контр.работа по основам делопроизводства и документооборота. Контрольная работа по дисциплине Основы делопроизводства и документооборота в гму
 Скачать 67 Kb.
|
|
Контрольная работа по дисциплине Основы делопроизводства и документооборота в ГМУ 2020 Оглавление 2. Понятие и классификация основных видов документов. Дать развернутый ответ. 3 1.Составить и оформить реквизит «гриф утверждения» документа: 10.09.2019 Ивановым А.В. директором завода АО «Электроника»; 5 2.Что обозначает и как оформляется реквизит «отметка о приложении»? Приведите примеры. 6 2. Понятие и классификация основных видов документов. Дать развернутый ответ.По классическому определению, документ – материальный носитель информации, свидетельствующий о чем-либо. Строго говоря, любая книга, картина, фильм, скульптура, глиняная табличка и берестяная грамота – документы, рассказывающие о людях, событиях, эпохе, обычаях и нравах. Смысл документа в том, чтобы сохранять и передавать информацию во времени и пространстве. Сегодня документальным считается не любой носитель данных. Документ должен быть оформлен определенным образом и иметь необходимые реквизиты (с латинского - “необходимое”). Реквизитами являются: наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования (утверждения). Документ без реквизитов не имеет юридической силы. То есть сочинение в школьной тетрадке о том, как ваш младший брат пошел в первый класс, это – творческая работа, а та же история, отраженная в заявлении родителей и личном деле учащегося – уже документ. Процесс документирования информации и организацию работы с документами называют делопроизводством. Документоведение и делопроизводство недаром стали особой сферой человеческой деятельности. Чем сложнее организация общества, тем больше функциональная нагрузка документа. Различают общие и специальные функции. Общие функции характерны для всех видов: информационная - закрепление, хранение, передача информации; социальная - регулирует отношения человека и общества; коммуникативная - передача, обмен, преемственность информации; культурная - служит памятником истории и культуры. Специальные Специальные зависят от области применения: правовая - регулирует общественные правоотношения; управленческая - регулирует организационные и управленческие процессы в обществе; исторического источника - сохранение, предоставление объективной исторически значимой информации; учетная - фиксация количественных характеристик; познавательная - получение, передача знаний. Виды документов Любой документ многофункционален, служит различным потребностям человека и общества. Есть разные подходы к классификации документов, но все они связаны с их функциями и целевым назначением. По способу документирования Такой вид классификации определяет, каким образом, на какой носитель помещены и сохраняются данные в виде: письменного или печатного текста на бумажном носителе; текста, записанного на электронный носитель (карту памяти, дискету); чертежей, схем, планов, карт; текста или изображения, запечатленного на фото- или кинопленке. аудио- или видеозаписи на диске, дискете, карте памяти. По сфере использования Наиболее актуальная, классифицирует документацию в соответствии с целями, функциями и областью применения. Организационно-распорядительные и нормативные документы Сюда относят положения, уставы, должностные инструкции, правила – распоряжения, приказы, решения, постановления. Они обеспечивают управление и слаженную работу предприятия, организации, общественных структур. Той же цели служат вспомогательные документы (справочного, информационного характера): справки, акты, докладные записки, инструкции, объяснительные записки. Финансово-бухгалтерские Обслуживают финансовые отношения в обществе (организации). Это платежные ведомости, счета, накладные, чеки, финансовые отчеты, квитанции, табели и так далее. Бухгалтерские документы подразделяются на: распорядительные - разрешения, указания, распоряжения; оправдательные - товарные чеки, гарантийные талоны, квитанции; учетные - табели, ведомости, отчеты; комбинированные - расходный кассовый ордер. Научно-технические Сопровождают научные изыскания, фиксируют результаты исследований, обобщают, систематизируют, регламентируют информацию, ее практическое применение. Различают: проектную документацию (ПД); научно-исследовательскую (НД); конструкторскую (КД); технологическую (ТД); патентную документацию (ПД). По личному составу Регулируют отношения между работодателем и работниками, между сотрудниками, определяют профессиональные обязанности каждого работника, соблюдение трудовой дисциплины. Их делят на подгруппы: учет трудовых кадров, рабочего времени и оплаты труда; комплектование штата сотрудников; формирование персонального рейтинга; контроль выполнения работ и соблюдения дисциплины. К ним относятся трудовые договоры, приказы о зачислении и увольнении, трудовые книжки, личные дела, учетные карточки, дипломы и свидетельства об аттестации. Отчетно-статистическая документация Этот вид