управление офисом ОООстроитель. Контрольная работа Вариант 5 Управление офисом Проверил Преподаватель Гилязова О. С. Выполнил Сельнихин А. В
 Скачать 70.44 Kb.
|
|
Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский Федеральный университет имени первого Президента России Б.Н. Ельцина» Кафедра социологии и социальных технологий управления Контрольная работа Вариант 5 «Управление офисом» Проверил Преподаватель Гилязова О.С. Выполнил Сельнихин А.В. Студент ФОЗ-490320дс Красноуфимск 2012 Задание 1. Перечислите основные структурные подразделения офиса и укажите, какие из них есть в вашем (знакомом) офисе, а какие отсутствуют. Какие из структурных подразделений вашего (или какого-либо знакомого) офиса являются ведущими, а какие – второстепенными? Как это связано с масштабом и спецификой деятельности организации? Поясните свой ответ. Завод Диетпродуктов был впервые пущен в эксплуатацию в октябре 1962 года. В советское время ООО «Красноуфимский завод Диетпродуктов» был передовиком среди заводов того же профиля по всей области. В связи с распадом СССР и связанным с ним разрывом экономических связей завод из ряда динамично развивающихся предприятий пищевой промышленности перешел в разряд обанкротившихся. Нарушение основополагающих для государства того периода принципов размещения производственных сил и сырьевой базы привело к тому, что крупнейшие заводы овощеперерабатывающей промышленности оказались в Армении, Молдавии, Белоруссии, Украине, т.е. за пределами России. Этим в значительной степени объясняется тот факт, что в настоящее время более 80% овощной консервации на прилавках российских магазинов - импортного производства. ООО «Красноуфимский завод диетпродуктов» - это частная производственная структура по производству соков и нектаров1. Организована 1 августа 2000 г. в г. Красноуфимск на базе завода по производству соков и переработки сельхозпродукции по заказам совхозов, перешедшее в собственность в 1992 году в порядке приватизации, начала заниматься выпуском продукции с 1 сентября 2000 г. При огромной потребности в консервной продукции на среднем Урале ее производителем является лишь ООО «Красноуфимский завод диетпродуктов». Структура офиса может состоять из следующих служб: информационно – документационной, финансово – бухгалтерской, юридической, секретарской, транспортной, социально – бытовой, охраны и др. На сегодняшний день штат сотрудников ООО «Красноуфимский завод диетпродуктов» составляет около 51 человек. Предприятие имеет горизонтальную организационную структуру (рисунок 1). .  Рисунок 1 – Организационная структура предприятия Структура офиса ООО «Красноуфимский завод диетпродуктов» состоять из следующих служб: секретарская, которая объединяет информационно – документационную, кадровую службу (служба управления персоналом) и секретарскую, финансово – бухгалтерской, производственной, менеджерская (отдел сбыта и снабжения), охраны. Отсутствуют: транспортной, юридическая, социально – бытовая. Ведущими из структурных подразделений офиса завода являются кадровая служба, менеджерская, финансово–бухгалтерская, производственная; второстепенная – охранная служба. Вся организационная структура предприятия связана с масштабом и спецификой его деятельности, и методами осуществления руководства, которое сконцентрировано в одних руках – директора и владельца предприятия. Он регулирует все вопросы по деятельности самого предприятия и внутренние вопросы, кроме того у него есть ряд функций которые должны выполнятся другим отделом – заключение тендеров, решение вопросов по кредитованию компании. Помощник директора – секретарь и кадровый работник, осуществляет работу с документами и с персоналом. На нем лежат обязанности: оформление приказов по организации, функции по персоналу - делает записи в трудовых книжках, сдает отчетность в пенсионный фонд, согласовывает приказы на выплату премий с главным бухгалтером и др. Финансово–бухгалтерский отдел, которым руководит главный бухгалтер ООО «Красноуфимский завод диетпродуктов» – обеспечивает контроль и отражение на счетах бухгалтерского учета всех осуществляемых предприятием хозяйственных операций, предоставляет оперативную информацию, составляет в установленные сроки бухгалтерскую отчетность, осуществляет экономический анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия, в целях выявления и мобилизации внутренних резервов, функции по персоналу – согласовывает выплату премий персоналу организации. У него в подчинении бухгалтер-кассир, который ведет учет, оформляет кассовые документы, принимает плату за реализованную продукцию, осуществляет учет и начисление заработной платы, учет ТМЦ, начисление и учет налогов в бюджет. Отдел сбыта и снабжения. Он разделен, нет общей взаимосвязи с производственным отделом. Производственный отдел – возглавляет зав. производством, где в подчинении находятся рабочие по производству и сотрудники лаборатории. Производственный отдел – состоит цеха № 1, цеха № 2, лаборатории и склада. Цех № 1 – состоит из 12 человек занятых в основном на обработке продуктов для последующего консервирования и приготовления соков. Цех № 2 – состоит из 12 человек, которые готовят маринад, обрабатывают банки, заливают соки и упаковывают в паки. Лаборатория – состоит 4 сотрудников лаборатории, которые оценивают качество продукции, порядок соблюдения рецептуры соков, маринадов и др. В данной организации в основном присутствует горизонтальная дифференциация, данная дифференциация показывает степень разделения труда в организации, наличие специализации в деятельности подразделений. Горизонтальная дифференциация осуществляется по следующим параметрам: а) разделение по функциям — наиболее распространенная основа для дифференциации. На предприятии имеются подразделения по производству, сбыта, снабжения, бухгалтерского учета; б) разделение по технологическому процессу, так как в данной организации технологический процесс состоит из ряда достаточно самостоятельных технологических комплексов, образующих самостоятельные производства. В данном случае это производственный отдел, который имеет в свою очередь деление на цех №1, цех №2 и лабораторию. Требования горизонтальной дифференциации накладывают отпечаток на поведение членов организации, нет сплоченности между отделами, кроме того разделен отдел сбыта и снабжения от процесса производства, нет разделения по видам сбыта, в основном все решения проходят только через директора. Получается часть функций, который должен выполнять другой отдел, он взял на себя. Например, участие в тендерах на производство соков, овощных консервов реализует сам директор, получение кредита на развитие занимается сам директор, что в свою очередь отвлекает его от основной работы руководство компанией с целью привлечения прибыли. При такой организации обычно наблюдается следующее явление: чем больше горизонтальная дифференциация, тем меньше сплоченность организации, больше трудностей в управлении организацией, ниже уровень интеграции. Путь формализации легализация - через оформление естественно сложившегося состояния, основанный на осмыслении предшествующего опыта. При этом анализ сложившейся практики функциональных отношении, фиксируемой в сознании как данное, приводит к поиску и вычислению из нее наиболее повторяющихся, постоянных, не переходящих элементов. В связи с тем, что данная организация была организована на базе завода по производству соков и переработки сельхозпродукции по заказам совхозов, перешедшее в собственность в 1992 году в порядке приватизации, а значит, данная структура была ещё заложена в советское время, и получила легализацию в результате приватизации. Задание 4. Укажите, какие процессы вашего офиса отнесены к аутсорсингу, или какие стоило бы отнести. Объясните их необходимость. Аутсорсинг – вспомогательное средство для организации работы офиса через привлечение сторонних фирм-подрядчиков для выполнения комплекса работ на постоянной основе. К аутсорсингу в ООО «Красноуфимский завод диетпродуктов» можно отнести транспортные вопросы. Для перевозки сырья, материалов и готовой продукции предприятие заключает договора с транспортными компаниями или с индивидуальными предпринимателями, занимающимися перевозкой грузов. Содержанием транспортных средств завод не занимается, кроме нескольких единиц транспортных средств, необходимых для внутренних работ на территории завода. Задание 2.