Документооборот. ДОУ. Контрольная работа подисциплине Документационное обеспечение управления
 Скачать 108 Kb.
|
|
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ КРАСНОЯРСКОГО КРАЯ Краевое государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение «Красноярский юридический техникум» КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА Подисциплине«Документационное обеспечение управления» Студента-заочника 1 курса Группы 143-3/ОП 2019-2020 учебного года
Логинов Владислав Сергеевич_ ( Ф.И.О.) Шифр ___38____ Вариант___8____ Задание ___13/9__ Вопрос 13. Характеристика и состав информационно-справочных документов, требования к их оформлению Содержание: Введение 3 1. Характеристика и состав информационно-справочных документов 3 1.1. Служебное письмо 3 1.2. Докладная записка 5 1.3. Объяснительная записка 5 1.4. Телеграмма 6 1.5. Телефонограмма 6 1.6. Телекс 7 1.8. Акт 9 1.9. Справка. Электронная почта 10 2. Общие требования к оформлению документов 10 Заключение 12 Голосовали «ЗА» единогласно все участники. 14 Введение Документационное обеспечение - важнейшая задача деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических лиц (граждан) и юридических лиц. Информационно-документационное обслуживание выступает главной обеспечивающей функцией управления, выполнение которых требует специальных профессиональных знаний. Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению в отличие от них. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. 1. Характеристика и состав информационно-справочных документов 1.1. Служебное письмо Письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе деловая корреспонденция) - общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, используемых для решения, главным образом, текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяются в группу документов является пересылка их по почте. Для писем установлен специальный бланк - бланк письма. Реквизиты служебного письма: Государственный герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федерации; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); код организации; основной государственный регистрационный номер юридического лица; идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет; код формы документа; наименование организации; справочные данные об организации; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; адресат; резолюция; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения; подпись; гриф согласования документа; визы согласования документа; оттиск печати; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении документа в организацию; идентификатор электронной копии документа. Текст письма служебного состоит из двух логически связанных частей. В первой части (вступление) формируется тема письма, указываются причины, послужившие основанием для составления письма, факты, события, ссылки на другие документы. Во второй части (заключение) высказывается основная цель письма, делаются выводы, излагаются предложения, просьбы, дается гарантии. Письма по вопросам, не нуждающимся в пояснении, оговоренным заранее, могут состоять из одной заключительной части. Размер служебного письма не должен превышать одной машинописной страницы (до пяти страниц при необходимости). Если текст письма не превышает 5 - 7 строк, то можно использовать бланк формата А-5 и не составлять заголовок к тексту. Служебное письмо подписывает руководитель организации, его заместитель или руководитель того структурного подразделения, которому предоставлено право подписи в пределах его компетенции. Различают различные виды писем. Циркулярные письма - обычно выделяет вышестоящая организация и они касаются деловых вопросов и носят распорядительный характер. Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Сопроводительные письма составляются при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Коммерческие письма составляют от имени юридического лица при выполнении коммерческой сделки. Существуют также: договорные письма, письма-просьбы, письма - приглашения, информационные письма, письма - сообщения, письма - напоминания, письма - подтверждения, письма - ответы, письма - рекламации и т.д. 1.2. Докладная записка Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководителя. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять оптимальное решение. Информационная докладная записка содержит сведения о ходе выполнения какой-то сложной работы, характер которой руководителю известен. Отчетная докладная записка информирует о выполнении планов, указаний. Внутренняя докладная записка составляется на обычных истых листах, ее подписывает составитель. Внешние докладные записки, направляемые в вышестоящие организации, оформляются на бланке для писем, подписываются руководителем организации. Реквизиты: наименование организации, вида документа; дата; регистрационный номер; место составления или издания; заголовок; адресат; текст; подпись. Текст докладной записки обычно состоит из двух частей. В первой части текста излагаются события или факты, послужившие поводом к написанию, а вторая часть должна содержать выводы, предложения, просьбы. 1.3. Объяснительная записка Это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого - либо события, факта, поступка. По содержанию документы этого вида можно разделить на две группы. Объяснительные записки, которые поясняют содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке. Другие объяснительные записки составляются по поводу каких - либо происшествий, сложившихся ситуаций, поведения отдельных лиц, служат для объяснения причины какого - либо события, факта, поступка. Текст таких записок должен быть особенно убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Оформляются объяснительные записки второй группы на обычных листах, подписываются составителем. 