охватывает 3 уровня: государственный; ведомственный; внутриучрежденческий. Хранит учетную информацию о количественных показателях во всех сферах общественной жизни - социальной, экологической, производственной, политической, национальной. По направлению движения Классификация по направлению движения документации учитывает весь документооборот предприятий: входящие – поступившие в организацию извне (извещения, реклама, прейскуранты, приглашения, программы конференций); исходящие – составленные в организации и адресованные (отправленные) другим организациям, гражданам, структурам (отчеты, письма, докладные записки); внутренние – составленные для служебного использования в рамках организации (распоряжения, расписания, правила внутреннего распорядка, маршрутные листы). По ограничению доступа Классификация по ограничению доступа определяет степень секретности документа по принципам системного подхода, объективности, минимизации объема закрытой информации, периодического пересмотра степени секретности. Здесь существуют такие разновидности: открытые документы - содержат общедоступную информацию (реестры, бюллетени, приглашения); служебные (конфиденциальные) – свободны только во внутреннем доступе организации и служат сохранению коммерческой тайны (технологические карты, рецептуры, статистические отчеты); секретные – с разной степенью ограничений доступа. Таким образом, документ – это носитель, имеющий определенную форму, реквизиты, который служит для хранения и передачи информации. Любая классификация так или иначе связана с функциями и целевым назначением документов. Поэтому так важно при оформлении договоров, заключении сделок, оформлении документов на передачу прав собственности и во всех других ситуациях иметь полное понимание того, какой именно форме надо отдать предпочтение, чтобы документ имел юридическую силу. Составить и оформить реквизит «гриф утверждения» документа: 10.09.2019 Ивановым А.В. директором завода АО «Электроника»; УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор АО «Электроника»; Личная подпись Ивановым А.В. 10.09.2019 Сначала необходимо подготовить документ (например приказ), которым будет утверждаться другой документ (например, Регламент) (Пример 1). Приказ об утверждении Регламента АО «Электроника» ПРИКАЗ 10.09. 2019 № 52 о/д Москва Об утверждении Регламента по работе с дебиторской задолженностью АО «Электроника» В целях совершенствования работы с клиентами АО «Электроника» (далее – Общество), а также для контроля за состоянием дебиторской задолженности ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить Регламент по работе с дебиторской задолженностью (Приложение) и ввести в его действие с 10 сентября 2019 года. 2. Начальнику секретариата Маркиной А.П. ознакомить с настоящим приказом работников Общества в соответствии с Реестром рассылки в течение трех рабочих дней с даты подписания приказа. 3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на коммерческого директора Порошина А.М. Генеральный директор Ивановым А.В После подготовки утверждающего документа необходимо оформить на приложении к нему гриф утверждения. УТВЕРЖДЕНО приказом АО «Электроника»; Личная подпись Ивановым А.В. 10.09.2019 Что обозначает и как оформляется реквизит «отметка о приложении»? Приведите примеры. Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам). В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом: - если приложение названо в тексте: Приложение: на 2 л. в 1 экз. - если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения: Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Справка о кадровом составе Управления регионального кредитования на 2 л. в 1 экз. - если приложение (приложения) сброшюрованы: Приложение: отчет о НИР в 2 экз. - если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц: Приложение: письмо Росархива от 05.06.2015 N 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л. - если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.): Приложение: CD в 1 экз. При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов. В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом: - в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: ... (приложение) или ... (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: ... (приложение N 2); - на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается: Приложение N 2 к приказу АО "Профиль" от 15.08.2015 N 112. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки. Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение. Пример - Приложение 1 УТВЕРЖДЕНО приказом АО "Профиль" от 18.05.2015 N 67 Список использованных источников "ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018) Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб, пособ.-6-е изд.-М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2010. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд.испр. М.: ЗАЩ «Бизнес школа «Интел-Синтез». 2010. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство М.: Юрайт. 2012. |