Укажите, к какому классу принадлежит здание, в котором располагается ваш (или какой-либо конкретный знакомый вам) офис. Перечислите параметры, по которым вы определили принадлежность к данному классу своего (знакомого) офиса. Для удобства делового оборота офисы принято относить к той или иной категории. Наиболее распространённой является буквенная классификация, в соответствии с которой выделяются основные категории офисных помещений A, B, C, D, (A — наиболее высокий, D — наиболее низкий класс) которые дополнительно уточняются путём дополнения символами «+» и «-» (A+, A, A- и т. д.), либо цифровыми индексами (A1, A2 и т. д.). Присвоение класса в определенной степени субъективно и производится с учётом следующих характеристик помещений: Расположение Тип здания Год постройки Права Управление зданием Конструктивные решения Межэтажные перекрытия Окна Планировка и отделка Инженерные системы Системы кондиционирования и вентиляции Телекоммуникации Паркова Лифты Охрана Инфраструктура. Офисы класса А. Один из видов помещений, предназначенных для работы служащих, ведения коммерческой деятельности, приема клиентов. Такие офисы располагаются в центральной части города, в престижных зданиях новой постройки, бизнес-центрах, что делает офисы класса А самыми дорогими с точки зрения величины арендной платы. Обычно арендуются для размещения высшего руководящего состава, часто выполняют представительские функции. Арендаторы офисов класса А — крупные компании, филиалы зарубежных фирм. Для офисов класса А характерны: руководство международной управляющей компании, индивидуальная отделка помещений или авторский дизайн, новейшее оборудование, наличие зала для общения с VIP-клиентами, ресепшена, высота этажа не менее 3, 6 м, оптико-волоконные телекоммуникации. Особенности зданий, в которых расположены офисы класса А: наличие системы кондиционирования, собственной службы охраны, высокоскоростных лифтов, конференц-залов, наземных и подземных парковок, кафе, автоматизированных систем жизнеобеспечения, систем контроля доступа в здание бизнес-центра. Выделяют офиса класса A+, A, A- или А1, А2 и А3. Офисы класса В. Офисы класса В — один из типов помещений, предназначенных для работы служащих, осуществления коммерческой деятельности. Несколько уступают по уровню офисам класса А, относятся к офисам эконом-класса, характеризуются более низкой арендной ставкой. Предназначены для размещения основного персонала компании. Офисы класса B относят к категории рабочих, а не представительских помещений. Обычно их выбирают солидные банки, представительства зарубежных компаний, СМИ. Офисы класса В располагаются в реконструированных особняках, зданиях современной постройки, модернизированных административных, промышленных зданиях 60 — 80 годов прошлого века. Некоторые офисы класса B находятся в бывших бизнес-центрах категории А, прошедших период 5-летней эксплуатации. Для зданий класса B характерны те же параметры, что и для объектов класса А, однако спектр услуг может быть более узким. Так, для офисов класса B характерно наличие наземной парковки, часто отсутствует автоматизированная система управления зданием. К зданиям с офисами класса B предъявляются менее строгие требования к качеству отделки помещений, уровню инженерных, вентиляционных систем. В категории B различают офисы класса B+, B1, а также B2. Офисы класса С. Вид помещений, которые арендуются у предприятий, административных зданий или НИИ для офисной деятельности, но изначально не предназначенных для нее. В такого типа помещениях часто отсутствует современная система кондиционирования, а также ряд других составляющих инфраструктуры. Многие из них являются морально устаревшими и требуют ремонта, однако они имеют основные коммуникации, так как здания, перепрофилированные под офисные, в течение длительного периода уже находятся в эксплуатации. Арендаторами офисов являются небольшие компании и организации. Здания располагаются в спальных или не слишком престижных районах. Часто это здания с устаревшим фасадом и интерьером, поэтому арендаторы производят косметический или полный ремонт. Характерен неудобный подъезд, отсутствует централизованная парковка. К ограниченному набору услуг офисов класса С относятся: центральное отопление, связь, в том числе интернет, туалет на этаже или в коридоре, обычная система вентиляции, охрана, наличие столовой и в редких случаях небольшого кафе. Офис ООО «Красноуфимский завод диетпродуктов» можно отнести к офису класса С, так как офис находится в здании где совместно идет производственный процесс, не в центре города, т.