1.4. Телеграмма Это документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. Реквизиты телеграмм: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, ссылка на номер и дату входящего документа, адресат, текст. Подпись. В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, отправитель телеграммы указывает степень ее срочности. В телеграммах дается точный адрес. Для ее удешевления и упрощения обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес. Текст телеграммы должен быть кратким. В нем не излагаются цели, причины, задачи документа, но только способы, напоминания, извещения. Не рекомендуется использовать распространенные предложения. Если знаки препинания необходимы, они обозначаются сокращенно: тчк (точка), зпт (запятая), квч (кавычки), двтч (двоеточие), скб (скобки). Цифры, знаки "+", "-" и другие в тексте рекомендуется писать словами. Бланк телеграммы делится на две части горизонтальной чертой. Над чертой (в оплачиваемой части) может быть указано: сокращенное наименование должности в реквизите "Подпись"; фамилии без инициалов. Под чертой (в неоплачиваемой части указывают: полное наименование организации, отправляющей телеграмму; ее почтовый адрес; полное наименование должности лица, подписавшего документ; расшифровку его подписи. Над горизонтальной чертой телеграмму печатают прописными буквами. Под горизонтальной чертой телеграммы оформляют по обычным правилам машинописного оформления документов: прописные и строчные буквы, знаки препинания, межстрочные интервалы, полное наименование должности лица, подписавшего телеграмму, личная подпись и ее расшифровка, дата подписания, печать организации. 1.5. Телефонограмма Для передачи оперативной информации используют телефонограммы - официальные сообщения, переданные по телефону. Обязательными реквизитами телефонограммы являются: наименование учреждений адресанта и адреса; реквизит "от кого" и "кому" с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц; номер, дата и время передачи и приема телефонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текс и подпись. Телефонограмма составляется и оформляется на специальном бланке или на чистом листе бумаги в одном экземпляре. Ее текст должен быть кратким (не более 50 слов), лаконичным, четким, без труднопроизносимых слов. В телефонограмме необходимо акцентировать внимание на факты, даты, время, место проведения мероприятия, на вопросы, подлежащие обсуждению. Она должна быть подписана руководителем предприятия или ответственным исполнителем. 1.6. Телекс Это обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по абонентской телексной сети. Телекс - это телеграмма, переданная по телетайпу (телепринту) - аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи. Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды (как в телеграммах). Для передачи телекса необходимо знать код получателя, код страны и города, где находится телетайпный аппарат. Реквизиты телекса: наименование и адрес организации - отправителя; дата отправления; номер телекса; адресат; текс; подпись. Требования к оформлению телексов аналогичны требованиям к оформлению телеграмм. Текст телекса близок к телеграфному, так как оплата за передачу телекса исчисляется в зависимости от времени, затраченного на передачу информации. Отличается телекс от телеграммы содержанием заголовка, в котором указывается информация об адресате и отправителе, время передачи сообщения. Телексы печатаются латинским шрифтом. Для записи русских букв латинскими используется специальная перекодировочная таблица. Последнее сообщение телекса заканчивается знаком "++". Знак "+?" в конце телекса означает ожидание ответа. 1.7. Протокол Этот документ фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Он ведется, как правило, во время заседания. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на: полные - содержат кроме обсуждаемых вопросов и решений, краткую запись выступлений докладчиков и участников обсуждения вопросов; краткие - содержат указание фамилии докладчика, темы доклада, фамилии выступавших, принятые решения; стенографические - содержат полную запись всего хода заседания. Протокол оформляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаги формата А-4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка. Содержит следующие реквизиты: наименование организации - автора, наименование вида документа (протокол), дата (заседания), регистрационный номер, место (заседания), гриф утверждения (в том случае, если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи. Датой протокола является дата заседания, а не окончательное оформление или подписания документа. Регистрационный номер - это порядковый номер заседания коллегиального органа в течение календарного года. Текст протокола состоит из вводной и основной частей. В вводной части указываются фамилии и инициалы председательствующего, секретаря, присутствующих, приглашенных и повестка дня. В основной части фиксируется ход заседания. Основная часть текста строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня, и пишутся прописными буквами, от границы левого поля, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие. В случае необходимости указываются результаты голосования по каждому пункту решения. При выборе должностных лиц результаты голосования фиксируются по каждой кандидатуре отдельно. В протоколах общих собраний акционеров или учредителей указывается также количество и процент голосующих акций. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления. Протокол подписывается председателем и секретарем заседания. 1.8. Акт Это документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом или распоряжением). В некоторых случаях акт может быть составлен одним должностным лицом (акты проверок, ревизий, обследований). В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные, а затем уже составляется текст документа. Акт имеет унифицированную форму. Оформляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаги формата А - 4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка. Реквизиты акта: наименование организации, вида документа; дата; регистрационный номер; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения; подпись. Дата и место составления должны соответствовать дате и месту актируемого события. Но если работа комиссии продолжалась несколько дней, то при составлении акта указывают дату окончания работы. Текст акта состоит из двух логически связанных составных частей: вводной (введение) и констатирующей. Текст введения во всех актах формализован: основание для составления акта; лица, составляющие акт; лица, присутствующие при этом. Во вводной части акта также могут быть указаны лица, присутствующие при проверке, участвующие в работе, но не являющиеся членами комиссии. Это, как правило, проверяемые, руководители заинтересованных подразделений. В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность, методы и характер работы, проделанной составителями акта, ее результаты, установленные факты. Иногда констатирующая часть содержит выводы и рекомендации, но часто акты заканчиваются просто констатацией фактов. Акты могут быть утверждены: руководителем организации или его заместителями; Органами коллегиального управления (общим собранием, советом директоров, правлением); вышестоящей организацией. Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа. Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью. Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются. Личные подписи председателя и всех членов комиссии проставляются на каждом экземпляре акта. Член комиссии, имеющий особое мнение по содержанию акта, подписывает акт и прилагает к нему свои замечания на отдельном листе. 1.9. Справка. Электронная почта Справка - это документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации и подтверждение каких - либо фактов, событий. Реквизиты справки: наименование организации, вида документа; дата; регистрационный номер; место составления; адресат; заголовок; текст; подпись; оттиск печати. Электронное письмо, также, как и традиционное, начинается с обязательного приветствия и обращения по имени отчеству. Хорошим тоном считается указывать тему сообщения. В конце письма, как и традиционной переписке, лучше употреблять универсальные заключительные формулы: "С уважением" или "С наилучшими пожеланиями". Письмо должно быть подписано 2. Общие требования к оформлению документов Общие правила оформления всех перечисленных документов сводятся к следующему: каждый документ должен иметь дату и регистрационный индекс, указание на автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо), визы, подпись (только в докладных и объяснительных записках автор и подпись совпадают), часто печать. Все перечисленные реквизиты оказывают влияние на юридическую силу документа, т. е. обеспечивают его бесспорность и официальность, поэтому они должны быть оформлены правильно, т. е. в соответствии с требованиями государственного стандарта. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для акта – дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа будет наиболее поздняя дата его подписания. ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает три способа оформления даты. Даты, содержащиеся в тексте документа, а также даты согласования, визирования, утверждения, заверения, подписания, регистрации оформляются цифровым способом – тремя парами арабских цифр в последовательности: день месяца, месяц, год. При этом день и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, год – четырьмя цифрами. Например, 01.09.2000.В текстах документов, содержащих информацию финансового характера, а также в финансовых, бухгалтерских документах допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например, 1 октября 2019 года. Возможно оформление даты в следующей последовательности расположения цифр: год, месяц, день месяца. Например, 2000.02.01. Этот способ оформления даты закреплен в стандартах ISO (Международной организации по стандартизации). Визы. Оформление писем, внешних и внутренних докладных часто предусматривает визирование. Этот реквизит подтверждает согласие одного или нескольких должностных лиц с решением вопроса, изложенным в документе. Согласно требованиям ГОСТ Р 6.30-97, при визировании документа, кроме личной подписи, обязательно указывают наименование должности, инициалы и фамилию На докладных и письмах визы располагают ниже реквизита “подпись” на лицевой стороне последнего листа копии документа (т. е. на том экземпляре, который остается в делах организации или структурного подразделения). Подпись. Докладные записки, справки и другие документы справочного, информационного и аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, автором документа только в тех случаях, когда решаемые в документе вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции. Обычно право подписи писем