Основные виды документационного обеспечения управления и делопроизводства. Лебедева_ЮРмд_2206а. Контрольная работа по учебному курсу Делопроизводство и документоведение в юридической деятельности Вариант 1 Студент
 Скачать 0.9 Mb.
|
|
М  ИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИфедеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Тольяттинский государственный университет» 40.04.01 Юриспруденция Правовое обеспечение государственного управления и местного самоуправления КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА по учебному курсу «Делопроизводство и документоведение в юридической деятельности» Вариант 1
Тольятти 2023 Задания для выполнения контрольной работы по дисциплине Вариант 1 Тема. Основные виды документационного обеспечения управления и делопроизводства. Теоретическое задание: Понятие документов, обеспечивающих делопроизводство и их классификация. Терминология, используемая при работе с документами, закреплена в законах и других нормативных актах и содержит ряд понятий в области создания документов. Под информацией в них понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Термины «документированная информация» и «документ» в законе и в ГОСТе рассматриваются как синонимы. Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа («дата», «подпись», «печать», «текст документа» и др.). Документ создается в результате документирования – записи информации на различных носителях по установленным правилам (носитель – это материальный объект, который используется для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде). Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I и первоначально имело значение письменного свидетельства. Затем появляются термины «деловая бумага», «служебный документ», «акт» и подчеркивается значение документа в управлении. Выделяются «счетные документы», «исторические документы». Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия «документ», несмотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В зависимости от того, какая отрасль знания дает это определение, преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие «документ» определяют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна. Например, так выглядит эволюция представляемого документоведением понятия «документ»: документ – материальный объект; документ – носитель информации; документ – документированная информация. Таким образом, в последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении «документа» с материальной составляющей на информационную. Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях. Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Автор документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие – это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные – управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета (Рисунок 1.1) Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа – необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности. Порядок составления и утверждения документов, регламентирующих подготовку, переподготовку кадров государственного управления и правоохраны по делопроизводству. Бланк документа — это стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной. Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документов, сокращает трудозатраты на их составление, уменьшает количество возможных ошибок при составлении и оформлении, позволяет добиться унификации форм документов, улучшает внешний вид документов, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда. На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Для изготовления бланков применяется бумага форматов А4 (210x297 мм) и А5 (148х210мм). Для изготовления бланков указаний по исполнению документов (резолюций) используется бумага форматов А5 (148х210 мм), А6 (105х148 мм). Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Наиболее широко применяются бланки на бумаге формата А4. Формат А5 используется для бланков документов, имеющих пять-семь строк текста (письмоизвещение, письмо-приглашение, письмоподтверждение, сопроводительное письмо, справка и т. д.). Для органов государственного управления в Инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий даны уже более четкие размеры полей документа: формат А4 (210x297 мм) используется для протоколов, докладных записок, справок, телеграмм и других документов, для писем - формат А4 и формат А5 (148x210 мм). Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов при необходимости наносятся на бланк в виде уголков и линий. Разработку бланков начинают, как правило, с определения перечня реквизитов бланка, что делается отдельно по каждому из видов бланков. При изготовлении бланков документов того или иного вида на них печатают реквизиты, соответствующие только документам данного вида. На общем бланке могут оформляться такие распорядительные документы, как приказы, постановления, распоряжения и др., а также организационные документы - положения, инструкции и др. Справочно-информационные внутренние документы (акты, справки и др.) могут оформляться как на общем бланке, так и на чистых листах бумаги формата А4 при соблюдении требований к оформлению реквизитов. Допускается изготовление специальных бланков для конкретных видов организационно-распорядительных документов, что целесообразно в тех случаях, когда этих документов в организации создается более 200 в год. При оформлении документа на компьютере реквизиты документа (кроме реквизита «Текст»), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом «точно» 14 пт. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка о наличии приложения», «Гриф приложения» отделяются друг от друга одинарным интервалом. Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом. Например: СОГЛАСОВАНО одинарный Председатель Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РФ одинарный Подпись Инициалы Фамилия Одинарный Дата полуторный СОГЛАСОВАНО одинарный Министр финансов РФ одинарный Подпись Инициалы Фамилия одинарный Дата полуторный Название вида документа печатают прописными буквами. При наличии в документах нескольких подписей, располагаемых одна под другой, наименования должностей и расшифровку подписей разделяют полуторным или двойным межстрочным интервалом. Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет «формуляр» этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов, называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляр-образец». При составлении управленческого документа используется 30 реквизитов. 01 – Государственный Герб РФ, воспроизводится на следующих бланках: Президента РФ, Палат Федерального собрания, Правительства РФ, ВС РФ, КС РФ, ВАС РФ, Прокуратуры, ЦБ РФ, Уполномоченного по правам человека в РФ, счетной палаты РФ, Межведомственной комиссии по защите государственной тайны, дипломатических и консульских представительств РФ за границей, центральных и иных органов исполнительной и государственной власти РФ. 02 – Герб субъекта РФ на бланках органов исполнительной и представительной власти РФ. 03 – Фирменный знак. Его использование предусмотрено частью 4 ГК РФ. 04 – ОКПО. Это электронный элемент идентификации документа. 05 – ОГРН. Его проставляют в соответствии с документами, выданными в налоговой службе. 06 – ИНН/КПП. 07 – ОКУД. Выставляется только в том случае, если документ включён в данную форму. Помогает обеспечить ускоренную передачу документа по каналам электронной связи. В ОКУД представлены названия и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы. 08 – наименование организации, должно соответствовать закрепленному названию в учредительных документах организации, 09 – справочные данные об организации, 10 – наименование вида документа, 11 – дата документа, обязательна для проставления, возможно написание в цифровой или словесно-цифровой форме, 12 – Регистрационный номер документа, даётся документу при его регистрации 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа, используется только в ответах на запрос, 14 – место составления или издания документа, 15 – адресат, указывают в именительном падеже, 16 – гриф утверждения документа, документ утверждает должностное лицо либо специально изданный документ, утверждаемый документ должен иметь дату и подпись, 17 – резолюция, это задания по исполнению документа, сроки исполнения и конкретные исполнители, 18 – заголовок к тексту, составляется автором документа, 19 - отметка о контроле, о сроках исполнения документа, которые бывают двух видов: типовой и индивидуальный, 20 – текст документа, 21 – отметка о наличии приложений, 22 – подпись: наименование должностного лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи, 23 – гриф согласования документа, выражает согласие другой организации с содержанием документа, состоит из слова «согласовано», 24 – визы согласования документа, 25 – оттиск печати, ставится на актах, договорах, доверенностях, гарантийных письмах, поручениях, сметах, доверенностях, уставах и др., 26 – отметка о заверении копии, 27 – отметка об исполнителе, ставится в нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа, 28 – отметка об исполнении документа, 29 – отметка о поступлении документа в организацию, может проставляться от руки или форме штампа, 30 – идентификатор электронной копии документа, это данные, требующиеся для поиска документа. Стандарт дает максимальный набор реквизитов, которые могут быть использованы при оформлении документов. В конкретном документе будет только часть реквизитов, место для которых очерчено графически. Документ можно условно разделить на три части: 1. заголовочная часть документа – содержит реквизиты 1–20; 2. содержательная часть документа – содержит реквизиты 21, 22; 3. оформляющая часть документа – содержит реквизиты 23 – 30. Основные источники финансирования, обеспечивающие разработку документов. Особенности ведения делопроизводства в правоохранительных органах. К правоохранительным органам можно отнести, прежде всего, суды (Конституционный Суд РФ и все прочие суды), органы юстиции, прокуратуру, а также органы, которые призваны выявлять и расследовать различные правонарушения. К органам, уполномоченным выявлять, пресекать, расследовать различные правонарушения, относятся следующие: следственный комитет, органы внутренних дел, а равно государственные учреждения, которые вправе вести дознание по уголовным делам (милиция, пожарная охрана, командиры воинских частей, должностные лица таможенной службы, капитаны кораблей, находящихся в дальнем плавании, начальники зимовок и некоторые другие). Оперативно-розыскную деятельность осуществляют, например, органы контрразведки и внешней разведки, оперативные подразделения Федеральной службы охраны РФ, должностные лица органов ФСБ России. Делопроизводство в правоохранительных органах имеет немаловажное значение и, с целью совершенствования работы с документами, издаются ведомственные приказы об утверждении Инструкции по делопроизводству. Инструкции определяют порядок работы с несекретными документами и с документами различных степеней секретности. Общее руководство делопроизводством осуществляется начальником (руководителем) организации. Ответственность за организацию делопроизводства и контроль его ведения в организациях возлагается на одного из заместителей руководителя. Должностные лица, отвечающие за