е. не в престижном районе города; здание не новое, реконструированное; подъездные пути неудобны, отсутствует централизованная парковка. Задание 3. Подумайте, можно ли назвать ваш офис электронным, и укажите основания, по каким офис может считаться электронным. Электронный офис воплощает в себе концепцию комплексного использования в офисной деятельности современных технических средств для автоматизации процедур и функций управления, а также средств программной поддержки, подходов к проектированию помещений офиса, охраны труда персонала. Офис ООО «Красноуфимский завод диетпродуктов» можно считать электронным, так как выполняются основные функциями электронного офиса: общая обработка документов, их контроль и оформление; локальное хранение документов; обеспечение сквозной доступности документов без их дублирования на бумаге; совместная дистанционная работа над документами всех служащих; поддержка способов общения, не покидая рабочего места; персональная обработка данных; обмен между базами данных; интеграция технологий делопроизводства в единый процесс и т.п. Задание 2. Представьте ситуацию, что вы – офис–менеджер. Опишите, какие изменения и исправления в организации и оснащении рабочих мест сотрудников, в интерьере и дизайне офиса вы бы предложили в этом случае руководителю. В офисе ООО «Красноуфимский завод диетпродуктов» изменения и исправления в организации и оснащении рабочих мест сотрудников необходимо: 1. Объединение двух отделов – сбыта и снабжения, для того чтобы деятельность менеджеров снабжения и сбыта была более эффективной. 2. Установление общей взаимосвязи отдела снабжения и сбыта с производственным отделом, устранение разобщенности в работе данных отделов. 3.Существует необходимость предприятию принять юрист-консула, так как в связи с заключением договоров на поставку продукции, на закупку сырья для производства, оформления документации для участия в тендерах и конкурсах на изготовление заказов как государственных, так и не государственных. Так же для того чтобы частично разгрузить секретаря, который выполняет функции помощника директора, кадровика, и информационно–документационное. В интерьере и дизайне офиса необходимо: 1.В производственных цехах есть необходимость сделать косметический ремонт, его необходимо делать каждый год, так как производство связано с производством пищевых продуктов. 2.В офисе необходимо сделать некоторое декорирование интерьера (может быть даже с помощью дизайнера) для того чтобы в помещении было приятно находиться в течении всего рабочего дня и это придавало сил и настроения. 3.Оборудовать конференц-зал для приема клиентов, проведения переговоров и заключения договоров. 4. Есть необходимость во всех производственных и офисных помещениях установить кондиционеры. Ситуация 1. «Жалоба бабушки». Представьте, что вы работаете секретарем в офисе строительной компании. К вам позвонила пожилая жительница микрорайона, на территории которого ваша компания ведет строительство, чтобы высказать наболевшее о том, что строительная техника перерыла весь двор, вырвала кусты, так что неудобно ходит. Ее жалоба обоснована, но на текущий момент (период строительства) непоправима. Ваши действия? Опишите свою стратегию телефонного разговора с этой «бабушкой». Во-первых необходимо спокойно выслушать абонента, во-вторых извинится и успокоить абонента сказав что такая ситуация временная, сказать примерные сроки окончания работ, которые приносят жильцам, рядом стоящих домов, такие неудобства. В-третьих сказать абоненту что-то приятное, например, рассказать как будет красиво и хорошо когда стройка закончится и какие положительные стороны есть в строительстве этого объекта. В конце пожелать здоровья и удачи. Задание 5. Придумайте пример дресс-кода для офиса, в котором вы работаете или хотели бы работать, и обоснуйте его. Необходимо чтобы был темный низ (брюки, юбка), белый верх (рубашка, блузка, водолазка и др.) и одинаковые безрукавки сшитые или связанные на заказ с эмблемой ООО «Красноуфимский завод диетпродуктов». ПРИЛОЖЕНИЕ 1
1 Приложение №1 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