является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением их обязанностей, установленных правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.). Документ может быть подписан двумя или более должностными лицами, если за его составление и содержание ответственны несколько должностных лиц. Так подписывают, например, акты. В состав реквизита “подпись” входят наименование должности лица и наименование организации, которую оно возглавляет (если документ подготовлен без использования бланка). Если документ оформлен на бланке, то в реквизит “подпись” входят наименование должности руководителя (без названия организации), личная подпись, инициалы и фамилия. Печать. Заверение документов печатью организации – особый способ их удостоверения, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на многих организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях и др.). Оттиск печати на документах проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ. На некоторых документах (например, удостоверениях личности, пропусках) предусмотрено специальное место для проставления печати, обычно отмеченное “М.П.” Недопустимо проставление печати на свободном поле документа. На документах, взятых на контроль, проставляется специальная отметка. Установлены правила адресации документов, оформления приложений, заверения делопроизводственных копий, указание на исполнителя документа и окончание работы с ним. Эта группа реквизитов не оказывает существенного влияния на юридическую силу документа, однако является важной для унификации процедур прохождения документа через структуру управленческого аппарата и поэтому также должна оформляться в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97. Заключение На основе изложенного материала в данной контрольной работе можно сделать следующие выводы, что: письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе деловая корреспонденция) - общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, используемых для решения, главным образом, текущих задач в управлении; докладная записка-документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя; объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого - либо события, факта, поступка; телеграмма-это документ, передаваемый по каналам телеграфной связи; для передачи оперативной информации используют телефонограммы - официальные сообщения, переданные по телефону; телекс - это телеграмма, переданная по телетайпу (телепринту) - аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи; протокол - этот документ фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов; акт - это документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия; справка - это документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации и подтверждение каких - либо фактов, событий; деловая переписка по электронной почте давно стала неотъемлемой частью бизнеса, поэтому и на нее распространяется некоторые правила делового этикета. Задание 9. Составить проект протокола: Общество с ограниченной ответственностью «Фристайл» ПРОТОКОЛ общего собрания участников "03"января 2020 г. № 4/к г. Красноярск О смене директора Председатель – Иванова Анна Васильевна Секретарь – Петрова Мария Ивановна Присутствовали: Тихонов Игорь Николаевич ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. Избрание директора Общества. 2. Внесение изменений в ЕГРЮЛ. ПОСТАНОВИЛИ: 1. 03 января 2020 г. освободить от должности директора Общества Петрову Марию Ивановну. 04 января 2020 г. избрать новым директором Общества Иванову Анну Васильевну. 2. Зарегистрировать изменения в Инспекции ФНС России № 46 г. по г. Красноярску. Назначить ответственную за регистрацию изменений нового директора Общества Иванову Анну Васильевну.. Голосовали «ЗА» единогласно все участники. Председатель Иванова / А.В. Иванова / Секретарь Петрова / М.И. Петрова / Список литературы: Нормативный материал: Конституция Российской Федерации. Постановление Совета Министров - Правительства РФ «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» от 3 марта 1993 г. № 191. Постановление Правительства РФ «Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» от 13 августа 1997 г. № 1009. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» Основная литература: Басаков М.И. Делопроизводство (ДОУ): Учебник / М.И. Басаков. – Изд. 2-е, испр. И доп. – Ростов н/Д: Феникс, 200. – 350 с. Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия: Делопроизводство, документооборот и нормативная база/ О.И. Захаркина. – Омега-Л, 2007. Скороходов А.М. Информационно-справочное обеспечение управления. - М.: Проспект, 2007. – 370 с. Румынина Л.А. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учебное пособие для студентов средних профессиональных учебных заведений, обучающихся по юридическим специальностям / Л.А. Румынина. – М.: Мастерство, 2009. – 223 с. Дополнительная литература: Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводство: Документационное обеспечение управления. 5-е, изд., испр. и доп. – М.: Инфра-М, Новосибирск, Сибирское соглашение, 2008. – 225 с. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. – М., 2009. – 233 с. Составление и оформление служебных документов: практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и госструктур./Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЗАО «Бизнес школа Интел-Синтез», 2009. – 350 с. Интернет-ресурсы: 1. http://www.consultant.ru. – СПС «Консультант-плюс». 2. http://www.rg.ru – «Российская газета». 13.02.2019 _________________ Логинов Владислав Сергеевич (подпись студента ) |