Зарплата и управление персоналом» версии 8 делает доступными сервисные возможности «1С: Предприятие» версии 8:0 - универсальные средства работы с печатными формами документов с возможностью отправки документа по электронной почте; - универсальная групповая обработка справочников и документов; - подключение внешних обработок и ограничение доступа к их использованию; - подключение дополнительных печатных форм в документах; - подключение дополнительных обработчиков заполнения табличных частей документов; - установка даты запрета изменения данных; - средства администрирования пользователей в режиме «1С: Предприятие» версии 8; - средства разделения доступа к данным по рабочим местам (ролям) пользователей. Базовая версия программы «1С: Зарплата и управление персоналом» версии 8 - готовое к работе решение, в котором учтены требования законодательства, реальная практика работы предприятий: - расчет заработной платы, регламентированных налогов и взносов; - эффективное управление кадрами; - оперативное отражение изменений законодательства и форм отчетности; - широкие возможности пользовательской настройки, позволяющие самостоятельно настраивать методики учета без программирования. Данная программа разработана на технологической платформе нового поколения «1С: Предприятие» версии 8. Базовая версия программы «1С: Зарплата и управление персоналом» версии 8 предназначена для автоматизации расчета заработной платы и реализации кадровой политики на небольших предприятиях, где с программой работает один пользователь и ее не нужно адаптировать к особенностям конкретного предприятия. Новая программа значительно превосходит по функциональности и сервисным возможностям предшествующую базовую версию программы «1С: Зарплата и Кадры» версии 7.7. Базовая версия программы «1С: Зарплата и управление персоналом» версии 8 - это однопользовательская программа для расчета заработной платы и кадрового учета. По сравнению с версией ПРОФ она имеет ряд ограничений: - не поддерживается изменение конфигурации, можно применять только типовую конфигурацию и устанавливать ее обновления; - не поддерживается ведение учета по нескольким фирмам в одной информационной базе; - при этом имеется возможность ведения учета нескольких организаций в отдельных информационных базах на одном компьютере; - одновременно с одной информационной базой может работать только один пользователь; - не поддерживается работа в варианте клиент-сервер; - не поддерживается работа распределенных информационных баз; - не поддерживаются COM-соединение и Automation-сервер. Если в организации возникнет потребность ведения многофирменного учета в единой информационной базе, одновременной работы нескольких пользователей или появятся другие задачи, которые не решаются в рамках ограничений базовой версии, то в этом случае организация сможет перейти на программу «1С: Зарплата и управление персоналом» версии 8 версии ПРОФ, которая не имеет перечисленных выше ограничений. При переходе с базовой версии на версию ПРОФ накопленные данные полностью переносятся в новую программу. ЗАКЛЮЧЕНИЕВсе организации независимо от организационно-правовой формы, а также предприниматели без образования юридического лица обязаны обеспечивать сохранность документов, образующихся в их деятельности в течение сроков хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными актами РФ. Ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их оформление нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебных спорах с работником даже при хорошем знании положений ТК РФ. Руководители организаций несут персональную ответственность за правильную организацию делопроизводства в организации. Все документы по личному составу, для которых срок хранения в организации установлен 75 лет, по истечении срока подлежат обязательной передаче в соответствующий государственный или муниципальный архив. Это приказы, распоряжения по личному составу, документы к ним; штатные расстановки; индивидуальные (персональные) должностные инструкции. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) от 30.12.2001 N197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001) (действующая редакция); 2. Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (зарегистрировано в Минюсте РФ 11.11.2003 N 5219). 3. Березина, Н. М. Кадровое делопроизводство. - 2-е изд. - СПб.: Питер, 2008. - 224 с. 4. Варламова Я.Е. Кадровое делопроизводство с нуля / под ред. И.В. Журавлевой. - М.: Профессиональное издательство, 2008. - 224 с. 5. Кадровое делопроизводство (правовые основы): практическое пособие / Ю.П. Орловский [и др.]; Гос. ун-т - Высш. шк. экономики; отв. ред. Ю.П. Орловский. - М.: ИНФРА-М: Контракт, 2008. - 232 с. 6. Кузнецова Т. В. Кадровое делопроизводство: (традиц. и автоматизир. технологии) / Т. В. Кузнецова, С. Л. Кузнецов. - М.: Интел-синтез АПР, 2005. - 400 с. 7. Куприянова Г.И. Кадровое делопроизводство на компьютере: составление документов, ведение учета, организация работы. - 2-е изд., доп. - М.: КУДИЦ-ОБРАЗ, 2002.– 256с. 8. Новикова Т. Важность кадрового делопроизводства в сфере деятельности организации / Т. Новикова // Управление человеческим потенциалом. – 2008. – 9. Электронный журнал «Кадровое дело» - Актион-МЦФЭР (Источник: https://www.26-2.ru/art/355286-uvolneniya-po-sobstvennomu-jelaniyu); |