фывфывфы. кт 3 инф проц. Контрольная работа тема Бизнеспроцессы Институт цифровых технологий управления и информационной безопасности
 Скачать 1.5 Mb.
|
1.16 Создание и оптимизация бизнес процессов на предприятии1.16.1 АнализированиеАнализ бизнес-процессов (Business Process Аnalysis) — это совокупность методов и приёмов для систематического получения информации о текущем состоянии бизнес-процесса, выявлении его сильных и слабых сторон, а также поиск путей для его улучшения. Основная цель анализа — повышение эффективности деятельности компании путём поиска и усиления её слабых сторон и постоянного совершенствования работы бизнес-процессов. Основная задача анализа заключается в том, чтобы выполнить оценку результативности, расчет которой осуществляется исходя из определённого набора показателей. Эти самые показатели принято разделять на три вида: Структурный показатель — связь исходных данных, отношение части к целому. Относительный показатель — соотношение данных из разных областей выполнения рабочих процессов. Измеряемый показатель (индекс) — соотношение цифр из разных периодов в равных единицах измерения. При помощи этих показателей можно получить оценку результативности процессов, которая показывает уровень эффективности управления компанией и позволяет настроить фокус на необходимые изменения[14]. 1.16.2 Пошаговое описаниеЧтобы создать бизнес-процесс на предприятии необходимо следовать пошаговой инструкции: 1. Определите цель процесса(основной бизнес-процесс или вспомогательный). 2. Определите границы процесса. Границы процесса — это начало и конец, в рамках которых проходят все операции. Например, в процессе «Продажи» началом будет поступившая от клиента заявка, концом — доставка готового продукта. 3. Определите основные действия бизнес-процесса. Основные действия — это этапы, из которых состоит процесс. Этапы удобно визуализировать с помощью канбан-таблиц, как мы это делаем в Worksection. 4. Определите ответственных и исполнителей по каждому действию (этапу) бизнес-процесса. В работе с бизнес-процессом не участвуют отдельные люди: человек может уволиться, а процесс нужно проводить дальше. Выделяют такие роли и должности: Архитектор. Отвечает за качественное проектирование и совершенствование схемы процесса. Он не отвечает за непосредственное выполнение процесса. Обычно архитектором становится руководитель управленческой команды (группы), которая работает с конкретным бизнес-процессом. Руководитель. Отвечает за четкое выполнение процесса, чтобы он достигал своих целей. У каждой единицы процесса — свой руководитель. Например, в бизнес-процессе найма сотрудников в студию видеопродакшена единица процесса — найм motion-дизайнера. Управленческая команда (группа). Команда (группа) вместе с архитектором проектирует и улучшает бизнес-процесс. Обычно в команду (группу) входят руководители подразделений и ведущие специалисты. Исполнители. 5. Определите результаты каждого действия (этапа) бизнес-процесса. Обязательное качество результата — его можно проверить. Например, получение клиентом товара (результат) подтверждается подписанной товарно-транспортной накладной. У действия (этапа) может быть несколько результатов. 6. Добавьте альтернативные пути процесса. Бизнес-процесс описывает идеальное развитие событий: например, в процессе «Получение оплаты от клиента» товар всегда есть на складе. Если товара на складе нет из-за ошибки поставщика, то путь выполнения процесса изменится — это альтернативный путь. Так, если в процессе «Получение оплаты от клиента» клиент отказывается от покупки, альтернативным путем будет «Привлечение специалистов для работы с возражениями». 7. Добавьте документы на схеме бизнес-процесса. Наше любимое правило: «Если это не записано — этого не существует». К примеру, в колл-центр позвонил клиент и попросил отправить заказ на неделю позже. Менеджер не внес данные в CRM, а позвонил на склад и предупредил о переносе отправки. Если заказ придет клиенту через месяц, кто кто будет виноват: менеджер по продажам, склад или служба доставки? С записью о переносе доставки такого вопроса не возникнет. Когда в следующий раз будете в McDonald’s, обратите внимание на график уборки в санузле, в котором работники расписываются после каждой уборки. Это — документ бизнес-процесса «Уборка помещений». 8. Добавьте инструменты и программы, которые вы используете в бизнес-процессе. Для того, чтобы упростить работу с бизнес-процессом и быстро включать в работу новичков, можно использовать такие инструменты: чек-лист (что нужно сделать для того, чтобы передать ТЗ команде разработки программного обеспечения); технологическая карта (алгоритм приготовления конкретного блюда); фотографии (как выглядит сверстанный брендбук в студии дизайна); схема/блок-схема; видеоролик (демонстрация эффективной презентации финального продукта клиенту); скринкаст (видеоинструкция по работе с лидами в CRM для отдела продаж); скрипт (сценарий проведения переговоров с кандидатом на вакансию); блок-схема. О программах для работы с бизнес-процессами мы написали в разделе «Инструменты по созданию бизнес-процессов». Сюда также вносятся все программы, которые так или иначе используются в работе: тайм-трекер, CRM, сервис по созданию ментальных карт, канбан-таблицы и так далее. 9. Определите KPI бизнес-процесса. KPI (ключевые показатели эффективности) показывают, насколько хорошо работает бизнес-процесс и как его можно оптимизировать. Такими показателями могут стать: срок выполнения заказа клиента; стоимость привлечения клиента. Каждый KPI — показатель, но не каждый показатель — KPI. Например, в студии 3D-печати срок выполнения заказа клиента может быть одним из KPI, а в архитектурном бюро — не будет. Еще есть North Star Metric (метрика полярной звезды) — единый показатель, который отражает основную ценность продукта или услуги для клиентов. Например, в e-commerce метрикой полярной звезды будет количество заказов. 10. Свяжите полученную схему с другими процессами. Из бизнес-процессов формируется архитектура бизнеса — система бизнес-процессов, которые упорядочивают бизнесы и обеспечивают его результативность. Поэтому бизнес-процессы не могут противоречить или конфликтовать друг с другом. 11. Проверьте полученную модель бизнес процесса. После тестирования вы поймете, насколько верно выполнены все предыдущие шаги. Уже на этом этапе можно думать, как усовершенствовать бизнес-процесс[13]. |