Управление документами. Контрольная работа по дисциплине Управление документами
 Скачать 66.12 Kb.
|
|
Задание 2. Аннотация ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» Международный стандарт ИСО 15489-1 является частью серии стандартов ИСО 15489 "Информация и документация. Управление документами". Международный стандарт ИСО 15489-1 содержит понятия и принципы создания, ввода в систему и управления документами. Данный стандарт является основополагающим и содержит дальнейшие руководства и инструкции в отношении основных концепций, технических приемов и практических методов создания, ввода в систему и управления документами. С учетом вышеизложенных факторов в ИСО 15489-1 признается важность: a) роли документов как важнейшего инструмента деловой деятельности и формирования информационных активов; b) расширения возможностей использования документов в цифровой среде; c) систем и правил создания, ввода в систему и управления документами, выходящих за рамки традиционных организационных границ, например, в совместной и многоуровневой рабочей среде; d) средств управления документами, которые могут быть независимы от других компонентов документных систем; e) периодического анализа деловой деятельности и контекста для определения, какие документы должны быть созданы, введены в систему и как следует ими управлять в дальнейшем; f) управления рисками при разработке стратегий управления документами и использовании подхода к управлению документами, который, по сути, представляет собой стратегию управления рисками. Поскольку положения и принципы ИСО 15489-1 применяются в различных деловых и технологических средах, требуются разные подходы к внедрению средств управления документами, процессов и систем. В ИСО 15489-1 не представлены подробные рекомендации по внедрению средств управления для конкретных условий, в которых происходят создание, ввод в систему и управление документами. В ИСО 15489-1 определены ключевые понятия и установлены принципы высшего уровня, на основе которых могут быть разработаны процессы, средства и системы управления документами в любой среде. Преимущества Основанные на положениях ИСО 15489-1 подходы к созданию, вводу в систему и управлению документами обеспечивают доступ к официальным свидетельствам деловой деятельности для тех, кто в них нуждается, и до тех пор, пока это требуется. Это способствует: a) повышению прозрачности и подотчетности; b) формированию эффективной политики; c) согласованному принятию решений; d) управлению рисками в деловой среде; e) обеспечению непрерывности деловой деятельности в случае катастроф (чрезвычайных ситуаций); f) защите прав и обязанностей организаций и частных лиц; g) защите и поддержке в судебных разбирательствах; h) соблюдению положений законодательных и нормативно-правовых актов; i) расширению возможностей демонстрировать корпоративную ответственность, включая достижение целей в области устойчивого развития; j) сокращению издержек за счет повышения эффективности ведения деловых операций; k) защите интеллектуальной собственности; l) научно-исследовательской деятельности, основанной на фактических данных; m) формированию деловой, персональной и культурной специфики; n) защите корпоративной, персональной и коллективной памяти. Политика, распределенная ответственность и процедуры создания, ввода в систему и управления документами поддерживают программы управления корпоративной информацией. Связь с другими стандартами: Международный стандарт ИСО 15489-1 разработан как автономный ресурс. Тем не менее он является частью международных стандартов и технических отчетов в целом ряде аспектов создания, ввода в систему и управления документами. Они перечислены в разделе "Библиография", и к ним можно обратиться за более подробной информацией по конкретным аспектам управления документами. Управление документами в соответствии со всеми частями серии международных стандартов ИСО 15489 имеет первостепенное значение для успешной реализации Системы управления документами (СУД) - системы менеджмента ИСО, которая регламентируется международными стандартами серии ИСО 30300. СУД связывает управление документами с успешной деятельностью организации и подотчетностью путем создания структуры, включающей политику, цели и руководства для документов. В ИСО 15489-1 установлены следующие требования: a) определение ролей и ответственности; b) систематические процессы; c) мониторинг и оценка; d) пересмотр и совершенствование. Руководителям и другим лицам, заинтересованным во внедрении, эксплуатации и улучшении СУД, рекомендуется использовать стандарт ИСО 15489-1 совместно с международными стандартами серии ИСО 30300. 