руководство, организацию делопроизводства и контроль ведения, обязаны: знать фактическое состояние делопроизводства; определять порядок работы с документами; обеспечивать необходимые условия для правильной организации и ведения делопроизводства; организовывать проведение занятий с личным составом по изучению требований Инструкций; принимать меры по совершенствованию делопроизводства, внедрению автоматизированных технологий обработки документов и служебной переписки; обеспечивать готовность документов к спасению при пожарах, стихийных бедствиях и других чрезвычайных ситуациях; обеспечивать правильное использование действительных и условных наименований воинских частей (организаций) при подготовке и отправке документов; организовывать ежегодную проверку наличия документов и изданий; организовывать отбор и уничтожение документов с истекшими сроками хранения, а также не нужных для практической работы и не имеющих исторической или научной ценности; обеспечивать своевременную сдачу в архив дел постоянного и временного хранения. Не допускать уничтожения документов, подлежащих сдаче на хранение в архив. Ведение делопроизводства в правоохранительных органах (организациях) осуществляется секретными или несекретными частями (отделами, отделениями), или иными участками делопроизводства, а там, где они не предусмотрены штатом – должностными лицами, назначенными приказом соответствующего руководителя (начальника). На делопроизводство возлагаются следующие основные функции: - приём, учёт и регистрация поступающих документов, проверка соответствия количества документов, фактически полученных делопроизводством, количеству зарегистрированных документов, а также правильности их регистрации; - передача документов на рассмотрение руководителю (начальнику), а после получения соответствующей резолюции – исполнителю; - учёт и регистрация входящих и исходящих документов, проверка правильности их оформления, а также их отправка; - контроль прохождения документов и исполнения поручений по ним; - организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах; - проверка наличия документов, находящихся на исполнении у личного состава; - контроль своевременной сдачи в дела исполненных документов: разработка номенклатуры дел, журналов и карточек; - формирование, оформление, учёт, хранение и обеспечение сохранности дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на хранение в Центральный архив; - ознакомление должностных лиц организации с документами, поступившими из вышестоящих органов управления, иных правоохранительных органов и организаций, согласно резолюциям (поручениям) руководителя (начальника); - проведение инструктажа должностных лиц по вопросам организации работы с документами. Должностные лица организации несут персональную ответственность за соблюдение требований по работе с документами и неразглашение содержащейся в них служебной информации. Должностные лица правоохранительных органов обязаны: - знать и строго выполнять требования, установленные соответствующими ведомственными приказами; - немедленно сообщать непосредственному начальнику об утрате или недостаче документов, удостоверений, пропусков, ключей от помещений, хранилищ, сейфов, в которых хранятся документы, личных печатей, а также о фактах обнаружения излишних и неучтённых документов; - перед убытием в отпуск, на лечение или в командировку (сроком более чем на 15 суток) передавать через делопроизводство, находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому должностному лицу по указанию непосредственного руководителя (начальника); - при увольнении (откомандировании) или переводе к новому месту службы (работы) своевременно сдать все числящиеся документы в делопроизводство. Должностным лицам, работающим с документами, запрещается: -сообщать устно или письменно сведения о характере работ, проводимых в организации, лицам, не имеющим по роду работы (службы) отношения к этим сведениям; - обращаться с личными просьбами на бланках организации; - провозить и передавать за пределы РФ документы, не подлежащие опубликованию в открытой печати; - изготавливать блокноты, записные книжки, тетради, бланки, визитные карточки, не предусмотренные приказами. Переписка по вопросам служебной деятельности в правоохранительных органах (организациях) осуществляется: - с вышестоящими органами управления; - непосредственно в организациях - в порядке подчиненности. Ведение переписки внутри подразделений организации запрещается; - с органами и организациями, не подчиненными друг другу, с органами государственной власти Российской Федерации, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, предприятиями, организациями, гражданами, официальными представителями иностранных государств - в пределах своей компетенции. Суть делопроизводства в правоохранительных органах заключается в том, чтобы обеспечить деятельность организации системой взаимосвязанной документации. Состав такой деятельности определяется порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объёмом и характером переписки с вышестоящими органами военного управления и взаимосвязей организаций. Практическое задание: Описать: Процедуру проведения подготовительной работы по организации заседания (приглашения, подготовка помещения, подготовка материалов). Процесс ведения заседания (описать процедуру, роль председателя, роль секретаря). Оформление результатов: протокол (формуляр, реквизиты, порядок оформления); выписка из протокола. Задание: Оформить протокол (полный) и выписку из протокола заседания коллегиального органа в соответствии с законодательными и нормативно- методическими требованиями, предъявляемыми к данному виду документа |