1. Область применения Настоящий стандарт определяет понятия и принципы, на основе которых разрабатываются подходы к созданию, вводу в систему и управлению документами. В стандарте описаны понятия и принципы, относящиеся к: a) документам, метаданным документов и документным системам; b) политике, распределению ответственности, мониторингу и обучению, обеспечивающему эффективное управление документами; c) периодическому анализу деловой среды и определению требований к документации; d) средствам управления документами; e) процессам создания, ввода в систему и управления документами. Настоящий стандарт относится к созданию, вводу в систему и управлению документами независимо от их структуры или формы во всех видах деловой и технологической среды с течением времени. Задание 3. Проект Политики в области управления документами на примере ГАПОУ СО «НТГПК им. Н. А. Демидова» Результаты обследования: Полное официально принятое название организации: государственное автономное профессиональное образовательное учреждение Свердловской области «Нижнетагильский государственный профессиональный колледж имени Никиты Акинфиевича Демидова». Полное официально принятое название вышестоящей организации: Министра образования и молодежной политики Свердловской области Характер основных взаимоотношений организации с вышестоящими организациями: Управление образовательной организацией осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации с учетом особенностей, установленных настоящим Федеральным законом. Наличие нижестоящих организаций: нет Характер основных взаимоотношений организации с нижестоящими организациями: нет Численность персонала: педагогический состав – 90 чел, хозяйственный состав -30 чел. Количество структурных звеньев (структурных подразделений): 4 отделения Численность управленческого персонала: 9 человек Количество структурных звеньев (подразделений), осуществляющих управление, штаты и основные функции каждого: Отдел юридического и кадрового обеспечения Бухгалтерия Заочное отделение Учебная часть: 4.1.Очное отделение (информационно-технологическое) 4.2.Очное отделение 4.3.Очное отделение (Социально-гуманитарное) 4. 4. Очное отделение (техническое) Отделение дополнительного образования Информационно-технический центр Многофункциональный центр прикладных квалификаций Административно-хозяйственный отдел Распределение обязанностей между руководителем и его заместителями: единоначальство Основные функциональные взаимосвязи структурных звеньев (подразделений), основные документы, которыми они обмениваются: линейно-функциональная (основные документы приказы, заявления, служебные записки, отчеты). Численность делопроизводственного и секретарского персонала: на каждом отделе 1 секретарь, также в штате присутствует должность - секретарь руководителя. Структура делопроизводственной службы: секретарь учебной части подчиняется заведующему отдела, секретарь руководителя – директору учебного учреждения. Основные функции делопроизводственного и секретарского персонала: методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают: разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации; проведение экспертизы научной и практической ценности документов; проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы. Уровень регламентации делопроизводства: Положение, утверждено директором ОО, от 10.09.2021 г., централизованный принцип организации документооборота. Количество поступивших отправленных и внутренних документов за 2022 г.: около 3 тыс. Общая характеристика состава поступающих, отправляемых и внутренних документов, основные и наиболее массовых документов. Поступающие, отправляемы – письма, внутренние – приказы, акты, отчеты, распоряжения. Схемы движения нескольких наиболее массовые документов: Экспедиционная обработка. На этом этапе входящая корреспонденцию получают, проверяют, распределяют по адресам и передают на рассмотрение руководителю. Предварительное рассмотрение. На этом этапе служба ДОУ рассматривает и классифицирует бумаги по виду, важности, сложности, статусу автора. Направление руководству. На этом этапе выносят резолюции и принимают административные решения. Обработка. На этом этапе происходит исполнение и отправка бумаг на хранение. Используемое программное обеспечение, его общая характеристика: не используется. Наличие вычислительной сети, ее общая характеристика: не используется. Заключение Развитие современного общества невозможно без качественного и доступного образования. В Российской Федерации образование представляет собой одну из основных областей жизнедеятельности людей. Образование в нашей стране находится на высоком уровне развития и предусматривает равные возможности получения образования всеми слоями населения, о чем прописано в основном законе РФ – Конституции. Система образования в России представлена различными видами учреждений: дошкольные, общеобразовательные, специальные, учреждения дополнительного образования, профессиональные учреждения. Деятельность любого образовательного учреждения, находящегося на территории Российской Федерации регламентируется нормативно-правовыми документами федерального и локального уровня. Список используемой литературы ГОСТ Р ИСО 15489 – 1- 2007 ГОСТ Р ИСО 30300-2015 ГОСТ Р 7.0.97-2016 Селезнева Т. А. Управление документами: от теории к практике / Т. А. Селезнева // Документ. Архив. История. Современность: Материалы VII Всероссийской научно-практической конференции с международным участием, посвященной 80-летию Исторического факультета Уральского федерального университета. Екатеринбург, 16—18 ноября 2018 г. — Екатеринбург: Изд-во Урал. ун-та, 2018. — С. 116-123. Приложение 1
УТВЕРЖДАЮ Директор ГАПОУ СО «НТГПК им. Н. А. Демидова» _______________________С. А. Морозова «__»_________ 20__г. ПОЛИТИКА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ В ГОСУДАРСТВЕННОМ АВТОНОМНОМ ПРОФЕССИОНАЛЬНОМ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ «НИЖНЕТАГИЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ КОЛЛЕДЖ ИМЕНИ НИКИТЫ АКИНФИЕВИЧА ДЕМИДОВА (ГАПОУ СО «НТГПК им. Н.А. Демидова») Нижний Тагил 2023 КРАКАЯ СПРАВКА ОБ ОРГАНИЗАЦИИ 1. Полное наименование – государственное автономное профессиональное образовательное учреждение Свердловской области «Нижнетагильский государственный профессиональный колледж имени Никиты Акинфиевича Демидова». 2. Автономное учреждение является унитарной некоммерческой организацией. 3. Организационно-правовая форма – учреждение. 4. Тип образовательной организации – профессиональная образовательная организация. 5. Тип государственного учреждения – автономное учреждение. 6. Место нахождения автономного учреждения, постоянно действующего исполнительного органа автономного учреждения – 622001, Свердловская область, г. Н. Тагил, ул.Карла Маркса, д.2 Фактические адреса: 622001, Свердловская область, г. Н. Тагил, ул.Карла Маркса, д.2 622042, Свердловская область, г. Н. Тагил, ул.Западная, д.3 622022, Свердловская область, г. Н. Тагил, тракт Серебрянский 623794, Свердловская область, Артемовский район, пос. Буланаш, ул. Коммунальная, д.8 623794, Свердловская область, Артемовский район, пос. Буланаш, ул. Коммунальная, д.10 7. Учредителем и собственником имущества Автономного учреждения является Свердловская область. 8. Имущество закреплено за Автономным учреждением на праве оперативного управления в соответствии с ГК РФ. 9. Автономное учреждение является юридическим лицом и может от своего имени приобретать и осуществлять гражданские права и нести гражданские ответственности, быть истцом и ответчиком в суде. 10. Автономное учреждение имеет печать со своим официальным наименованием, необходимые для осуществления деятельности штампы и бланки. 11. Автономное учреждение создается на неограниченный срок. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ Политика управления документами (далее – Политика) устанавливает порядок формирования, ведения и хранения учебной и рабочей документации для сотрудников НАПОУ СО «НТГПК им. Н. А. Демидова». Политика разработана в соответствии с: - Федеральным законом «Об образовании в Российской Федерации» № 273-ФЗ от 29.12.2012 г.; - ГОСТ Р 7.0.97-2016; 2.3. Политика обязательна к применению во всех структурных подразделениях, ответственных за формирование, ведение и хранений учебной и рабочей документации. 2.4. Ответственность за соблюдение установленных настоящей Политикой требований в структурных подразделениях возлагается на их руководителей. ЦЕЛЬ Определить порядок управления документацией (разработки, оформления, согласования, утверждения, регистрации, изменения, отмены, учета, изъятия, хранения и уничтожения) на предприятии. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ Управление документами - совокупность действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях, осуществляющих деловую деятельность планомерно и эффективно, в целях доказательства проведения деловых (управленческих) операций1. Система управления документами (СУД) — это система управления, выполняющая в организации руководящие и контрольные функции в отношении документов2. Политика управления документами — это официально сформулированные высшим руководством намерения и направления деятельности организации в отношении систем управления документами3. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ВНУТРЕННЕГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ Все внутренние документы оформляются в двух вариантах: в электронном и бумажном виде. Текст следует размещать на одной стороне листа бумаги. Размеры полей: левое - 30 мм, правое – 15 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм. Страницы нумеруются арабскими цифрами внизу по центру. При этом соблюдается сквозная нумерация по всему тексту. Титульный лист включается в общую нумерацию страниц текста, но номер страницы на титульном листе не проставляется. При оформлении содержания все заголовки пишутся строчными буквами, начиная с прописной. Разделы (главы, параграфы, подпараграфы) должны иметь порядковые номера в пределах основной части и обозначаться арабскими цифрами без точки. После цифры делается один пробел перед текстом названия. Заголовки первого уровня (главы) следует располагать по ширине страницы без точки на конце, не подчеркивая, отступ первой строки 1,25 см. Шрифт таких заголовков: Times New Roman, 16 пт, полужирный, все прописные. Расстояние после абзаца 42 пт. Переносы слов в заголовках не допускаются. Междустрочный интервал - полуторный. Заголовки подразделов, пунктов (параграфы, подпараграфы) пишут строчными буквами, начиная с прописной, располагать следует по ширине страницы без точки на конце, отступ первой строки 1,25 см. Шрифт таких заголовков: Times New Roman, 14 пт, полужирный. Расстояние перед и после абзаца 22 пт. Если весь заголовок не вмещается в одну строку, его продолжение пишут с начала следующей строки. Переносы слов и подчеркивание заголовков здесь также не допускаются. Шрифт основного текста: Times New Roman, 14 пт. Абзацы в тексте реферата начинают отступом 1,25 см. Выравнивание абзацев по ширине. Междустрочный интервал - полуторный. Все иллюстрации (схемы, графики, диаграммы и прочее) именуются рисунками. Все рисунки должны иметь названия и порядковую нумерацию, сквозную для всего текста реферата. Иллюстрации помещаются по центру страницы, обтекание – в тексте, название на следующей строке за рисунком, размер 12 пт (пример: Рисунок 1 – Название рисунка без точки). Все таблицы также должны иметь названия и порядковую нумерацию, сквозную для всего текста документа. Название таблицы следует помещать над таблицей слева, без абзацного отступа в одну строку с ее номером через тире (пример: Таблица 1 – Название таблицы). Размер шрифта 14 пт интервал перед абзацем 12 пт, после самой таблицы ставится пустая строка. В тексте могут быть ссылки на его структурные элементы, входящие в него таблицы, рисунки, формулы, приложения, указанные в списке использованных источников материалы и др. При этом указываются их порядковые номера (если имеются), например: «... в разделе 4», «… по п. 3.3.4», «… в подпункте 2.3.4.1, перечисление 3», «… по формуле (3)», «… в уравнении (2)», «… в таблице 3», «… на рисунке 8», «... в приложении В», «Аверинцев С.С. [3]». Список использованных источников оформляется в соответствии с ГОСТ 7.0.5-2008. 1 ГОСТ Р ИСО 15489—1—2007, с. 7 2 ГОСТ Р ИСО 30300-2015, с. 9 3 ГОСТ Р ИСО 30300- 2015, с. 8 3 |
